檔案管理與知識管理研究
摘要：
當今社會(huì )，我們已經(jīng)迎來(lái)了知識信息時(shí)代。在社會(huì )經(jīng)濟、知識信息快速發(fā)展過(guò)程中，知識管理已經(jīng)成為新穎的管理意識，其作用在社會(huì )管理中也逐漸被人們所認知。在檔案管理中，相關(guān)管理人員和機構也已認識到檔案管理和知識管理間的聯(lián)系，并通過(guò)對它們的理解，逐步實(shí)現這兩種管理方式的有機結合，以促進(jìn)檔案管理的日漸完善。本文即對此二者的關(guān)系展開(kāi)探討，以期對相關(guān)企業(yè)或機構的檔案管理工作提供一定的參考。
關(guān)鍵詞：
檔案管理；知識管理；關(guān)系
在當前，知識管理還未被正式定義。但是在社會(huì )經(jīng)濟快速發(fā)展、現代管理知識不斷更新過(guò)程中，知識管理已經(jīng)被當成一種創(chuàng )新的管理意識，并逐步在社會(huì )管理中發(fā)揮著(zhù)重要作用。檔案管理工作，主要是對文獻資料、數據、影響信息進(jìn)行收集和管理，并讓這些信息資源能夠具備價(jià)值[1]。知識管理在管理目標、管理流程方面和檔案管理類(lèi)似，但二者也有存在差異之處。只有充分認識二者的關(guān)系，才能促進(jìn)這兩種管理方式的共同發(fā)展，才能將它們在社會(huì )管理中的作用充分發(fā)揮出來(lái)，更好地為社會(huì )服務(wù)。
一、檔案管理和知識管理的相通之處
從某種角度而言，檔案管理和知識管理在某些方面存在相通之處，主要表現在以下三點(diǎn)：
（一）管理對象的重疊性。
檔案管理是對一些重要的文件、檔案進(jìn)行管理，而知識管理的對象，是知識。知識包含的內容比較廣泛，一些研究者將知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以來(lái)源于一些文件、檔案，隱性知識包括圖書(shū)、數據庫、期刊等。由此可知，文件、檔案屬于知識管理的范疇，知識管理和檔案管理在管理對象方面，具有重疊性。
?。ǘ┕芾砟繕说南嘟?。
檔案管理的管理目標，主要是為社會(huì )政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展等方面服務(wù)的，通過(guò)為各類(lèi)社會(huì )組織提供檔案服務(wù)，是管理的基本目標，也是檔案管理的最終管理目的。知識管理的管理目標是，讓知識能夠產(chǎn)生價(jià)值，為企業(yè)服務(wù)，提高企業(yè)的競爭力。由此可知，檔案管理和知識管理都是為用戶(hù)提供知識服務(wù)的，實(shí)現知識的價(jià)值，是二者的最終目的。
?。ㄈ┕芾砹鞒痰念?lèi)似性。
通常情況下，人們將檔案管理的工作過(guò)程，分為保管、統計、利用、接受、收集以及鑒定這六個(gè)步驟[2]，檔案管理在進(jìn)行文件管理或檔案管理時(shí)，需要實(shí)施這些步驟，才能實(shí)現檔案管理的目的。而知識管理的管理過(guò)程，幾乎和檔案管理的過(guò)程類(lèi)似，都是需要按照一定的步驟，才能完成管理工作，讓知識信息發(fā)揮一定的價(jià)值。
二、檔案管理和知識管理的差異性
檔案管理和知識管理具有管理對象、管理目標、管理流程上的相近之處，但它們在管理中，還有一定的差異性，具體表現在以下幾個(gè)
方面：
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檔案管理是一項專(zhuān)業(yè)的管理活動(dòng)，同時(shí)還包括著(zhù)相關(guān)管理技術(shù)，而知識管理不僅是一項管理活動(dòng)，具備一定的管理技術(shù)，還包括更高層面的管理體系和管理理論。
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檔案管理是對檔案、文件的實(shí)體進(jìn)行管理，而知識管理不更側重對文件、檔案包含的知識進(jìn)行管理。
?。ㄈ┕芾矸秶?。
檔案管理主要局限于檔案、文件的管理，而知識管理不僅包含著(zhù)這些內容，同時(shí)還要對管理圖書(shū)的外部信息、外部知識進(jìn)行管理。
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檔案管理主要著(zhù)重確保文件的真實(shí)性、可靠性，確保檔案、文件能夠長(cháng)遠保存，確保檔案、文件的憑證價(jià)值；而知識管理，更加注重保管檔案、文件及相關(guān)知識能夠具有使用價(jià)值，更加注重文件的情報性?xún)r(jià)值等。
?。ㄎ澹┕芾硖卣?。
檔案管理更加注重對文件、檔案進(jìn)行程序化、規范化管理，知識管理更加注重，要營(yíng)建一個(gè)具備創(chuàng )造性、寬松性特點(diǎn)的管理體系。
三、檔案管理和知識管理的互相作用
從上述文段中不難看出，檔案管理和知識管理不僅具有相近性，還有差異性，但是二者之間，可以互相促進(jìn)，這是毋庸置疑的。
（一）知識管理可以提升檔案管理
