項目檔案資料管理規程 第一節 通則 1 總則 1、為規范高速工程建設項目工程檔案、行政檔案管理以及項目竣工文件材料立卷歸檔工作，保證建設項目檔案質(zhì)量，使其能夠完整、準確、安全和有效利用，根據中華人民共和國《檔案法》、國家《基本建設項目檔案管理暫行規定》（國檔發(fā)[88]4 號）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89）、《公路工程竣（交）工驗收辦法》（交通部令[2004]第 3 號令）和《關(guān)于貫徹執行公路工程竣交工驗收辦法有工事宜的通知》（交公路發(fā)[2004]446 號）、《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（土建工程）（JTG F80/1-2004）和《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（機電工程）（JTG F80/2-2004）、《國家行政機關(guān)公文處理實(shí)施細則》等有關(guān)規定和要求，結合項目管理實(shí)際情況，特制定本管理規程。
2、工程建設項目檔案是指在新建或改建工程建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、竣工等全過(guò)程中形成的具有保存、查考利用價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、計算、聲像等各種形式和載體的文件材料。
3、工程建設項目檔案是工程建設的原始記錄，是對工程建設整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記載，又是檢驗工程質(zhì)量、結算工程建設投資、交付使用、建立固定資產(chǎn)的重要依據，它還是新建工程投入運營(yíng)、使用、管理、維修、養護、確保生產(chǎn)能力的參考依據。在工程改建、擴建時(shí)，也將是不可缺少的重要基礎及依據性資料。
4、本管理規程適用于公司范圍內在建工程建設項目的檔案資料管理及竣工文件檔案的編制，其他擴建或改建工程項目可參照執行。
2 工程檔案管理的職責劃分 1、管理處（組）負責統一管理項目檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受省交通廳及省檔案主管部門(mén)的指導與監督。
2、建設項目檔案工作是高速公路建設的重要組成部分，應將其納入到公路建設工作的全過(guò)程，管理處應明確檔案工作分管領(lǐng)導，建立與工程檔案工作相適應的管理機構，配備檔案管理專(zhuān)職人員，不斷熟悉上級部門(mén)檔案管理有關(guān)法律、法規，不斷完善檔案管理制度，并負責組織、協(xié)調和指導參與項目建設的設計、
施工、監理等單位檔案管理和竣工文件的編制工作。
3、項目建設過(guò)程中，管理處（組）要建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò )，層層建立檔案管理崗位責任制。在項目建設的各個(gè)階段，各設計、施工、監理及科研單位均應明確專(zhuān)人負責檔案工作，根據管理處（組）的要求，在各自職責范圍內做好與建設項目有關(guān)的文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。
4、各監理單位應將竣工文件的編制和檔案整理工作作為工程質(zhì)量監理工作的內容之一，對承包人進(jìn)行監督管理。
3 工程檔案管理控制措施 1、工程檔案管理工作應與高速公路建設同步進(jìn)行，即從項目立項開(kāi)始就著(zhù)手進(jìn)行文件材料的收集、積累和整理工作。在簽訂勘測、設計、施工、監理等協(xié)議（合同）時(shí)，要對工程檔案的質(zhì)量、份數和移交工作提出明確要求。在工程實(shí)施階段，檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的收集、整理情況。進(jìn)行單位、分部、分項工程質(zhì)量等級評定和單項工程驗收時(shí)，要同時(shí)驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時(shí)整理歸檔，基本做到工程完工，資料整理基本完成。
2、各工程參建單位應建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度。“四納入”即將建設工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導和工程技術(shù)人員的崗位職責中；納入經(jīng)濟責任制。“三參加”即建設項目專(zhuān)職檔案或兼職檔案員要參加工作例會(huì )和工程質(zhì)量評定會(huì )；參加設備開(kāi)箱驗收；參加工程合同段驗收和項目交工和竣工驗收。
3、項目檔案管理工作質(zhì)量的高低是衡量高速公路建設質(zhì)量的一個(gè)重要方面。對于未能按要求完成竣工文件編制和檔案整理工作的，管理處（組）應通過(guò)扣發(fā)工程質(zhì)量保證金等措施督促相關(guān)單位搞好檔案管理工作。
4、管理處應根據工程進(jìn)度填寫(xiě)《國家、省重點(diǎn)項目檔案管理登記表》并報送省檔案局、省交通廳等行業(yè)管理和上級部門(mén)。
4 工程檔案的整理、匯總和移交 1、管理處（組）負責組織項目全部歸檔文件的匯總整理，并根據項目檔案分類(lèi)編號有關(guān)規定，完成案卷總目錄的編制工作。
2、項目檔案資料由管理處（組）匯總后，按規定流向統一向有關(guān)單位辦理移交，移交工作應在工程竣工驗收后三個(gè)月內完成。
3、管理處（組）向有關(guān)單位移交檔案時(shí)應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙份數等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續。
5 工程交（竣 ）工檔案專(zhuān)項驗收 1、工程項目在交（竣）工驗收前，必須進(jìn)行檔案專(zhuān)項驗收。一般情況下，工程檔案專(zhuān)項驗收由省檔案主管部門(mén)會(huì )同省交通行業(yè)主管部門(mén)組織進(jìn)行。
2、在組織高速公路建設項目交（竣）工驗收時(shí)，驗收委員會(huì )應有省檔案管理部門(mén)派員參加。在項目交（竣）工驗收報告中，應有項目檔案工作總結的章節，在竣工驗收鑒定書(shū)中要對檔案管理工作及結果進(jìn)行評價(jià)。
3、工程檔案專(zhuān)項驗收前，管理處（組）應組織施工、監理、設計及使用等有關(guān)單位的項目負責人，工程管理、工程技術(shù)負責人，對項目檔案進(jìn)行自檢，并做出檔案自檢報告。
4、工程檔案專(zhuān)項驗收時(shí)，驗收組一般按以下抽查頻率抽查項目檔案的歸檔情況：竣工檔案案卷數量超過(guò) 1000 卷的，抽查 15%的項目檔案；檔案案卷數量在 1000 卷以下的，抽查 30%的項目檔案。對工程檔案完整、準確、系統性的專(zhuān)項驗收評價(jià)意見(jiàn)，建設、設計、施工、監理單位應在正式交（竣）工驗收前限期整改完成。
