辦公室檔案管理是單位穩定高效發(fā)展的重要保證。建立系統、科學(xué)、民主的管理制度對于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質(zhì)量和效率，強化系統思維意識以適應企事業(yè)單下面是小編為大家整理的2023年度辦公室檔案管理【五篇】,供大家參考。
辦公室檔案管理范文第1篇
關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；
辦公室檔案；
規范管理；
內容；
發(fā)展方向；
意義；
文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01
辦公室檔案管理是單位穩定高效發(fā)展的重要保證。建立系統、科學(xué)、民主的管理制度對于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質(zhì)量和效率，強化系統思維意識以適應企事業(yè)單位標準化、規范化、科學(xué)化運行的需要.
一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容
（一）規范辦公室檔案管理工作的前提-―制發(fā)公文。絕大多數的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著(zhù)未來(lái)辦公室檔案及其管理工作規范式的質(zhì)量問(wèn)題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實(shí)際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來(lái)實(shí)行規范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關(guān)規定，選擇質(zhì)量上乘，規格尺寸統一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長(cháng)期保存。無(wú)論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來(lái)長(cháng)期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡(jiǎn)稱(chēng)及不標準的字，有助于未來(lái)規范管理及運用信息化檢索方式的實(shí)行。
（二）規范辦公室檔案管理工作的準則――立卷歸檔。公文相似、重復及無(wú)序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門(mén)的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書(shū)處理的實(shí)踐準則，從而促進(jìn)標準式的辦公室檔案工作甚至滿(mǎn)足信息化的要求。在現實(shí)工作里；
應嚴格按照國務(wù)院頒布的關(guān)于《銷(xiāo)毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會(huì )使辦公室檔案工作出現混亂及無(wú)序而無(wú)法立卷歸檔。二需確立重點(diǎn)及合理分工?，F實(shí)操作里應重視資料及文件的區別，詳細問(wèn)題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類(lèi)型或有關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個(gè)卷里，確保同一問(wèn)題的整體處理進(jìn)程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價(jià)值，讓完整的辦公室檔案文件為將來(lái)規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。
（三）規范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質(zhì)量。在實(shí)際操作中可看出，辦公室檔案的價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢?jiàn)立卷方式及裝訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著(zhù)決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量至關(guān)重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。
二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向
（一）做好辦公室檔案工作標準――依法治檔?，F代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類(lèi)別，直接影響著(zhù)辦公室檔案工作的方式，需與時(shí)俱進(jìn)、持續變革，方可順應時(shí)代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門(mén)也應相應健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理
（二）增進(jìn)辦公室檔案工作目標――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開(kāi)發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現所在，它已成當今社會(huì )主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開(kāi)發(fā)運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時(shí)代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其運用的水平以促進(jìn)辦公室檔案工作健康發(fā)展。
三、規范辦公室檔案管理工作的意義
如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實(shí)性。另一方面，規范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個(gè)單位在發(fā)展進(jìn)程里所取得成績(jì)，作為探討其運營(yíng)成果及發(fā)展觀(guān)提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著(zhù)單位領(lǐng)導是否能把握住本單位整體運營(yíng)情況與及時(shí)調整運營(yíng)政策。所以，在我國規范好企事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營(yíng)成果及發(fā)展情況如實(shí)具體地反映出來(lái)，不僅有利于推動(dòng)社會(huì )經(jīng)濟的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場(chǎng)競爭性，擁有著(zhù)深遠的現實(shí)意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會(huì )發(fā)展里的現實(shí)作用及戰略意義。實(shí)際工作里出現的無(wú)責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無(wú)用論不斷影響整個(gè)企事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統至新型過(guò)渡階段出現阻礙，不利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。
