摘 要：在當前我國的社會(huì )發(fā)展中，行政事業(yè)單位起著(zhù)非常重要的作用。一個(gè)行政事業(yè)單位要想高效有序的進(jìn)行各項工作，就必須要加強對于檔案管理工作的重視程度。本文就對當前行政事業(yè)單位檔案管理的現狀進(jìn)行分析，然后結合實(shí)際提出合理的解決措施。
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；管理措施
1 當前行政事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
1.1 沒(méi)有提高對檔案管理的重視
在當前實(shí)際的工作過(guò)程中，雖然很多事業(yè)單位在每年的年度計劃當中都將檔案管理工作加入到計劃當中，但是很多行政單位在實(shí)際的工作過(guò)程當中都沒(méi)有有效的落實(shí)檔案管理工作，并且有關(guān)的管理機制當中也存在著(zhù)很多問(wèn)題。而且對當前行政事業(yè)單位的實(shí)際工作情況進(jìn)行分析可以了解到，事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度相比較其他工作來(lái)說(shuō)還比較低，這也在一定程度上導致有關(guān)的檔案管理人員在工作崗位上沒(méi)有盡職盡責，也沒(méi)有工作積極性。而且事業(yè)單位也沒(méi)有對檔案管理部門(mén)投入較多的人力資源和物力資源，這些都導致當前的檔案管理工作存在較多的問(wèn)題。
1.2 有關(guān)的管理設備沒(méi)有更新
我國很多行政事業(yè)單位中檔案管理的現代化水平比較低，因為有關(guān)領(lǐng)導部門(mén)的不重視，所以很多檔案管理設備都比較落后，檔案管理的基礎也比較差，還有很多檔案管理的環(huán)境也比較差，在工作區域當中也沒(méi)有對一些重要的檔案文件進(jìn)行分類(lèi)[1]。此外，雖然有些行政事業(yè)單位有專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，但是在實(shí)際的使用過(guò)程當中檔案管理室并沒(méi)有發(fā)揮自身真正的價(jià)值，很多都成為了雜物存儲室，而且檔案管理中的管理設備也比較少，一些已經(jīng)存在的管理也設備也已經(jīng)出現了老化的現象。在傳統的檔案管理當中，檔案一般都是記錄在紙上的，而紙質(zhì)的保存有著(zhù)很高的要求，但是很多行政事業(yè)單位并沒(méi)有對檔案管理室的環(huán)境進(jìn)行過(guò)高的要求。對于紙質(zhì)的保存，檔案管理室的溫度和濕度都要處于合適的狀態(tài)，不能過(guò)高也不能過(guò)低，否則就會(huì )對檔案造成一定程度的破壞，也為日后檔案的使用留下了隱患。還有一些事業(yè)單位存在檔案管理室安保措施不到位的現象，檔案管理室本來(lái)應該是一個(gè)保密性極高的場(chǎng)所，但是現如今卻成為了人們可以自由出入的場(chǎng)所。因為管理設備的落后，在對檔案進(jìn)行查找時(shí)也比較麻煩，需要浪費很多不必要的時(shí)間，而且如此一來(lái)也會(huì )大大降低工作效率。
1.3 檔案管理人員職業(yè)素養較低
對檔案管理工作的本質(zhì)進(jìn)行分析，可以發(fā)現檔案管理工作的本質(zhì)就是一項政治性和服務(wù)性比較強的工作，所以有關(guān)的管理工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程當中，不僅要有較高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，還需要具備較高的職業(yè)素養。但是當前我國很多行政事業(yè)單位中的檔案管理人員，很多都是身兼數職，而且管理工作對于他們來(lái)說(shuō)就是一個(gè)兼職，多份工作重任在一定程度上加大了工作人員的工作負擔，導致很多工作人員對于管理工作的積極性不高，有的甚至在工作過(guò)程當中只是走表面形式，而且此種現象也對管理工作的穩定性造成了一定的負面影響。雖然有一些行政單位設置了專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，但是絕大多數檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平以及職業(yè)素質(zhì)都沒(méi)有達到崗位標準，在工作當中也沒(méi)有較高的積極性，不重視對檔案的管理，在工作中將檔案隨意地進(jìn)行堆放，不僅不利于日后資料的查閱，還可能會(huì )對檔案造成破壞。而且由于有關(guān)的領(lǐng)導部門(mén)也沒(méi)有提高對檔案管理工作的重視程度，最后導致很多檔案受到了損壞。
2 提高檔案管理的有效措施
2.1 提高對檔案管理的認識
