高校檔案管理模式變革研究
摘要：大數據技術(shù)的發(fā)展，對于我國各個(gè)領(lǐng)域來(lái)說(shuō)都是有利趨勢。在信息化的時(shí)代，大數據技術(shù)的普及是大勢所趨，高校檔案管理工作也要隨時(shí)代趨勢而轉變管理思想與方式，這樣才能夠滿(mǎn)足實(shí)際管理需求。為此以下將基于大數據背景針對檔案管理模式的變革展開(kāi)分析，望供相關(guān)人員借鑒。
關(guān)鍵詞：大數據背景；高校檔案管理；模式變革
在信息時(shí)代下，大數據技術(shù)的發(fā)展意味著(zhù)我國各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展速度都已經(jīng)開(kāi)始迅速加快，因為大數據技術(shù)的應用，能夠實(shí)現對大量信息的整合，同時(shí)能夠實(shí)現對于信息的批量處理，包括刪除與傳輸等等，所以各個(gè)領(lǐng)域的工作效率都在提升，工作要求也與以往不同。高校檔案管理工作亦是如此，在當前的時(shí)代背景下，要追求管理模式的變革，以保證管理效率及質(zhì)量得以提升。因此我們將基于大數據背景展開(kāi)討論，分析檔案管理模式的變革，望參考。
一、大數據技術(shù)能夠讓高校檔案管理產(chǎn)生質(zhì)變
在信息時(shí)代，在大數據技術(shù)的支持下，數據的收集、整合、處理與存儲、使用等工作，不僅效率更高，而且精準度也更高，這充分說(shuō)明大數據技術(shù)的先進(jìn)性以及實(shí)用性。大數據技術(shù)的核心理念是整合并處理海量數據，讓數據從結構化向非結構化的形式轉變，非結構化數據包含了所有格式的文本、辦公文檔、視頻、圖片及各類(lèi)報表等等。檔案系統下存儲的也多是非結構型數據，通過(guò)大數據技術(shù)的應用，能夠保證數據能夠轉換為適用于當前系統的形式。在過(guò)去的高校檔案管
理過(guò)程中，決策主要依靠管理者個(gè)人的經(jīng)驗，但是個(gè)人的經(jīng)驗往往缺乏客觀(guān)性，所以也很難得到認可，如果要保證決策的認可度，就必須要用數據說(shuō)話(huà)。在未來(lái)的發(fā)展趨勢下，大數據技術(shù)的地位依然會(huì )逐步提升，受到更加廣泛的認可，進(jìn)而直接成為決策基礎。檔案是重要的原始記錄，而檔案信息的真實(shí)性、全面性等優(yōu)勢，能夠使其體現出更高的參考價(jià)值。通過(guò)對大量的檔案數據進(jìn)行整合與分析，最終所得出的決策會(huì )更加客觀(guān)合理，反映出真實(shí)的管理需求。一言蔽之，在大數據理念主導的時(shí)代，為了做好檔案管理工作，我們應當以數據為依據，提升檔案管理的質(zhì)量，保證檔案管理的可信度。檔案數據的形式產(chǎn)生變化，管理方式也將因此產(chǎn)生變革。為了體現檔案管理的權威性，未來(lái)大數據技術(shù)的應用必然會(huì )更加廣泛，管理者可以用數據說(shuō)話(huà)，用數據落實(shí)管理，進(jìn)而保證檔案管理的實(shí)效性。高校的檔案管理部門(mén)作為學(xué)校重要的檔案數據存儲部門(mén)，當前的管理職能已經(jīng)不僅僅在于數據的存儲，同時(shí)也包括對于數據的收集、分析與處理，在對數據進(jìn)行分析后，可以將分析的結果進(jìn)行匯編，最終形成各種不同的專(zhuān)題，形成更完整的數據庫，為學(xué)校領(lǐng)導提供更多開(kāi)展決策的依據[1]。
二、大數據技術(shù)能夠推動(dòng)高校檔案管理技術(shù)革新
