控制程序
1 目
錄
1、 《文件控制程序》SUZHOUECE-QP-DD-001…………………………1 2、《記錄控制程序》SUZHOUCEC-QP-DD-002………………………11 3、《內部審核控制程序》SUZHOUCEC-QP-DD-003…………………14 4、《管理評審控制程序》SUZHOUCEC-QP-DD-004…………………24 5、《糾正/預防措施控制程序》SUZHOUCEC-QP-DD-005…………..30 6、《不合格品/服務(wù)控制程序》SUZHOUCEC-QP-DD-006………….35 7、《服務(wù)監測控制程序》SUZHOUCEC-QP-IC-007…………………38 8、《顧客滿(mǎn)意控制程序》SUZHOUCEC-QP-IC-008…………………41 9、《人力資源控制程序》SUZHOUCEC-QP-HR-001…………………58
2
文件名稱(chēng) 文件控制程序 文件編號 SUZHOUCEC-QP-DD-001 版次 A0
編寫(xiě)部門(mén) 企發(fā)部 部
1 1 目的
對質(zhì)量管理體系文件的編制、批準、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門(mén)及使用場(chǎng)所得到有效和受控文件。
2 2 范圍
適用于本公司質(zhì)量管理體系所有文件及與其有關(guān)的外來(lái)文件的管理。
3 3 職責
3.1 總裁：組織制定、批準質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，批準《質(zhì)量手冊》及有關(guān)支持性文件； 3.2 管理者代表：組織編寫(xiě)、審核《質(zhì)量手冊》、批準程序文件； 3.3 總裁：批準有關(guān)支持性文件； 3.4 各部門(mén)：組織編寫(xiě)本部門(mén)范圍內的程序文件；編審支持性文件； 4 4 程序
4.1 文件的分類(lèi) 4.1.1
按文件性質(zhì)分類(lèi) 4.1.1.1 形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標 4.1.1.2 質(zhì)量手冊； 4.1.1.3 程序文件； 4.1.1.4 支持性文件（包括作業(yè)指導書(shū)、操作規程、圖樣和技術(shù)文件、外來(lái)文件等）； 4.1.1.5 記錄。
4.1.2 按文件載體分類(lèi) 4.1.2.1 紙張性文件； 4.1.2.2 非紙張性文件。
4.2 文件的編號 4.2.1 文件的編號規則
3 SUZHOUCEC（公司簡(jiǎn)稱(chēng)）-（文件性質(zhì)）-XX（部門(mén)縮寫(xiě)）-XXX（順序號）-A0（版本）
文件性質(zhì):QM 代表質(zhì)量手冊 QP 程序文件 WI 作業(yè)指導書(shū)
4.2.2
記錄的編號規則 SUZHOUCEC（公司簡(jiǎn)稱(chēng)）-XX（文件屬性）-XX（部門(mén)縮寫(xiě)）-XXX（順序號）- XX（表格編號）-A0（版本）
4.3 文件的編寫(xiě)和審批 4.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表組織編寫(xiě)、并進(jìn)行審核，最后由總裁批準、發(fā)布。
4.3.2 程序文件由相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)負責人審核，管理者代表批準。
4.3.3 支持性文件分別由相關(guān)部門(mén)編制，部門(mén)負責人審核，公司分管領(lǐng)導審批。
4.3.4 記錄由體系規定的部門(mén)和/或人員填制或編寫(xiě)，其中表格由形成需求的文件一并編制、審批。
4.3.5 外來(lái)文件：由公司內控部對有關(guān)國家/行業(yè)法律法規、上級所發(fā)文件等進(jìn)行識別與隨時(shí)跟蹤，報公司領(lǐng)導批準后納入體系文件序列。
