摘 要: 隨著(zhù)高等院校內部管理體制改革的不斷深化,系部辦公室的樞紐作用日益顯現。如何更好地發(fā)揮系辦公室的綜合協(xié)調作用,更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作,服務(wù)于高校的發(fā)展事業(yè),是高校管理工作者必須探討和解決的問(wèn)題。要進(jìn)一步做好系辦公室工作,必須有創(chuàng )新意識,圍繞系部辦公室的特點(diǎn),形成一個(gè)創(chuàng )新發(fā)展的思路。
關(guān)鍵詞: 高等院校系部辦公室工作 新特點(diǎn) 工作創(chuàng )新發(fā)展思路
隨著(zhù)高等教育的快速發(fā)展,高校的教學(xué)、科研和日常行政管理工作面臨著(zhù)很多新的問(wèn)題,承上啟下、上傳下達、綜合協(xié)調的系部辦公室也發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。同時(shí)高等院校作為一個(gè)特殊的社會(huì )組織,在推進(jìn)內部管理體制改革過(guò)程中,為充分發(fā)揮和調動(dòng)各基層組織的積極性,逐步形成了具有高校特色的院、系兩級管理的運行機制,系部辦公室也有著(zhù)自身的特點(diǎn)。
一、高等院校系部辦公室工作的新特點(diǎn)
目前,我國高等教育及高校的改革和發(fā)展正呈現出前所未有的蓬勃局面,高等教育信息量大面廣,發(fā)展變化日新月異。在這種新形勢下,系部辦公室也呈現出以下幾個(gè)方面的新特點(diǎn)。
1.面臨更多的挑戰。
隨著(zhù)社會(huì )發(fā)展的步伐加快,不斷更新的信息要求系部辦公室轉變成為一個(gè)能夠快速反應的信息系統,保證高校各類(lèi)信息上傳下達,并且要及時(shí)、準確、全面,充分發(fā)揮信息的宣傳、參謀、服務(wù)、引導等功能,為廣大師生員工和社會(huì )大眾提供便利、快捷的服務(wù),這是新時(shí)期高校辦公室工作管理的必然要求和主要任務(wù)。隨著(zhù)管理體制改革的日益深化,高校面向社會(huì )參與競爭謀求生存與發(fā)展的風(fēng)險和機遇越來(lái)越多,高校和學(xué)校領(lǐng)導對信息的需求也必然更加迫切,必然要求加強系部辦公室的反應能力。這也是系部辦公室面臨的新的挑戰。
2.工作范圍逐步擴大。
在高校不斷深化改革與事業(yè)不斷發(fā)展的形勢下,系部逐步成為相對獨立的教學(xué)和科研單位,類(lèi)似于二級學(xué)院,一般由系領(lǐng)導、教研室、學(xué)生管理科、系辦公室等組織構成。系部辦公室工作已由過(guò)去涉及面相對簡(jiǎn)單,逐步拓展到學(xué)校各個(gè)領(lǐng)域。從與院部機關(guān)聯(lián)系的角度看,系辦公室工作幾乎涉及學(xué)校黨委、后勤、人事等各個(gè)行政部門(mén)。隨著(zhù)近年來(lái)高校評估工作的展開(kāi),系部辦公室還負責本專(zhuān)業(yè)評估工作的總體協(xié)調、資料收集工作,負責評估網(wǎng)站的維護與更新。另外,近年來(lái)教育部注重實(shí)踐教學(xué),高校的專(zhuān)業(yè)實(shí)驗室的建設步伐加快,相當多的工作也安排由系部辦公室處理。
3.工作內容不斷增加。
系辦公室已由傳統的負責教務(wù)、考務(wù)、學(xué)生學(xué)籍成績(jì)管理工作,逐步拓展到教學(xué)、科研、專(zhuān)業(yè)圖書(shū)資料、師生管理和后勤服務(wù)等諸方面的組織、協(xié)調、服務(wù)、管理工作。同時(shí),有很多檔案文件管理需要系統化、規范化和信息化,如師資檔案、固定資產(chǎn)統計、教學(xué)檔案、各種院發(fā)的文件等,需要建立電子檔案,實(shí)現無(wú)紙化辦公。另外,系部辦公室還負責對外聯(lián)絡(luò )、實(shí)踐基地的建設等具體工作,工作內容多而雜。
4.工作要求進(jìn)一步提高。
近年來(lái),隨著(zhù)學(xué)生數量的劇增,教師隊伍也不斷壯大,教學(xué)、教務(wù)、科研、行政、后勤管理和服務(wù)的性質(zhì)也發(fā)生了較大變化,辦公室人員承擔的工作任務(wù)成倍增長(cháng)。同時(shí),社會(huì )生活節奏的加快和信息科技的發(fā)展,使得系部辦公室工作節奏越來(lái)越快,工作要求也越來(lái)越高,這也越來(lái)越要求辦公室工作人員應主動(dòng)積極地相互配合。系部日常公務(wù)運轉,包括每天事務(wù)的安排,一些比較重要和重大事情的布置、催辦與落實(shí),各種信息的上傳下達,與外部四面八方的聯(lián)系溝通等,都主要靠辦公室運作這些工作。只有提前準備,相對獨立地開(kāi)展,才能使高校發(fā)揮其橋梁紐帶和參謀助手的作用。
二、系部辦公室工作創(chuàng )新發(fā)展思路
1.樹(shù)立創(chuàng )新觀(guān)念。
