企業(yè)檔案管理實(shí)踐思考
摘要：闡述 7S 管理法的概念及作用，探討企業(yè)檔案管理引入 7S管理法的現實(shí)作用，并以浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司為例，介紹了 7S 管理法在企業(yè)檔案管理中的應用實(shí)踐與思考。
關(guān)鍵詞：7S 管理法；企業(yè)管理；檔案管理
17S 管理法概述
1.17S 管理法的由來(lái)
7S 管理法是 5S 管理的延伸。5S 管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現場(chǎng)對人員、機器、材料、方法、信息等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理。這種獨特的管理方法在日本企業(yè)中被廣泛推行，因“整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke）”這 5個(gè)詞語(yǔ)羅馬拼音首字母都是“S”，所以稱(chēng)之為“5S 管理”。近年來(lái)，隨著(zhù)人們對這一活動(dòng)認識的不斷深入，引入安全（Safety）和節約（Save）的內容，合稱(chēng)為“7S 管理法”。
1.27S 管理法的主要內容和作用
整理（Seiri）：將生產(chǎn)區域、辦公場(chǎng)所、庫房等區域的設備、資料、物品清楚地分為“要”和“不要”，工作場(chǎng)所只放置必需品，釋放空間、消除混放、降低誤用風(fēng)險等。整頓（Seiton）：合理安排生產(chǎn)及辦公現場(chǎng)物品放置，進(jìn)行科學(xué)合理的布局，做到定位、定類(lèi)、定量，明確標識，便于快捷取用。清掃（Seiso）：對生產(chǎn)現場(chǎng)、設備及辦公區域環(huán)境進(jìn)行綜合治理，清除工作場(chǎng)所的垃圾、灰塵、污漬等，保持現場(chǎng)干凈整潔和設備、工具的狀態(tài)良好，為員工提供良好的工作環(huán)境。清潔
?。⊿eiketsu）：維護前 3S 的工作成果，使之制度化、規范化、持久化，為標準化奠定基礎。素養（Shitsuke）：?jiǎn)T工能夠主動(dòng)遵守企業(yè)各項規章制度，自覺(jué)養成良好習慣，品質(zhì)素養得以提升，同時(shí)鑄造積極的團隊精神，逐步形成鮮明特色的企業(yè)文化。安全（Safety）：消除事故隱患，保障設備穩定運行，預防事故發(fā)生，保障員工的人身安全，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)穩定進(jìn)行。節約（Save）：對時(shí)間、空間、資源、作業(yè)流程、管理方法等合理利用，找到主要浪費源，減少浪費，通過(guò)改善活動(dòng)實(shí)現節約、優(yōu)化，提高能效。
2 企業(yè)檔案管理引入 7S 管理法的現實(shí)作用
2.1 有利于防范和消除檔案安全隱患
7S 管理法的基礎要求就是通過(guò)對現場(chǎng)的精細化管理，保障設施設備安全運行，防范和消除事故隱患，創(chuàng )造一個(gè)整齊、整潔、有序、優(yōu)美、安全的工作環(huán)境。企業(yè)檔案工作引入 7S 管理法，可以有效加強對檔案庫房、檔案整理用房、檔案查閱場(chǎng)所和檔案設備、用具的精細化管理，使檔案庫房溫濕度控制和“八防”保護措施得到更好的落實(shí)，使企業(yè)檔案室的每一個(gè)空間始終處于干凈整潔的狀態(tài)，每一件檔案始終處于有序存放的狀態(tài)，每一臺設備始終處于良好的狀態(tài)，從而有效防范和消除檔案安全隱患，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。
2.2 有利于優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程
7S 管理法的一個(gè)重要理念是專(zhuān)注日復一日、追求精益求精，也就是充分發(fā)揮企業(yè)員工的主觀(guān)能動(dòng)性，在不斷重復性的工作中，不斷地優(yōu)化工作流程，這對企業(yè)流程管理具有重要的指導意義。檔案業(yè)務(wù)工
