電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現行有關(guān)規定執行。但某些具體的與電子文件特點(diǎn)有關(guān)的問(wèn)題需要進(jìn)一步說(shuō)明：草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之下面是小編為大家整理的檔案歸檔管理方案【五篇】【優(yōu)秀范文】,供大家參考。
檔案歸檔管理方案范文第1篇
電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現行有關(guān)規定執行。但某些具體的與電子文件特點(diǎn)有關(guān)的問(wèn)題需要進(jìn)一步說(shuō)明：
草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來(lái)：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過(guò)拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。
各種數據文件。如數據庫、圖形庫、方法庫等等。大型數據文件大多是動(dòng)態(tài)的，其中的數據在不斷地發(fā)生更新變化，新加進(jìn)來(lái)的數據代替、覆蓋了以前的數據。對于這種數據文件應定期拷貝作為一個(gè)數據集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據數據庫的內容而定，如一個(gè)星期、一個(gè)月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M(jìn)行，也可由計算機程序自動(dòng)實(shí)施。
電子郵件（E―mail）。
會(huì )議文件。電子時(shí)代很多會(huì )議將采用網(wǎng)絡(luò )會(huì )議方式，與會(huì )者身處異地，通過(guò)電腦屏幕“見(jiàn)面”、做主題發(fā)言、討論問(wèn)題、做出決議。
與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數據文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設備運行所需要的操作系統。電子文件在相應的命令文件和操作系統中可以順利讀出，必要時(shí)應把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統不必重復歸檔。
與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒(méi)有達到完全“無(wú)紙化”的時(shí)候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應納入電子文件的歸檔范圍。
二、電子文件的歸檔時(shí)間與歸檔前的檢測、鑒定
（一）歸檔時(shí)間
總的說(shuō)來(lái)，邏輯歸檔應實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應定期完成。在歸檔時(shí)，應根據具體情況加以靈活處理。在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調，以便于兩種文件的對應處置和對應查找；
管理性文件可按照內容特點(diǎn)確定一個(gè)歸檔期限；
技術(shù)文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復制，歸檔后并不影響形成部門(mén)的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時(shí)間，在系統允許的條件下可以提前進(jìn)行。電子文件的流動(dòng)性很強，及時(shí)加以控制是十分必要的。在完全辦公自動(dòng)化的文檔一體化時(shí)代，文件將實(shí)行完全的邏輯實(shí)時(shí)歸檔，即文件的形成之時(shí)就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導在正式批準簽署文件時(shí)，辦公自動(dòng)化系統將自動(dòng)將文件歸檔。
（二）歸檔前的檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢查。其內容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。
（三）歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照現行國家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規定并結合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。具體鑒定內容及方法如下：
1、有效性和完整性鑒定。
歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負責人簽署意見(jiàn)。如果說(shuō)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
2、保管期限的劃分。
電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件保管期限的現行有關(guān)規定實(shí)行。即與現行紙質(zhì)文件基本一致?？紤]到其保存的密集性與長(cháng)期性，可適當延長(cháng)其保管期限。
三、電子文件的歸檔要求
（一）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復制第三套，異地保存。
