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加強業(yè)務(wù)外包管理防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險
——財政部會(huì )計司解讀《企業(yè)內部控制應用指引第13號——業(yè)務(wù)外包》《企業(yè)內部控制應用指引第13號——業(yè)務(wù)外包》所稱(chēng)的業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)利用專(zhuān)業(yè)化分工優(yōu)勢，將日常經(jīng)營(yíng)中的部分業(yè)務(wù)委托給本企業(yè)以外的專(zhuān)業(yè)服務(wù)機構或經(jīng)濟組織（以下簡(jiǎn)稱(chēng)承包方）完成的經(jīng)營(yíng)行為，通常包括研發(fā)、資信調查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶(hù)服務(wù)、IT服務(wù)等。隨著(zhù)社會(huì )主義市場(chǎng)發(fā)展及國際產(chǎn)業(yè)分工呈細化趨勢，我國業(yè)務(wù)外包市場(chǎng)必將有較大發(fā)展。適應這種發(fā)展趨勢，財政部研究制定了《企業(yè)內部控制應用指引第13號——業(yè)務(wù)外包》，對于規范業(yè)務(wù)外包行為，防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，具有重要的意義。本文就此進(jìn)行解讀。
一、業(yè)務(wù)外包流程
業(yè)務(wù)外包流程主要包括：制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案、審核批準、選擇承包方、簽訂業(yè)務(wù)外包合同、組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包活動(dòng)、業(yè)務(wù)外包過(guò)程管理、驗收、會(huì )計控制等環(huán)節。如下圖所示。該圖列示的業(yè)務(wù)外包流程適用于各類(lèi)企業(yè)的一般業(yè)務(wù)外包，具有通用性。企業(yè)在實(shí)際開(kāi)展業(yè)務(wù)外包時(shí)，可以參照此流程，并結合自身情況予以擴充和具體化。
業(yè)務(wù)外包基本流程圖
二、各環(huán)節的主要風(fēng)險點(diǎn)及管控措施
（一）制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案
制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案，是指企業(yè)根據年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計劃和業(yè)務(wù)外包管理制度，結合確定的業(yè)務(wù)外包范圍，制定實(shí)施方案。該環(huán)節的風(fēng)險主要是：企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度，導致制定實(shí)施方案時(shí)無(wú)據可依；業(yè)務(wù)外包管理制度未明確業(yè)務(wù)外包范圍，可能導致有關(guān)部門(mén)在制定實(shí)施方案時(shí)，將不宜外包的核心業(yè)務(wù)進(jìn)行外包；實(shí)施方案不合理、不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)或內容不完整，可能導致業(yè)務(wù)外包失敗。
主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，根據各類(lèi)業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場(chǎng)成熟度等標準，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據是否對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有重大影響對外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類(lèi)管理，以突出管控重點(diǎn)，同時(shí)明確規定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實(shí)施等相關(guān)內容。第二，嚴格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實(shí)施等內容制定實(shí)施方案，避免將核心業(yè)務(wù)外包，同時(shí)確保方案的完整性。第三，根據企業(yè)年度預算以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計劃，對實(shí)施方案的重要方面進(jìn)
行深入評估以及復核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險、外包合同期限、
外包方式、員工培訓計劃等，確保方案的可行性。第四，認真聽(tīng)取外部專(zhuān)業(yè)人員對業(yè)務(wù)外包的意見(jiàn)，并根據其合理化建議完善實(shí)施方案。
（二）審核批準
審核批準，是指企業(yè)應當按照規定的權限和程序審核批準業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：審批制度不健全，導致對業(yè)務(wù)外包的審批不規范；審批不嚴格或者越權審批，導致業(yè)務(wù)外包決策出現重大疏漏，可能引發(fā)嚴重后果；未能對業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案是否符合成本效益原則進(jìn)行合理審核以及做出恰當判斷，導致業(yè)務(wù)外包不經(jīng)濟。
主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準制度。明確授權批準的方式、權限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規定各層級人員應當在授權范圍內進(jìn)行審批，不得超越權限審批。同時(shí)加大對分公司重大業(yè)務(wù)外包的管控力度，避免因分公司越權進(jìn)行業(yè)務(wù)外包給企業(yè)帶來(lái)不利后果。第二，在對業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案進(jìn)行審查和評價(jià)時(shí)，應當著(zhù)重對比分析該業(yè)務(wù)項目在自營(yíng)與外包情況下的風(fēng)險和收益，確定外包的合理性和可行性。第三，總會(huì )計師或企業(yè)分管會(huì )計工作的負責人應當參與重大業(yè)務(wù)外包的決策，對業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟效益做出合理評價(jià)。第四，對于重大業(yè)務(wù)外包方案，應當提交董事會(huì )或類(lèi)似權力機構審批。