6 項目檔案分類(lèi)編號規則 1、本規則規定了高速公路工程建設項目檔案的分類(lèi)原則、分類(lèi)方法和類(lèi)目設置范圍。本規則適用于除高速公路以外的其他一級公路、普通公路建設項目檔案的分類(lèi)整理、組卷和排架管理。
2、工程檔案分類(lèi)原則是以高速公路建設全部檔案為對象，結合建設項目的內容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于現代化管理與開(kāi)發(fā)利用。工程項目檔案分類(lèi)設置如下：
(1) 一、二、三級類(lèi)目，由當地檔案管理部門(mén)或檔案接管單位自行制定，以最新規定為準。
(2) 四級類(lèi)目：即公司在建各項目。
(3) 五級類(lèi)目：即項目檔案六大類(lèi)型（詳見(jiàn)附錄 A），包括：項目綜合類(lèi)（即甲方綜合文件材料）、工程造價(jià)管理類(lèi)、工程竣工圖表類(lèi)、工程施工類(lèi)、工程監理類(lèi)、工程科研類(lèi)。
(4) 六級及以下類(lèi)目設置：參照“附錄 A”中檔案的類(lèi)目劃分及項目特點(diǎn)確定。
3、工程施工類(lèi)除施工綜合文件及合同段標準試驗、原材料出廠(chǎng)三證、質(zhì)量檢驗報告以時(shí)間順序分類(lèi)組通用卷外，其余技術(shù)資料基本遵循單位、分部、分項工程的劃分原則進(jìn)行分類(lèi)，以分項工程為單元依次進(jìn)行組卷。
4、工程檔案分類(lèi)中的類(lèi)目標識，統一采用阿拉伯數字編號標識，分類(lèi)號中每一級位類(lèi)目之間，用“-”號或間隔號“.”隔離開(kāi)。
5、聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著(zhù)不可分割的聯(lián)系，一般不單獨設置類(lèi)目，可視其內容特征同紙質(zhì)檔案對應分類(lèi)編號。因其載體形式和保管要求不同，應分庫保管。
6、本管理規程將隨著(zhù)交通及檔案主管部門(mén)有關(guān)規定和國家公路建設施工規范的變化而作適當修訂。
關(guān)于檔案的檔號編寫(xiě)方法，以各項目為例示意如下 GL5.1.YB-4.3.1.1.1-001案卷號或流水號分項工程（土方路基）分部工程（路基土石方工程）單位工程（路基工程）合同段號工程施工類(lèi)鹽壩高速公路項目三級類(lèi)目（道路）二級類(lèi)目（公路工程）一級類(lèi)目（公路）
第二節 項目檔案資料的構成與整理 項目建設過(guò)程中，凡是反映與建設項目有關(guān)的重要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件材料，都應歸入項目檔案。工程項目各參建單位包括建設、設計、施工、監理、科研等單位均應在各自職責范圍內做好與建設項目有關(guān)的文件材料的收集、整理工作，并將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件材料收集齊全，在歸檔前進(jìn)行系統整理。
為確保完整、準確、系統地把項目整個(gè)過(guò)程中直接形成的文件材料收集起來(lái)，將應當歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄整理好，形成合格的竣工文件，結合各項目管理模式、管理處（組）機構設置及部門(mén)職能
劃分原則，對各項目檔案資料歸檔范圍、主要流向、保管期限及責任編制單位進(jìn)行了劃分，具體說(shuō)明如下：
1 甲方文件：
由管理處（組）負責主理完成。其中，項目前期、交（竣）工驗收階段所形成的文件材料以及項目建設過(guò)程管理文件材料，由管理處（組）會(huì )同相關(guān)主管部門(mén)負責整理立卷。
項目征地拆遷文件、招投標及合同文件、工程造價(jià)文件、工程決算及審計報告等有關(guān)文件材料應分別由管理處（組）相關(guān)部門(mén)根據文件材料形成的階段、性質(zhì)、內容分類(lèi)整理組卷。
2 設計文件：
由管理處（組）會(huì )同設計單位主理完成。
工程項目設計文件材料包括地質(zhì)勘察資料、初步設計、方案設計、技術(shù)設計、總體規劃設計、工程概預算、施工圖設計、專(zhuān)項工程勘察設計文件、設計計算書(shū)等，由管理處（組）會(huì )同設計單位按項目、分不同階段及專(zhuān)業(yè)分別整理組卷。
1 施工文件：
由工程施工單位負責主理完成。
1、工程項目施工階段形成的文件材料，包括施工過(guò)程中產(chǎn)生的一切施工技術(shù)資料及原始記錄、統計資料、竣工圖表等，原則上一律以合同段為單位分別編制，各合同段的起終點(diǎn)樁號以施工圖設計為準。
2、當一個(gè)承包人同期承建同一項目的若干單位工程時(shí)，工程施工綜合文件可以合并組織，工程施工技術(shù)文件則應按單位工程組織。當一個(gè)單位工程由若干承包人承建，各承包人應各自組織整理所承建工程的工程施工文件材料，然后由管理處（組）或指定的承包人進(jìn)行匯總。
4 監理文件：
由監理單位負責主理完成。
工程項目監理文件材料，包括監理綜合文件材料、監理指令、停（復）工令、備忘錄、有關(guān)會(huì )議紀要、施工質(zhì)量及進(jìn)度、合同等的管理文件，工程計量與支付、與合同各方的往來(lái)文件等均由監理單位按合同段、階段、問(wèn)題分類(lèi)等進(jìn)行整理組卷。
5 工程科研文件：
由科研單位負責主理完成。
管理處（組）負責組織協(xié)調項目整個(gè)竣工文件的編制工作。施工、設計、監理單位在完成各自竣工資料的編制工作后，應分別向管理處（組）及有關(guān)檔案管理部門(mén)移交。
遵照以上分類(lèi)，從橫向劃分，可以將項目檔案劃分為項目行政檔案和項目工程檔案兩大部分。以下章節，將就項目行政檔案資料管理規程和項目工程檔案資料管理規程做詳細闡述。
第三節 項目行政檔案資料管理規程 1 行政公文格式 項目行政公文（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公文”，亦即紅頭文件），是指項目在建設管理過(guò)程中形成的具有法定效力及規范體式的文書(shū)，是項目依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
廣義地講，項目行政公文主要包括項目在日常管理過(guò)程中的收發(fā)文、函、電，內部請示、報告、情況反映以及決策情報等文本文件與電子文件等。
行政公文格式一般包括發(fā)文機關(guān)、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送機關(guān)、印制份數等基本要素。從內容來(lái)分，行政公文的格式由主要結構和附加標記兩部分組成。管理處對外行文應嚴格遵照《國家行政機關(guān)公文格式》（2001 年 1 月 1 日起施行）及集團總部有關(guān)行文規定。具體要求如下：
1.1 主要結構部分 1、標題：應當準確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容并標明公文種類(lèi)，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。
