采購編號：鄰水交易采購［ 2017 ］ 146- -3 3 號
鄰水縣檔案局采購民國檔案著(zhù)錄服務(wù)項目（第三次）
競
爭
性
談
判
文
件
鄰水縣檔案局
印制
廣安市公共資源交易中心鄰水縣分中心
二 二 O 一七 年 十一 月
第一部分
采購邀請函
廣安市公共資源交易中心鄰水縣分中心受鄰水縣檔案局的委托，對鄰水縣檔案局采購民國檔案著(zhù)錄服務(wù)項目（第三次）進(jìn)行競爭性談判采購，歡迎符合條件的單位參加。
一、采購編號：鄰水交易采購［2017］146-3 號
二、采購項目：鄰水縣檔案局采購民國檔案著(zhù)錄服務(wù)項目（第三次）
三、最高限價(jià)：10 萬(wàn)元。
四、完成時(shí)間：合同簽訂后 60 日內，成交供應商應當根據時(shí)間和質(zhì)量要求認真完成，所供服務(wù)未達到合同要求的，采購方有權拒絕付款。
五、驗收及付款方式：詳見(jiàn)招標文件第二部分二、（二）項目要求。
六、投標人資格條件：
?。ㄒ唬┓稀吨腥A人民共和國政府采購法》第二十二條規定之條件； （二）具有從事文化或檔案或歷史研究經(jīng)營(yíng)范圍的供應商； （三）參加本次政府采購活動(dòng)前三年內，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法違規記錄。
七、招標文件的發(fā)售時(shí)間、地點(diǎn)：
凡有意參加投標者，請于 2017 年 11 月 6 日 8 時(shí) 30 分（北京時(shí)間，下同）至 2017 年 11 月 9
日 17 時(shí) 30 分，登錄廣安公共資源交易網(wǎng)（網(wǎng)址：
http://www.gasggzy.com/)，點(diǎn)擊“投標登錄” 進(jìn)入廣安公共資源電子交易平臺報名獲取招標文件并打印報名回執，招標人不提供其他任何招標文件獲取方式。
投標資格不能轉讓。報名獲取招標文件的依據，以《廣安
公共資源交易網(wǎng)》提供的報名獲取招標文件情況匯總表為準。未按照本項規定的方式、時(shí)限報名獲取招標文件的，其投標將被拒絕。
備注：具體操作流程，詳見(jiàn)“廣安公共資源交易網(wǎng)-下載中心-業(yè)務(wù)下載-廣安市系統供應商操作手冊”，請按說(shuō)明操作，否則責任自負。
聯(lián)系方式：
招標文件聯(lián)系人：
許老師
聯(lián)系電話(huà)：
0826-3215660 評審結果咨詢(xún)人：
唐老師
聯(lián)系電話(huà)：
18982627653
保證金退還聯(lián)系人：肖老師
聯(lián)系電話(huà)：
0826-3215682
鄰水縣檔案局：章老師
13541557385 八、本次采購不接受聯(lián)合體投標；中標后不得轉包和分包。
九、投標文件的遞交、開(kāi)標時(shí)間及地點(diǎn)：本次招標不提前接收投標文件，統一在投標當日（14:30-15:00）現場(chǎng)接收（逾期恕不接受），即 2017 年 11 月 14
日 15 時(shí) 00 分在廣安市公共資源交易中心鄰水縣分中心本項目開(kāi)標室投標且開(kāi)標，遞交標書(shū)的同時(shí)須出示投標人針對本項目的 授權委托書(shū)（（遞交人為法人的出示 法人身份證明）（蓋鮮章）、 身份證復印件（蓋鮮章）、 網(wǎng)上報名回執單（蓋鮮章）、 基本賬戶(hù)開(kāi)戶(hù)許可證復印件（蓋鮮章），否則不予簽到和接收投標文件。