檔案管理技術(shù)決定著(zhù)檔案管理的最終成果，在新的時(shí)代發(fā)展趨勢喜愛(ài)，為了利用大數據技術(shù)做好檔案管理工作，必須要革新管理技術(shù)，以保證滿(mǎn)足不同當前時(shí)代的管理需求。在數字化的發(fā)展環(huán)境下，數字傳播方式以及電子載體正在愈發(fā)廣泛的普及，信息處理方式的革新、信息平臺當中數據呈現爆炸式增長(cháng)，使得數字檔案的傳統載體形態(tài)開(kāi)
始逐漸完成向數字形態(tài)的轉變。在未來(lái)的發(fā)展趨勢下，為了做好檔案管理工作，首先要建立數字檔案室或是檔案館，這是至關(guān)重要的一步，也是檔案技術(shù)革新的必要基礎。只有在專(zhuān)業(yè)化的設備與強大數據庫的支持之下，高校的檔案管理工作才能夠順利開(kāi)展。其次是必須要依照當前階段檔案管理的實(shí)際要求對館藏信息的形式進(jìn)行轉化，對于傳統的紙質(zhì)檔案，應當向著(zhù)無(wú)紙化的形式轉換，為了提升檔案錄入的效率，應當借助掃描的方式將紙質(zhì)檔案信息導入計算機系統當中，同時(shí)應當依照檔案電子化的實(shí)際要求去將外部存儲工具（移動(dòng)硬盤(pán)等）的零散檔案信息存入計算機當中，隨著(zhù)數據庫的不斷完善，實(shí)際需要使用檔案時(shí)，才能避免因檔案信息不足、查找困難而導致無(wú)法正常使用。建立更加健全的檢索渠道，能夠保證對檔案信息的檢索快捷。其三是必須要做好信息備份、將數據庫已有的信息存儲至云空間，避免硬盤(pán)存儲空間不足而導致后續信息無(wú)法儲存。簡(jiǎn)而言之，隨著(zhù)數字檔案館功能的不斷完善，未來(lái)的檔案管理工作過(guò)承重，所牽涉的檔案信息量會(huì )越來(lái)越大，所以為了做好管理工作，必須要推進(jìn)云備份技術(shù)的普及，要將硬盤(pán)備份的方式轉變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò )云空間備份的方式。在這樣的前提下，檔案管理才能夠擺脫局限[2]。
三、大數據時(shí)代下高校檔案管理模式的變革趨勢
?。ㄒ唬└咝w檔范圍與保管期限的變革
在信息化的社會(huì )發(fā)展趨勢下，大數據時(shí)代背景下，信息的傳播與存儲，都更加自由，因網(wǎng)絡(luò )信息的價(jià)值越來(lái)越高，所以為方便數據管理，必須要降低數據存儲與管理的成本，這樣才能夠確保信息化的數
據存儲平臺能夠得到廣泛普及及認可。在當前的檔案管理創(chuàng )新理念之下，我們都已經(jīng)意識到傳統的檔案管理體系已經(jīng)不適用當前的檔案管理工作，無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際管理需要，包括檔案信息的歸檔范圍要求也與以往不同。當前的檔案信息歸檔，必須要有更大的空間，更加安全可靠的平臺，避免檔案信息因存儲空間不足而產(chǎn)生丟失等問(wèn)題，或是因安全隱患而出現被竊取、篡改等情況。大數據技術(shù)能夠為我們的檔案管理工作提供更好的環(huán)境，首先能夠擴大存儲的空間，其次能夠保證復雜的數據得到精準區分。為了滿(mǎn)足未來(lái)的檔案管理需求，數據歸檔的范圍會(huì )不斷拓寬，例如在學(xué)生檔案當中，學(xué)生信息的分支可以逐漸拓展，從最基本的個(gè)人信息、學(xué)籍信息、家庭情況等等，到學(xué)生個(gè)人的信用信息、貸款信息等等，可以用于開(kāi)展校內各項事務(wù)的信息，都應當包含在檔案歸檔范圍內。學(xué)生在校期間的各方面信息，教職員工的各方面信息，以及校內各項活動(dòng)的信息。都應當收錄進(jìn)系統當中，甚至包括學(xué)生在階段性考試時(shí)的試卷內容、假條等等，都應當有存檔，以保證管理有依據。此外應當適當延長(cháng)檔案的保管期限，對于部分至關(guān)重要的機密檔案，甚至要將有效期延長(cháng)為永久。檔案管理者應當更加合理、明確地區分材料價(jià)值，但是整體來(lái)說(shuō)，檔案的保存期限是能夠得到大幅度延長(cháng)的，除部分已經(jīng)產(chǎn)生變動(dòng)的信息需要刪除，只要能夠長(cháng)期儲存的信息，都可以長(cháng)久儲存。