電子載體的存量較大，電子文件歸檔時(shí)應適當集中，即制成歸檔數據集。這種歸檔數據集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤(pán)即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統一、完整齊全，從技術(shù)上進(jìn)一步體現了檔案工作的基本原則。
（二）推薦采用以下載體：只讀光盤(pán)、一寫(xiě)多讀光盤(pán)、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內填上編號、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
（四）將電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。
（五）需要長(cháng)期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
（六）原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。
（七）在網(wǎng)絡(luò )中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。
四、電子文件的移交
（一）介質(zhì)移交
電子文件歸檔時(shí)，應按有關(guān)規定移交至檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行管理。
電子文件移交時(shí)，首先要進(jìn)行電子文件的檢驗。檔案保管部門(mén)應配備相應的處理設備，以保證完成電子文件檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗的方法，樣本數不少于總數的20%，合格率應達到100%。
檔案歸檔管理方案范文第2篇
【關(guān)鍵詞】檔案管理；
歸檔；
整理分類(lèi)
檔案管理工作的高效開(kāi)展，需要檔案整理、歸檔、分類(lèi)與管理各環(huán)節之間協(xié)調配合，以提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，為社會(huì )群體提供更加便捷的檔案資源服務(wù)，并保證檔案信息資源的安全性。但就當前檔案管理歸檔整理分類(lèi)的具體情況來(lái)看，在檔案整理里理念、檔案整理專(zhuān)業(yè)水平等方面存在諸多不足，嚴重影響檔案管理的科學(xué)性和可靠性，因此加大力度探討檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧是非常必要的。
1.檔案管理歸檔整理分類(lèi)的現狀
1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高
針對當前機關(guān)檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類(lèi)歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類(lèi)思想，才能發(fā)揮出覺(jué)得的檔案功能，目前機關(guān)檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀(guān)念，樹(shù)立新思想。
1.2 檔案整理缺乏專(zhuān)業(yè)化
當前機關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)，基本上是由機關(guān)內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關(guān)檔案整理工作的整體專(zhuān)業(yè)性，專(zhuān)業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此當前機關(guān)檔案整理缺乏專(zhuān)業(yè)化具體表現為：一是機關(guān)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)化整理人員；
二是缺乏專(zhuān)業(yè)化整理方法；
三是機關(guān)內部缺乏專(zhuān)業(yè)化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專(zhuān)業(yè)化下降。
1.3 檔案整理缺乏信息化
信息化是當前機關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個(gè)方面：一是機關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設備，如檔案整理數據庫等；
二是缺乏信息化儲存與保管的思想；
三是機關(guān)內部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。
1.4 歸檔裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機線(xiàn)裝方式在文件的縫線(xiàn)處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；
塑料夾裝方式成本高、易老化；
無(wú)酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書(shū)針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。
二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門(mén)甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡(jiǎn)化原則。
三是沒(méi)對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線(xiàn)側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；
