信息時(shí)代企業(yè)電子文件管理思考

楊超

摘要：為進(jìn)一步提高信息時(shí)代下企業(yè)電子文件管理的質(zhì)量，本文主要針對電子文件的優(yōu)勢;電子文件給檔案工作帶來(lái)的問(wèn)題;企業(yè)電子文件管理的策略三點(diǎn)內容，從多個(gè)角度出發(fā)，提出具體的可行性方法，為后續的工作展開(kāi)提供有效的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;企業(yè)電子文件管理;問(wèn)題與措施

引言

基于信息時(shí)代的企業(yè)電子文件管理，有著(zhù)諸多意義，包括有利于提高工作效率、有利于提高閱讀和利用的便捷性以及有利于查缺補漏確保電子文件的保密性等。企業(yè)要進(jìn)一步落實(shí)好電子文件管理的具體要求，結合問(wèn)題成因，制定更為有效的改進(jìn)措施，從而不斷提高工作展開(kāi)的效率和質(zhì)量。因此，本文針對問(wèn)題，探討信息時(shí)代企業(yè)電子文件管理。

一、電子文件的優(yōu)勢

（一）有利于提高工作效率

從過(guò)往的單位來(lái)看，大都是通過(guò)文書(shū)的模式來(lái)進(jìn)行檔案管理的。對此，也導致了很多工作人員經(jīng)常性地會(huì )因為檔案的歸檔和檢索而發(fā)愁。這也主要是因為在傳統的方式下，包括檔案的檢索、檔案的規整，都需要通過(guò)人工的方式來(lái)完成，以此來(lái)進(jìn)行檔案的編檔和立卷等。整體的工作效率是很難得到有效提升的。同時(shí)，在檔案工作中，如果出現了錯誤，也很難保證及時(shí)發(fā)現。對此，通過(guò)電子檔案的應用，便能夠很好地省去傳統方法下人工處理的麻煩。工作人員在工作中，僅僅通過(guò)部分關(guān)鍵詞，便能夠準確地找到文件，極大程度上提高了工作的效率。

（二）有利于提高閱讀和利用的便捷性

從檔案管理工作的根本目的來(lái)看，仍是為了更好地提高檔案的信息，并保證檔案信息提供的準確與可靠。對此，便需要建立在更為高水平，以及更為高質(zhì)量的檔案卷宗的基礎上來(lái)展開(kāi)。那么從計算機技術(shù)應用于文件記錄的實(shí)際情況來(lái)看，不僅僅是體現出了書(shū)寫(xiě)速的更高效，也極大程度地減少了工作人員的工作量。在此基礎上，工作人員也能夠節省出時(shí)間，對電子文檔進(jìn)行補充和二次編寫(xiě)，既保證了工作的效率，也保證了資料的準確。

（三）有利于查缺補漏確保電子文件的保密性

從計算機技術(shù)應用于文檔錄入存檔工作的實(shí)際情況來(lái)看，是能夠更好地解決過(guò)往檔案不齊全的問(wèn)題的，以及針對紙質(zhì)檔案的拆裝問(wèn)題。同時(shí)，工作人員能夠更加靈活地針對不完整的檔案進(jìn)行整理和補充，更有利于實(shí)現檔案的查缺補漏。此外，就檔案的閱讀來(lái)看，在電子文檔的基礎上，所提供的更加方便的檔案檢索，也更有利于對其中的所需部門(mén)進(jìn)行提取，并針對這一部分內容制作文件。既提高了單位在檔案管理工作中的質(zhì)量，也切實(shí)提高了檔案的安全性，避免了檔案的泄漏問(wèn)題。

二、電子文件給檔案工作帶來(lái)的問(wèn)題

前文中談到了大量有關(guān)電子文件的優(yōu)勢，但這并不意味著(zhù)電子文件本身沒(méi)有缺點(diǎn)。單位和工作人員也要在電子文件問(wèn)題上，樹(shù)立起辯證的態(tài)度。通常情況下認為，在不同的單位，結合自身不同的業(yè)務(wù)需求，并引進(jìn)了不同的業(yè)務(wù)系統的基礎上，也會(huì )導致不同業(yè)務(wù)系統在其作用和管理對象上的差異，從而加劇了文件格式不相同，以及文件之間相互排斥的問(wèn)題。例如，通過(guò)PDM系統所產(chǎn)生的數據，大都是三維數據，那么檔案管理系統是沒(méi)有辦法打開(kāi)三維數據的，這便使檔案失去了后期的利用功能，以及歸檔審核的功能。同時(shí)，就單位自身而言，如果在檔案系統中，無(wú)法針對文件進(jìn)行查看，或者說(shuō)即便打開(kāi)了文件，但是卻無(wú)法保證檔案在數據、尺寸上的正確，也會(huì )對生產(chǎn)產(chǎn)生很大的影響。期間，如果單位仍是想要加工電子文件歸檔到檔案系統，也只能夠相當于備份，并且也不能夠保證備份的正確，從而失去了這一工作的價(jià)值。此外，從大多數單位來(lái)看，往往也會(huì )針對PDM系統進(jìn)行充足的備份，包括異地備份和兩處備份等。對此，如果展開(kāi)的歸檔工作僅僅是為了備份，卻無(wú)法針對生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行指導，就企業(yè)而言，也是一種浪費行為，也限制了該項工作的發(fā)展。