四、結束語(yǔ)
現代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著(zhù)日常文書(shū)工作效率。唯有與時(shí)俱進(jìn)地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時(shí)代需求，為將來(lái)的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無(wú)，特別是對當今信息化下的企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，更是推動(dòng)其機制朝著(zhù)良性方向發(fā)展有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。
參考文獻：
辦公室檔案管理范文第2篇
一、鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書(shū)管理工作的特點(diǎn)分析
（一）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書(shū)管理重在收集、保存資料。檔案文書(shū)管理具有較強的安全性和完整性，在具體落實(shí)此項工作的過(guò)程中，能夠針對發(fā)生的人物和事實(shí)過(guò)程進(jìn)行記載，以及相關(guān)文件和資料進(jìn)行收集，在此基礎上采用人工分類(lèi)的方式對資料進(jìn)行分類(lèi)、歸檔處理，如此可以將單位內的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下來(lái)。這充分說(shuō)明了鄉鎮（辦事處）辦公室對檔案文書(shū)具有收集和保管的職責。
（二）文書(shū)檔案應用于文書(shū)工作，也形成于文書(shū)工作。通過(guò)對鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書(shū)管理做進(jìn)一步分析，可以確定所進(jìn)行的一系列檔案文書(shū)管理工作，其中涉及較多文書(shū)工作內容，如文件的搜集、文件等級分配、文件運轉、文件催辦等，這在一定程度上促進(jìn)了文書(shū)工作的形成，為更好地展開(kāi)文書(shū)工作創(chuàng )造了條件。
（三）鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書(shū)種類(lèi)繁雜。鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書(shū)管理還具有檔案文書(shū)種類(lèi)繁多的特點(diǎn)。之所以這么說(shuō)，是因為辦公室檔案文書(shū)管理工作需要對單位相關(guān)的人事、事件、文件等進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、歸檔等處理，這勢必會(huì )對各類(lèi)檔案文書(shū)進(jìn)行處理，如人事檔案、行政檔案、收發(fā)文件、責任書(shū)等。
二、改進(jìn)鄉鎮（辦事處）辦公室檔案文書(shū)管理工作的策略
考慮到鄉鎮（辦事處）檔案文書(shū)管理實(shí)施的重要性及其具有以上特點(diǎn)，對其予以?xún)?yōu)化、改進(jìn)，應當側重于以下幾方面，即：
（一）規范辦公室檔案管理制度。在辦公室檔案文書(shū)管理越來(lái)越重要的情況下，必須要保證此項工作規范化、合理化、標準化的落實(shí)，如此才能充分發(fā)揮其管理作用，提高檔案文書(shū)的使用價(jià)值。當然，要想實(shí)現這一目標，就要規范辦公室檔案管理制度，明確檔案文書(shū)管理標準，建立規范化的管理程序、細化管理流程，進(jìn)而約束、規范檔案文書(shū)管理，從而保證各項檔案文書(shū)管理工作有序、有效推進(jìn)，提高檔案文書(shū)管理的有效性。所以，規范辦公室檔案管理制度，可以有效地約束和規范檔案文書(shū)管理工作，這對于提高鄉鎮（辦事處）檔案文書(shū)管理工作水平有很大作用。
（二）強化檔案文書(shū)的收集。作為檔案文書(shū)管理最基本的工作，檔案文書(shū)收集是否全面在一定程度上決定檔案文書(shū)管理的效果。出于提高辦公室檔案文書(shū)管理工作水平的考慮，應當注意強化檔案文書(shū)收集工作。也就是詳細了解鄉鎮（辦事處）工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集各種類(lèi)型人事和事件信息，按照規范格式進(jìn)行記載，合理分類(lèi)，妥善保管；
對于收文和行文的程序進(jìn)行規范；
對資料進(jìn)行目錄編號，入庫的檔案應盡可能完整。特別要注意對具有保存價(jià)值的公文、材料、圖表及會(huì )議文件等進(jìn)行綜合立卷，進(jìn)而對其進(jìn)行統一管理，以便后續工作之中能夠再次應用這部分檔案文件。
（三）提高辦公室檔案文書(shū)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。作為負責鄉鎮（辦事處）檔案文書(shū)管理的主要人員，辦公室檔案文書(shū)人員的工作能力、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、管理經(jīng)驗等方面或多或少都會(huì )給檔案文書(shū)管理帶來(lái)一定影響。出于提高檔案文書(shū)管理工作水平的考慮，應當注意提高辦公室檔案文書(shū)人員的整體水平。為此，應當建立制定檔案文書(shū)工作制度，規范工作程序，以此來(lái)規范檔案文書(shū)人員的工作行為，保證檔案文書(shū)管理工作的質(zhì)量和效率；
定期或不定期開(kāi)展培訓活動(dòng)，對檔案文書(shū)人員進(jìn)行檔案知識培訓、管理能力培訓、素質(zhì)教育等，不斷提高檔案文書(shū)人員的工作能力，規范化、標準化、合理化地落實(shí)各項檔案文書(shū)管理工作，提高檔案文書(shū)管理工作水平。
辦公室檔案管理范文第3篇
關(guān)鍵詞：醫院辦公室；
檔案管理；
工作探討
醫院辦公室檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間的發(fā)展和改革，逐漸的在實(shí)踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫院多年的綜合性材料，對于提高醫院的綜合競爭能力，促進(jìn)醫院的穩定發(fā)展具有重要的意義和作用；