對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進(jìn)行復制；
對大于A(yíng)4幅面的紙張進(jìn)行折疊；
對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì )嚴重影響檔案的保管。
2.檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧
2.1 檔案管理技巧
為保證檔案管理工作的高效開(kāi)展，更好的為社會(huì )群體提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，應當掌握好科學(xué)且正確的檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧，以提高檔案管理水平。因此在檔案管理過(guò)程中應當仔細觀(guān)察檔案的完好程度，檢查其是否受損，以免影響其在歷史、經(jīng)濟及文化等方面的重要應用家孩子。一旦發(fā)現珍貴的原始檔案受損，應當進(jìn)行準確且細致的記錄，以免造成不可挽回的物質(zhì)與精神損失。尤其是要避免文化斷層問(wèn)題的出現而影響文化傳承，從而對國家文化軟實(shí)力進(jìn)行有效保護。
與此同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中應當積極采取有效措施保護檔案信息安全，要保護好珍貴文物等以實(shí)物形式存在的檔案資源，其往往真實(shí)映射出當時(shí)統治階級、政治思想以及社會(huì )經(jīng)濟文化等，因此這些檔案資源的安全性是非常重要的。與此同時(shí)，應當采取有效方式保證記錄國家政治、軍事等方面檔案文件的安全性，此類(lèi)文件具有較強的私密性，一旦泄密會(huì )給國家發(fā)展造成嚴重的安全威脅，甚至影響整個(gè)國家的團結、安全發(fā)展。除此之外，應當盡可能延長(cháng)檔案壽命，以減少檔案管理中的不必要損失，確保檔案資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。
2.2 檔案歸納整理技巧
檔案歸納整理是檔案管理工作中的重要環(huán)節，其直接關(guān)系著(zhù)檔案管理水平。因此在檔案歸納整理過(guò)程中，應當初步了解檔案文件的具體情況，明確其實(shí)際應用價(jià)值與重要性，在合理分類(lèi)后對其進(jìn)行科學(xué)歸納整理，并做好檔案資料的收集工作，確保該項工作能夠為檔案管理工作的高效開(kāi)展提供可靠的支持。在檔案歸納整理過(guò)程中，應當保證檔案信息的完整性，堅決不可出現檔案信息缺失等問(wèn)題，以免影響檔案整理工作的順利開(kāi)展。
受到傳統模式下檔案管理工作體制的影響和制約，以往檔案歸納整理方法缺乏一致性，檔案館之間交流受限，此種情況下勢必會(huì )給檔案事業(yè)的發(fā)展造成一定制約。因此在檔案歸納整理過(guò)程中應當轉變以往工作模式，嚴格遵循統一的歸納整理原則，促進(jìn)檔案館之間的溝通交流。針對檔案歸納整理過(guò)程中的類(lèi)目不符的情況，應當進(jìn)行統一修訂，并對出現錯誤的歸檔文件進(jìn)行及時(shí)更正，檔案工作人員應當端正工作態(tài)度，強化責任意識，保證檔案歸納整理工作的高效開(kāi)展。
2.3 檔案分類(lèi)技巧
為全面提高檔案管理水平，應當規范檔案管理環(huán)節，并掌握正確的檔案分類(lèi)技巧，以切實(shí)保證檔案信息資源的安全性，提高檔案信息資源利用的便捷性與高效性。在檔案分類(lèi)過(guò)程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，分類(lèi)是檔案工作的核心工作，檔案分類(lèi)正確的話(huà)可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對分類(lèi)文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。
3.結束語(yǔ)
總而言之，檔案資源在社會(huì )各領(lǐng)域內都扮演著(zhù)重要的角色，是社會(huì )生產(chǎn)生活中的重要信息資源，一旦檔案管理工作不到位，勢必給社會(huì )的穩定持續發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此在檔案管理工作中應當掌握正確的檔案歸檔整理分類(lèi)技巧，保證檔案管理各環(huán)節的規范有序進(jìn)行，從整體上推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。
參考文獻：
[1] 金晶，嚴峻 淺談檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧[J]. 《湖北農機化》， 2011（3）：34-35
檔案歸檔管理方案范文第3篇
摘 要：文書(shū)檔案的收集就是相關(guān)人員按照工作規定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)的征集方法，把分散在各機關(guān)、部門(mén)、個(gè)人手中的資料，集中到單位檔案科室以進(jìn)行科學(xué)的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；
是實(shí)現檔案集中統一管理的重要手段；
是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節的基礎；
是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。筆者根據多年的工作經(jīng)驗，主要針對檔案收集歸檔工作內容要求進(jìn)行分析，并提出檔案收集歸檔的有效管理策略。
關(guān)鍵詞：檔案；
收集歸檔；
有效管理；
策略