廣安市公共資源交易中心鄰水縣分中心 2017 年 11 月
第二部分
項目?jì)热菁耙?/p>
一、項目概述：對民國檔案文件級目錄數據采集和編制，目錄制作工作包括案卷級目錄和文件級目錄制作。目錄制作完成后，將文件級目錄按順序一一對應掛接到鄰水縣檔案局指定的檔案管理系統案卷級目錄下，實(shí)現快速無(wú)誤檢索。
二、項目服務(wù)內容、數量及要求
?。ㄒ唬╉椖糠?wù)內容及數量
序號 項目名稱(chēng) 服務(wù)內容 單位 數量 備注 1 民國檔案著(zhù)錄服務(wù)項目 對民國檔案文件級目錄數據采集和編制 條 35000 數量為估算，結算時(shí)以實(shí)際完成數量和中標單價(jià)計算 （二）
項目要求
1 1 、 驗收及支付方式：
?。?）驗收：采購單位將組織驗收專(zhuān)家根據以上各項指標及《四川省檔案數字化質(zhì)量驗收辦法》，對本項目完成成果同步進(jìn)行驗收。采購單位對加工單位著(zhù)錄的目錄與檔案實(shí)體采取提檢的方式進(jìn)行驗收，抽檢比例為 10%，要求檔號、控制符、文件題名、責任者準確率達到 100%,其他項目合格率達到 95%以上（含 95%）予以驗收通過(guò)，并填寫(xiě)《民國檔案著(zhù)錄驗收登記表》，做好驗收記錄。若發(fā)現有漏項著(zhù)錄或漏件著(zhù)錄的，抽檢合格率在 95%以下，提交驗收數據全部發(fā)回加工單位全面自檢，直至達到驗收要求；若整改兩次以上仍未達到要求的，按合同要求予以處罰。
?。?）支付方式：項目完成后，通過(guò)初步驗收合格后采購單位支付合同金額的70%，上報四川省檔案局驗收合格后采購單位支付剩余合同價(jià)款（中標供應商必須開(kāi)具有效的正式發(fā)票，采購單位通過(guò)轉賬支付）。
2 2 、質(zhì)量要求
?。?）確保在目錄制作過(guò)程中不對檔案原件造成二次損傷。
?。?）遵循“一文一件”原則，在不破壞民國檔案原有卷內文件順序前提下，使用現代語(yǔ)言和自由句式，采用規范的簡(jiǎn)化漢字簡(jiǎn)明扼要地揭示文件的內容。
?。?）符合國家標準《檔案數字化外包安全管理規范》。
?。?）符合 GB/T3792.1《文獻著(zhù)錄總則》、DA/T18《檔案著(zhù)錄規則》。
?。?）符合 DA/T20.1-1999《民國檔案目錄中心數據采集標準 民國檔案著(zhù)錄細則》、《四川省重點(diǎn)檔案搶救項目數據加工采集細則（民國檔案部分）》及采購方要求。
3 3 、文件級目錄制作要求
?。?）文件目錄著(zhù)錄項主要包括檔案館代碼，檔案館名稱(chēng)，全宗名稱(chēng)，檔號，文件提名，責任者，時(shí)間，頁(yè)數，語(yǔ)種，附注等。
?。?）盡可能維護紙質(zhì)檔案原貌，原則上不對卷內文件順序進(jìn)行調整。
?。?）原檔案已編有頁(yè)號，順序未前后顛倒的，沿用原頁(yè)號；如原頁(yè)號順序混亂的，應重新編寫(xiě)頁(yè)號再制作目錄。原檔案沒(méi)有頁(yè)號的須重新編制。
?。?）遵循“一文一件”原則,在不破壞卷內文件原有順序前提下，排列在一起的同一種報表、同一種登記冊、同一套圖紙、文件處理簽與正文浮貼、復文與來(lái)文、各地依照訓令集中報送的同一種材料、辦理同一具體事務(wù)的系列材料、同一對發(fā)信人與收信人之間來(lái)往信函及電文、沒(méi)有解碼的電文、沒(méi)有翻譯的外文檔案、存根、領(lǐng)條、請假條等文件應合并為一件。
