管理制度文檔第1、秘書(shū)科負責文書(shū)檔案的立卷歸檔工作,每個(gè)季度的第一個(gè)月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規律,進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、編目、登記和必需的加工整理。3下面是小編為大家整理的管理制度文檔9篇,供大家參考。
1、秘書(shū)科負責文書(shū)檔案的立卷歸檔工作,每個(gè)季度的第一個(gè)月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。
2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規律,進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查(借)閱必須嚴格履行登記手續,使用檔案者必須愛(ài)護檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場(chǎng)所。
5、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內容。
6、文檔必須排列整齊,編號準確。并做好防霉、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;
各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;
各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴格履行移交手續,按文件材料分類(lèi)造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn):
(1)歸檔的"文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);
文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;
正件在前,附件在后;
印件在前,定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;
不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;
沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě):沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內;
卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(cháng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;
有密級檔案復制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后,應及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾,使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;
各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料,按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo),監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現,限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;
如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規定存放電腦檔案,不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細則。
4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的,以本制度為準。
十一、附件:集團各分子公司各部門(mén)存檔及備案范圍
(一)公文管理
⒈公文種類(lèi):人大常委會(huì )共有三類(lèi)公文,人大常委會(huì )文件、人大常委會(huì )黨組文件、人大常委會(huì )辦公室文件,各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文,由各委室會(huì )同辦公室商定。
⒉公文起草:按照領(lǐng)導指示或交辦,由工作人員擬稿。以常委會(huì )或黨組文件發(fā)文,由常委會(huì )主要領(lǐng)導簽發(fā);
以辦公室文件發(fā)文,一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后,底稿交由文書(shū)存檔。因多次修改底稿無(wú)法存檔的,由擬稿人謄抄整理后送文書(shū)存檔。
⒊公文打?。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會(huì )議的有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印,其它文件一般安排油印。文件材料的印刷,應填寫(xiě)兩聯(lián)單,由辦公室分管副主任簽字后印刷,以便于帳目結算。
⒋公文校對:由擬稿人校對,并由核稿人再次進(jìn)行校對,確認無(wú)差錯后方可印制。
⒌公文裝訂:文件印完后,起草人要及時(shí)進(jìn)行裝訂,并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。グ嬡ㄋ有
⒍公文分發(fā):公務(wù)員接到文件后應及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記,一般性文件要抓緊送達有關(guān)單位,急辦文件隨印隨發(fā)。
⒎公文存檔:對文件正稿和底稿,文秘人員要及時(shí)交文檔管理人員,文書(shū)要及時(shí)存檔立卷,不得漏存漏報。
(二)檔案管理
⒈文件檔案實(shí)行專(zhuān)人管理。所有密級文件和內部資料,要嚴格登記、傳閱和借閱手續,嚴防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。
⒉嚴格文檔借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導同意。未經(jīng)允許,非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件,不準將文件隨意帶出或亂放,不準將文件帶回家中。
⒊對收到的各類(lèi)文件,文檔人員要及時(shí)查收并按要求進(jìn)行傳閱,傳閱文件要做到:勤傳、勤收、勤催辦,不拖不壓,不誤事。傳閱完畢后,分類(lèi)保管,積極提供利用,并做好年終文件的清退工作。
⒋廢舊文件不得同舊報刊混同處理,一律打捆送造紙廠(chǎng)打漿,以防失泄密和影響單位形象。
一、目的:
為使公司管理體制的完善,非設備工程業(yè)務(wù)處理有所遵循,特制定本管理規章。
二、適應范圍
適應公司內部各部門(mén)有非設備工程業(yè)務(wù)需求的單位和公司職員。(廠(chǎng)內宿舍維修不在此管理范圍內)
三、名詞解釋
1、非設備工程業(yè)務(wù):
指未能納入設備管理范圍內的設施、設備、工具器材等產(chǎn)生安裝、維護、制作的作業(yè)需求。
2、安裝:
非設備工程管理范圍內產(chǎn)生有安裝開(kāi)關(guān)、插座、水電氣源、門(mén)窗、網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)、電話(huà)線(xiàn)、風(fēng)扇、空調、標示牌等業(yè)務(wù)。
3、維護:
