工程檔案文件管理 第一節 文件和資料的控制 一．文件和資料的范圍 本項目文件和資料按其應用范圍可分為滿(mǎn)足工程施工的文件和資料，滿(mǎn)足質(zhì)量體系運行的文件和資料兩大類(lèi)。前者又可分為：法規標準類(lèi)；招標文件、施工合同類(lèi)；設計文件類(lèi)；施工管理類(lèi)；其它類(lèi)。
二．件和資料的管理 項目技術(shù)部負責文件和資料的管理和控制，確保各有關(guān)工作場(chǎng)所使用的文件和資料是有效版本，防止使用作廢文件。
1. 文件和資料的批準和發(fā)放 文件和資料在發(fā)布前應按規定由授權人審批其適用性。由項目編制的文件和資料一般由項目經(jīng)理或其授權人審批。
工程技術(shù)科根據需要擬定文件發(fā)放清單，交總工程師審批后發(fā)放，文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放(領(lǐng)用)表》上簽字領(lǐng)取。
2. 文件和資料的更改、修訂 由文件更改提出單位填寫(xiě)《文件更改申請單》，說(shuō)明更改原因，更改方式，對重要的更改(如技術(shù)參數)還應附有充分的證據。
文件的更改應由原審批人審批。當不能由原審批人完成時(shí)，可由原審批部門(mén)安排有資格的人審批，但必須給審批人提供原有文件的備份資料或背景材料。
文件更改批準后，將有關(guān)材料傳遞至技術(shù)部，由技術(shù)部發(fā)出《文件更改通知單》并檢查更改執行情況。
技術(shù)部在“受控文件清單”上注明文件修訂狀態(tài)。
3. 文件和資料的標識 質(zhì)量體系類(lèi)：采取加蓋“受控文件”章或“編號”進(jìn)行標識。
法規類(lèi)：采用加蓋“有效版本”、“無(wú)效版本”及“編號”作為標識。
設計文件類(lèi)：采用“編號”進(jìn)行標識。
施工管理類(lèi)和其它類(lèi)：均采用“編號”進(jìn)行標識。
作廢文件蓋“作廢”印章，需保留的作廢資料加蓋“作廢保留”、印章作為標識。
4. 文件和資料的編號 由內業(yè)制訂本項目《文件編號規定》，按此規定進(jìn)行文件編號。
5. 文件的借閱和復印 需要借閱文件的人員，在技術(shù)部辦理借閱登記手續；借閱者要在約定的時(shí)間內歸還文件，到期不歸還由技術(shù)部負責追回；原版文件一律不外借，以免丟失損壞。
需要復印文件的單位填寫(xiě)《文件復印申請單》，經(jīng)其主管領(lǐng)導審批后，由技術(shù)部統一復印并做好標識后按文件發(fā)放規定發(fā)放。
6. 文件的有效版本控制 受控文件清單由技術(shù)部統一管理,以確保在質(zhì)量體系運行的各個(gè)場(chǎng)所都使用有效版本的文件。
每三個(gè)月公布一次文件和資料更改一覽表；技術(shù)部每月一次到各單位檢查受控文件使用情況，重點(diǎn)查文件和資料的有效性，發(fā)現問(wèn)題要立即按要求處理。
各類(lèi)失效和作廢的文件和資料由技術(shù)部負責收回并銷(xiāo)毀,需要保留的作廢文件和資料加蓋“作廢”、“作廢保留”印章后由技術(shù)部歸檔管理。
7. 施工圖等設計文件的控制 施工圖等設計文件由技術(shù)部統一從甲方領(lǐng)取,按工作需要和有關(guān)規定發(fā)放至各施工場(chǎng)所、部門(mén)。
圖紙變更、設計變更通知單等設計修改文件，技術(shù)部統一領(lǐng)取后進(jìn)行編號、登記、發(fā)放。圖紙使用部門(mén)/人員應在更改部位做好標識，確保更改到位。
圖紙等設計文件的重要變更，必須由駐現場(chǎng)設計代表批準后以書(shū)面形式確認(如：鋼筋代換、結構修改等)；一般性的非結構性的變更由現場(chǎng)監理工程師批準后以書(shū)面形式確認，并報設計單位備案。
如甲方對設計文件的變更另有規定，執行甲方規定。
8. 文件和資料的保存：各職能部門(mén)、作業(yè)隊的文件和資料應由專(zhuān)人負責管理，妥善保存，要有防潮、防火、防盜防蟲(chóng)、防丟失措施；凡軟盤(pán)文件必須備份，防止丟失。
9. 外來(lái)文件的控制：外來(lái)文件的管理和控制按公司 ISO9001-2008 版質(zhì)量體系文件規定執行。
10．形成記錄、建立臺帳
第二節 竣工資料管理措施 一．認真貫徹執行重慶市關(guān)于工程檔案資料管理的規定，對工程從開(kāi)工到竣工全過(guò)程，必須按檔案具體內容、整理方法、填寫(xiě)程序、紙張規格等，作到規范和標準，使檔案資料能夠在工程竣工后，準確反映出工作情況可靠的依據。
二．項目經(jīng)理和總工程師負責領(lǐng)導和督促本單位和專(zhuān)業(yè)單位的有關(guān)部門(mén)、項目管理人員認真履行各自的職責，定期進(jìn)行檢查、督促，確保檔案資料的完整，準確。
三．工程施工的技術(shù)資料，土建和安裝均應同建設單位、設計單位、質(zhì)檢站、建材生產(chǎn)廠(chǎng)家，應密切配合，使各類(lèi)資料能及時(shí)、準確、完整的按規定完善歸檔。
四．項目技術(shù)負責人負責指導內業(yè)技術(shù)人員作好工程施工各類(lèi)資料的辦理、收集、整理、匯編工作，并按歸檔資料的規定，必須字跡清楚、圖樣清晰。施工中，對隱蔽、技術(shù)核定、材料代換、通知等應及時(shí)辦理簽字手續；分部分項工程和單位工程質(zhì)量檢查評定，由專(zhuān)職質(zhì)安員逐項填寫(xiě)，并有質(zhì)量評定人員和技術(shù)負責人簽字。質(zhì)量保證資料由內業(yè)逐項檢查填表后，經(jīng)工程負責人簽字。
五．資料驗收與工程竣工驗收同步進(jìn)行，在工程竣工驗收后三個(gè)月內，按要求數量向監理單位提交完整的、符合要求的工程技術(shù)檔案資料，經(jīng)監理單位簽認后提交業(yè)主檔案管理部門(mén)。