4.3.6 發(fā)文文件由總裁簽發(fā)后對外發(fā)出。
4.3.7 確保文件正確、清晰、協(xié)調、易于識別和檢索。
4.4 文件的發(fā)放 4.4.1 文件編寫(xiě)部門(mén)根據對體系有效運行起作用的部門(mén)、崗位都必須使用相應有效版本的文件的原則，擬定“文件發(fā)放清單”，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后執行。
4.4.2 文件發(fā)放時(shí)辦理登記手續，接收人簽字領(lǐng)用。
4.4.3 公司范圍內發(fā)放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章，注明分發(fā)號。向顧客提供的文件為“非受控”文件，不蓋公章。
4.4.4 當使用的文件嚴重破損影響使用時(shí)，應到發(fā)放部門(mén)辦理更換手續，補發(fā)新文件，仍沿用原文件分發(fā)號，破損文件由公司內控部收回，并填寫(xiě)“文件分發(fā)回收記錄表”。
4.4.5 若文件丟失，應向發(fā)放部門(mén)說(shuō)明丟失原因，申請補發(fā)。補發(fā)的文件應給予新的分發(fā)號，并注明原文件分發(fā)號作廢。
4.4.6 提供給認證機構和顧客的文件，按內部受控文件處理。
4.5 文件的評審 每年 12 月由各部門(mén)參加，對現有體系文件的符合性、適用性、協(xié)調性和充分性進(jìn)行評審，需要時(shí)進(jìn)行修訂。
4.6 文件的更改 4.6.1 質(zhì)量管理體系文件的更改，由公司內控部實(shí)施。填寫(xiě)“文件更改單”，經(jīng)
4 總裁（或管理者代表）批準后實(shí)施。
4.6.2 文件更改時(shí)，要按規定做好記錄，保存更改單，總裁（或管理者代表）有收回指令時(shí)收回相應作廢文件。
4.6.3 文件更改的方式，如換版、換頁(yè)、局部修改等，需在“文件更改單”中注明。
4.7 文件的保存及銷(xiāo)毀 4.7.1 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件，應分類(lèi)存放在干燥通風(fēng)、安全的地方。
4.7.2 所有的相關(guān)文件及其“文件發(fā)放清單”由公司內控部統一保存。各部門(mén)設專(zhuān)人負責保存相關(guān)的文件，以方便存取和查閱。
4.7.3 公司內控部負責編制并及時(shí)更新“受控文件清單”，以反映版本最新?tīng)顩r。各部門(mén)負責編制并及時(shí)更新部門(mén)“受控文件清單”。
4.7.4 作廢文件由公司內控部收集，并填寫(xiě)“文件銷(xiāo)毀申請單”，負責部門(mén)領(lǐng)導批準后，實(shí)施銷(xiāo)毀，并保持其申請記錄。批準留用的文本要做出“作廢留用”標識，與有效受控文件隔離保存。
4.8 文件的借閱 內部借閱文件應填寫(xiě)“文件借閱登記表”，經(jīng)文件主管部門(mén)負責人同意后方可借閱。
4.9 外來(lái)文件控制 外來(lái)文件由公司企發(fā)部統一管理。收到外來(lái)文件時(shí)，應識別其適用性，控制分發(fā)以確保其有效,并納入“受控文件清單”進(jìn)行管理。
4.10 文件管理 4.10.1 任何人不得在受控文件上亂圖亂畫(huà)，確保文件整潔和清晰。
4.10.2 本公司存于電腦中的重要文件和圖樣必須打印出來(lái)簽署齊全，才有效。
4.10.3 文件復制由公司內控部根據發(fā)放范圍統一辦理，加蓋受控文件章，使用中的文本不得私自復制。
4.10.4 每季度末，公司內控部要對文件的使用與保管情況，進(jìn)行一次覆蓋三分之一以上范圍的抽查，對不符合規定的，提出糾正要求或開(kāi)據“不合格報告”，令其整改。
4.11 記錄按 OAC/QP-4.2.4《記錄控制程序》執行。
5 5 相關(guān)文件
《記錄控制程序》
6 6 記錄
5 “文件發(fā)放清單”
SUZHOUCEC-QP-DD-001-01