1.知識管理可以拓寬檔案管理范圍。
傳統的企業(yè)檔案管理，將檔案、文件和圖書(shū)情報嚴格區分開(kāi)來(lái)，大大限制了檔案管理的范圍。同時(shí)，傳統的企業(yè)檔案管理，比較拘泥于對歷史記錄的保管，忽視了對企業(yè)提供現實(shí)作用，這也限制了檔案管理發(fā)揮作用的領(lǐng)域。而知識管理強調，將企業(yè)的各類(lèi)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中出現的知識容納在一起，形成一個(gè)新型的知識資源體系，并服務(wù)于企業(yè)的各項創(chuàng )造活動(dòng)。因此，檔案管理就被融進(jìn)了一個(gè)更廣闊的空間內，能夠和企業(yè)的各項業(yè)務(wù)直接結合，在企業(yè)活動(dòng)中，發(fā)揮其應有的作用，這便大大提升了檔案管理的管理范圍。
2.知識管理能夠提升檔案管理的價(jià)值。
傳統的企業(yè)檔案管理，比較重視保管，而忽視利用，只是通過(guò)借閱、復印等手段，為企業(yè)提供檔案服務(wù)，這種模式，不能滿(mǎn)足職工對各種信息的需求，也無(wú)法使檔案管理為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供服務(wù)。而知識管理強調運用數字化、現代化管理手段，為用戶(hù)提供深層次的信息資源，發(fā)揮知識的價(jià)值，進(jìn)而提高企業(yè)的競爭力。知識管理對知識創(chuàng )造性職能的關(guān)注，能夠大大提高檔案管理的價(jià)值。
?。ǘn案管理能夠促進(jìn)知識管理
1.檔案管理有利于知識的沉淀和積累
企業(yè)知識資源中，隱性知識所占的比重較大，且發(fā)揮著(zhù)重要作用。然而，隱性知識存在于職工的大腦中，難于管理。據相關(guān)研究得知，對隱性知識可以運用兩種方式進(jìn)行管理：第一是將隱性知識“社會(huì )化”，
第二是將隱性知識“外部化”。隱性知識“社會(huì )化”后，依然是“隱性知識”，例如，職工流動(dòng)量較大時(shí)，組織的隱性知識資源也容易流失。于是，將隱性知識“外部化”是較為常用的管理方式。所謂的“外部化”，指的是通過(guò)記錄將隱性知識物化在檔案中。檔案管理，側重企業(yè)在開(kāi)展各項生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中將職工的工作情況真實(shí)地記錄下來(lái)，成為企業(yè)的知識資源。而通過(guò)將職工的工作情況，利用文件、檔案的形式記錄下來(lái)，就是將隱性知識物化在了文件中，通過(guò)這一系列的過(guò)程，就實(shí)現了組織知識的積累和沉淀。
2.檔案管理能夠促進(jìn)知識的傳播
知識的傳播，主要依靠語(yǔ)言和書(shū)面兩種形式。語(yǔ)言交流，比如口頭說(shuō)話(huà)、會(huì )議交流、電話(huà)交流等；書(shū)面交流，主要是利用文件形式進(jìn)行交流。語(yǔ)言交流，有著(zhù)簡(jiǎn)單、隨意的優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)對相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，就能促進(jìn)知識的創(chuàng )新。然而語(yǔ)言交流，由于受到時(shí)空的限制，容易失真，不利于組織知識的積累和沉淀；書(shū)面交流也有著(zhù)過(guò)于正式、不便于及時(shí)對相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論的弊端。但是利用現代技術(shù)進(jìn)行書(shū)面交流，一方面，可以不受時(shí)空局限，能夠快速傳播，另一方面，有著(zhù)避免信息失真、傳播范圍廣的優(yōu)勢。由此可見(jiàn)，文件管理，有利于促進(jìn)知識的傳播和交流。
3.檔案管理有利于知識的挖掘
檔案管理要遵循的最高原則，是“來(lái)源原則”[3]。在當前的信息時(shí)代，來(lái)源指的是，文件的形成者、形成過(guò)程、形成活動(dòng)等，通俗來(lái)講，就是文件由誰(shuí)、在什么背景下、為了怎樣的目的、利用了什么結構形
式，才形成了文件。這些來(lái)源，能夠將文檔記錄在組織內部，同時(shí)還蘊含著(zhù)更深的背景，這些內容和背景，能幫助人們更好地理解知識，也能幫助人們探尋相關(guān)的知識線(xiàn)索。由此可知，檔案管理有利于挖掘知識。檔案管理和知識管理之間，有著(zhù)共通之處，也有著(zhù)差異性，同時(shí)二者之間是相輔相成的。了解檔案管理和知識管理間的關(guān)系，能夠促進(jìn)二者的有效結合，促進(jìn)這兩種管理理念的共同發(fā)展，對于更好地讓題目發(fā)揮自身在組織中的作用，也具有重要意義。
作者：張虹玲 單位：吉林省第二地質(zhì)調查所
參考文獻：
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