在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和檔案管理人員需要從文件形成階段就關(guān)注其完整性，并監督文件管理的全過(guò)程。如果發(fā)現了問(wèn)題，則應盡快通過(guò)有關(guān)的領(lǐng)導建立、健全制度，幫助本單位文書(shū)部門(mén)、承辦部門(mén)和相關(guān)人員堵塞在文件形成、傳遞、處理、歸檔過(guò)程中出現的漏洞。因此，只有文件齊全了，檔案收集工作才能得到基本的保障。
1 檔案收集歸檔工作內容
文件材料的收集歸檔工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎，一個(gè)單位的歸檔文件是否齊全完整，根能避免文件的散失，才能保證本單位檔案的齊全完整。因此，我們一定要認真做好文件材料本的因素取決于文件材料的收集是否齊全。只有及時(shí)地、有針對性地收集各類(lèi)文件材料，才的收集歸檔工作，半點(diǎn)也不能馬虎。文件材料的收集工作，應該由文書(shū)工作人員負責，在收集過(guò)程中充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，采取各種有效措施，多渠道地把應該歸檔的文件全部收集起來(lái)。檔案收集歸檔的主要工作就是檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。在接收過(guò)程中，檔案人員應達到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內容；
加強檔案室外工作的調查和指導；
確保入室檔案的標準化；
歸檔檔案應當齊全、完整。
2 檔案文件的收集歸檔存在的問(wèn)題
檔案文件的收集歸檔是檔案管理中的一個(gè)復雜的工作，現在很多單位的基層檔案室只把文書(shū)檔案的收集作為首要任務(wù)，歸檔工作更沒(méi)有得到有效重視，極大影響了單位內各部門(mén)對各類(lèi)檔案的利用需求。而在我國，林業(yè)檔案管理方面的經(jīng)驗還不是很豐富，所以在實(shí)際中存在很多問(wèn)題：
2.1 檔案材料不完整
歸檔文件的收集是檔案工作的第一步，同時(shí)也是最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節。有些單位檔案員收集的文件材料往往不完整，有些歸檔文件材料的門(mén)類(lèi)收的不齊，一些單位檔案室門(mén)類(lèi)很少，有的只收集文件材料，有文書(shū)檔案、聲像、專(zhuān)業(yè)、科技檔案卻收不上來(lái)。檔案文件的收集，不僅要保證歸檔文件材料的收集工作要收集材料的完整，同時(shí)也包括每一份文件材料本身、文件材料的門(mén)類(lèi)也要齊全完整。
2.2 缺乏完善的文書(shū)檔案資料管理設施
當前現有的檔案管理部門(mén)在基礎設施的建設方面存在一些不足之處，如資料的收集與歸檔仍然以人工操作為主，計算機信息技術(shù)的應用十分有限，這也拖慢了檔案管理的信息化進(jìn)程。另外，由于檔案管理技術(shù)手段的滯后，使得很多檔案信息都不能及時(shí)進(jìn)行評估和歸檔，時(shí)常發(fā)生文書(shū)檔案資料丟失的現象，無(wú)法保證檔案信息的完整性與真實(shí)性，這些問(wèn)題都對檔案管理工作造成很大影響。
2.3 缺乏復合型檔案管理人員
近幾年，檔案文件的收集w檔管理人才缺乏，大多數檔案文件收集歸檔人員沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識以及業(yè)務(wù)培訓，缺失檔案管理經(jīng)驗，在檔案文件收集歸檔過(guò)程中難以適應工作需要，使得收集的檔案水平低、素質(zhì)差，所以?xún)?yōu)秀的檔案文件收集歸檔人員對于檔案管理工作的順利進(jìn)行是非常重要的。
3 檔案收集歸檔的有效管理策略
檔案收集歸檔工作是檔案管理的重要環(huán)節，在具體操作的過(guò)程中，工作人員要本著(zhù)認真負責的態(tài)度，對不合乎要求的文書(shū)檔案應予以剔除，對于文書(shū)中的缺項記錄應及時(shí)退回補齊。
3.1 強化檔案管理人員的培訓
作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有強烈的檔案管理意識，還應具備專(zhuān)業(yè)管理知識及管理能力。通過(guò)培訓，培養檔案管理人員對檔案資料的敏感性并增強其管理意識，這樣才能保證文書(shū)檔案收集及歸檔工作高效進(jìn)行。對于部分管理能力不強的人員，應進(jìn)行有針對性的知識及技能強化培訓，并對文書(shū)檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳教育，從而有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，進(jìn)而達到提高文書(shū)檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量的目的。
3.2 加強檔案管理基礎設施建設
基礎設施的建設與完善是提高檔案管理效率的重要途徑，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，可以提高檔案管理的現代化水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升。同時(shí)，需要為檔案管理部門(mén)工作的有效開(kāi)展提供必要的設施，包括管理技術(shù)、管理設備等，要對檔案管理工作的順利開(kāi)展提供足夠的支持和配合，各個(gè)管理部門(mén)要配合檔案管理工作的需要，構建檔案管理信息的共享平臺，促進(jìn)檔案管理效率的提升。
3.3 加強創(chuàng )新意識培養
