一談行政管理，大家都自然而然就想到是政府管理，這是對行政管理的誤解。行政管理是產(chǎn)生于政府管理，最早也是指政府管理。但是，隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，行政管理學(xué)與企業(yè)管理學(xué)的相互融合，行政管理的概念得到了進(jìn)一步擴展，行政管理的實(shí)踐范圍也更加寬廣。本文主要圍繞企業(yè)行政管理來(lái)展開(kāi)闡述。
一、企業(yè)行政管理概述
1.行政管理概念的理解。行政管理的廣義理解又稱(chēng)為實(shí)用行政，就是國家機關(guān)和非國家機關(guān)（如企事業(yè)單位和社會(huì )團體）的某些管理活動(dòng)（包括領(lǐng)導、決策、辦公室、人事、后勤等工作）。如果指企事業(yè)單位的行政管理，則稱(chēng)之為實(shí)用行政。如果僅指企業(yè)的行政管理，則稱(chēng)之為企業(yè)行政管理或公司行政管理。這也是本文要著(zhù)重介紹的。行政管理的狹義理解又稱(chēng)為公共行政（管理），指政府意志的執行活動(dòng)或政務(wù)的推行活動(dòng)，側重指國家事務(wù)的管理。
2.企業(yè)行政與企業(yè)管理的異同。①英文字母表達不同。在西方收籍中：管理通常用Management表達。行政用Administration來(lái)表達。②企業(yè)層次不同。企業(yè)管理是比較高層次的，是從宏觀(guān)的角度去計劃怎樣帶領(lǐng)企業(yè)走向成功。企業(yè)行政是將管理人員所訂計劃予以執行。沒(méi)有成功的企業(yè)行政實(shí)務(wù)，一切大計都只是空談。③管理重心不同。企業(yè)管理是指企業(yè)事務(wù)的管轄和處理，是對目的和結果而言。企業(yè)行政是指企業(yè)政務(wù)的推行及執行，是就內容和過(guò)程而言的。
3.企業(yè)行政與政府行政的區別。企業(yè)行政管理不是獨立的，隸屬于企業(yè)的整體管理。企業(yè)行政更注重內容和實(shí)質(zhì)。企業(yè)行政更講究實(shí)效。企業(yè)行政具有很強的靈活性。企業(yè)行政為企業(yè)一線(xiàn)服務(wù)的色彩明顯。企業(yè)行政必須時(shí)刻著(zhù)眼于為企業(yè)的經(jīng)濟效益服務(wù)，反對“為管理而管理”；必須堅決擯棄形式主義，切實(shí)講究實(shí)效；必須大力講究勤儉節約，反對大手大腳的浪費；必須根據企業(yè)實(shí)際采取靈活變通的方式方法，一切以企業(yè)利益為最高原則，反對因循守舊。
二、企業(yè)行政管理的特點(diǎn)分析
1.綜合性強。①行政工作的內容多、業(yè)務(wù)廣。企業(yè)行政工作聯(lián)系的不僅是內部上下級間，還有外部各種千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，因此不同性質(zhì)、內容的工作非常多。②人員結構上的多樣化。由于行政組織中管理工作的多向性、多功能的特點(diǎn)，決定了該行政管理部門(mén)的人員知識與技能也應多樣化。③信息的多元化。信息不僅來(lái)源于內部的上下級之間，各部門(mén)之間，還有及時(shí)收集外部有關(guān)國家、地區的政策及法規。例如：就簡(jiǎn)單的企業(yè)宣傳品的制作而言，行政部不僅要促使企業(yè)決策層的批準，還要征求使用部門(mén)的意見(jiàn)，而且要負責文字內容的起草、聯(lián)系設計及制作，最后還要負責宣傳品的運輸、管理和發(fā)放等等。
2.政策性強。①行政部門(mén)要負責企業(yè)的公文處理、客人接待、企業(yè)對外的形象宣傳等。這些工作要求行政文員能夠嚴格按照企業(yè)的制度和統一要求處理事情。例如：檔案管理和合同管理，一旦出現文件丟失和泄密等情況，就會(huì )給企業(yè)造成不可估量的損失。②行政工作的政策性強還體現在行政文員的語(yǔ)言及工作習慣上。例如：行政部門(mén)是企業(yè)管理制度的監督、落實(shí)部門(mén)，如果行政文員在管理中處理不當、語(yǔ)言有所失誤或者行政文員沒(méi)有良好的工作習慣，工作馬虎，就可能激化企業(yè)的矛盾或造成工作失誤，給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。
3.時(shí)間性強。①從某種意義上講，行政部門(mén)是一個(gè)應急部門(mén)，因此行政文員很難能夠按部就班地計劃一周內的工作，大多數時(shí)間要應付突如其來(lái)的事件，而這些事件往往有很高的時(shí)間性要求。例如：在辦公設備管理部分，如果辦公設備（如打印機、計算機等）出現問(wèn)題，行政部門(mén)就要立即聯(lián)系維修，否則就會(huì )耽誤其他部門(mén)的工作。②行政部門(mén)必須在某些特定時(shí)間去解決特定的事情。例如：考勤、統計、生日慶祝等，如果錯過(guò)了時(shí)間，就會(huì )造成工作失誤。
4.工作內容繁雜。 行政文員每天需要處理的工作非常繁雜，一般的行政文員平均一天要處理10件以上的事情，但這些工作都非?，嵥?，根本無(wú)法去匯報。例如：據統計，一般行政文員平均一周要接87次電話(huà)，復印21次材料，接待8次客人，發(fā)17封信等等。