?。?）發(fā)文者、受文者分別填寫(xiě)公文形成單位、主送單位全稱(chēng)。著(zhù)錄人名時(shí)，如檔案中已寫(xiě)明其單位或職務(wù)的，應在人名后加“（）”注釋。
?。?）題名使用現代語(yǔ)言和自由句式。一般要揭示每一份文件材料涉及的主要事項。如原文件提名準確表達文件內容的，可照錄，如原文件提名未準確表達文件內容的，則自擬題名。合并為一件的，應綜合各材料情況擬寫(xiě)題名。如一文多事，摘幾個(gè)主要事項進(jìn)行描述，各事項間用“：”分隔。
?。?）文件照填文件材料的文種。
?。?）文件日期。填寫(xiě)文件材料的落款時(shí)間，格式統一為阿拉伯數字公元紀年。
?。?）字跡無(wú)法辨識的文字，在制作目錄時(shí)統一以“□”代替。
?。?0）原紙質(zhì)檔案有缺失文件、蟲(chóng)蛀、破損、霉爛、字跡褪變等特殊情況時(shí)需按采購方要求進(jìn)行相應備注。
?。?1）民國檔案案卷狀況較為復雜，項目實(shí)施過(guò)程中如遇到本制作要求尚未涉及之特殊情況，遵照采購方現場(chǎng)監督人員意見(jiàn)執行。
4 4 、目錄數據掛接
?。?）目錄制作完成后經(jīng)質(zhì)檢合格，將文件級目錄按順序一一對應到相應的案卷目錄下，并將正確的目錄數據導入鄰水縣檔案局現有檔案管理系統數據庫中。機讀目錄各字段格式應符合采購方相關(guān)數據庫要求。
?。?）成交方應確保案卷目錄、卷內文件目錄 100%掛接正確。
?。?）確保加工成果在采購人所使用的檔案管理系統中有效檢索和顯示。
5 5 、數據備份儲存介質(zhì)要求
?。?）使用不同品牌的儲存介質(zhì)提交原始目錄數據兩套。儲存介質(zhì)封面標示符合采購方要求。
?。?）原則上以全宗為單位進(jìn)行備份，內容包括：本存儲介質(zhì)所包含檔案卷號及目錄清單；總目錄數據；文件目錄數據等。所采用的 Excel、DBF 等文件存儲格式，應符合采購方要求。
?。?）采用的存儲介質(zhì)為采購方認可。
6 6 、作業(yè)環(huán)境要求
為確保檔案的安全，民國檔案目錄數據采集和編制工作須在鄰水縣檔案局內進(jìn)行，加工設備、軟件、網(wǎng)絡(luò )、工作用儲存設備等均由成交供應商配備，加工期間產(chǎn)生的水電費由成交供應商承擔。
7 7 、其他要求：符合民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法
1 7.1 著(zhù)錄項目
?。?）必要項目：檔案館代碼、檔案館名稱(chēng)、全宗名稱(chēng)、檔號[全宗號、目錄號、案卷號（含宗號）、文件（序）號]、文件題名、責任者、時(shí)間、頁(yè)數、控制使用標識、語(yǔ)種、載體形態(tài)、政權標識、附注。
?。?）選擇項目：受文者、文種、起止頁(yè)碼、文本、分類(lèi)號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關(guān)鍵詞（人物、機構、會(huì )議、事件等）、電子畫(huà)幅數。
2 7.2 著(zhù)錄項目要求
?。?）檔案館代碼Δ 依據《全國檔案館名稱(chēng)代碼》著(zhù)錄。
?。?）檔案館名稱(chēng)Δ 保存檔案的機構全稱(chēng)。
?。?）全宗名稱(chēng)Δ 全宗名稱(chēng)：檔案全宗（一個(gè)國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體）的全稱(chēng)。