“文件分發(fā)回收記錄表”
SUZHOUCEC-QP-DD-001-02
“文件銷(xiāo)毀申請單”
SUZHOUCEC-QP-DD-001-03
“文件更改單”
SUZHOUCEC-QP-DD-001-04
“受控文件清單”
SUZHOUCEC-QP-DD-001-05 “文件借閱登記表”
SUZHOUCEC-QP-DD-001-06
批準：
審核：
編制：
日期：
日期：
日期：
6
表格名稱(chēng) 文
件
發(fā)
放
清
單
文件編號 SUZHOUCEC- - QP- - DD- - 001- - 01- - A0
統計周期 □日 □周 ■月 □季 □年
負 責 人
序號 文 件 名 稱(chēng) 文件編號 版本 分 分 發(fā) 號 與 文 件 發(fā) 放 部 門(mén) 分 分 發(fā) 號 文 文 件 發(fā) 放 部 門(mén) 簽收人 日期 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
部門(mén)編號：DD-
7
表格名稱(chēng) 文
件
分
發(fā)
回
收
記
錄
表
文件編號 SUZHOUCEC- - QP- - DD- - 001- - 02- - A0
統計周期 □日 □周 ■月 □季 □年
負 責 人
序號 文件名稱(chēng) 文件編號 分發(fā)號 版本 分發(fā)記錄 回收記錄 備注 部門(mén) 簽收 日期 數量 回收 日期 數量
部門(mén)編號：DD-
8
9
10
表格名稱(chēng) 文 件 銷(xiāo) 毀 申 請 單
文件編號 SUZHOUCEC- - QP- - DD- - 001- - 03- - A0
統計周期 □日
□周
□月
□季 ■年
負責人
文件 名稱(chēng)
文件編號
申請部門(mén)
申請人
日期
申請銷(xiāo)毀原因及數量：
申請部門(mén)負責人核實(shí)：
簽字
日期
文件分發(fā)部門(mén)核實(shí)：
簽字
日期 管代批準核實(shí)：
簽字
日期
部門(mén)編號：DD-
11
表格名稱(chēng) 文
件
更
改
單
文件編號 SUZHOUCEC- - QP- - DD- - 001- -0 04 4- - A0
統計周期 □日
□周
□月
□季 ■年
負責人
文件名稱(chēng) 稱(chēng)
文件編號
部 部
門(mén)
填 填 寫(xiě) 人
日期
更改前：
更改后：
更改部門(mén)負責人 意見(jiàn)：
□
同
意 □
不同意 簽名：
年
月
日 內審小組 意見(jiàn)：
□
同
意 □
不同意 簽名：
年
月
日 內控部負責人 審核意見(jiàn)：
□
同
意 □
不同意 簽名：
年
月
日 管理者代表 批準意見(jiàn)：
□
同
意 □
不同意 簽名：
年
月
日
部門(mén)編號：DD-
12
13
表格名稱(chēng) 受 控 文 件 清 單 文件編號 SUZHOUCEC- - QP- - DD- - 001- - 05- - A0
統計周期 □日 □周 □月 □季 □年
負 責 人
序號
文
件
名
稱(chēng)
文件編號
編制部門(mén)
編制日期
版本
備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
編制：
日期：
部門(mén)編號：DD-
14
15
表格名稱(chēng) 文
件
借
閱
登
記
表
文件編號 SUZHOUCEC- - WI- - DD- - 001- - 06- -- A0
統計周期 □日 □周 □月 □季 □年
負責人
文件名稱(chēng)
文件編號
借 閱人
借閱部門(mén)
借閱日期
歸還日期
部門(mén)編號：DD-
16
文件名稱(chēng) 記錄控制程序 文件編號 SUZHOUCEC-QP-DD-002 版次 A0 編寫(xiě)部門(mén) 企發(fā)部 部 1 1 目的
對公司質(zhì)量管理體系所要求的記錄進(jìn)行控制，為符合要求及質(zhì)量管理體系有效運行提供證據。
2 2 范圍
