圖書(shū)、情報、檔案一體化管理探析
論文導讀：自 20 世紀 70 年代國外檔案學(xué)家提出圖書(shū)、情報、檔案一體化管理設想以來(lái)。本文在回顧圖書(shū)、情報、檔案一體化管理觀(guān)點(diǎn)的基礎上。圖書(shū)、情報、檔案一體化管理支持者的理論依據主要有以下幾個(gè)方面。共同的淵源和廣泛的共性為實(shí)現一體化管理提供了良好的基礎[1]。關(guān)鍵詞：圖書(shū)，情報，檔案，一體化管理
自 20 世紀 70 年代國外檔案學(xué)家提出圖書(shū)、情報、檔案一體化管理設想以來(lái)，國內許多理論和實(shí)際工作者也從不同方面對這一問(wèn)題進(jìn)行了建設性探討。時(shí)至今日，隨著(zhù)社會(huì )、經(jīng)濟、文化特別是網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的飛速發(fā)展，一體化構想也不斷獲得專(zhuān)家的親睞和論證。本文在回顧圖書(shū)、情報、檔案一體化管理觀(guān)點(diǎn)的基礎上，從對象、目的、功能、屬性、管理成本和協(xié)調發(fā)展等六個(gè)方面提出了質(zhì)疑和看法，以助于人們對這一問(wèn)題具有更加科學(xué)、理性的認識。
1.一體化主張的簡(jiǎn)要回顧 圖書(shū)、情報、檔案一體化管理支持者的理論依據主要有以下幾個(gè)方面。
1.1 屬性同源。認為圖書(shū)、情報、檔案同出一源，都屬于文獻信息的范疇，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的淵源和廣泛的共性為實(shí)現一體化管理提供了良好的基礎[1]。一般而言，屬性同源說(shuō)者并不否認圖書(shū)、情報、檔案三者之間也存在一定的差別，不過(guò)他們普遍認為，差異不是一體化的主要障礙，相反，一體化有利于它們之間的優(yōu)勢互補。
1.2 資源互補。認為在文獻資源建設方面，圖書(shū)館、檔案館還存在著(zhù)
一個(gè)明顯的和相當重要的互補作用。就是，檔案作為事件發(fā)生的原始記錄，是唯一的文獻，一旦丟失或發(fā)生意外（火災、水災）等情況，就無(wú)法彌補，就會(huì )出現斷檔現象。在這種情況下，圖書(shū)資料就尤為重要，可靠性和復本量大，收藏地域寬，各大圖書(shū)館都可能查到，就有可能把斷檔的檔案和不足彌補起來(lái)，體現了圖書(shū)和檔案的相互依存、遺漏補缺的互補作用。
1.3 資源共享。資源共享可以帶來(lái)超值利益，其理論根據是奧地利生物學(xué)家貝塔郎菲提出的著(zhù)名定律：整體的屬性與功能大于各孤立部分的總和。提出一體化可以實(shí)現資源共享的觀(guān)點(diǎn)認為，當前我國圖書(shū)、情報、檔案存在嚴重的“信息孤島”現象，圖書(shū)、情報、檔案一體化系統有利于文獻信息由分立到整合，從而產(chǎn)生 1＋1＋1>3 的效果。
1.4 網(wǎng)絡(luò )條件。認為目前我國各級網(wǎng)絡(luò )化建設已逐步完善，為圖書(shū)、情報、檔案一體化管理提供了一個(gè)網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)平臺，只要建立強有力的組織領(lǐng)導機構，制定相關(guān)的法律、法規，解決數據庫格式、用戶(hù)接口以及聯(lián)機采訪(fǎng)、聯(lián)合編目等標準化、規范化問(wèn)題，就一定能夠完成一體化的構想。