2、主送機關(guān)：指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。普發(fā)公文不寫(xiě)主送機關(guān)；向上級機關(guān)報告和請示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，不能多頭分送，以免責任不明，延誤問(wèn)題的及時(shí)處理。
主送機關(guān)在標題的下面，正文之前，靠左側頂格書(shū)寫(xiě)，最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號。如主送機關(guān)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應將主送機關(guān)
名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
3、正文：是公文的主體，是反映公文內容的重要部分。除綜合性?xún)热莸墓耐?，應一文一事，以便于分送和分理?/p>
4、附注、附件：是公文的附加說(shuō)明，也是公文的重要部分。附注（需要說(shuō)明的其他事項）并不是每份公文都有，若有，應加圓括號標識在成文日期下一行。公文如有附件，在正文下空一行左空 2 字標識“附件”，后標全角冒號和名稱(chēng)，附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。
5、發(fā)文機關(guān)標識：發(fā)文機關(guān)標識應當使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件” 組成；特定機關(guān)可只標識發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。聯(lián)合發(fā)文，主辦機關(guān)排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側，上下距中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
6、成文日期：以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)日期為準。成文日期應采用公元紀年法，要求一律寫(xiě)明年、月、日全稱(chēng)，不能省略。會(huì )議通過(guò)的公文，其通過(guò)日期通常加括號寫(xiě)在標題的下方中央。
7、印章：公文除“會(huì )議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋公章。單一機關(guān)制發(fā)公文，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)，只標識成文日期；聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。印章間互不相交或相切。
聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文機關(guān)的名稱(chēng)通常署在附注或（正文）末尾的下方右側，印章則加蓋文件末尾發(fā)文時(shí)間的上面，用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月。
特殊情況說(shuō)明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
8、抄報、抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其它機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。對上級機關(guān)用“抄報”，對同級、下級和不相隸屬的機關(guān)單位均用“抄送”。
9、簽發(fā)人：通常在上報的請示、報告等公文和告啟類(lèi)公文中使用。在上行文中，由簽發(fā)人在姓名后加“簽發(fā)”二字，或在姓名之上加“同意上報”等字，簽發(fā)
位置通常在發(fā)文字號右側。如有多個(gè)簽發(fā)人，發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行，紅色反線(xiàn)下移。
1.2 附加標記部分 1、發(fā)文字號：簡(jiǎn)稱(chēng)“文號”，即公文的編號，包括機關(guān)代號、年份和序號三個(gè)組成部分。其中年號應用六角括號括起，并用公元全稱(chēng)。序號不編虛位（即 1不能編為 001），不加“第”字。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，通常只用主辦機關(guān)的文號。
管理處紅頭文件統一以集團總部的名義下發(fā)，由管理處各主辦部、室擬稿后統一交總部辦公室校印、編號并發(fā)送。
管理處對外一般性業(yè)務(wù)函件，行文采用“XX高速公路養護部”文樣（藍頭文件，格式見(jiàn) SZEW/EM/B-112-1-B0），文號編寫(xiě)為“XX（項目簡(jiǎn)稱(chēng)，如深高鹽壩）路文[××××（年份）]×號（序號）”，由養護部行政事務(wù)部統一進(jìn)行編寫(xiě)。
管理處會(huì )議紀要如部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì )會(huì )議紀要、工作會(huì )議紀要、專(zhuān)題會(huì )議等，文件編號應首先分類(lèi)，然后按年度、次序等依次編號。（會(huì )議紀要格式見(jiàn)SZEW/EM/B-112-2-B0，會(huì )議紀要簽發(fā)單格式見(jiàn) SZEW/EM/B-112-3-B0）
2、密級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明印數序號。“密級”和“保密期限” 標志一般頂格標識在版心右上角第一行，之間用“★”隔開(kāi)。
3、緊急程度：是對公文送達和辦理的時(shí)限要求，一般分為“急件”、“特急件”和“限時(shí)送達”等幾種，與“平件”相對。緊急程度的標志一般頂格標識在版心右上角第一行。
4、閱讀范圍：指特定文件的發(fā)送范圍和規定傳達和閱讀的對象。一般在下行文中才能使用，其位置放在發(fā)文日期之下，抄送單位上面，并加括號，有時(shí)也在正文末尾加以注明。
5、主題詞：即是用規范化動(dòng)名詞或詞組簡(jiǎn)明扼要反映公文主題，其位置排在“抄送機關(guān)”之上左側。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。
6、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：位于抄送機關(guān)之下（無(wú)抄送機關(guān)在主題詞之下）。印發(fā)機關(guān)左空 1 字，印發(fā)日期右空 1 字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿
拉伯數碼標識。
7、公文份數序號：是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。