作，如歸檔、整理、編目、鑒定、保管、檢索、提供利用等都是重復性的工作，都有一定的工作流程。這些流程，有的需要細化，有的需要固化，有的需要優(yōu)化。企業(yè)檔案工作引入 7S 管理法，可以使這些業(yè)務(wù)流程在實(shí)際工作中不斷得到改進(jìn)，從而實(shí)現檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。
2.3 有利于提升檔案管理標準化水平
7S 管理法本質(zhì)上是推進(jìn)企業(yè)現場(chǎng)管理的標準化，并以此促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)和管理的標準化，這與企業(yè)檔案管理的內在要求是完全一致的。企業(yè)檔案工作引入 7S 管理法，可以使各項檔案日常業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步制度化、規范化、持久化，最后形成相對固定的企業(yè)管理標準，從而提升企業(yè)檔案管理標準化水平。
2.4 有利于提升員工檔案專(zhuān)業(yè)素養
人是 7S 管理法的核心要素，7S 管理法的一個(gè)核心理念就是著(zhù)眼于員工素養的提升，充分發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性，注重發(fā)揮團隊的力量。企業(yè)檔案工作引入 7S 管理法，可以通過(guò)素養等管理活動(dòng)，使企業(yè)管理人員和檔案專(zhuān)兼職人員主動(dòng)遵守企業(yè)各項檔案管理制度，自覺(jué)養成良好歸檔、管檔、用檔習慣，使企業(yè)管理人員的檔案專(zhuān)業(yè)素養得以提升。同時(shí)，打造擔當作為的檔案專(zhuān)兼職人員的團隊精神，營(yíng)造高效協(xié)作的工作氛圍和工作機制。
2.5 有利于提升檔案管理效率
企業(yè)檔案工作引入 7S 管理法，可以通過(guò)整理、整頓、清掃、清潔等活動(dòng)為企業(yè)檔案工作創(chuàng )造一個(gè)整潔優(yōu)美工作環(huán)境和一套有序高效的工作流程；通過(guò)素養管理活動(dòng)，為企業(yè)打造一支懂專(zhuān)業(yè)、高素養的
檔案專(zhuān)兼職人才隊伍，從而有效提升檔案工作效率。
3 基于 7S 管理法的企業(yè)檔案管理實(shí)踐與思考
3.1 基于 7S 管理法的企業(yè)檔案管理
7S 管理法作用于企業(yè)檔案管理，既具有系統性、整體性，又具有獨立性，即 7S 既可以作為一個(gè)系統的整體運作來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高，整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全、節約等管理活動(dòng)又可以獨立地助力企業(yè)檔案管理。從另一方面分析也是如此，7S管理法既可以作用于企業(yè)檔案管理統一的系統，又可以對檔案的收、管、存、用等各項具體業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生改善作用。
3.2 基于 7S 管理法的企業(yè)檔案管理的目標與重點(diǎn)
在企業(yè)檔案管理中應用 7S 管理法，需要明確實(shí)現的目標和改善活動(dòng)的重點(diǎn)內容。整理改善活動(dòng)，以?xún)?yōu)化檔案工作環(huán)境為重點(diǎn)，目標是“零雜物”；整頓改善活動(dòng)，以?xún)?yōu)化檔案工作流程為重點(diǎn)，目標是“零積事”；清掃改善活動(dòng)，以強化檔案工作現場(chǎng)管理為重點(diǎn)，目標是“零故障”；清潔改善活動(dòng)，以檔案業(yè)務(wù)工作管理標準化規范化為重點(diǎn)，目標是“零差錯”；素養改善活動(dòng)，以提高檔案人員素質(zhì)為重點(diǎn)，目標是“零失誤”；安全改善活動(dòng)，以確保檔案安全為重點(diǎn)，目標是“零事故”；節約改善活動(dòng)，以減少浪費為重點(diǎn)，目標是“零浪費”。
