檔案資料管理作業(yè)指導書(shū)
1. 目的
為了規范公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務(wù)，制訂本管理制度。
2. 適用范圍
適合公司本部、分公司及各物業(yè)客戶(hù)服務(wù)中心的檔案資料管理。
3. 職責
3.1 綜合管理部負責公司檔案管理工作。
3.2 各職能、業(yè)務(wù)部門(mén)負責本部門(mén)的檔案管理工作。
3.3 各分公司綜合辦公室負責管理在本部門(mén)存放的檔案資料。
4. 方法與過(guò)程控制 4.1 綜合管理部和各分公司綜合辦公室要指定專(zhuān)人負責檔案管理工作，各部門(mén)負責人對檔案管理最終結果負責。
4.2 綜合管理部將公司所有檔案目錄按科學(xué)的方法統一編制成冊，建立詳細的公司檔案分類(lèi)目錄，便于查閱。
4.3 為了保證各物業(yè)客戶(hù)服務(wù)中心的工作順利開(kāi)展，原則上各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案由各客戶(hù)服務(wù)中心負責保管、存放。
4.3.1 各類(lèi)批文、證照、人事檔案原件存放在責任部門(mén)。
4.3.2 公司的各種財務(wù)資料、稅務(wù)資料存放在財務(wù)管理部，由財務(wù)管理部按國家及公司有關(guān)規定進(jìn)行整理、分類(lèi)存檔。
帶 格 式 的: 字體: 小三帶 格 式 的: 居中, 行距: 2 倍行距帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距
4.3.2 有關(guān)工程的各類(lèi)圖紙、技術(shù)資料及前期介入的相關(guān)資料存放于工程管理部。
4.3.3 業(yè)主入住的有關(guān)資料及有關(guān)特殊的物業(yè)服務(wù)的合同，由客戶(hù)服務(wù)中心負責保管。
4.3.4 除有關(guān)特殊的物業(yè)服務(wù)的合同外，所有對外簽訂的合同，必須按《合同管理作業(yè)指導書(shū)》，存放在綜合管理部和財務(wù)管理部。
4.3.5 公司聲像檔案統一由綜合管理部負責保管。
4 4.4 聲像檔案具體管理辦法
4.4.1 聲像檔案主要由照片（含底片）、攝像帶、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)、數字文件資料等組成。
4.4.2 聲像檔案收集范圍包括公司對內、對外重大活動(dòng)、參加的各項重要會(huì )議、外出學(xué)習、考察及其他有保存價(jià)值的聲像資料。
4.4.3 各部門(mén)歸檔的各類(lèi)聲像檔案必須附有簡(jiǎn)單文字說(shuō)明，以方便聲像檔案管理人員的歸檔和其他人員借閱，照片的自然張每張必須編寫(xiě)文字說(shuō)明。
4.5 公司各類(lèi)批文、證照原件等借出時(shí)，須報請主管領(lǐng)導或總經(jīng)理同意批準，出現丟失損壞承擔相應責任。
河南綠都物業(yè)服務(wù)有限公司三級文件
編號
TDWY4.2.3- - Z01- - 01
名稱(chēng)
檔案資料管理作業(yè)指導書(shū)
版本
A/0
第
2 2 頁(yè)
共
2 2 頁(yè)
編制
張星
更改
審核
文 廣岐
批準
張紅東
生效期
1 2011 年 年 4 4 月 月 1 1 日
4.6 檔案借閱人必須填寫(xiě)《文件資料借閱登記表》并在規定期限內歸還所借檔案資料，情況特 殊者可加寫(xiě)說(shuō)明、主管領(lǐng)導簽字后續借。借用日期根據業(yè)務(wù)需求，以最終領(lǐng)導簽批帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距帶 格 式 的: 行距: 2 倍行距
時(shí)間為準。
5. 引用文件
TDWY7.2.2-Z01-01
《合同管理專(zhuān)業(yè)指導書(shū)》 6. 相關(guān)質(zhì)量記錄
TDWY4.2.3-Z01-F5
《文件資料借閱登記表》