除上述內容和標志外，公文外觀(guān)形式均要求符合國家規定標準，行文一律用國家規范的文字自左至右橫寫(xiě)橫排，書(shū)寫(xiě)使用鋼筆或毛筆或打印體，禁止使用圓珠筆、鉛筆，更不能復寫(xiě)。文面的眉邊留空要恰當，公文用紙一般為 A4 型（210mm×297mm），左側裝訂等等。
2 工作便箋格式 項目實(shí)施過(guò)程中，除紅頭文件及一般對外業(yè)務(wù)聯(lián)系的函件（藍頭文件）外，項目合同各方（管理處、監理辦、承包人等）間的日常工作行文大部分采用“工作便箋”形式，具體格式參見(jiàn)“SZEW/EM/B-112-4-B0”，說(shuō)明如下：
1、通用格式首行（XXXXX）代表發(fā)文方名稱(chēng)，應視實(shí)際發(fā)文單位不同而改變，如可為深圳市鹽壩高速公路養護部、第一監理辦、第一合同段等等。
2、文件送發(fā)時(shí)，發(fā)文方應統一編寫(xiě)“發(fā)函編號”、“發(fā)函日期”、“送發(fā)份數”“抄送單位”等函件基本要素。
3、“發(fā)函編號”應體現文件主要流通通道，由發(fā)文方及文件主送單位確定，因此也稱(chēng)發(fā)文路徑。項目實(shí)施階段，發(fā)文路徑由發(fā)文方視文件走向逐步擬定。管理處部門(mén)對監理辦及承包人的發(fā)函編號可參見(jiàn)檔表-12。
?。?）一般情況下，“發(fā)函編號”要求由以下三部分構成，即發(fā)文方簡(jiǎn)稱(chēng)+文件主送方簡(jiǎn)稱(chēng)+流水號；“收函編號”由收文方統一進(jìn)行編號。
如從施工管理部發(fā)文主送第一監理辦，發(fā)函編號可編寫(xiě)為：SG→JL1-xxx，其中，SG 表示施工管理部， JL1 表示第一監理辦，xxx 表示該路徑發(fā)文流水號，從 001 開(kāi)始。相同路徑“發(fā)函編號”不允許重復。
?。?）“發(fā)函日期”及“收函日期”以文件簽發(fā)及實(shí)際收到日期為準。
?。?）“關(guān)于…”是函件題名，為便于函件檢索，要求函件題名必須準確。
?。?）文件“印發(fā)份數”以文件存檔及實(shí)際送達份數確定。
部門(mén)工作便箋發(fā)文編號由養護部部門(mén)自行編寫(xiě)。
3 行政公文辦理程序及其基本要求 公文辦理，指對公文的制作、處理和管理，也指公文從形成、運轉辦理、傳遞、存貯到轉化為檔案或毀滅的完整生命周期中，以特定原則和方法對公文進(jìn)行制作、加工、利用、保管、料理，使其完善并獲得必要功效的行為或過(guò)程。
管理處行政公文處理辦法，必須遵照國發(fā)[2000]23 號《國家行政機關(guān)公文處理辦法》及集團總部行文有關(guān)規定，符合深圳市政府辦公廳公文處理有關(guān)要求。
行政公文辦理基本流程為（其中括號中為以總部名義紅頭文件流程）：
文稿交擬→承辦人擬制→部門(mén)負責人審核→有關(guān)部門(mén)會(huì )簽→行政事務(wù)部核稿→項目領(lǐng)導簽發(fā)（→項目領(lǐng)導審核→工程部復核→公司領(lǐng)導簽發(fā)）→辦公室繕校→用印→封發(fā)→收文→分理→擬辦→批辦→承辦→催辦→辦復→歸檔立卷→銷(xiāo)毀等。
3.1 發(fā)文辦理 管理處對外發(fā)文主要分兩種形式：一是以集團總部名義對外的行政公文（紅頭文件），二是以管理處名義的一般業(yè)務(wù)函件及部門(mén)工作便箋。
發(fā)文辦理是指制發(fā)文件的過(guò)程，包括交擬、擬制、審核、會(huì )簽、簽發(fā)、復核、繕校、用印、登記、分發(fā)等過(guò)程。
1、交擬：指管理處總經(jīng)理將撰寫(xiě)文稿的任務(wù)交給有關(guān)部門(mén)或撰稿人員，這是公文撰制的起點(diǎn)。一般情況下文稿遵照主管（主辦）者草擬原則。
2、擬制：指承辦人根據領(lǐng)導意圖撰寫(xiě)公文的內容。其基本要求是：符合國家方針、政策、法律、法令和有關(guān)規定；符合客觀(guān)實(shí)際；主旨鮮明準確；詞章準確、嚴密、簡(jiǎn)練、生動(dòng)；書(shū)寫(xiě)清楚整潔；講究實(shí)效；符合保密制度要求。
擬制公文，對涉及其他部門(mén)職權范圍內的事項，主辦部門(mén)應當主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?，提出建設性意見(jiàn)，并與有關(guān)部
門(mén)會(huì )簽后報請管理處總經(jīng)理協(xié)調或裁定。
3、審核：指對擬制好的公文稿的審查。以集團總部名義對外的公文，由經(jīng)辦人擬稿后附總部發(fā)文稿紙，在管理處內部審查完畢后交工程部執行公司發(fā)文程序。以管理處名義或部門(mén)名義對外的公文，由經(jīng)辦人擬稿后附管理處“發(fā)文審批表”（ SZEW/EM/B-112-5-B0），送部門(mén)負責人及行政事務(wù)部指定專(zhuān)人審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文；是否符合行文規則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合有關(guān)規定等。
4、簽發(fā)：指集團總部或管理處總經(jīng)理對已審核的文稿進(jìn)行最后審定，使之成為最后定稿或批準印發(fā)的一項決定性工作。一般情況下，公文經(jīng)核稿后由辦公室送經(jīng)有關(guān)分管領(lǐng)導審核、簽認完畢后，由集團總部領(lǐng)導或項目總經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)文件的領(lǐng)導外出期間，可根據授權情況由分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導審批、簽發(fā)有關(guān)文件。
部門(mén)工作便箋一般要求由主管（主辦）人員擬稿，報部門(mén)經(jīng)理審批簽發(fā)（必要時(shí)商相關(guān)部門(mén)會(huì )簽、重要問(wèn)題應報管理處總經(jīng)理審批）后正式成文下發(fā)。
管理處內部常規會(huì )議紀要的簽發(fā)可按“會(huì )議紀要簽發(fā)單”規定格式簽發(fā)。但對于可能涉及合同糾紛的會(huì )議紀要，則必須要求與會(huì )人員在會(huì )議紀要后直接補上手簽名后方可下發(fā)，或在會(huì )后另行簽署相應協(xié)議解決。
5、合簽：指兩個(gè)以上的單位或部門(mén)領(lǐng)導人對文件的聯(lián)合簽發(fā)。一方面，幾個(gè)單位（或部門(mén)）聯(lián)合發(fā)文時(shí)，由擬稿單位（或部門(mén)）領(lǐng)導簽發(fā)后，再送其余單位領(lǐng)導（或部門(mén)）核簽；另一方面，一些政策性或業(yè)務(wù)性很強的文件，由主管單位（或部門(mén)）領(lǐng)導簽發(fā)后，再由其他單位（或部門(mén)）領(lǐng)導核簽。