適用于公司對標準和質(zhì)量管理體系要求和規定的記錄的控制。
3 3 職責
3.1 企發(fā)部：負責記錄的歸口管理。
3.2 各部門(mén)：負責填制或編寫(xiě)本部門(mén)使用的表格或記錄，并對其進(jìn)行控制。
4 4 程序
在《文件控制程序》中已對記錄的形成等要求做出了規定,記錄作為一種特殊類(lèi)型的文件，還要從以下方面要求進(jìn)行控制：
4.1 分類(lèi)：
4.1.1 按內容可分為：
4.1.1.1 體系運行記錄，如“管理評審計劃”、“內審報告”等； 4.1.1.2 服務(wù)活動(dòng)記錄，如 “不合格（符合）報告”等。
4.1.2 按形式可分為：
4.1.2.1 固定表格（填制）式記錄，如“文件發(fā)放清單”、“預防措施記錄”等； 4.1.2.2 隨機文書(shū)（編寫(xiě)）式的記錄，如補領(lǐng)文件申請、管理評審報告、工作計劃與總結以及其它臨時(shí)性工作記錄等。
4.2
記錄的編號和標識 4.2.1 記錄的編號 SUZHOUCEC（公司簡(jiǎn)稱(chēng)）-XX（文件屬性）-XX（部門(mén)縮寫(xiě)）-XXX（順序號）- XX（表格編號）-A0（版本）
4.2.2 記錄以其編號作為標識。
4.3 記錄的填寫(xiě)要求 4.3.1 記錄內容必須及時(shí)、真實(shí)、準確、全面、字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)
17
校對、審核、批準。
4.3.2 記錄不得隨意更改，確需更改時(shí)，采取劃改，并在更改處簽名。
4.3.3 記錄以書(shū)面和表格形式為主，也可采用電子媒體作為載體，如刻錄光盤(pán)等。
4.4 記錄的管理 4.4.1 各種記錄的空白表格由各部門(mén)設計、發(fā)放，公司內控部備案、編號，保證各有關(guān)工作場(chǎng)所都能收到相應的空白表格。
4.4.2 各部門(mén)負責制定本部門(mén)的“記錄清單”，內容包括：記錄名稱(chēng)、編號、編制部門(mén)、編制日期、保存期限等。
4.4.3 公司企發(fā)部收集各部門(mén)提交的“記錄清單”和空白記錄表格式，匯總成冊并管理，同時(shí)編制總的“記錄清單”。
4.4.4 每季度末月內，內控部要對記錄的使用與保管情況進(jìn)行一次覆蓋三分之一以上范圍的抽查，對不符要求的現象提出糾正要求。
4.5
記錄的保管和貯存要求 4.5.1 各部門(mén)應設專(zhuān)職或兼職人員負責本部門(mén)各類(lèi)記錄的匯總、編目，應保持記錄的順序號或日期，便于查詢(xún)。及時(shí)對“記錄清單”進(jìn)行更新和完善，便于存取和檢索。
4.5.2 記錄要放在專(zhuān)用檔案柜里，儲存環(huán)境要通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)蛀和鼠害等。計算機軟件里的記錄貯存要防潮、防變形、防劃傷，應有備份。
4.6
記錄的借閱 4.6.1 需借閱記錄時(shí)，應做好登記手續并規定歸還日期。必要時(shí)（借閱重要記錄時(shí)）需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導批準后方可借閱。對于過(guò)期未還的，資料員應及時(shí)追回。
4.6.2 借閱的記錄不得更改、遺失，損失和拆頁(yè)。
4.7
記錄的處理 4.7.1 過(guò)期的、已經(jīng)沒(méi)有必要保存的記錄，由資料員填寫(xiě)“記錄處理審批單”，由部門(mén)領(lǐng)導審查、公司分管領(lǐng)導批準后，兩人共同銷(xiāo)毀，并做好記錄。
4.7.2需做永久保存的記錄，應由部門(mén)領(lǐng)導批準并在記錄上加蓋永久保存的印章。
5 5 相關(guān)文件
《文件控制程序》
6 6 記錄
“記錄清單”SUZHOUCEC-QP-DD-002-01
批準：
審核：
編制：
日期：
日期：
日期：
18
表格名稱(chēng) 記
錄
...