2.實(shí)現圖書(shū)、情報、檔案一體化管理的六大質(zhì)疑 在對肯定性觀(guān)點(diǎn)做簡(jiǎn)要回顧之后，提出一些否定的看法或許可以使人們對這一問(wèn)題會(huì )有更理性的認識。筆者認為影響圖書(shū)、情報、檔案一體化管理的原因，正是它們之間的差異即質(zhì)的區別。那么圖書(shū)、情報、檔案它們本質(zhì)的東西是什么？是文獻的內容和范圍。因為，它們都是利用文獻為人類(lèi)社會(huì )提供服務(wù)，離開(kāi)了文獻它們就失去了存在的基礎，
下面以圖書(shū)和檔案為例，就它們所收集文獻的內容、范圍、使用目的以及一體化對三學(xué)科的管理和服務(wù)方面加以分析，以說(shuō)明實(shí)現圖書(shū)、情報、檔案一體化管理是不可行的。
2.1 圖書(shū)館、檔案館雖然都是以文獻為自己的工作對象，但所收集文獻的內容和范圍卻截然不同。圖書(shū)館所收集的文獻是以人類(lèi)知識整體為對象，文獻的知識信息數量大，學(xué)科門(mén)類(lèi)齊全，內容學(xué)術(shù)性、理論性強。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻是以立檔單位為對象，是立檔單位各項實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是對客觀(guān)事務(wù)的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。
2.2 從文獻利用的目的和對象看，圖書(shū)館文獻主要是為社會(huì )廣大讀者的不同需求服務(wù)，使用者利用圖書(shū)館文獻是為了更加便利快捷地獲取自己所需的信息和知識。而檔案機構公共服務(wù)性不如圖書(shū)館、情報部門(mén)強，它以特定對象確定自己的服務(wù)內容，主要是對部門(mén)、機構內部的管理需要服務(wù)，使用者利用文獻主要為了解決管理中遇到的問(wèn)題。
2.3 從圖書(shū)館和檔案館屬性來(lái)分析，圖書(shū)館強調的是其服務(wù)性，而檔案館則是保存性。圖書(shū)館所收集的文獻主要是為了讀者使用，所有文獻都向讀者開(kāi)放，文獻在館內允許有一個(gè)自然損耗。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權限限制，許多文獻的保存期都是永久，在保存期內任何文獻都不能遺失。
2.4 圖書(shū)館的文獻具有互補性和可代替性，檔案館文獻具有唯一性和不可代替性。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，作為記錄人類(lèi)知識的文獻不
斷增加。圖書(shū)館為了滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需求，要收集齊所有文獻是不可能的（也沒(méi)有必要），所以必須實(shí)行多館聯(lián)合采購，共同建立一個(gè)文獻資源保障體系，以實(shí)現文獻資源共享。此外，一個(gè)圖書(shū)館的文獻如果一旦全部毀壞，還可以通過(guò)其它圖書(shū)館的文獻來(lái)代替，這是由圖書(shū)出版的多復本量決定的。而檔案館的文獻資源建設只能依靠本館自身力量來(lái)完成，文獻具有唯一性，一旦損失無(wú)法彌補。
2.5 一體化所追求的資源共享難以帶來(lái)管理和服務(wù)成本的。大家知道，美國是市場(chǎng)經(jīng)濟高度發(fā)達的國家之一，市場(chǎng)經(jīng)濟的一個(gè)顯著(zhù)特征就是注重資源利用效率。為了使文獻信息資源利用達到或接近帕累托最優(yōu)，美國曾于 1948 年開(kāi)始實(shí)施旨在實(shí)現文獻信息資源共享的法明頓計劃。論文格式，情報。為此，聯(lián)邦政府與圖書(shū)館界投入了大量資金、付出了巨大努力，但十幾年后，美國人發(fā)現這一計劃的實(shí)施，并沒(méi)有在降低成本上顯現出他們所期望的優(yōu)越性，相反，它給美國政府和各成員館帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟負擔，無(wú)論是人員配備還是資金消耗都已超出了成員館的承受能力。