6、繕校：是對發(fā)文的繕印和校對，是將文稿定稿制成正本的技術(shù)性工作。公文經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后正式印制前，行政事務(wù)部應當進(jìn)行復核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續是否完備，附件是否齊全，最后負責編號并套印相關(guān)格式。經(jīng)復核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應按程序復審。
7、用?。褐冈谛枰糜≌碌墓纳霞由w機關(guān)或機關(guān)負責人的印章。用印時(shí)首先檢查是否確系有效簽發(fā)公文，其次用印端正清楚并壓蓋發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)和時(shí)間。
部門(mén)工作便箋不加蓋管理處公章，以部門(mén)負責人簽字為準。
8、封發(fā)：是文件的封裝和發(fā)送，所有文件按規定份數正式成文后統一交行政事務(wù)部送發(fā)。
文件發(fā)送過(guò)程中，簽收手續如收件人、收件份數、收件日期等必須完善。發(fā)文登記格式可參見(jiàn)檔表-06。
3.2 收文辦理 收文辦理指對收到文件的辦理過(guò)程，包括文件簽收、登記、審核、分理、擬辦、批辦、承辦、催辦、辦復等程序。管理處文件傳遞在遵循集團總部有關(guān)規定的基礎上，具體處理過(guò)程如下：
1、為便于行政檔案管理，在項目實(shí)施階段，規定監理辦及承包人對管理處上報文件基本按一式三份原件進(jìn)行報送。
2、收文：是指收發(fā)人員收入外單位發(fā)來(lái)文件的工作，由行政事務(wù)部完成。其它部門(mén)一般不直接收受、批轉文件。如因特殊情況收受文件后應立即交送行政事務(wù)部，進(jìn)入正常的收辦文程序。收文基本程序是：將來(lái)件逐件清點(diǎn)，核對；對收進(jìn)文件進(jìn)行編號、登記，收文登記包括收文時(shí)間、收文編號、來(lái)文機關(guān)、來(lái)文文號、文件標題或摘要、份數、密級、緊急程度和有無(wú)附件等項目。
收到下屬單位上報的需要辦理的公文，行政事務(wù)部應當進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關(guān)規定；涉及其他部門(mén)或地方職權的事項是否已協(xié)商、會(huì )簽；文種使用、公文格式是否規范。
3、分理：經(jīng)審核，對符合規定的公文，行政事務(wù)部應貼附“文件處理表”（ SZEW/EM/B-112-7-B0）進(jìn)行處理。首先，行政事務(wù)部應對處理文件提出分理意見(jiàn)并于當日分送擬辦部門(mén)，需要兩個(gè)以上部門(mén)處理的文件應當明確主辦部門(mén)。緊急公文，應當明確辦理時(shí)限。對不符合規定的公文，經(jīng)行政事務(wù)部負責人批準后，應退回呈報單位并說(shuō)明理由。
收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由行政事務(wù)部主任批示或呈送項目領(lǐng)導批示后交有關(guān)部門(mén)處理。
4、擬辦：擬辦部門(mén)收到交辦的公文后應當及時(shí)處理，提出擬辦意見(jiàn)，不得
延誤、推諉。具體要求：凡屬本部門(mén)職權范圍內的工作，應直接提出擬辦意見(jiàn)；凡涉及其它部門(mén)業(yè)務(wù)和職能的事項，由主辦部門(mén)主動(dòng)與其他部門(mén)協(xié)商處理；凡須報請管理處總經(jīng)理審批的重要事項，應提出處理意見(jiàn)，報領(lǐng)導批示后再具體辦理。
部門(mén)對文件處理完畢后（需簽署處理結果意見(jiàn)），文件及處理表原件由主辦部門(mén)直接返還行政事務(wù)部，行政事務(wù)部應視文件具體處理情況呈交領(lǐng)導批示或閱示。
緊急公文應當按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應當及時(shí)予以說(shuō)明。對不屬于本部門(mén)職權范圍或者不宜由本部門(mén)辦理的，應當及時(shí)退回行政事務(wù)部并說(shuō)明理由。
5、批辦：項目領(lǐng)導對呈送的公文及公文擬辦意見(jiàn)提出指示性意見(jiàn)。對于有擬辦意見(jiàn)的公文，應批明是否同意或修正、補充的意見(jiàn)。批辦文件時(shí)，先要認真閱讀文件，然后斟酌擬辦意見(jiàn)，迅速批示，完畢由行政事務(wù)部及時(shí)退交擬辦部門(mén)。
6、承辦：指項目有關(guān)部門(mén)根據擬辦和項目領(lǐng)導批辦意見(jiàn)，具體處理公文、執行公文精神的工作。
7、催辦：指對公文承辦的檢查和督促。送領(lǐng)導批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，行政事務(wù)部要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。這一工作是為避免出現公文積壓、辦事拖拉的現象。催辦的方式靈活多樣，可通過(guò)面詢(xún)、電詢(xún)、便函催詢(xún)等形式。
關(guān)于文件催辦事宜，行政事務(wù)部收發(fā)人員必須做到定期查詢(xún)，特殊情況應向部門(mén)負責人報告。
8、辦復：辦復是對公文承辦完畢后，將公文處理結果及時(shí)報告有關(guān)領(lǐng)導人。
9、傳閱：是指對有關(guān)來(lái)文，按領(lǐng)導批示意見(jiàn)需經(jīng)多個(gè)部門(mén)和領(lǐng)導人閱讀時(shí)組織的傳遞閱讀工作。傳閱要分清主次和先后次序，傳閱過(guò)程中既要防止漏閱現象，也不可出現公文旅行、停滯積壓的行為，另外，還要注意保密，防止公
文遺失。
10、審批公文時(shí)，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。沒(méi)有請示事項的，圈閱表示已閱知。
11、文件全部處理完畢后，已處理文件及文件處理表均應返還行政事務(wù)部。行政事務(wù)部做好以下兩方面的工作：
?。?）對文件處理表進(jìn)行復印，同來(lái)文原件一份裝訂在一起返還有關(guān)部門(mén)傳閱或備查。
?。?）將文件處理表原件及來(lái)文原件一份及時(shí)歸檔。
12、文件在整個(gè)傳遞及處理過(guò)程中，應嚴格履行登記簽收雙控手續，簽收人、簽收日期等必須完善。收文處理登記格式見(jiàn) SZEW/EM/B-112-8-B0。
3.3 公文歸檔 1、文件辦理完畢后，行政事務(wù)部應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規定，及時(shí)對來(lái)往文件原件（含發(fā)文稿及文件處理表）進(jìn)行整理和歸檔（立卷）。任何個(gè)人均不得保存應當歸檔的公文。
2、歸檔范圍內的文件要根據其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等不同類(lèi)別制定不同分類(lèi)大綱進(jìn)行整理（立卷），保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項目的主要工作情況，便于保管和利用。