檔案管理工作人員創(chuàng )新意識的培養，作為優(yōu)秀的檔案管理工作人員的重要因素之一，就是現代的社會(huì )發(fā)展和檔案管理工作人員的思想素質(zhì)上有接軌，我國社會(huì )的發(fā)展日新月異，在適應發(fā)展的新形式上就對檔案管理人員有所要求，包括在業(yè)務(wù)能力上有所創(chuàng )新。檔案收集的信息化管理是目前的社會(huì )發(fā)展的主要趨勢，檔案信息的有效化控制在需要建立檔案電子化，由此可見(jiàn)培養出新型網(wǎng)絡(luò )型的人才是極為重要的，有著(zhù)高素質(zhì)的檔案管理人員團隊則具備與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)。培養檔案管理工作人員的創(chuàng )新意識，不僅可以提高檔案管理工作的效率，在檔案資源為社會(huì )提供服務(wù)的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了顯著(zhù)效果。檔案管理工作人員整體素質(zhì)的提高，不僅體現在思維習慣上的改變做到真抓實(shí)干，在更新已有知識上的畏難情緒的克服上也有所體現，檔案管理工作人員需做到與時(shí)俱進(jìn)，在工作中開(kāi)拓創(chuàng )新。
結束語(yǔ)
隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應當下社會(huì )的發(fā)展。新時(shí)期檔案管理工作必須緊跟時(shí)展的需求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。采取科學(xué)有效的檔案收集、整理以及歸檔手段，并努力完善管理方式，建立完善基建檔案材料管理制度，才能夠真正發(fā)揮出檔案材料的重要價(jià)值，才能夠促進(jìn)整個(gè)林業(yè)發(fā)展健康發(fā)展。
參考文獻
[1]劉長(cháng)城.淺析我國基層事業(yè)單位檔案管理現代化實(shí)施策略[J].民營(yíng)科技，2016（01）：89.
[2]周家興.淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）：57-58.
檔案歸檔管理方案范文第4篇
關(guān)鍵詞：歸檔范圍保管期限機關(guān)檔案室文書(shū)檔案
2006年底，國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)第8號令）頒布實(shí)施，有力地推動(dòng)了檔案基礎業(yè)務(wù)建設和國家檔案資源建設。時(shí)隔6年，機關(guān)檔案室貫徹落實(shí)第8號令的情況如何呢？筆者對北京市朝陽(yáng)區61家單位（約占區屬立檔單位的二分之一）2011年形成的文件材料的歸檔情況進(jìn)行了調研，調研單位包括黨政機關(guān)、具有行政管理職能的事業(yè)單位、人民團體、國有企業(yè)，涉及各部委辦局、街鄉等（以下統稱(chēng)機關(guān)）。通過(guò)調研發(fā)現朝陽(yáng)區各機關(guān)貫徹落實(shí)第8號令及時(shí)，從總體上61家機關(guān)2011年形成的文件材料歸檔齊全，保管期限劃分準確。但是機關(guān)檔案室在正確界定文件材料的歸檔范圍、準確劃分文書(shū)檔案保管期限方面仍存在一些問(wèn)題有待分析解決。
一、存在的問(wèn)題
（一）歸檔不全或歸檔范圍擴大
1.歸檔不全。61家中6家機關(guān)存在歸檔不全的問(wèn)題，其中1家機關(guān)5個(gè)科室分別只歸檔了一件檔案，2家機關(guān)各有1個(gè)科室只歸檔了一件檔案，1家機關(guān)2個(gè)科室只歸檔了科室計劃、總結，缺少職能業(yè)務(wù)文件材料。未歸檔的文件材料主要有：領(lǐng)導班子會(huì )議記錄未形成或未歸檔：向上級或同級機關(guān)報送的屬于歸檔范圍的材料未留底歸檔保存；
重請示而輕批復的收集歸檔；
本機關(guān)編輯、編寫(xiě)的出版物、書(shū)刊；
機關(guān)財務(wù)預算、批復；
財務(wù)審計、領(lǐng)導離任審計材料；
職工住房公積金匯繳清冊等。
2.歸檔范圍擴大。2家機關(guān)擴大歸檔范圍，將上級機關(guān)普發(fā)的不需本機關(guān)辦理的、同級機關(guān)普發(fā)的不需貫徹執行的文件材料作為檔案保存：1家機關(guān)在之前原件已歸檔的情況下把為完成編史修志而查找的大量文件的復印件集中歸檔，造成了重復。
（二）保管期限劃分方法不統一或不準確
1.保管期限劃分方法不統一。5家機關(guān)仍然采用永久、長(cháng)期、短期，1家機關(guān)永久、長(cháng)期、短期與30年、10年的劃分方法混用。
2.保管期限劃分不準確。14家機關(guān)在不同程度上存在保管期限劃分不準確的問(wèn)題。集中表現在反映領(lǐng)導決策過(guò)程和結果的領(lǐng)導班子會(huì )議記錄、會(huì )議紀要，涉及個(gè)人權益等類(lèi)檔案保管期限偏短；
事務(wù)性的會(huì )議通知、請示等類(lèi)檔案保管期限偏長(cháng)。
二、原因分析
（一）檔案室未嚴格執行本機關(guān)的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》
2009年朝陽(yáng)區檔案局根據第8號令對區屬125家機關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表進(jìn)行了審批。審批后總體上各機關(guān)文書(shū)檔案保管期限表歸檔范圍齊全、保管期限劃分準確，成為各機關(guān)歸檔的重要依據。但在實(shí)際工作中，某些機關(guān)檔案人員將文書(shū)檔案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉這項制度，甚至新上崗的綜合檔案室人員和科室兼職檔案員不知道本機關(guān)有這項制度，在歸檔中不按照制度界定一份文件是否歸檔，檔案如何劃分保管期限，而是憑自己的直覺(jué)進(jìn)行鑒定，造成實(shí)際確定的歸檔范圍和保管期限與文書(shū)檔案保管期限表中規定的不一致。