5.聯(lián)系廣泛。由于業(yè)務(wù)關(guān)系，行政文員需要與各行各業(yè)的人員打交道，這些人包括銷(xiāo)售人員、政府人員、設計人員等等。例如：每天都會(huì )有很多銷(xiāo)售人員找到行政文員推銷(xiāo)其產(chǎn)品，行政文員每天要將很多時(shí)間花費在與銷(xiāo)售人員打交道上，這雖然有助于工作，但如果處理不當，很容易影響工作。
6.被動(dòng)性和突發(fā)性。①行政部門(mén)是管理層的輔助部門(mén)，很多時(shí)候需要按照管理層的指示和意圖辦事，而這些指示和意圖往往又是臨時(shí)性的，所以經(jīng)常給行政部門(mén)的工作造成被動(dòng)的局面。例如：行政部門(mén)根據領(lǐng)導的指示和意圖往來(lái)文件、復印傳真、來(lái)客接待、接聽(tīng)電話(huà)等工作都是無(wú)法預見(jiàn)的，這樣就容易造成被動(dòng)的局面。②行政部門(mén)除了要完成日常性的事務(wù)處理工作，還要應付突發(fā)性的事務(wù)工作，而這些突發(fā)性事件一般都有時(shí)間要求，行政文員往往既要把突發(fā)的工作干好，又不能耽誤（下轉第18頁(yè)）（上接第14頁(yè)）日常工作。例如：來(lái)客的接待陪同、會(huì )議的籌備、參加展示會(huì )、受命進(jìn)行項目申報、調查某個(gè)事件等。
三、企業(yè)行政管理工作分析
1.合理選擇和設計行政組織機構。企業(yè)行政管理是依賴(lài)行政機構和行政渠道進(jìn)行的，所以，選擇和設計符合企業(yè)內外特點(diǎn)的組織機構是保證行政命令、指示等迅速流動(dòng)貫徹的重要前提，是達到行政管理目標的必要條件。行政管理最忌機構龐雜、人浮于事、渠道間溝通不暢、環(huán)節繁多，從而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此，合理設計與選擇行政組織機構與行政管理科學(xué)化密不可分。
2.實(shí)行和完善行政首長(cháng)負責制。實(shí)行行政首長(cháng)（廠(chǎng)長(cháng)或經(jīng)理）負責制，建立以其為首的指揮系統是科學(xué)行政管理的基礎。這就要求：首先必須明確行政首腦的職責和權限，保證其有足夠的行政權力和必要的權威；其次必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實(shí)施渠道；再其次行政首腦必須有一個(gè)高水平的咨詢(xún)機構，保證其管理措施不致因考慮欠周或個(gè)人判斷失誤而產(chǎn)生負面影響。
3.選拔優(yōu)秀的行政管理人才?，F代企業(yè)的行政管理人員要有與時(shí)代相適應的一般素質(zhì)、能力和知識結構。一般素質(zhì)包括：良好的個(gè)性和心理特征、優(yōu)秀的政治素質(zhì)、強烈的創(chuàng )新素質(zhì)和健康的身體素質(zhì)。能力結構包括以信息處理能力、組織咨詢(xún)能力、分析綜合能力、擇優(yōu)決斷能力為內容的決策制定能力和以善于選擇實(shí)施辦法、用人知人善任、協(xié)調統籌全局、應變臨陣不亂為內容的決策實(shí)施能力。知識結構則包括一般知識、管理知識和技術(shù)知識三大方面?？梢哉f(shuō)優(yōu)秀的行政管理人才是現代企業(yè)行政管理致勝的法寶之一。
4.確立正確引導、準確評價(jià)與適當獎勵相結合的激勵機制。企業(yè)行政管理的最佳化實(shí)現在很大程度上取決于被管理者的積極有效地配合和實(shí)施。因此對人的管理是現代企業(yè)行政管理的核心工作，而通過(guò)建立有效的激勵機制是有效實(shí)施對人的管理的重要保障。這就要求：以恰當的目標來(lái)引導正確的反應行為，以準確的績(jì)效評價(jià)作為獎勵的科學(xué)依據，以不同客體的針對性獎勵措施完成激勵機制的良性循環(huán)。只有實(shí)現了引導、評價(jià)、獎勵三者的有效結合，激勵機制才會(huì )在企業(yè)行政管理中圓滿(mǎn)達到預期效果。
5.講究行政管理的藝術(shù)性。行政管理中還有許多藝術(shù)性問(wèn)題，什么時(shí)候下達命令或指標、怎樣下達、辭語(yǔ)如何表達等，都須因人因時(shí)因地而異。這就要求行政領(lǐng)導善于行政管理藝術(shù)，注重管理對象的心理因素、講究說(shuō)話(huà)藝術(shù)、善于把行政命令轉化為企業(yè)員工的自覺(jué)行動(dòng)。
隨著(zhù)社會(huì )分工的越來(lái)越細，企業(yè)的部分的劃分也要求越來(lái)越規范。因此，將企業(yè)人力資源管理事務(wù)與企業(yè)行政管理事務(wù)分開(kāi)，并且劃分為兩個(gè)部分，這是現代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢。希望通過(guò)本文的分析，能夠讓理清企業(yè)人事工作和行政工作的區別，也能加強大家對企業(yè)行政的理解。
（作者單位：廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