來(lái)文應根據來(lái)文單位或文件類(lèi)別進(jìn)行歸檔編號和組卷，發(fā)文應根據發(fā)文路徑的 不 同 分 別 來(lái) 組 卷 歸 檔 ， 詳 見(jiàn) “ 管 理 處 文 件 資 料 分 類(lèi) 一 覽 表 ”（SZEW/EM/B-112-9-B0）
說(shuō)明：示意圖中三級分類(lèi)號以后繼續分類(lèi)可由歸檔人員自行掌握。
項目來(lái)往文件歸檔均要求遵照中華人民共和國《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89）進(jìn)行歸檔，目錄要求全部打印。
3、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復制或其他形式的公文副本。
4、擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
3.4 公文管理 1、行政公文由行政事務(wù)部設專(zhuān)職人員統一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀等的管理。
2、作為檔案管理的職能部門(mén)，行政事務(wù)部除應不斷熟悉并建立健全有關(guān)規定外，還應建立完善的文件查閱登記制度。對于一般性文件，查閱時(shí)實(shí)行登記；對于有密級規定的重要文件，查閱時(shí)必須征得行政事務(wù)部主任或管理處總經(jīng)理的同意。文件查閱登記格式見(jiàn) SZEW/EM/B-112-10-B0。
3、上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，外單位需經(jīng)管理處總經(jīng)理或行政事務(wù)部主任批準后方可翻印。翻印時(shí)，應當注明翻印的機關(guān)、日期、份數和印發(fā)范圍。
4、公文翻印作為正式公文使用時(shí)，應當加蓋復印機關(guān)證明章。
5、公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
6、不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)行政事務(wù)部主任批準，可以銷(xiāo)毀。
7、銷(xiāo)毀秘密公文應當指定場(chǎng)所，由二人以上監銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中，銷(xiāo)毀絕密公文（含密碼電報）應當進(jìn)行登記。
8、機關(guān)合并時(shí)，全部公文應當隨之合并管理。機關(guān)撤消時(shí)，需要歸檔的公文整理（立卷）按有關(guān)規定移交檔案部門(mén)。工作人員調離崗位時(shí)，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規定移交、清退。
9、涉及電子文件等其他公文的使用和管理，按照其他有關(guān)規定執行。
3.5 簽報基本程序 1、管理處內部部門(mén)向領(lǐng)導請示工作均要求采用簽報形式，使用SZEW/EM/B-112-11-B0 格式。簽報一般涉及管理處或部門(mén)的重要工作，是需向上級領(lǐng)導呈報的專(zhuān)項報告，采用公司統一規定格式。
2、簽報一般由對口業(yè)務(wù)的主管（主辦）人員擬稿，部門(mén)負責人簽署意見(jiàn)，再送管理處總經(jīng)理審批。如請示的事項涉及其他部門(mén)時(shí)，應先送有關(guān)部門(mén)會(huì )簽。
3、簽報內容一般包括：事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、現象描述；事件發(fā)生原因分析；可能引起的各種結果和對項目管理的影響分析；提出處理解決問(wèn)題的具體建議等。
4、簽報請示一般是逐級進(jìn)行，特殊情況也可以越級簽報請示。
5、一般情況下，簽報由部門(mén)完成后，由行政事務(wù)部統一報送并跟蹤，同時(shí)辦理登記、簽收手續。緊急情況可在登記后，由部門(mén)直接報送并跟蹤，但應完善登記、簽收手續。
6、簽報完成簽批手續后，行政事務(wù)部在保存原件的同時(shí)，應及時(shí)復印一份退回主辦部門(mén)備查。由部門(mén)自行報送、跟蹤的簽報，完成審批手續后，原件應交行政事務(wù)部存檔，部門(mén)留存復印件。
7、各級領(lǐng)導在收到書(shū)面簽報單后一般在 3 天內應給予明確的批復意見(jiàn)。
第四節 項目工程檔案資料管理規程 1 項目招、投標文件的管理 1.1 招投標文件材料的組成 1、招、投標前期準備階段文件 （1）招標機構成立有關(guān)文件 （2）標底編制有關(guān)文件 ①確定標底編制單位過(guò)程文件 ②標底文件 （3）工程合同段劃分有關(guān)文件 2、招、投標實(shí)施階段文件 （1）招標公告； （2）資格預審文件：含資格預審過(guò)程中有關(guān)請示、報告、審查表、核準表、資格預審文件的購買(mǎi)登記等有關(guān)文件； （3）招標文件：含招標須知、合同一般條款、合同專(zhuān)用條款、合同量清單及其它附件、補遺書(shū)、
招標文件的購買(mǎi)登記等有關(guān)文件； （4）投標文件：投標單位確定過(guò)程文件（如抽簽通知及抽簽表等）、投標邀請書(shū)、邀請投標單位資格預審文件、投標文件等。
3、評標、開(kāi)標、定標階段文件 （1）評標文件：包括評標委員會(huì )的成立、評標專(zhuān)家等的確定文件、技術(shù)標書(shū)符合性及報價(jià)符合性審查等文件。
?。?）開(kāi)標文件：包括標前會(huì )、開(kāi)標會(huì )簽到表、會(huì )議議程、會(huì )議記錄等有關(guān)文件。
?。?）定標文件：包括定標原則等有關(guān)文件。
4、中標文件：包括發(fā)包申請、簽發(fā)中標通知書(shū)申請等有關(guān)文件、中標通知書(shū)等。
1.2 招、投標文件的歸檔整理 一般情況下，建設項目招、投標文件的歸檔過(guò)程應基本遵循招、投標過(guò)程的幾大階段及基本程序，在招、投標階段工作結束后三個(gè)月內完成歸檔工作。招、投標文件所有歸檔文件均要求為原件（正本），歸檔目錄嚴格遵循科技檔案卷內目錄格式。
2 項目合同文件的管理 2.1 合同分類(lèi) 一般情況下，公路建設項目合同大致可分為以下七大類(lèi)：
1、A 類(lèi)合同：建筑安裝工程合同 2、B 類(lèi)合同：設備及工具、器具采購合同 3、C 類(lèi)合同：工程材料采購合同 4、D 類(lèi)合同：征地、拆遷合同 5、E 類(lèi)合同：工程勘察、設計類(lèi)合同 6、F 類(lèi)合同：工程監理類(lèi)合同 7、G 類(lèi)合同：其他類(lèi)合同 2.2 合同編號 一般情況下，合同編號應由“項目編號＋合同分類(lèi)號＋三位流水號”組成。如，鹽壩高速公路路基工程第一項簽署的合同，編號應為：YB－A－001，其中，YB
表示鹽壩高速公路工程項目，A 表示建筑安裝工程合同，001 表示簽署的該類(lèi)合同流水號。
2.3 合同歸檔 合同歸檔可在合同分類(lèi)的基礎上，參照以下目錄格式：