在審查過(guò)程中發(fā)現，少數機關(guān)編制的文書(shū)檔案保管期限表存在的一個(gè)突出問(wèn)題是照搬照抄第8號令中的歸檔范圍，未結合本機關(guān)職能工作的特色，條款過(guò)于宏觀(guān)，可操作性不強，影響文書(shū)檔案保管期限表的執行力度。
（二）檔案人員對第8號令的認識程度不夠
第8號令自2006年底頒布實(shí)施僅6年時(shí)間，各省、市、縣在逐級貫徹中需要一個(gè)過(guò)程，文書(shū)檔案保管期限表的編制和審批亦需要一段較長(cháng)的時(shí)間。比如朝陽(yáng)區檔案局根據第8號令和北京市檔案局出臺的實(shí)施細則制定本區的實(shí)施細則，然后宣傳貫徹、培訓，各機關(guān)編制文書(shū)檔案保管期限表并經(jīng)區檔案局的審查同意后執行，自2010年各機關(guān)按照第8號令執行本機關(guān)新的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表。也就是說(shuō)具體到各機關(guān)按照第8號令實(shí)施的時(shí)間更晚，因此檔案人員對第8號令的理解消化尚不夠深入。而國家檔案局1987年12月4日頒布的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規定》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》實(shí)施長(cháng)達19年之久，檔案人員對永久、長(cháng)期、短期的保管期限劃分方法等規定印象深刻，尚沒(méi)有完全轉變到對第8號令的貫徹執行中。
第8號令改革了文書(shū)檔案保管期限劃分方法，但是《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發(fā)[1988]4號）、《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）等規定的期限仍為永久、長(cháng)期、短期，目前朝陽(yáng)區基建、設備、實(shí)物檔案仍采用永久、長(cháng)期、短期的劃分方法。一些不屬于第8號令執行范圍的企業(yè)事業(yè)單位仍然采用永久、長(cháng)期、短期，比如朝陽(yáng)區的社區居委會(huì )、社會(huì )保障事務(wù)所等三級單位。各門(mén)類(lèi)、各單位保管期限劃分方法不同，容易使檔案人員混淆。
（三）專(zhuān)兼職檔案人員業(yè)務(wù)水平不高
全區125家機關(guān)中除2家機關(guān)有專(zhuān)門(mén)的檔案機構外，其它機關(guān)都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案機構，也沒(méi)有檔案崗位編制，檔案人員絕大多數身兼數職，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力鉆研檔案業(yè)務(wù)、透徹學(xué)習檔案規章制度，存在突擊做歸檔工作的問(wèn)題，直接影響了歸檔質(zhì)量。并且檔案人員更換頻繁，對檔案工作的重要性、檔案工作規定和業(yè)務(wù)工作比較生疏。檔案人員在工作上表現得較被動(dòng)，在文件材料的收集工作中，一般業(yè)務(wù)部門(mén)給什么就收什么材料，對保管期限的劃定也較少過(guò)問(wèn)：對學(xué)習貫徹檔案工作新的規章制度有畏難情緒，習慣憑以前的經(jīng)驗或按照以前的做法開(kāi)展現在的工作。
三、對策建議
（一）檔案行政管理部門(mén)加大對第8號令的宣傳貫徹力度，強化對歸檔工作的培訓、指導、檢查
1.加大對第8號令的宣傳貫徹力度。第8號令是一部部門(mén)行政規章，具有法規效力，機關(guān)檔案室在實(shí)際工作中必須貫徹執行。檔案行政管理部門(mén)要繼續加大對第8號令的宣傳力度，使檔案人員全面理解、準確把握第8號令的基本內容，了解與1987年頒發(fā)的兩個(gè)業(yè)務(wù)文件的主要變化，增強檔案人員依法管理檔案工作的意識，把貫徹第8號令轉變?yōu)樽杂X(jué)行動(dòng)。加強對文書(shū)檔案保管期限表的審查力度，切實(shí)發(fā)揮審查委員會(huì )或小組的作用，確保各機關(guān)歸檔范圍條款細化、內容全面，保管期限劃分準確。
2.強化對歸檔工作的培訓、指導、檢查。歸檔工作要對一份文件是否歸檔、若歸檔保管期限如何劃分進(jìn)行鑒定。檔案行政管理部門(mén)應加強對檔案人員的日常培訓、新上崗檔案人員的培訓、新成立機關(guān)或檔案基礎工作薄弱機關(guān)的檔案培訓等，使檔案人員掌握檔案工作規章制度和檔案業(yè)務(wù)要求，提高檔案業(yè)務(wù)水平，能夠勝任本崗位工作。在檔案監督指導、行政執法檢查中加大對各機關(guān)歸檔工作的檢查力度，及時(shí)對各機關(guān)每年提交的文書(shū)檔案目錄和原文進(jìn)行檢查，督促各機關(guān)正確界定文件材料的歸檔范圍和科學(xué)劃分檔案保管期限。
（二）機關(guān)檔案室嚴格按規章制度歸檔，把好檔案的入口關(guān)
1.嚴格按規章制度歸檔。規章制度一經(jīng)公布，具有權威性和約束力，任何人不得隨意違背。機關(guān)檔案室要全面貫徹落實(shí)第8號令，學(xué)習、了解、掌握、并嚴格執行依據第8號令編制并經(jīng)檔案行政管理部門(mén)審查的本機關(guān)文書(shū)檔案保管期限表，在每年歸檔前做好對本機關(guān)各部門(mén)兼職檔案人員的培訓、指導、檢查。把對第8號令和文書(shū)檔案保管期限表的學(xué)習擴大到本機關(guān)全員的學(xué)習，使每名人員注意本崗位文件材料的形成和積累，為做好歸檔工作奠定基礎。
各機關(guān)編制的文件材料歸檔范圍要細化，體現本機關(guān)職能業(yè)務(wù)工作特色，將“重要的”、“一般的”細化為具體工作，盡量具體到文件級，提高文書(shū)檔案保管期限表的可操作性。在機關(guān)職能和內設機構有變動(dòng)之后，應及時(shí)修訂文書(shū)檔案保管期限表并報檔案行政管理部門(mén)審查。