論文格式，情報。本著(zhù)對文獻信息資源共享的堅定信念，1966 年美國以“全國采購和編目計劃”（NPAC）全面替代了法明頓計劃，但隨后的事實(shí)表明，它同樣沒(méi)有給美國人帶來(lái)預期的利益，該計劃于八十年代初由于預算、資金枯竭而宣告結束。論文格式，情報。我國圖書(shū)館文獻信息資源共享始于 1957 年，其標志是 1957年國務(wù)院頒布的《全國圖書(shū)協(xié)調方案》。論文格式，情報。30 年后即1987 年，由文化部、國家科委、國家教委、中國科學(xué)院等 15 個(gè)部委聯(lián)合成立了全國部際圖書(shū)情報工作協(xié)調委員會(huì )，成功地組織了全國文
獻資源調查與布局的研究工作，但是在文獻信息資源共享方面，始終未取得令人滿(mǎn)意的進(jìn)展。上述事例表明，在圖書(shū)館或圖書(shū)情報界自身資源共享問(wèn)題尚未有效解決之前，圖書(shū)、情報、檔案一體化必將面臨很大的經(jīng)濟風(fēng)險，另外一體化所需要的管理平臺、技術(shù)平臺和法規平臺的搭建也需要付出巨大的社會(huì )成本，盲目實(shí)施一體化極有可能與它所追求的目標產(chǎn)生背離。
2.6 一體化難以促進(jìn)圖、情、檔三學(xué)科管理和服務(wù)的協(xié)調發(fā)展。從根本上講，一體化所追求的目標在于最大限度滿(mǎn)足用戶(hù)需求、提高資源利用率，它對三學(xué)科在科學(xué)管理和服務(wù)方面的固有特性以及自身發(fā)展模式、要求考慮的并不十分周全。又以檔案和圖書(shū)為例：很多檔案其內容要么涉及到國家或企事業(yè)單位的機密，要么涉及到個(gè)人隱私或不公開(kāi)信息，根據國家檔案法規定，檔案的歸檔、保存、查閱、解密、銷(xiāo)毀都有嚴格的法定程序。相比而言，一般的圖書(shū)資料其搜集、加工、利用只需遵循具體的業(yè)務(wù)規程，并沒(méi)有系統的法律規定或什么特殊要求，即使將來(lái)出臺圖書(shū)館專(zhuān)門(mén)法，也與檔案法在立法目的、調整范圍及法律內容上有很大不同，對檔案和圖書(shū)實(shí)施“一體化”管理顯然是相當困難的。再以知識產(chǎn)權保護為例：大多數涉及到專(zhuān)利法的知識產(chǎn)權是通過(guò)檔案的形式予以保護的；涉及到著(zhù)作權法的知識產(chǎn)權通常又與圖書(shū)密切相關(guān)；而情報――特別是商業(yè)情報，又受到了反不正當競爭法的保護，按照該法第三款的規定，這樣的情報是指“不為公眾所知悉，能為權力人帶來(lái)經(jīng)濟利益，具有實(shí)用性并經(jīng)權力人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息”。顯然，將受反不正當競爭法保護的情報、
受專(zhuān)利法保護的檔案與一般的圖書(shū)資料實(shí)行“一體化”管理會(huì )帶來(lái)利用和知識產(chǎn)權保護上的混亂。
3.結語(yǔ) 對一體化管理的否定性看法并不是對一體化構想的全面否定。無(wú)論如何，一體化構想都是對圖書(shū)、情報、檔案未來(lái)發(fā)展趨勢的一種具有積極意義的預測或探索，只不過(guò)這種預測需要有更為全面的眼光和更加科學(xué)的方法。正如一個(gè)項目的風(fēng)險評估是可行性分析的有機組成部分一樣，否定性意見(jiàn)具有防止決策失誤、減少風(fēng)險、避免資源浪費的積極作用。
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