醫院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著(zhù)醫院檔案的完整程度，對于醫院的綜合進(jìn)步具有關(guān)鍵性作用，隨著(zhù)社會(huì )科技的發(fā)展，醫院逐漸采取科學(xué)的管理模式對檔案進(jìn)行綜合整理，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建立數字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進(jìn)，但是醫院辦公室檔案由于工作種類(lèi)繁雜，仍然存在很大的問(wèn)題，本文結合相關(guān)的問(wèn)題和應用進(jìn)行分析，希望能夠提高醫院辦公室檔案管理水平。
1 醫院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)
1.1 檔案館內容的復雜性
隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對傳統的檔案形式進(jìn)行保留和整理的過(guò)程中，通過(guò)科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類(lèi)檔案，通過(guò)電子類(lèi)檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫院工作種類(lèi)繁瑣，因此醫院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類(lèi)型，根相關(guān)的調查和分析，我國醫院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類(lèi)型，首先，醫院辦公室檔案管理的過(guò)程中，業(yè)務(wù)指導類(lèi)的檔案數量較多，眾所周知，醫院作為基醫療衛生服務(wù)建設行業(yè)，工作內容復雜、繁重，而且受到醫院自身的原因影響，醫院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導致醫院治療部門(mén)和檔案管理部門(mén)之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時(shí)代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫院辦公室檔案管理過(guò)程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時(shí)的補充和發(fā)展。
1.2 相關(guān)的醫患關(guān)系檔案影響性大
醫院作為公共醫療服務(wù)衛生機構，面向的是整個(gè)社會(huì )的廣大人民群眾，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關(guān)系的檔案，隨著(zhù)社會(huì )綜合素質(zhì)水平的提升，社會(huì )群眾對于醫療機構的衛生水平和技術(shù)問(wèn)題都有了很大的提升，在進(jìn)行醫療活動(dòng)的過(guò)程中，患者與醫生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫院本身的醫療技術(shù)問(wèn)題和道德文化問(wèn)題，因此，針對這樣的問(wèn)題，醫院要積極做好醫患關(guān)系的檔案，加強醫患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫院發(fā)生醫療事故或者引發(fā)醫療糾紛的問(wèn)題時(shí)，相關(guān)的調查問(wèn)題和解決處理都會(huì )從醫院辦公室的檔案管理進(jìn)行，成為處理問(wèn)題和糾紛的重要依據。
1.3 醫生調任、晉升類(lèi)的檔案處理
醫院工作過(guò)程中，醫生會(huì )經(jīng)常出現晉升、離職等問(wèn)題，作為醫院的主體工作者，加強醫生的檔案管理也是醫院辦公室檔案管理的方面；
為了能夠積極推動(dòng)完整的檔案管理體系，醫院辦公室要積極保證三個(gè)方面的醫生方案問(wèn)題：首先，加強檔案完整性，醫院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫院辦公室檔案工作人員的穩定才能保障檔案管理工作的完整性和穩定性；
與此同時(shí)，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進(jìn)檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著(zhù)社會(huì )的不斷進(jìn)步，醫院辦公室檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行改革，逐級向著(zhù)信息化和科技化的法相進(jìn)行轉變，這樣的發(fā)展趨勢也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。
2 醫院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題
2.1 檔案管理人員緊缺
在醫院辦公室檔案管理過(guò)程中，由于工作重點(diǎn)不同，醫院領(lǐng)導很容易將醫院的所有重心放在硬件建設和發(fā)展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問(wèn)題。檔案管理過(guò)程需要專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過(guò)程中，很容易出現工作人員的職責不明確，保管制度不及時(shí)不嚴格等問(wèn)題出現，給整個(gè)醫院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題。
2.2 現代管理軟件水平不足
在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當今社會(huì )，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類(lèi)等，引進(jìn)現代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進(jìn)行錄入和編寫(xiě)在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無(wú)法滿(mǎn)足醫院檔案管理的要求，給整個(gè)醫院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的影響，因此，對于醫院辦公室檔案管理部門(mén)要積極投入資金，加強現代化的檔案管理模式，從而提高醫院辦公室檔案管理的效率。
2.3 檔案收集以及歸檔不及時(shí)、不規范
醫院作為醫療服務(wù)場(chǎng)所，檔案數量相對于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個(gè)部門(mén)的相關(guān)資料，檔案管理相當巨大，管理任務(wù)很重；
由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進(jìn)行及時(shí)、有效的整理，給后期的檔案處理帶來(lái)很大的問(wèn)題，直接影響醫院的總體管理水平。
3 醫院辦公室檔案管理的應用