非設備工程管理范圍內產(chǎn)生有需求維修、保養的業(yè)務(wù)。
4、制造:
非設備工程管理范圍內產(chǎn)生有制作(五金類(lèi)、木材類(lèi)、基礎設施類(lèi))箱、柜、桌、椅、臺、周轉車(chē)、鐵棚、防護欄等業(yè)務(wù)。
四、細則:
1、工務(wù)課為非設備工程管理歸口單位。
2、各需求單位應遵守本規章制度要求,按非設備工程管理流程及非設備工程業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò )單辦理業(yè)務(wù)。
3、承辦單位應對需求單位提出的業(yè)務(wù)需求作審查工作,發(fā)現有違反安全管理要求、廠(chǎng)紀廠(chǎng)規及其它管理制度的需求業(yè)務(wù)作意見(jiàn)反饋,需求部門(mén)要將改善方案呈報批示后再辦理業(yè)務(wù)。
4、承辦單位審查無(wú)誤應根據輕重緩急組織人員安排作業(yè),并遵守安全作業(yè)要求,完工確認后認真填寫(xiě)聯(lián)絡(luò )單。
5、安裝:
5.1對于安裝工時(shí)在1小時(shí)以?xún)燃鞍惭b材料費用在約¥100元以下的非設備工程業(yè)務(wù)無(wú)需部門(mén)主管審核,單位主管確認方可辦理業(yè)務(wù)。
5.2對于安裝工時(shí)1―8小時(shí)及安裝費用在約¥100元―¥1000元的非設備工程業(yè)務(wù),要需求部門(mén)主管審核,方可辦理業(yè)務(wù)。
5.3對于安裝工時(shí)超出8H及安裝費用大于約¥1000元的非設備工程業(yè)務(wù),需求部門(mén)主管審核及(副)總經(jīng)理核準,方可辦理業(yè)務(wù)。
6、維護:
6.1需求單位申請維護作業(yè)時(shí),原則上需單位主管確認,部門(mén)審核方可辦理作業(yè)(特殊情況承辦單位可先執行作業(yè))。
7、制造
7.1需求單位制造業(yè)務(wù)辦理標準可參考安裝業(yè)務(wù)要求辦理。
五、附件:
1、非設備工程管理流程
2、非設備工程業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò )單
第一章總則
第一條為規范企業(yè)境外檔案管理,維護國家利益和企業(yè)合法杈益,滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要,根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規,制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上,本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則,以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶,實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理,確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項,確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;
外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責,結合實(shí)際情況,為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;
國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;
海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利,境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容:
(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能,定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;
一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí),應當及時(shí)辦理文件材料移交手續,并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程,納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃,納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制,納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規,結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定,并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的,應當及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理,按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求:
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準,完整、準確、系統,使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;
因故無(wú)原件的,將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔,文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;
外文文件材料若有中文譯文的,應當一并歸檔;
沒(méi)有中文譯文的,譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;
重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料,參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能,符合電子檔案管理要求。
一、總則
第一條為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,結合公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收:
凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管:
1、辦公室收發(fā)員對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上"外來(lái)文件流單",并分類(lèi)登記編號、保管。
2、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
第五條公文的閱批與分轉。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等,分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。
3、為加速文件運轉,辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)",辦公室收發(fā)員應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉,以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規定:公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條發(fā)文的范圍:
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于:(1)公布規章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;
(3)公布體制機構變動(dòng)或干部任免事項;
(4)公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)重大事項;
3、上行文件主要用于:(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
外發(fā)文主要用于:(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應等事宜。
4、在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后,由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,可以各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì )議紀要。
6、各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部門(mén)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規定:
1、各部門(mén)需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請;
擬搞人應填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》,并詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期;
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。
3、辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿;
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責);
5、對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門(mén)重新整理清楚;
6、需經(jīng)會(huì )簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽;
7、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統一編號打??;
8、文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
9、文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍:
以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔;
其它部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部門(mén)負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的.原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門(mén)各留存一份備查)。
七、文件的銷(xiāo)毀
第十五條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應定期清理造冊,辦理銷(xiāo)毀手續。
一、為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。
3.凡應該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。
4.各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1.公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;
秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準??偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛(ài)護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀;
一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
4.經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
第一條為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;
二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導,每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;
以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;
屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;
屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房,各部門(mén)應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;
根據需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動(dòng)手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí),應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從20xx年xx月xx日起執行。
一、目的
為使我公司公文處理工作規范化、制度化、科學(xué)化,結合我公司實(shí)際情況,特規定本制度。
二、權責范圍
集團公司行政人事部為本制度管理的權責部門(mén),負責本制度的擬定、審核及執行解釋?zhuān)?br>總經(jīng)理負責本制度的批準執行。集團公司行政人事部負責本制度的落實(shí)與實(shí)施跟進(jìn)。
三、文件種類(lèi)
本制度所指公文,包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批復、函、會(huì )議紀要及其他各種文件、資料等。
四、文件發(fā)行程序
1、各部門(mén)依據內、外部信息確定文件編制任務(wù)。
2、新編制管理型文件編制完成后,由原編制單位人員進(jìn)行校對工作,需發(fā)行的報行政人事部統一處理,技術(shù)型文件報技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行處理,嚴禁自行將公文直接送呈公司領(lǐng)導或相關(guān)職能部門(mén)。嚴禁在報送的公文上自行加貼標記或簽署意見(jiàn)。
3、行政人事部受理公文應當檢查公文是否符合報送要求。審核重點(diǎn)是:是否符合行文規則;
內容是否合法;
涉及其他部門(mén)的事項是否已協(xié)商會(huì )簽;
文種使用、公文格式是否規范;
附件是否齊全。
4、經(jīng)審核,對符合行文規則的公文,行政人事部及時(shí)進(jìn)行登記編號
存檔,并加蓋德高公司“文件發(fā)行專(zhuān)用章”,不符合行文規則的公文做退件處理。對于符合規定需發(fā)行的文件,需在一個(gè)星期內必須發(fā)行。
5、公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(1)涉及國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。