?。?）檔號Δ 檔號：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。文件級檔號由全宗號、目錄號、案卷號（含宗號）、文件號（卷內文件的順序號）組成。
?。?）文件題名Δ a．文件題名：又稱(chēng)文件標題，用來(lái)表達單份或一組文件內容特征和中心主題。
b．文件題名著(zhù)錄應能揭示文件主要內容，一般要揭示責任者、事由、文種，表述力求精準。
c．單份文件原題名準確表達文件內容可照錄；沒(méi)有題名、題名不完整或不能揭示主要內容的則依據內容重新擬寫(xiě)題名。
d．一組文件的題名依據該組內文件的內容擬寫(xiě)。
e．文件題名中的地名，縣級及縣級以下的應寫(xiě)明所屬省份。
f．文件題名中的人名、機構名參照“（6）責任者”對應要求規范著(zhù)錄。
g．文件題名中的標點(diǎn)符號須規范使用。
?。?）責任者Δ a．責任者：形成文件內容并對其負有責任的機構或個(gè)人。
b．機關(guān)、企業(yè)、團體等機構責任者應著(zhù)錄準確全稱(chēng)。
c．內設機構或基層機構責任者應標明完整全稱(chēng)。
d．以長(cháng)官署名發(fā)出的機關(guān)公文，責任者著(zhù)錄官署全稱(chēng)。
e．文件中明確標明職務(wù)的個(gè)人責任者須在姓名前著(zhù)錄職務(wù)。
f．外國或少數民族責任者照錄原文，并在“（）”中標明現規范譯名。
g．兩個(gè)或兩個(gè)以上責任者時(shí)，最多著(zhù)錄三個(gè)，中間以“、”相隔，被省略的責任者用 “等”表示。
h．附件責任者以附件落款為準。
?。?）時(shí)間Δ a．時(shí)間：文件的形成時(shí)間。
b．時(shí)間應著(zhù)錄年、月、日，用 8 位阿拉伯數字表示。年份 4 位、月份 2 位、日期 2 位，年、月、日都沒(méi)有的不著(zhù)錄。
c．時(shí)間分起始時(shí)間和終止時(shí)間兩列著(zhù)錄。公私文書(shū)在起始時(shí)間項著(zhù)文件制發(fā)時(shí)間，沒(méi)有制發(fā)時(shí)間著(zhù)錄收文時(shí)間。
d．文件針對時(shí)間及具有特定意義的時(shí)間須在題名或關(guān)鍵詞中表述，如計劃、報告、預決算、公債等，時(shí)間項著(zhù)錄文件內顯示的最早和最遲的時(shí)間。
e．時(shí)間以公元紀年，其他特殊紀年一律換算成公元紀年。千字文代年、地支紀月、韻目代日等應換算成相對應的年、月、日著(zhù)錄。
f．檔案上時(shí)間記載有誤，仍照原文著(zhù)錄，將考證得出的時(shí)間著(zhù)錄于后，并加“[ ]”號。
(8)頁(yè)數Δ 該份文件的實(shí)際頁(yè)數。用阿拉伯數字著(zhù)錄。
?。?）控制使用標識Δ 控制使用的文件著(zhù)錄控制符“k”。
?。?0）語(yǔ)種Δ
檔案的書(shū)寫(xiě)文字。漢字文件不著(zhù)錄，非漢字文件須依據實(shí)際語(yǔ)種著(zhù)錄；漢字和其它文字并存的文件著(zhù)錄“漢蒙”、“漢英”等；不能識別的外國文字著(zhù)錄“外文”字樣，不能識別的少數民族文字著(zhù)錄 “少數民族文”字樣。
?。?1）載體形態(tài)Δ a．載體形態(tài)：檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的種類(lèi)。
b．非紙質(zhì)檔案載體類(lèi)型須著(zhù)錄，例：印章、膠片、標本等。
c．非檔案原件需著(zhù)錄“仿真復制”、“靜電復印”字樣。