通過(guò)上面的醫院辦公室檔案特點(diǎn)和存在問(wèn)題的分析，我們能夠清晰的了解到醫院辦公室檔案管理工作對于醫院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進(jìn)醫院穩定發(fā)展的重要保障；
下面將結合醫院辦公室檔案管理的現狀對醫院辦公室檔案管理的應用進(jìn)行分析，醫院辦公室檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的應用。
3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫院文化建設的重要部分
醫院辦公室檔案管理是醫院建設和發(fā)展的重要部分，對檔案進(jìn)行合理化的管理，能夠積極提升醫院的品牌形象，提高醫院的綜合競爭能力；
在實(shí)際工作過(guò)程中，掌握檔案管理的行管細節，能夠積極減少醫患問(wèn)題的出現，領(lǐng)導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規章制度外，要積極對檔案價(jià)值進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)，提高醫院辦公室檔案管理的強度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫院辦公室檔案管理能夠積極推進(jìn)醫院總體水平發(fā)展，提高醫院的品牌效應，加強競爭能力。
3.2 完善醫院辦公室檔案管理促進(jìn)醫院建設發(fā)展
辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進(jìn)檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；
與此同時(shí)，要定期對醫院辦公室檔案管理工作進(jìn)行定點(diǎn)的抽查和監督，從而確保整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量。對于一些醫患糾紛事件，檔案管理部門(mén)要注重此類(lèi)檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)，仔細分析其內部的利弊問(wèn)題和原因問(wèn)題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見(jiàn)。
總而言之，醫院辦公室檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的具有重要作用，醫院檔案管理工作是一項長(cháng)期的、系統的工作，能夠切實(shí)推進(jìn)醫院的發(fā)展，完善醫院內部的建設發(fā)展，因此應該對其進(jìn)行重視，并不斷的在實(shí)際過(guò)程中推動(dòng)醫院檔案管理工作。
參考文獻
[1]舒放.實(shí)施精細化管理，提高醫院辦公室行政效能[J].中國醫藥導報，2013，10（25）：159-161.
辦公室檔案管理范文第4篇
【關(guān)鍵詞】辦公室；
檔案管理；
措施
一、辦公室檔案管理概述
（一）辦公室檔案管理的含義。辦公室檔案管理包含著(zhù)多方面的內容，其中既有檔案的整理和收集，又包含使用現代化的管理技術(shù)使檔案的利用價(jià)值得到發(fā)揮。隨著(zhù)我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，辦公室檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，改變過(guò)去傳統的管理方法，采用先進(jìn)的管理理念，加強與相關(guān)單位之間的交流溝通，并借鑒成功的管理經(jīng)驗。采用上述辦法有利于強化辦公室檔案管理工作，提高其工作效率，與此同時(shí)還能夠節省管理成本，使檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮，最終更好地為社會(huì )服務(wù)。
（二）強化辦公室檔案管理的重要性。第一，滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需要。辦公室檔案管理是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，有利于人們更便捷地查詢(xún)資料，尤其是信息社會(huì )的發(fā)展，辦公室檔案管理工作顯得更加重要。要想更好地發(fā)揮檔案管理的作用，必須實(shí)現與社會(huì )實(shí)際情況的緊密結合。檔案管理的價(jià)值只有依托社會(huì )實(shí)際才能得到發(fā)揮，否則是沒(méi)有任何價(jià)值的。因此，辦公室檔案管理必須注重并結合社會(huì )的需求，只有這樣才能更好地為社會(huì )服務(wù)。第二，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作具有連續性、持續性的特點(diǎn)，因此在工作中要根據檔案管理的工作特點(diǎn)，采取恰當的管理手段。檔案管理是確保檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，因此必須做好檔案管理工作。同時(shí)檔案的形成是一個(gè)連續的過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)一定的時(shí)間，因此為確保檔案的完整性，需要對檔案進(jìn)行歸檔和保存工作，并對其進(jìn)行系統全面的管理。此外，檔案管理工作的有序發(fā)展，離不開(kāi)管理員的參與，因此還需要高素質(zhì)的管理人員。第三，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展和社會(huì )經(jīng)濟的快速發(fā)展。檔案在社會(huì )發(fā)展中起著(zhù)重要的作用，與人們的生產(chǎn)生活密切相關(guān)，并且有利于促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展，所以說(shuō)辦公室發(fā)揮著(zhù)重要的作用。由于檔案記載的是以往的真實(shí)事件，能夠為人們的生產(chǎn)生活提供指導，因此做好檔案管理工作有利于推動(dòng)經(jīng)濟的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì )的可持續發(fā)展。
二、做好辦公室檔案管理工作的措施
（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專(zhuān)門(mén)保存檔案的庫房，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行存放。并且為保證檔案的安全，需要將其放到二樓以上，并將一樓的門(mén)窗進(jìn)行加固處理。對于重要的內部文件，需要將其單獨存放，并及時(shí)跟進(jìn)檔案的保密期限。根據檔案的機密程度和時(shí)間的推移，對檔案進(jìn)行相應的升高密級、降低密級、解密等等的處理。將沒(méi)有保密意義的文件整理出來(lái)，并重新進(jìn)行規整。除此之外，對檔案的管理程序過(guò)程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關(guān)監督，還需要在檔案的存放處安裝監控裝置，更好地保證其安全。