（三）選擇承包方
選擇承包方，是指企業(yè)應當按照批準的業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案選擇承包方。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：承包方不是合法設立的法人主體，缺乏應有的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)，從業(yè)人員也不具備應有的專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格，缺乏從事相關(guān)項目的經(jīng)驗，導致企業(yè)遭受損失甚至陷入法律糾紛；外包價(jià)格不合理，業(yè)務(wù)外包成本過(guò)高導致難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢；存在接受商業(yè)賄賂的舞弊行為，導致相關(guān)人員涉案。
主要管控措施：第一，充分調查候選承包方的合法性，即是否為依法成立、合法經(jīng)營(yíng)的專(zhuān)業(yè)服務(wù)機構或經(jīng)濟組織，是否具有相應的經(jīng)營(yíng)范圍和固定的辦公場(chǎng)所。第二，調查候選承包方的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及其從業(yè)人員的履歷和專(zhuān)業(yè)技能。第三，考察候選承包方從事類(lèi)似項目的成功案例、業(yè)界評價(jià)和口碑。第四，綜合考慮企業(yè)內外部因素，對業(yè)務(wù)外包的人工成本、營(yíng)銷(xiāo)成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標進(jìn)行測算分析，合理確定外包價(jià)格，嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。第五，引入競爭機制，按照有關(guān)法律法規，遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，采用招標方式等適當方式，擇優(yōu)選擇承包方。第六，按照規定的程序和權限從候選承包方中做出選擇，并建立嚴格的回避制度和監督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇承包方過(guò)程中出現受賄和舞弊行為。
（四）簽訂業(yè)務(wù)外包合同
確定承包方后，企業(yè)應當及時(shí)與選定的承包方簽訂業(yè)務(wù)外包合同，約定業(yè)務(wù)外包的內容和范圍，雙方權利和義務(wù)，服務(wù)和質(zhì)量標準，保密事項，費用結算標準和違約責任等事項。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：合同條款未能針對業(yè)務(wù)外包風(fēng)險做出明確的約定，對承辦方的違約責任界定不夠清晰，導致企業(yè)陷入合同糾紛和訴訟；合同約定的業(yè)務(wù)外包價(jià)格不合理或成本費用過(guò)高，導致企業(yè)遭受損失。
主要管控措施：第一，在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識別出的重要風(fēng)險因素，并通過(guò)合同條款予以有效規避或降低。第二，在合同的內容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類(lèi)型、數量、成本，以及明確界定服務(wù)的環(huán)節、作業(yè)方式、作業(yè)時(shí)間、服務(wù)費用等細節。第三，在合同的權利和義務(wù)方面，明確企業(yè)有權督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法，承包方有責任按照合同協(xié)議規定的方式和頻率，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現狀告知企業(yè)，并對存在問(wèn)題進(jìn)行有效溝通。第四，在合同的服務(wù)和質(zhì)量標準方面，應當規定外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿(mǎn)足標準實(shí)施的補救措施。第五，在合同的保密事項方面，應具體約定對于涉及本企業(yè)機密的業(yè)務(wù)和事項，承包方有責任履行保密義務(wù)。第六，在費用結算標準方面，綜合考慮內外部因素，合理確定外包價(jià)格，嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。第七，在違約責任
方面，制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款，以適應環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。
（五）組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包
組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)嚴格按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，組織業(yè)務(wù)外包過(guò)程中人、財、物等方面的資源分配，建立與承包方的合作機制，為下一環(huán)節的業(yè)務(wù)外包過(guò)程管理做好準備，確保承包方嚴格履行業(yè)務(wù)外包合同。企業(yè)在組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包時(shí)，應當根據業(yè)務(wù)外包合同條款，落實(shí)雙方應投入的人力資源、資金、硬件及專(zhuān)有資產(chǎn)等，明確承包方提供服務(wù)或產(chǎn)品的工作流程、模式、職能架構、項目實(shí)施計劃等內容。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包的工作不充分或未落實(shí)到位，影響下一環(huán)節業(yè)務(wù)外包過(guò)程管理的有效實(shí)施，導致難以實(shí)現業(yè)務(wù)外包的目標。
主要管控措施：第一，按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施全過(guò)程的管控措施，包括落實(shí)與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機制，確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時(shí)有章可循。第二，做好與承包方的對接工作，通過(guò)培訓等方式確保承包方充分了解企業(yè)的工作流程和質(zhì)量要求，從價(jià)值鏈的起點(diǎn)開(kāi)始控制業(yè)務(wù)質(zhì)量。第三，與承包方建立并保持暢通的溝通協(xié)調機制，以便及時(shí)發(fā)現并有效解決業(yè)務(wù)外包過(guò)程存在的問(wèn)題。第四，梳理有關(guān)工作流程，提出每個(gè)環(huán)節上的崗位職責分工、運營(yíng)模式、管理機制、質(zhì)量水平等方面的要求，并建立對應的即時(shí)監控機制，及時(shí)檢查、收集和反饋業(yè)務(wù)外包實(shí)施過(guò)程的相關(guān)信息。