合同類(lèi)型：
序號 合同編號 合同名稱(chēng) 簽約單位 簽約時(shí)間 合同有效期 備 注 1
2
3
┉
n
合同簽署過(guò)程資料，應統一集中保存。
3 項目施工技術(shù)檔案的管理 3.1 單位、分部及分項工程的劃分 根據建設任務(wù)、施工管理和質(zhì)量檢驗評定需要，要求在施工準備階段必須將建設項目按下列原則及交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（土建部分）（JTG F80/1-2004）和《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》（機電部分）（JTG F80/2-2004）附錄 A 要求劃分單位工程、分部工程和分項工程。
1、公路工程 應根據交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》的規定，結合地區及工程項目等實(shí)際情況，按以下原則劃分：
?。?）單位工程 在建設項目中，根據簽訂的合同，具有獨立施工條件，可以單獨作為成本計算對象的工程。
A、路基工程：以每 10Km 或每合同段為單元（包括互通立交主線(xiàn)路基工程）劃分為一個(gè)單位工程。
B、路面工程：以每 10Km 或每合同段為單元劃分為一個(gè)單位工程。
C、一般情況下，非公路橋梁工程（大、中橋及互通式立交主線(xiàn)橋）以每座
為一個(gè)單位工程。因高速公路橋梁工程屬分開(kāi)設計、分開(kāi)施工，為便于資料歸檔及評定，每座橋梁分左、右幅劃分為兩個(gè)單位工程。
D、分離式立交參照橋梁工程進(jìn)行劃分。
E、互通立交工程（不包括主線(xiàn)路基、路面工程和主線(xiàn)橋）：每座為一個(gè)單位工程。
F、隧道工程：基本遵循交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》進(jìn)行劃分。
G、交通工程、安全設施：以每 20 公里或適當段落為單元，分標志、標線(xiàn)，防護欄、柵，緊急電話(huà)，照明設施等內容各劃分為一個(gè)（或幾個(gè)）單位工程。
H、綠化工程：以每 20 公里或不同合同段，劃分為一個(gè)或幾個(gè)單位工程。
?。?）分部工程 在單位工程中，應按結構部位、路段長(cháng)度及施工特點(diǎn)或施工任務(wù)劃分為若干個(gè)分部工程。
A、路基、路面工程（包括互通立交主線(xiàn)工程）
基本遵循交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》的相應分部工程的劃分原則進(jìn)行劃分。
B、橋梁工程（大、中橋包括互通立交主線(xiàn)橋）a、整座橋在分左、右幅單位工程的基礎上，其基礎及下部構造、上部構造、橋梁總體及橋面等也要求按左、右幅分別進(jìn)行分部工程的劃分。
例：XX 橋左幅橋基礎及下部構造 XX 橋左幅橋上部構造 XX 橋左幅橋橋梁總體及橋面 XX 橋右幅橋基礎及下部構造 XX 橋右幅橋上部構造 XX 橋右幅橋橋梁總體及橋面 b、非高速公路橋梁工程及互通式立交匝道橋則無(wú)需分左、右幅來(lái)劃分分部工程。
c、每座橋的防護工程劃分為一個(gè)分部工程 。
C、互通立交工程（不包括主線(xiàn)路基和主線(xiàn)橋）
a、路橋工程：每座匝道橋為一個(gè)分部工程，每條匝道為一個(gè)分部工程。
b、路面工程：每條匝道所有工程為一個(gè)分部工程。
D、隧道工程及交通安全設施：原則參照交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》進(jìn)行劃分，但在執行中應根據工程實(shí)際情況再進(jìn)行細劃分。
?。?）分項工程 在分部工程中，應按不同的施工方法、材料、工序及路段長(cháng)度等劃分為若干個(gè)分項工程。
A、路基、路面工程（包括互通立交主線(xiàn)工程）中各分項工程（除小橋外）按交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》的相應分項工程劃分的規定進(jìn)行劃分。其中路基排水工程所包括的各分項工程應增加邊溝等其它應涉及項目，砌筑工程所包括的各分項工程應增加護面墻等其它應涉及項目，涵洞及通道應每座劃分為一個(gè)分項工程。
B、橋梁工程（大中橋）（包括互通立交主線(xiàn)橋）在各分部工程劃分的基礎上，分項工程原則按交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》相應規定進(jìn)行劃分，也可根據現場(chǎng)及管理的實(shí)際情況適當調整。
C、互通立交工程（不包括主線(xiàn)工程部分）中的匝道工程按交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》中附錄 A 中路基、路面工程所包括的各分項工程的劃分規定進(jìn)行劃分，但每個(gè)涵洞及通道為一個(gè)分項工程。（注意：互通式立交部分每個(gè)分項工程應不同程度包含相關(guān)子項）
D、路基工程（包括互通立交主線(xiàn)路基工程）中的分部工程“小橋”和互通立交工程（不包括主線(xiàn)路基工程和主線(xiàn)橋）中的分部工程“匝道橋”的分項工程的劃分原則按交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》中附錄 A 中橋梁工程（大、中橋）所包括的各分項工程的劃分規定進(jìn)行劃分，也可根據現場(chǎng)及管理的實(shí)際情況適當調整。
E、交通安全設施部分原則參照交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》中附錄 A 進(jìn)行劃分，也可根據現場(chǎng)及管理的實(shí)際情況適當調整。
F、考慮到橋、涵背回填質(zhì)量控制等方面因素，特別要求所有橋、涵背回填應單獨劃分為一個(gè)或若干個(gè)分項工程，按照有關(guān)技術(shù)規范合理進(jìn)行質(zhì)量檢測及評定。
2、非公路工程
有關(guān)供配電、消防、管道安裝、通風(fēng)、照明及收費站房建工程等，其單位、分部、分項工程的劃分，應參照當地主管部門(mén)或有關(guān)行業(yè)規定進(jìn)行合理劃分。
3.2 分項工程編號 根據公司項目管理模式，公司范圍內在建高速公路項目分項工程的劃分及編號可根據工程項目實(shí)際情況參照如下規定確定。
如代號
YB
03
01
－
01
－
01
鹽壩高速公路
合同段號
單位工程號 分部工程號 分項工程號 就表示“鹽壩高速公路第三合同段路基工程填土路基”分項工程。
如果單位、分部、分項工程同一級別有兩個(gè)以上單元時(shí)，編號方法要求在同級別的編號后增加（N），其中 N 表示同級別的單元號，從 1 開(kāi)始。
如 YB0301（1）—04（3）—02（2），此編號表示鹽壩高速公路第三合同段第一段路基單位工程第三段涵洞分部工程第二個(gè)蓋板涵分項工程。
3.3 工程質(zhì)量評定 高速公路工程項目質(zhì)量評定，應嚴格遵照交通部《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》有關(guān)規定執行。