（二）提高賓館工作人員的綜合素質(zhì)?，F階段，我國賓館檔案管理工作人員大多數都是兼職的，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，所以，需要加強其專(zhuān)業(yè)培訓，提高其專(zhuān)業(yè)技能?？梢圆捎貌煌朗褂貌煌姆椒ǘㄆ趯芾砣藛T進(jìn)行技能培訓，提高專(zhuān)業(yè)能力。根據賓館檔案管理工作的特點(diǎn)，需要從以下幾方面入手：第一，對其口語(yǔ)進(jìn)行培訓，提高其技能。第二，提高管理人員的責任心，提高其做好賓館檔案管理工作的自覺(jué)性。第三，做好賓館文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。所以，需要定期對賓館檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的技能培訓，從而不斷提高其檔案管理技能。
（三）提高賓館檔案管理人員的責任意識。賓館檔案保密管理工作的有效開(kāi)展，需要各個(gè)管理人員的共同努力。單位領(lǐng)導要密切關(guān)注檔案的保密管理工作，每個(gè)員工要對自己負責的工作負責，強化其保密意識。為保證賓館檔案保密工作的有效落實(shí)，需要嚴格執行獎懲制度，對于在工作中由于自己的過(guò)失造成影響的人員必須承擔相應的責任，同時(shí)對于有利于賓館保密工作開(kāi)展的員工給予適當的物質(zhì)獎勵。通過(guò)采取有效措施，提高賓館檔案保密人員的工作積極性，從而全身心地投入到工作中去，進(jìn)而有利于促進(jìn)賓館檔案管理工作的有序開(kāi)展。
（四）做好檔案的收集工作。辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節為檔案收集，因此為更好地開(kāi)展檔案管理工作，必須做好檔案的收集工作。第一，實(shí)現檔案范文的規范化，根據不同的類(lèi)別對檔案進(jìn)行編排整理，并且按照不同的門(mén)類(lèi)進(jìn)行保管。第二，規范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號，提取檔案主題詞，做好附件的處理工作，這樣有利于以后方便快捷地查找檔案。第三，對檔案進(jìn)行目錄編號，這樣有利于以后檢索工作的有效進(jìn)行，然后在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現對檔案的網(wǎng)上管理。
三、結語(yǔ)
綜上所述，隨著(zhù)我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，單位內部的運行管理體系不斷發(fā)展，辦公室檔案管理作為內部管理的一項重要環(huán)節，需要采取有效措施保證檔案管理工作的有序開(kāi)展，如建立健全完善的辦公室檔案管理制度、提高管理人員的綜合素質(zhì)、做好檔案的收集工作等等。
辦公室檔案管理范文第5篇
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；
檔案管理；
問(wèn)題；
措施
文書(shū)檔案是社會(huì )發(fā)展歷程的記載，客觀(guān)反映了問(wèn)題的處理過(guò)程、規范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書(shū)檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書(shū)檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術(shù)性與服務(wù)型的工作。近年來(lái)，隨著(zhù)時(shí)代的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案在各個(gè)單位、各個(gè)公司的各項工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書(shū)檔案的完整性與真實(shí)性，不斷提高檔案立卷的質(zhì)量，才能更好的開(kāi)發(fā)與利用檔案信息的資源，從而為社會(huì )提供更好的服務(wù)。
1 文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
1.1 文書(shū)檔案管理的重要性
文書(shū)檔案主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環(huán)節的工作。這些環(huán)節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節中的中心環(huán)節，其它環(huán)節都為利用服務(wù)，為利用打基礎和創(chuàng )造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門(mén)、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書(shū)檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書(shū)檔案有著(zhù)對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實(shí)記錄的作用。文書(shū)檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責任書(shū)等以及上級部門(mén)所下發(fā)的各類(lèi)文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會(huì )計檔案、行政管理以及各類(lèi)載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書(shū)檔案應用于文書(shū)工作，也形成于文書(shū)工作。文書(shū)檔案整理是文書(shū)工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進(jìn)行的，二者相輔相成，文書(shū)檔案主要來(lái)源于文件工作，文書(shū)檔案的質(zhì)量直接影響著(zhù)檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當前文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 文書(shū)檔案管理制度不規范
當前，許多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒(méi)有及時(shí)將分散在其他科室的文書(shū)檔案資料歸檔；
或由于辦公室人員為了方便使用，沒(méi)有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；
或其他科室人員對文書(shū)檔案歸檔沒(méi)有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開(kāi)發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門(mén)相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書(shū)檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書(shū)檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢，文書(shū)檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì )為企事業(yè)創(chuàng )造極大的經(jīng)濟利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規范。