三、企業(yè)電子文件管理的策略

（一）緊跟時(shí)代，創(chuàng )新思維

針對以上問(wèn)題，為進(jìn)一步提高信息時(shí)代下企業(yè)電子文件管理的質(zhì)量，首要工作認識要緊緊跟隨時(shí)代的步伐，加速思維的創(chuàng )新。企業(yè)和工作人員都要打破傳統思維的限制。那么從傳統認知的理解來(lái)看，檔案更多指的是，人們在進(jìn)行實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，所產(chǎn)生的具有價(jià)值，需要進(jìn)行保存和歸檔的文件材料。但是，近些年來(lái)隨著(zhù)我國社會(huì )、經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)和計算機的普及，文件的概念已然發(fā)生了改變。包括電腦使用的系統，所形成的文件，都可以被稱(chēng)作電子文件。那么，在這一過(guò)程中，如何判斷哪些文件具有保存的價(jià)值，怎樣才能夠算是歸檔的文件，也成為了當前檔案工作人員需要著(zhù)重解決的問(wèn)題。簡(jiǎn)言之便是，基于信息時(shí)代的企業(yè)電子文件管理工作，已然從傳統的工作內容轉移到了電子文件價(jià)值的識別，以及電子文件歸檔的方式和范圍上。對此，企業(yè)與工作人員必須要加速思維的創(chuàng )新，方可更好地處理好當前的工作，保證企業(yè)的長(cháng)久發(fā)展。

（二）拓寬檔案管理系統的含義

在針對檔案管理系統的含義進(jìn)行拓寬中，首先便是要放棄將產(chǎn)品數據歸檔至檔案系統的老舊觀(guān)念。過(guò)程中，主要是將其直接參與到PDM系統中，同時(shí)就PDM系統，在其內部就管理的功能和數據的歸檔進(jìn)行開(kāi)。這主要是因為，檔案工作本身的特點(diǎn)，不僅僅是通過(guò)了檔案管理系統進(jìn)行管理的數據才屬于檔案數據。真正的檔案工作指的是那些能夠對生產(chǎn)進(jìn)行指導，以及具有保存價(jià)值的數據。

（三）加強電子文件的檢定研究

從信息時(shí)代的發(fā)展來(lái)看，它再給檔案工作帶來(lái)大量挑戰的同時(shí)，也帶來(lái)了很多的機遇。通常情況下認為，檔案一定是具有保存價(jià)值的，并且不能夠對其進(jìn)行更改，同時(shí)也具有追溯性的文件。那么在互聯(lián)網(wǎng)以及信息化的時(shí)代，電子文件的數量是呈現出爆炸性的增長(cháng)的，這也給人們的數據找尋增加了非常大的難度。尤其是如何在大量的數據中判斷出哪一個(gè)數據是真實(shí)的。對此，就檔案工作的管理人員，便可以有效利用這一契機，進(jìn)一步完善有關(guān)電子文件安全性、可讀性、真執行、有效性以及完整性的檢測和利用，以此來(lái)更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的合理需求，為用戶(hù)提供更為真實(shí)可靠的電子文件。

（四）加強檔案管理的人才建設

21世紀是人才的世紀，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)人才的投入。尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟的導向下，人才的投入與培養已然成為了企業(yè)間比拼的核心競爭力。只有確保了人才的質(zhì)量，才能夠保證工作展開(kāi)的質(zhì)量。同時(shí)，從檔案管理學(xué)來(lái)看，又具有很強的專(zhuān)業(yè)性與綜合性，并包含著(zhù)多個(gè)學(xué)科的知識，那么在人才的選擇和培養上其實(shí)也要更加困難。對此，針對這一問(wèn)題，企業(yè)首先需要在人員招聘時(shí)，先對人員進(jìn)行考核，待人員通過(guò)考核后方可正式進(jìn)入崗位，實(shí)施持證上崗制度。同時(shí)，企業(yè)方面也要利用好國家的教育資源，積極開(kāi)展校企合作，打造專(zhuān)業(yè)化的人才培養平臺，確保企業(yè)人才供給的持續性。其次，企業(yè)也要針對現有人員做好培訓工作，制定完善的培訓技術(shù)，打造專(zhuān)業(yè)化的人才隊伍。最后，企業(yè)也要制定出完善的人員管理制度，以及人員晉升制度。一方面是對人員進(jìn)行約束，另一方面也是要調動(dòng)起人員的積極性，防止人才的流失。

結束語(yǔ)

綜上所述，在基于信息時(shí)代的企業(yè)電子文件管理中，可通過(guò)緊跟時(shí)代，創(chuàng )新思維、拓寬檔案管理系統的含義、加強電子文件的檢定研究以及加強檔案管理的人才建設等一系列方法來(lái)達到目的。意在從多個(gè)角度出發(fā)，針對目前企業(yè)電子文件管理的實(shí)際情況，分析問(wèn)題成因，找尋解決方法，制定更為科學(xué)、合理的方案策略，從而不斷提高工作展開(kāi)的效率和質(zhì)量。

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