?。?2）政權標識Δ 特殊政權機構（以文件的制發(fā)機構為準）用漢字著(zhù)錄政權全稱(chēng)。例：汪偽政權、偽維新政府、偽華北政務(wù)委員會(huì )等。
?。?3）附注Δ 本條目錄中需要特別解釋和補充說(shuō)明的事項。
?。?4）受文者 文件主送機構或個(gè)人的全稱(chēng)。
?。?5）文種 按性質(zhì)和用途確定的文件種類(lèi)的名稱(chēng)。
?。?6）起止頁(yè)碼 文件起始和終止頁(yè)碼，用“~”連接著(zhù)錄，不連續的頁(yè)碼分段標注，每段之間用“、”。
?。?7）文本 文件稿本的名稱(chēng)。依據實(shí)際情況著(zhù)錄副本、草稿、定稿、手稿、草圖、藍圖等。
?。?8）分類(lèi)號 依據 DA/T 20.3——1999 及《民國檔案分類(lèi)表》著(zhù)錄。
?。?9）縮微號 檔案縮微品的編號。
?。?0）電子文檔號 電子文檔號：電子文件的一組符號代碼。
?。?1）關(guān)鍵詞（人物、機構、會(huì )議、事件等）
關(guān)鍵詞:反映文件內容，用以表達檔案主題并具有檢索意義的名詞或詞組（包括人物、機構、會(huì )議、事件等）。
?。?2）電子畫(huà)幅數
電子檔案的實(shí)際畫(huà)幅數。
3 7.3 標識符號
?。?）（）解釋或說(shuō)明性?xún)热荩?外國或少數民族責任者現規范譯名。
?。?）[ ]表示考證得出的著(zhù)錄內容。
?。?）? 用于不能確定的著(zhù)錄內容，一般與 “[ ]”號配合使用。
?。?）□表示每一個(gè)殘缺的文字，難以計數的殘缺文字用三個(gè) “□”表示。
?。?）兩個(gè)或兩個(gè)以上責任者、關(guān)鍵詞、附注欄中的解釋和說(shuō)明詞及不連續頁(yè)碼分段標注的間隔符號。
?。?）~ 時(shí)間起止之間連接。
?。?）+ 附件前冠“+”號 （8）k 文件控制符，表示文件不對外開(kāi)放。
4 7.4 著(zhù)錄文字
?。?）著(zhù)錄文字為簡(jiǎn)體漢字。
?。?）著(zhù)錄數字除文件題名和全宗號外一律使用阿拉伯數字。
?。?）著(zhù)錄外文與少數民族文字時(shí)，可依照外文和少數民族文字書(shū)寫(xiě)規則著(zhù)錄，亦可根據實(shí)際需要翻譯成漢字著(zhù)錄。
附件 1：文件級目錄數據庫結構表
附件 2：范例
附件 3：文件級數據采集表頭式樣
附件 1 1 ：文件級目錄數據庫結構表
序 號 數據字段名 字段類(lèi)型 文字類(lèi)別 字段長(cháng)度 1 檔案館代碼△ c 字符 6 2 檔案館名稱(chēng)△ c 漢字 80 3 全宗名稱(chēng)△ c 漢字和字符 50 4 檔號△ c 漢字和字符 200 5 文件題名△ c 漢字和字符 200 6 責任者△ c 漢字和字符 60 7 起始時(shí)間△ c 字符 18 8 終止時(shí)間△ c 字符 18 9 頁(yè)數△ c 字符 4 10 控制使用標識△ c 字符 1 11 語(yǔ)種△ c 漢字 40 12 載體形態(tài)△ c 漢字 40 13 政權標識△ c 漢字 60 14 附注△ c 漢字和字符 100 15 受文者 c 漢字和字符 60 16 文種 c 漢字 40 17 起止頁(yè)碼 c 字符 60 18 文本 c 漢字 40 19 分類(lèi)號 c 漢字和字符 40 20 縮微號 c 漢字和字符 18 21 電子文檔號 c 漢字和字符 18 2...