2.2 文書(shū)與檔案工作在銜接上存在著(zhù)問(wèn)題
文書(shū)檔案工作，即文書(shū)和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯(lián)系，既有分工也有統一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現在現實(shí)中文書(shū)工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來(lái)，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書(shū)和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說(shuō)這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現實(shí)工作當中由于文書(shū)人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書(shū)工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒(méi)能夠真正做到和諧的統一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒(méi)有認真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒(méi)有仔細鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒(méi)有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì )導致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應的改進(jìn)措施，加強辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3 辦公室人員做好文書(shū)檔案管理的措施
辦公室文書(shū)檔案管理工作與辦公室各項業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書(shū)管理工作是否到位直接影響著(zhù)一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著(zhù)文書(shū)檔案管理工作的效率。由于辦公室文書(shū)檔案種類(lèi)繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書(shū)檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書(shū)檔案管理水平
文書(shū)檔案管理對一個(gè)單位的管理有著(zhù)重要作用，單位領(lǐng)導要充分重視文書(shū)檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書(shū)檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書(shū)檔案管理規范性和標準性，切實(shí)提高文書(shū)管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書(shū)工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹(shù)立做好文書(shū)檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動(dòng)化”系統，實(shí)現一體化管理
在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現淡化文書(shū)和檔案二者界限的效果。所有的文書(shū)將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書(shū)的儲存、分類(lèi)、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動(dòng)化系統的設計時(shí)，需要考慮的是前期的文書(shū)處理以及后期的歸檔管理工作。將文書(shū)和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過(guò)計算機對其進(jìn)行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實(shí)現文書(shū)、檔案工作合二為一的實(shí)現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來(lái)，從根本上實(shí)現文書(shū)處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習外，還可參加相應的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書(shū)檔案的整理、分類(lèi)、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應及時(shí)向各部門(mén)反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導，以確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)也要爭取本單位本公司領(lǐng)導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開(kāi)展。
4 結束語(yǔ)
文書(shū)檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標準，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著(zhù)檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對文書(shū)檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書(shū)檔案工作的應有地位，搞好文書(shū)工作與檔案工作的規范銜接，加強部門(mén)間協(xié)作，做好文書(shū)檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書(shū)檔案管理工作，樹(shù)立文書(shū)檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書(shū)檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。
參考文獻