(2)緊急公文應當根據緊急程度分別標明"特急"、"急件"。
(3)發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統一編排發(fā)文字號。
(4)公文標題應當準確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容并標明公文種類(lèi)。公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外,一般不用標點(diǎn)符號。
(5)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān),標注時(shí)應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。
(6)公文如有附件,應在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱(chēng)。
(7)對外公文可根據實(shí)際情況按不同子公司報送,并應有總裁簽字,及加蓋印章。
(8)成文日期以負責人簽發(fā)日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。
(9)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其他機關(guān),應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。抄送機關(guān)名稱(chēng)置于印發(fā)日期上方。
(10)印章:印章是公文制發(fā)單位對公文生效負責的憑證。公文除會(huì )議紀要、印有特定版頭的普發(fā)性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文,下沿印壓成文日期,做到“騎年蓋月”。
(11)主題詞:由反映公文主要內容的規范名詞或名詞詞組組成,
按上級機關(guān)要求和《公文主題詞表》標注,位于抄送單位上方?!爸黝}詞”三個(gè)字用三號黑體字。
(12)公文用字除上述規定外,應選用三號宋體字,從左至右排。公文中漢字和標點(diǎn)符號的用法應符合國家標準,計量單位和數字用法符合國家主管部門(mén)的`規定,公文用紙幅面規格采用國際標準A4型,左側裝訂。
6、公文承辦必須做到:
(1)堅持規范與時(shí)效并重,呈批公文一般按照公司領(lǐng)導的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領(lǐng)導。
(2)提高辦文效率,及時(shí)將領(lǐng)導批示內容登記并錄入公文管理系統,跟蹤準確。
(3)堅持急件急辦、密件密辦,嚴格遵守保密法規和保密紀律。
(4)樹(shù)立服務(wù)意識,及時(shí)回復有關(guān)查詢(xún)。但非行文單位不得查看公文辦理情況。
7、已辦結的公文,行政人事部應將公文原稿和領(lǐng)導批示整理編號存檔。
注:對于技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程作業(yè)。
五、文件的修訂與管制
(一)管理型文件的修訂
1.文件和資料在使用過(guò)程中,如有相關(guān)單位發(fā)現不適之處或其他因素需進(jìn)行修改時(shí),請統一由原編制單位提出申請,并將“文件更改申請單”(附件1)報行政人事部進(jìn)行審核,由集團總經(jīng)理批準。
2.修訂文件如為跨部門(mén)運作時(shí),修訂單位需將擬修訂稿件及內部文件修訂傳閱單(附件2)一并送至各部門(mén)會(huì )簽,會(huì )簽完成后,再將
修訂稿件送審批部門(mén)審批,方可發(fā)行。
3.文件修改內容如屬重要作業(yè)流程或影響現行作業(yè)的,包括重要表單的修改,修改單位必須會(huì )簽各部門(mén)意見(jiàn),再行審批、發(fā)行。(二)技術(shù)型文件的修訂
1.凡涉及研發(fā)的技術(shù)性文件,如:工程圖紙、產(chǎn)品規格等,則由研發(fā)部自行編制和修訂,發(fā)放。
(三)文件的管制
1.凡公司管理型文件(如程序、制度、規定等)由行政人事部統一管理,歸檔。
2.凡公司技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部統一整理,歸檔。
3.當行政人事部收到客戶(hù)、供應商、外單位所供文件類(lèi)、技術(shù)數據或國際標準,公文、密碼電報、傳真、機要文件時(shí),應對收集的外來(lái)文件編制目錄清單,進(jìn)行登記(附件3),并在其文件上加蓋“外來(lái)文件”印章,以示區別。需要傳閱的文件資料,可以電子檔形式發(fā)送至相關(guān)部門(mén),如需以文本形式傳閱,則由行政人事部作登記(附件4),并由各傳閱部門(mén)簽字確認。
4.以電子媒體形態(tài)存在的外來(lái)文件,行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部應將其列印一份以備用。
5.公文發(fā)出、接受、內部運轉、查閱、借出必須登記,并在交接時(shí)履行簽收手續,需要借閱時(shí),需向管制部門(mén)說(shuō)明借閱理由,并在借閱登記表(附件5)上記錄,不得私自將已借閱的公文傳閱,借閱完畢需立即歸還。
6.各部門(mén)人員應將文件看成本公司財產(chǎn)的一部分,并列入移交項目。
7.秘密公文的印發(fā)傳達范圍應當嚴格按照要求執行,不得自行翻印、復印或轉載,不得攜帶秘密公文外出。
8.公文立卷應根據公文特征、相互關(guān)系和保存價(jià)值分類(lèi)保管,保證公文齊全完整,便于保管、查找和利用。
9.聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷,其他單位保存復印件。
(四)文件的換版及廢止
1.當文件和資料修改次數超過(guò)10次以上,則由相關(guān)部門(mén)提出將整套文件更換版本。
2.如果文件換版時(shí)文件編號或名稱(chēng)發(fā)生變化,應重新履行文件發(fā)行流程.
3.過(guò)期或作廢的公文應在失效之日起一周內交管制部門(mén)歸檔,各部門(mén)不得私自銷(xiāo)毀。
4.沒(méi)有歸檔和沒(méi)有價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導批準,可以定期銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀公文時(shí),應當進(jìn)行登記,由二人鑒銷(xiāo),保證不丟失、不遺漏,嚴禁將內部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣(mài)。
4.技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程操作。
六、文件和資料編碼原則
1.部門(mén)代碼
2.文件及資料的版本號編碼原則
A---第一版B----第二版C----第三版,以此類(lèi)推3.文件和資料的版次編碼原則
0----修訂初始01----第一次修訂02----第二次修訂,以此類(lèi)推
七、文件定期審查
1.為確保各有關(guān)部門(mén)使用文件和資料均為有效版本,由行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部定期對所管制文件進(jìn)行查核。
2.對于所查不符合文件,由責任部門(mén)于一星期內回復改善措施,管制部門(mén)進(jìn)行追蹤處理。
八、附則
1、未盡事宜,參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》執行。本規定執行中的具體問(wèn)題,由行政人事部負責解釋。
2、管理規定自公布之日起實(shí)施。