2.把好檔案的入口關(guān)。檔案人員要主動(dòng)了解本機關(guān)基本職能、掌握各部門(mén)主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況，做到心中有數。各部門(mén)注意做好文件材料的平時(shí)收集和歸檔前收集，每個(gè)部門(mén)每年可準備一個(gè)檔案盒，文件在辦理完畢后對照文書(shū)檔案保管期限表判斷是否需要歸檔，若需要歸檔及時(shí)放入盒中，防止文件材料散失；
歸檔前再把分散在本部門(mén)個(gè)人手中的材料集中收集一次，查漏補缺，確保歸檔文件收集齊全完整。本機關(guān)形成的文件材料應當是歸檔保存的重點(diǎn)，上級機關(guān)普發(fā)性不需辦理的、同級機關(guān)不需貫徹執行的文件材料不用歸檔，避免文件材料重復歸檔和檔案將來(lái)重復進(jìn)館問(wèn)題。嚴格按照文書(shū)檔案保管期限表劃分檔案的保管期限，本機關(guān)制定的法規政策性、反映本機關(guān)主要職能、歷史面貌、經(jīng)濟關(guān)系、個(gè)人權益等重要檔案永久保管，第8號令規定為永久的，不能擅自突破劃為其它期限；
常規性、事務(wù)性、技術(shù)性等一般性工作中形成的文件材料根據重要程度保管30年或10年。檔案人員要加強對各部門(mén)提交的文書(shū)檔案目錄的檢查，依據本機關(guān)的文書(shū)檔案保管期限表，可對照本機關(guān)職責、年終總結、大事記或發(fā)文登記、政府信息公開(kāi)目錄等進(jìn)行檢查，發(fā)現歸檔不全、歸檔范圍擴大或保管期限不準確的問(wèn)題及時(shí)督促各部門(mén)整改。
（三）不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
科學(xué)劃定文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限，人是第一要素。檔案人員要善于學(xué)習檔案工作新的規章制度，提高認知程度和執行能力，維護規章制度的權威性。要以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”為己任，不斷提高做好檔案工作的榮譽(yù)感、使命感和責任感，增強工作的主動(dòng)性，恪盡職守，做好本崗位工作。建議檔案行政管理部門(mén)會(huì )同人事部門(mén)考慮制定根據室藏檔案數量確定機關(guān)檔案室人員編制的標準。建議各機關(guān)保持檔案人員的相對穩定，保證檔案人員有足夠的時(shí)間和精力做好檔案工作，為檔案人員創(chuàng )造更多的培訓機會(huì )，進(jìn)一步提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，確保文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的科學(xué)劃定。
本文為北京市檔案局科研項目“機關(guān)檔案室制定和實(shí)施《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的問(wèn)題與對策研究”（項目編號：2012-06）研究成果之一。
參考文獻：
[1]李明華.機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定問(wèn)題解答[M].中國檔案出版社，2007.
檔案歸檔管理方案范文第5篇
關(guān)鍵詞：高速公路；
檔案歸檔；
管理效益；
有效措施
隨著(zhù)我國社會(huì )經(jīng)濟的不斷發(fā)展，交通運輸行業(yè)也隨之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行業(yè)的蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了我國國民經(jīng)濟的增長(cháng)，受到人們的廣泛關(guān)注。在這種狀況下，我國一直致力于改善國內的交通狀況，加強對交通運輸的管理，以保障交通運輸工作的可持續發(fā)展。高速公路是交通運輸行業(yè)中的重要組成部分，是一種常見(jiàn)的運輸方式，必須予以高度重視，不容忽視。在高速公路的發(fā)展過(guò)程中，需要從各個(gè)方面來(lái)實(shí)施有效的管理，無(wú)論是高速公路里程的增加還是高速公路路面等級的升級，都需要將其資料和信息整理成檔案，并進(jìn)行歸檔和管理工作，以為高速公路的發(fā)展提供重要的保障。高速公路檔案歸檔及管理工作是基礎性工作，需要確保其工作效率和效果。
一、高速公路檔案的特點(diǎn)
高速公路檔案具有其獨有的特點(diǎn)，其所包含的內容比較豐富，具有綜合性，可應用的范圍比較廣泛。而且高速公路檔案的歸檔時(shí)間跨度比較大，具有周期性，通常是從項目規劃的時(shí)候就開(kāi)始收集和整理檔案。每個(gè)信息文件之間都存在著(zhù)內部聯(lián)系。另外，高速公路工程項目的材料來(lái)源都有所不同，存在著(zhù)不同的單位，在實(shí)施檔案管理的時(shí)候要根據不同的需求來(lái)確定管理方案。
二、現階段高速公路檔案歸檔及管理中存在的問(wèn)題
現階段，在高速公路檔案歸檔及管理過(guò)程中仍然存在著(zhù)一定的問(wèn)題，還有待進(jìn)一步改善和解決。其問(wèn)題主要在于：第一，檔案管理工作并未受到重視，管理效果不佳。在實(shí)施此項工作的時(shí)候缺乏專(zhuān)人管理，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的工作人員來(lái)從事高速公路檔案的收集、整理和歸檔等工作。大多數都是其他崗位的工作人員來(lái)兼顧，其缺乏時(shí)間和精力。而且沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案室來(lái)存放高速公路檔案，未對這些檔案進(jìn)行有效的保護；