3.3 企業(yè)檔案管理應用 7S 管理法的實(shí)踐成效
浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司在企業(yè)檔案管理中應用 7S管理法，取得了初步成效，主要體現在以下方面：
3.3.1 檔案辦公環(huán)境明顯改善。全面檢查檔案工作場(chǎng)所（包括辦公
室、檔案庫房、閱覽室等區域），制定必需品和非必需品的判別標準，并進(jìn)行分類(lèi)清理、存放；對工作場(chǎng)所進(jìn)行徹底清掃，從源頭消除污垢，制定改善措施和循環(huán)檢查制度，加強日常管理；對檔案室文件、記錄、臺賬、設備等進(jìn)行定制、定位管理，合理利用空間，減少空間浪費，保持通道暢通；根據辦公環(huán)境條件控制要求，將不相容的區域進(jìn)行有效隔離，設置區域標識、危險標識等，避免對人員和環(huán)境造成危害。通過(guò) 7S 管理法應用，初步營(yíng)造了一個(gè)安全健康、整潔明亮、高效有序的檔案工作環(huán)境。
3.3.2 檔案業(yè)務(wù)流程得到細化優(yōu)化。通過(guò) 7S 活動(dòng)，認真梳理各類(lèi)檔案的形成、積累、歸檔、管理、利用等工作流程，對檔案管理現狀進(jìn)行診斷，找出管理上存在的問(wèn)題，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，明確推進(jìn)目標，制定推進(jìn)方案，優(yōu)化改善工作流程，理順各環(huán)節間的銜接程序，提高檔案規范化管理水平。如我們將 7S 管理法引入照片檔案管理中去，細化優(yōu)化了照片檔案管理流程：（1）根據新聞事件主題、地點(diǎn)、場(chǎng)景進(jìn)行分類(lèi)“定置”照片拍攝路線(xiàn)、流程、角度以及畫(huà)面構圖和拍攝數量要求，使得拍攝者在接到拍攝工作任務(wù)之初，基本了解需要拍攝的內容、需要攜帶的拍攝工具等事項，確保在拍攝過(guò)程中關(guān)鍵節點(diǎn)、關(guān)鍵工序拍攝無(wú)遺漏、無(wú)缺失；（2）明確照片歸檔質(zhì)量要求，照片在歸檔選取時(shí)要確保畫(huà)面的連貫性，通過(guò)一組照片影像所反映的相關(guān)信息可以真實(shí)、準確地回顧歷史事件、場(chǎng)景的主要內容；（3）“定位”事件關(guān)鍵字段，通過(guò)細化分析，多角度、多字段錄入照片檔案相關(guān)信息，快速定位事件、人物、地點(diǎn)等相關(guān)內容，便于統計、編研、利用。
3.3.3 檔案管理人員素養得到提升。通過(guò) 7S 活動(dòng)，不斷完善檔案管理各項規章制度，通過(guò)看板、圖表等方式展示給員工，包括機械、設備操作規范和使用注意事項等，簡(jiǎn)潔明了，使員工充分理解并執行，可操性強。通過(guò) 7S 推進(jìn)過(guò)程也加強檔案工作的宣傳，加強企業(yè)員工對檔案工作的認識，提升檔案歸檔意識；在嚴格遵守規章制度的同時(shí)，培養檔案人員的工作責任感，養成良好的工作習慣，增強檔案管理人員的凝聚力和向心力，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。
3.3.4 檔案管理成本進(jìn)一步降低。通過(guò) 7S 改善活動(dòng)，檢查檔案日常管理工作中是否存在浪費現象，分析產(chǎn)生的原因，制定消除浪費的整改措施；確定設備的使用狀態(tài)，加以標簽進(jìn)行識別，每臺設備落實(shí)責任人，負責進(jìn)行日常維護和保養，并做好設備使用和保養維護記錄，延長(cháng)使用壽命，節省維修成本；將廢舊物資進(jìn)行篩選和分類(lèi)，對可通過(guò)改造加工后恢復使用和改變用途的物資進(jìn)行充分利用，減少浪費。
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[4]曾梅.圖書(shū)館推行“共好5S管理”模式探析[J].農業(yè)圖書(shū)情報學(xué)刊，2005（6）.
作者:毛盼盼 王瑾 單位:浙江浙能中煤舟山煤電有限責任公司 浙江省能源集團有限公司