?。ǘ└咝n案實(shí)體分類(lèi)的變革
實(shí)體檔案的分類(lèi)是檔案從實(shí)體轉變?yōu)樾畔n案的必要途徑。大數據時(shí)代背景下，隨著(zhù)數據處理的效率提升，存儲的效率更高，在將實(shí)
體檔案錄入信息系統時(shí)，也要做好實(shí)體檔案的分類(lèi)，這樣才能夠保證管理的針對性更強，這也是信息化改革的必然需求。我們知道傳統檔案在檔案庫當中往往已經(jīng)依照其實(shí)際的分類(lèi)做好的儲存分區，但是為了將檔案信息更快錄入信息系統當中，首先必須要進(jìn)一步細化對于傳統檔案的分類(lèi)，要進(jìn)一步明確檔案的編目等等。但是傳統紙質(zhì)檔案的分類(lèi)往往更加籠統，許多在信息系統當中應有的項目分類(lèi)，都并不包含在紙質(zhì)檔案當前的分類(lèi)范疇內，所以在將紙質(zhì)檔案錄入系統的過(guò)程中，管理人員應當進(jìn)一步明確分類(lèi)，即是說(shuō)如果原本的材料僅僅依照部門(mén)去分類(lèi)，那么在實(shí)際錄入系統時(shí)，便要進(jìn)行進(jìn)一步細分，包括各個(gè)時(shí)期、各個(gè)加密級別等等。即是說(shuō)在當前的大數據時(shí)代背景下，原有的校內檔案實(shí)體分類(lèi)體系即將被打散重組，進(jìn)一步得到細化，隨著(zhù)檔案系統的不斷完善，檔案管理系統的分支也要不斷完善，要建立起更加完善的索引，以便更加快捷的鎖定檔案信息，找到所需要的檔案，這樣才能保證檔案的應用更具針對性。這對于高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是好的發(fā)展趨勢，同時(shí)也是挑戰，因為在錄入實(shí)體紙質(zhì)檔案時(shí)，對于信息的分類(lèi)需要管理人員進(jìn)行更加深入的思考，同時(shí)進(jìn)行更加細致的區分，這樣才能保證后續的檔案管理更具針對性，得到更理想的管理成果[3]。
四、結語(yǔ)
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展背景下，高校檔案管理工作面臨著(zhù)新的發(fā)展契機，同時(shí)也面對著(zhù)新的挑戰。在信息技術(shù)迅速普及的趨勢下，我們必須要重新思考高校檔案管理的對策，望相關(guān)人員能夠以此為借鑒，
保證管理工作能夠達成更理想的成果，提升管理的效率與質(zhì)量。
參考文獻：
[1]王福辰.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理現狀及對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(18).
[2]王瑞利.試論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(14).
[3]蘇友華.面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案管理工作研究[J].蘭臺內外,2019(19).
作者:鄭立梅 單位:信陽(yáng)師范學(xué)院檔案館