第二，高速公路檔案信息未能得到有效的利用。高速公路的管理人員缺乏檔案管理意識，未能明確開(kāi)展檔案管理工作的重要性；
第三，所使用的高速公路檔案管理手段較為落后，不符合現代特點(diǎn)。
三、加強高速公路檔案歸檔及管理工作的有效措施
（一）制定完善的高速公路檔案歸檔及管理工作制度，實(shí)施專(zhuān)人管理
現階段，大多數高速公路檔案歸檔及管理工作的開(kāi)展都是由一些其他崗位的人員來(lái)兼職實(shí)施，并未有專(zhuān)職的檔案歸檔和管理工作人員。為了提升高速公路檔案歸檔及管理工作水平，則必須設立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，以保障高速公路檔案管理工作的質(zhì)量。就目前而言，科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì )對高速公路檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，其在管理的時(shí)候應當采用現代的管理措施，實(shí)現高速公路檔案管理的信息化，大力推廣和應用計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)，以保障檔案管理的有效性。專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的知識，其業(yè)務(wù)水平比較高，而且從時(shí)間和精力上來(lái)說(shuō)要比不是專(zhuān)職人員更為豐富，在工作方面能夠應對的問(wèn)題更多，具有專(zhuān)業(yè)性。另外，要制定完善的高速公路檔案歸檔及管理制度，以規范高速公路檔案管理工作，嚴格貫徹落實(shí)相關(guān)政策，以為高速公路檔案歸檔及管理工作提供重要的制度保障。
（二）分級分類(lèi)管理高速公路檔案
在高速公路檔案歸檔及管理過(guò)程中，相關(guān)人員應當先對高速公路檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了解，要以高速公路檔案的專(zhuān)業(yè)性為基礎，遵循其服務(wù)特點(diǎn)，以此來(lái)確定高速公路檔案信息的收集范圍，做好信息整理工作，并且要進(jìn)行有效的存儲。在管理檔案的時(shí)候，應當按照檔案資料的類(lèi)別來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理，以實(shí)際情況為依據來(lái)制定合適的分類(lèi)管理標準。比如說(shuō)，可以將其分為以下幾類(lèi)：第一類(lèi)是黨群類(lèi)。這一類(lèi)的檔案類(lèi)型主要是一些與高速公路建設、發(fā)展相關(guān)的上級文件等，也包含了高速公路發(fā)展中的各項規章制度或是工作計劃。第二類(lèi)則是業(yè)務(wù)類(lèi)。這一類(lèi)的檔案主要涵蓋了高速公路各部門(mén)中的財務(wù)報表、相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)等文件。第三類(lèi)是人事類(lèi)。這一部分主要涵蓋了高速公路相關(guān)部門(mén)的職工信息和組織機構等。第四類(lèi)是后勤管理類(lèi)，這一部分的檔案主要是與高速公路后勤管理方面內容相關(guān)。合理的分配高速公路檔案資源，實(shí)施具有針對性的檔案信息管理，便于信息查詢(xún)，可提高高速公路檔案歸檔及管理工作的有效性。
除此之外，在管理高速公路檔案的時(shí)候，應當實(shí)施分級管理，由各個(gè)部門(mén)來(lái)實(shí)施相對應的檔案管理工作。比如說(shuō)行政審批檔案、養護專(zhuān)項工程檔案等就應當由相應的管理部門(mén)來(lái)承擔歸檔責任，但是其管理人員由檔案管理部門(mén)所決定。
（三）轉變高速公路檔案管理的被動(dòng)狀態(tài)，采用現代化的管理手段
高速公路檔案管理工作較為重要，高效率的檔案管理工作，能夠為高速公路的建設和發(fā)展提供可靠的信息，以為其指明正確的方向。就目前而言，在高速公路發(fā)展的過(guò)程中，并未重視檔案管理工作的開(kāi)展，沒(méi)有主動(dòng)地利用檔案服務(wù)來(lái)開(kāi)展工作，一直處于被動(dòng)狀態(tài)，無(wú)法完全發(fā)揮高速公路檔案管理的功能。為此要改善這一狀況，積極主動(dòng)地應用高速公路檔案管理機制，加強與高速公路各部門(mén)之間的交流與溝通，主動(dòng)地為高速公路的修建和養護等工作提供重要的信息，貫徹落實(shí)相關(guān)工作。除此之外，還應當創(chuàng )新高速公路檔案管理方式，實(shí)施現代化的管理手段，充分利用現代計算機信息技術(shù)，以改善紙質(zhì)記錄的現狀，利用計算機來(lái)登儲存相關(guān)信息，以促進(jìn)我國高速公路檔案管理現代化的發(fā)展。
結束語(yǔ)
加強高速公路檔案歸檔及管理工作，是我國交通運輸行業(yè)發(fā)展過(guò)程中的必然要求，順應了時(shí)代的發(fā)展趨勢，具有重要的作用。高速公路檔案歸檔及管理工作并不是一項簡(jiǎn)單的任務(wù)，其所包含的內容比較多，涉及的范圍也比較廣，在實(shí)際管理過(guò)程中存在著(zhù)諸多問(wèn)題，具有一定的復雜性，必須進(jìn)行系統的規劃。為此，在實(shí)施高速公路檔案管理工作的時(shí)候，應當轉變傳統的管理模式，樹(shù)立全新的管理理念，充分應用現代科學(xué)技術(shù)，尤其是計算機網(wǎng)路信息技術(shù)，采取現代化的管理措施，以保障高速公路檔案歸檔及管理質(zhì)量。要堅持一切從實(shí)際出發(fā)，遵循實(shí)事求是的原則，提供更為優(yōu)質(zhì)的高速公路檔案歸檔及管理服務(wù)。
參考文獻
[1]趙慧麗，杜永梅. 高速公路檔案歸檔及管理[J]. 河南科技，2013，02：235.
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