創(chuàng )新是一種工作方法,做任何工作都需要強調求實(shí)創(chuàng )新、與時(shí)俱進(jìn)。辦公室的工作地位和性質(zhì)決定了它具有服從性和服務(wù)性等特點(diǎn)。按程序辦事,按領(lǐng)導的意圖辦事,但這并不意味著(zhù)辦公室人員事事都要依賴(lài)領(lǐng)導,處處只能被動(dòng)應付,同樣需要發(fā)揮自己的主觀(guān)能動(dòng)性和創(chuàng )造性。同一件事情,不同的人去辦,效果不同,結果也不盡一樣,這就是主動(dòng)性、創(chuàng )造性在起作用。隨著(zhù)辦公室工作的內涵不斷豐富,外延不斷擴大,不斷涌現的新事物和新問(wèn)題使以往的習慣做法、工作經(jīng)驗和程序規范已經(jīng)不能完全適應形勢發(fā)展的需要。這就要求辦公室人員適應新的形勢,解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng )新,在觀(guān)念、思路上有所更新,在方法、措施上有所創(chuàng )新,不斷探求解決問(wèn)題的新途徑和新方法。只有這樣,才有可能形成新思想、新觀(guān)念和新對策,不斷提高自己的工作質(zhì)量,提升自己的工作能力。
2.強化和調整系部辦公室的工作職能。
在強化職能的同時(shí)努力轉變辦公室的工作職能是高校辦公室面臨的新課題。系部辦公室一般負責日常事務(wù)性工作和重大活動(dòng)的組織安排,主要是進(jìn)一步找準辦公室工作的位置,強化辦公室的基本職能,更好地服務(wù)于系部中心工作。轉變工作職能,就是要把辦公室的職能定位到必須由辦公室承擔的工作職責上來(lái),做到權責分明,要根據工作的需要對一些工作進(jìn)行必要的調整,合理調配辦公室的資源,要根據學(xué)校及系部改革和發(fā)展面臨的新形勢、新任務(wù),進(jìn)一步強化審核把關(guān)、督促檢查、信息調研等方面的工作職能,從實(shí)際出發(fā),準確定位自身的職能,把該管的事管住、管好。
3.加強各種信息的開(kāi)發(fā),要充分利用信息手段搞好系部辦公室的工作。
當今社會(huì )是信息化的社會(huì ),加強各種信息的開(kāi)發(fā),必須實(shí)現信息工作手段的現代化。隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的迅速普及和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的飛速發(fā)展,信息化的社會(huì )要求系部辦公室也要運用信息技術(shù),努力推行電子政務(wù),全面實(shí)現辦公室工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化、電子化、無(wú)紙化。充分利用校園網(wǎng)、教務(wù)系統、后勤管理系統等優(yōu)勢,實(shí)現信息資源共享,預見(jiàn)性地主動(dòng)為領(lǐng)導和各職能部門(mén)進(jìn)行決策提供更便捷的信息咨詢(xún)服務(wù),真正發(fā)揮信息工作的決策效益和經(jīng)濟效益,用信息來(lái)為工作服務(wù),努力滿(mǎn)足不同層次對信息的需求。要善于總結工作中的新思路,形成經(jīng)驗,予以宣揚,對可能出現的新情況、新問(wèn)題,要盡早掌握,及時(shí)匯報,以便妥善解決。
另外,信息工作要做到職責分明,嚴格把關(guān),真材實(shí)據。特別是檔案信息要加強開(kāi)發(fā)制作數據庫,實(shí)現計算機檢索。各類(lèi)信息經(jīng)鑒別、分析、篩選、綜合加工處理后,提煉出對系部決策和指導工作有重大參考價(jià)值的綜合信息,并且重要信息要及時(shí)向上級報送。
4.加強作風(fēng)建設,提高服務(wù)質(zhì)量。
在新的形勢下,更好地發(fā)揮院系辦公室的作用,更好地服務(wù)于教學(xué)、科研,服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展,也是在實(shí)踐中一直努力探索的問(wèn)題。為師生服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)是辦公室的核心工作。因此,辦公室人要切實(shí)堅持和培養雷厲風(fēng)行、求真務(wù)實(shí)的良好作風(fēng),快事快辦,急事急辦,特事特辦。對能辦的事情,要熱心辦、趕快辦、認真辦;對可辦可不辦的事情,也要努力辦;對不能辦理的事情,要做好細致的解釋工作,讓師生諒解,感受到溫暖。在實(shí)際工作中,緊緊圍繞中心工作,積極開(kāi)展調查研究,及時(shí)了解和掌握各方面的情況,體察師生所愿所想、所憂(yōu)所慮,以人為本,以學(xué)生為本,當好領(lǐng)導的參謀和助手,當好廣大師生的貼心人。
5.加強對系部辦公室人員的培訓。
高等院校應定期開(kāi)設業(yè)務(wù)培訓班,提升辦公室人員的能力,并使之制度化和規范化。比如,開(kāi)設系統的實(shí)際操作與應用等,通過(guò)校園局域網(wǎng),接受上級指示,通過(guò)網(wǎng)絡(luò )完成上級布置的工作,嫻熟地利用教務(wù)系統、管理系統、資產(chǎn)管理系統等不斷更新知識。同時(shí),可以加強兄弟院校的交流,學(xué)習借鑒行之有效的辦法和經(jīng)驗,積極運用現代科技手段,特別是互聯(lián)網(wǎng)、辦公管理系統等以提高辦公室的工作質(zhì)量和效率。目前高校在辦公網(wǎng)絡(luò )和校園網(wǎng)的建設方面取得了很大進(jìn)步,如大力推進(jìn)系部辦公室自動(dòng)化建設,提高辦公室工作人員的計算機及其網(wǎng)絡(luò )的應用和辦公自動(dòng)化水平,積極運用現代信息技術(shù)轉變辦公室的工作方式,毫無(wú)疑問(wèn),這些對于提高工作質(zhì)量和效率,加強信息資源的開(kāi)發(fā)利用與共享十分有益。
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