為了更有效的提高行政事業(yè)檔案管理的水平，有關(guān)的工作人員和領(lǐng)導部門(mén)應該提高對檔案管理的認識和重視程度，如此一來(lái)也能為檔案管理工作的順利進(jìn)行打下堅實(shí)的基礎。首先，有關(guān)的行政事業(yè)單位應該對檔案管理工作的中要想加強宣傳的力度，讓更多的工作人員認識到檔案管理對于行政事業(yè)單位以及國家來(lái)說(shuō)都一筆豐富的寶藏，并提高對自身檔案管理的重視程度，從根本上解決檔案管理工作不受重視的問(wèn)題。此外在進(jìn)行宣傳教育的過(guò)程當中還應該讓管理人員深刻的意識到檔案破壞或丟失給單位以及國家帶來(lái)的嚴重后果，明白檔案管理工作的重要性，并時(shí)刻明確自身管理工作的職責，提高員工的積極性。
2.2 建立健全的管理制度
要想有效的落實(shí)檔案管理工作，提高行政事業(yè)單位檔案管理水平，有關(guān)部門(mén)必須要建立健全的檔案管理制度，每個(gè)部門(mén)在管理的工作過(guò)程當中都要明確自身的責任，有效的落實(shí)各項工作機制[2]。在工作過(guò)程當中，還要對檔案管理負責人加強監督和監管的力度，并對工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行考核和評估，對于表現積極的員工可以進(jìn)行適當的獎勵，而對于表現比較差，沒(méi)有有效落實(shí)工作責任的員工可以進(jìn)行適當的懲罰。此外，不僅要建立健全的管理機制，還要加強不同部門(mén)之間協(xié)調和配合的力度，建立完整的工作體系，明確責任負責人。在對檔案進(jìn)行管理的過(guò)程當中還可以結合單位以及工作人員的實(shí)際情況建立專(zhuān)門(mén)的管理隊伍和管理體系，對檔案管理人員進(jìn)行有效的管理，如此一來(lái)也能有效的提高行政事業(yè)單位檔案管理的水平。
2.3 加強資金的投入
在提高行政事業(yè)單位對于檔案管理重視程度的同時(shí)，有關(guān)部門(mén)也應該加強對于檔案管理設備經(jīng)費的投入力度，并做好經(jīng)費規劃。首先應該在單位的日常規劃當中加入檔案管理基礎設備的更新，然后對檔案管理設備的實(shí)際情況進(jìn)行調查，對于其中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效的分析，并向上級進(jìn)行匯報，請求合理的經(jīng)費開(kāi)支[3]。要想更加有效地完善和更新檔案管理設備，就必須要做好經(jīng)費規劃，然后逐步對檔案管理設備進(jìn)行完善，最終逐漸實(shí)現檔案管理設備的現代化。
2.4 推動(dòng)檔案管理的現代化進(jìn)程
傳統的檔案管理資料一般都是由紙質(zhì)組成的，在查找檔案的過(guò)程當中需要對檔案進(jìn)行反復的翻閱，還有些資料需要外出進(jìn)行復印，如果在翻閱或是復印的過(guò)程當中沒(méi)有對檔案進(jìn)行有效地保護，那么就有可能會(huì )對檔案造成一定的破壞，而且也不利用檔案的保存。但是在當前大數據時(shí)代背景當中，有關(guān)管理部門(mén)和單位可以使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)或是其他一些設備將紙質(zhì)檔案電子化，并存儲到固定的信息平臺當中[4]。如此一來(lái)，不僅能夠有效的減少查閱檔案花費的時(shí)間，還能提高使用效率，也在一定程度上減少了檔案存儲過(guò)程中人力資源和物力資源的開(kāi)支，最大限度的節省了資源。將檔案資料進(jìn)行統一的電子化，然后在進(jìn)行分類(lèi)和整理，還能實(shí)現遠程查閱功能。有關(guān)人員可以隨時(shí)隨地對檔案進(jìn)行查閱和參考。座椅應該有效的退訂檔案管理的現代化進(jìn)程，使用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強對于設備方面的投入力度，使用先進(jìn)的管理設備，更好的實(shí)現檔案管理的規范化。
3 總結
在我國社會(huì )的發(fā)展當中，行政事業(yè)單位中的檔案管理有著(zhù)非常重要的作用。但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程當中還存在很多問(wèn)題，檔案管理設備落后，管理人員職業(yè)素養比較低等都會(huì )導致很多檔案不能發(fā)揮自身應有的價(jià)值，但是只要有關(guān)單位能夠有效的加強經(jīng)費的投入力度，推動(dòng)檔案管理的現代化進(jìn)程，并建立健全的管理制度，就能有效的解決其中存在的問(wèn)題，并提高我國檔案管理的水平，推動(dòng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
參考文獻
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