（六）業(yè)務(wù)外包過(guò)程管理
根據業(yè)務(wù)外包合同的約定，承包方會(huì )采取在特定時(shí)點(diǎn)向企業(yè)一次性交付產(chǎn)品或在一定期間內持續提供服務(wù)的方式交付業(yè)務(wù)外包成果。由于承包方交付成果的方式不同，業(yè)務(wù)外包過(guò)程也有所不同，前者的業(yè)務(wù)外包過(guò)程是指承包方對產(chǎn)品的設計制造過(guò)程，后者的業(yè)務(wù)外包過(guò)程是指承包方持續提供服務(wù)的整個(gè)過(guò)程。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：承包方在合同期內因市場(chǎng)變化等原因不能保持履約能力，無(wú)法繼續按照合同約定履行義務(wù)，導致業(yè)務(wù)外包失敗和本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中斷；承包方出現未按照業(yè)務(wù)外包合同約定的質(zhì)量要求持續提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)等違約行為，導致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢，甚至遭受重大損失；管控不力，導致商業(yè)秘密泄漏。
主要管控措施：第一，在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過(guò)程中，密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取承包方動(dòng)態(tài)管理方式，對承包方開(kāi)展日?？?jì)效評價(jià)和定期考核。第二，對承包方的履約能力進(jìn)行持續評估，包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達到企業(yè)預期目標，承包方自身的財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng )新能力等綜合能力是否滿(mǎn)足該項目的要求。第三，建立即時(shí)監控機制，一旦發(fā)現偏離合同目標等情況，應及時(shí)要求承包方調整改進(jìn)。第四，對重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預計，建立相應的應急機制，制定臨時(shí)替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中斷。第五，有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為，并導致業(yè)務(wù)外包合同無(wú)法履行的，應當及時(shí)終止合同，并指定有關(guān)部門(mén)按照法律程序向承包方索賠。第六，切實(shí)加強對業(yè)務(wù)外包過(guò)程中形成的商業(yè)信息資料的管理。
（七）驗收
在業(yè)務(wù)外包合同執行完成后需要驗收的，企業(yè)應當組織相關(guān)部門(mén)或人員對完成的業(yè)務(wù)外包合同進(jìn)行驗收。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：驗收方式與業(yè)務(wù)外包成果交付方式不匹配，驗收標準不明確，驗收程序不規范，使驗收工作流于形式，不能及時(shí)發(fā)現業(yè)務(wù)外包質(zhì)量低劣等情況，可能導致企業(yè)遭受損失。
主要管控措施：第一，根據承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點(diǎn)，制定不同的驗收方式。一般而言，可以對最終產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行一次性驗收，也可以在整個(gè)外包過(guò)程中分階段驗收。
第二，根據業(yè)務(wù)外包合同的約定，結合在日?？?jì)效評價(jià)基礎上對外包業(yè)務(wù)質(zhì)量是否達到預期目標的基本評價(jià)，確定驗收標準。第三，組織有關(guān)職能部門(mén)、財會(huì )部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等的相關(guān)人員，嚴格按照驗收標準對承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行審查和全面測試，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合需求，并出具驗收證明。第四，驗收過(guò)程中發(fā)現異常情況的，應當立即報告，查明原因，視問(wèn)題的嚴重性與承包方協(xié)商采取恰當的補救措施，并依法索賠。第五，根據驗收結果對業(yè)務(wù)外包是否達到預期目標作出總體評價(jià)，據此對業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。
（八）會(huì )計控制
會(huì )計控制是指企業(yè)應當根據國家統一的會(huì )計準則制度，加強對外包業(yè)務(wù)的核算與監督，并做好外包費用結算工作。該環(huán)節的主要風(fēng)險是：缺乏有效的業(yè)務(wù)外包會(huì )計系統控制，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)業(yè)務(wù)外包各環(huán)節的資金流和實(shí)物流情況，可能導致企業(yè)資產(chǎn)流失或貶損；業(yè)務(wù)外包相關(guān)會(huì )計處理不當，可能導致財務(wù)報告信息失真；結算審核不嚴格、支付方式不恰當、金額控制不嚴，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損。
主要管控措施：第一，企業(yè)財會(huì )部門(mén)應當根據國家統一的會(huì )計準則制度，對業(yè)務(wù)外包過(guò)程中交由承包方使用的資產(chǎn)、涉及資產(chǎn)負債變動(dòng)的事項以及外包合同訴訟等加強核算與監督。第二，根據企業(yè)會(huì )計準則制度的規定，結合外包業(yè)務(wù)特點(diǎn)和企業(yè)管理機制，建立完善外包成本的會(huì )計核算方法，進(jìn)行有關(guān)會(huì )計處理，并在財務(wù)報告中進(jìn)行必要、充分的披露。第三，在向承包方結算費用時(shí)，應當依據驗收證明，嚴格按照合同約定的結算條件、方式和標準辦理支付。