對于《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》中尚未涉及的分項工程，監理辦應及時(shí)商承包人確定檢測及評分項目，對此類(lèi)分項工程作出合理評分或等級評定。
對于結構物分項工程中包含鋼筋制安等子項的分項工程，該分項工程的評定應是所有子項的加權得分，如樁基、承臺、墩柱等分項評分均應由兩個(gè)子項組成。
同樣，互通式立交部分分項工程評分也應是幾個(gè)子項加權評分，如互通式立交路基分項工程，評分基本應包含路基土方、路基排水、路基防護等子項。
同一分部工程中，相同類(lèi)型的排水及砌筑工程應劃分為一個(gè)分項工程，質(zhì)量檢驗報告單應分不同處進(jìn)行填報，但評定時(shí)只能作為一個(gè)分項工程。
若一個(gè)分項工程評定時(shí)涉及幾個(gè)子項，則應參照檢評標準中的“萬(wàn)能表”（單位、分部工程質(zhì)量評定表）對該分項工程進(jìn)行綜合評定。
非公路工程項目的評定，應遵循相關(guān)行業(yè)規定進(jìn)行質(zhì)量評分或等級評定。
3.4 施工技術(shù)文件材料的整理 1、合同段標準試驗及原材料出廠(chǎng)三證、質(zhì)保書(shū)、質(zhì)量檢驗報告，外購件成
品的合格證及成品制造過(guò)程的檢驗資料等均要求施工單位按單位工程或合同段以時(shí)間順序分類(lèi)別組通用卷。
2、合同段單位、分部工程質(zhì)量評定資料組專(zhuān)卷。
3、其他技術(shù)資料應在遵照單位、分部、分項工程劃分的基礎上，以分項工程為單位依次整理立卷。分項工程完工證書(shū)資料由承包人負責完成，其基本應包含下述內容：
?。?）分項工程完工證書(shū)； （2）分項工程質(zhì)量檢驗評定表； （3）分項工程開(kāi)工申請單、開(kāi)工令； （4）工程變更類(lèi)（含變更申請單、變更令、變更通知書(shū)及其它有關(guān)變更的文件）； （5）分項工程施工方案，技術(shù)方案，質(zhì)量、安全保證措施； （6）質(zhì)量檢測資料（含測量資料，各種原材料檢驗及試驗資料，工序質(zhì)量檢驗資料、原始記錄等，其中工序質(zhì)量檢驗資料應與工序質(zhì)量檢驗單配套整理）； （7）分項工程竣工圖紙； （8）其它（如會(huì )議紀要、質(zhì)量事故報告單及質(zhì)量事故處理文件）。
若有試驗段，則試驗段資料組卷時(shí)應排列在所有同類(lèi)分項工程完工證書(shū)資料前。分項工程完工證書(shū)資料中第（6）項所包含內容，不同類(lèi)型的分項工程檢驗報表不同（其中分項工程中所涉及到的原材料及標準試驗報告等均為復印件，供審查、簽發(fā)分項工程完工證書(shū)所用，竣工資料組卷時(shí)一律抽出）。
3.5 合同段工程交工證書(shū) 合同段項目工程通過(guò)交工驗收后，項目法人應及時(shí)簽發(fā)合同段交工驗收證書(shū)，格式見(jiàn)交通部《關(guān)于貫徹執行公路工程竣交工驗收辦法有關(guān)事宜的通知》（交公路發(fā)[2004]446 號）附件 3。
3.6 竣工圖編制 有關(guān)施工資料中竣工圖的編制方法，具體規定以省交通廳或深圳市檔案主管部門(mén)的有關(guān)規定為準?？蓞⑷缦乱幎ň幹疲?/p>
1、竣工圖編制基本規定 （1）竣工圖基本概念
竣工圖（紙質(zhì)竣工圖和竣工圖磁盤(pán)數據文件）是建筑工程在施工中所繪制的一種“定型”圖樣。它是建筑物、構筑物工程施工結果在圖紙（或圖形數據）上的反映，是最真實(shí)的記錄，是竣工檔案的核心。
?。?）竣工圖編制職責范圍 竣工圖編制組織和匯總由管理處（組）負責，管理處（組）在招標和簽訂工程承包合同時(shí)，應對竣工圖的編制要求做出明確規定。
工程承包合同中未予明確的可按下列辦法處理：竣工圖原則上由承包人負責編制，因重大（特大）設計變更需要重新繪制竣工圖，要分清原因，由責任方負責。
?。?）竣工圖編制方法 在各分項（或相對獨立的單項）工程完工后，應及時(shí)編制工程竣工圖。即竣工圖編制是在施工過(guò)程中分階段進(jìn)行，而非所有工程竣工以后才進(jìn)行。所有分項工程完工后，合同段竣工圖紙應在各分項工程竣工圖的基礎上，遵照原設計圖卷冊組合原則，按照原設計圖基本順序整理合同段工程竣工圖?？⒐D編制辦法如下：
1）編制竣工圖時(shí)，竣工圖圖面必須蓋有設計部門(mén)出圖章，竣工圖必須逐張加蓋“竣工圖標志章”。“竣工圖標志章”按廣東省或深圳市檔案局統一要求規格尺寸刻制 ，“竣工圖”標志章蓋在圖紙右下腳圖標上方空白處，使用不褪色紅印泥。
2）凡按原施工圖進(jìn)行施工而沒(méi)有變更的工程，則由承包人負責在原設計施工圖上逐張加蓋“竣工圖標志章”，即作為竣工圖。
3）凡在施工中有一般性變更，能夠在原設計施工圖上加以修改補充的，可不重新繪制竣工圖，由承包人負責在原施工圖（必須是新圖）在修改部位上杠改，并在修改部位附近空白處引線(xiàn)指示，注明修改的部分，并附注變更依據（如變更令、變更通知單或會(huì )議紀要等），然后加蓋“竣工圖”標志章即作為竣工圖。當頁(yè)修改的竣工圖，圖標中圖號除應在原圖號前加“修”字，以“修 XXX”形式表示外，原設計單位名稱(chēng)應改為竣工圖繪制單位名稱(chēng)，繪圖人、審核人等簽名應如實(shí)填寫(xiě)俱全。
4）凡因下列因素，則需作較大幅度的改變：
?、夙椖扛淖?、結構改變、工藝改變、平面布置改變以及發(fā)生其它重大改變而
不宜在原施工設計圖上進(jìn)行修改補充的； ②圖面變更面積超過(guò) 10％的； ③因圖面修改較大，在原圖上杠改后可能出現圖面不清、辨認困難等。
由于以上任何原因，則須將修改部位框出在本張圖的空白處局部或增頁(yè)重新繪制竣工圖。增頁(yè)重繪圖應在重繪圖適當部位注明重繪依據，是關(guān)于某某圖號、某某頁(yè)碼以及某某部位的修改等文字說(shuō)明。圖號可在原圖號“XXX”的基礎上編制，如可編制為“修 XXX”或“XXX—修增 01（02、…）”等形式表示，圖標中原設計單位名稱(chēng)應改為竣工圖繪制單位名稱(chēng)，繪圖人、審核人等簽名應如實(shí)填寫(xiě)俱全。
5）若因工程實(shí)際需要，因施工內容增加而導致圖紙整頁(yè)增加且有完整變更手續，則此部分圖紙圖號編制采用“新增－XX－YY”形式編寫(xiě)，“XX”表示合同段編號，“YY”表示新增圖紙流水號，從“01”開(kāi)始。新增工程內容應在竣工說(shuō)明中重點(diǎn)說(shuō)明。
6）在施工過(guò)程中，在變更手續齊備的情況下，經(jīng)批準后，以設計院或其他單位名義下發(fā)的工程變更圖可作為竣工圖直接加蓋“竣工圖”標志章。
7）竣工圖要如實(shí)反映工程竣工后的實(shí)況，如同一結構部位經(jīng)多次變更，且每次變更均涉及到計量支付，則變更過(guò)程中的所有圖紙均應作為原設計圖紙依次保留，翻曬成藍圖但不加蓋“竣工圖”標志章。“竣工圖”標志章只在最終的竣工圖紙上加蓋。
8）凡圖形、標高等沒(méi)有變化，但竣工工程數量與原設計工程數量有出入時(shí)，需重新繪列竣工工程數量，原設計工程數量表仍應保留。
9）重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明。
10）路基工程若未涉及工程變更，則橫...
