高校人事檔案信息化建設思考
摘要：對于我國高校人事檔案的管理工作而言，傳統的紙質(zhì)文件管理模型在保存和管理方面都存在許多問(wèn)題，對我國高校人力資源管理工作造成困擾。在信息化時(shí)代的背景之下，高校人事檔案信息的建設不僅可以實(shí)現高效率的管理，同時(shí)大大提高人事檔案管理人員的工作效率和準確性，高校的檔案信息化管理是與現代社會(huì )發(fā)展同步的必然趨勢。
關(guān)鍵詞：人力資源管理；高校人事；檔案信息化
當前，我國高校人事部門(mén)利用大數據和信息技術(shù)，進(jìn)行資源的優(yōu)化和整合、分析，為提高人力資源管理效率發(fā)揮了積極作用。高校人事檔案記錄了教職員工從入學(xué)、中高考、工作、科研、教學(xué)、工資晉升等人事活動(dòng)，這些重要歷史記錄信息，客觀(guān)地展示了教職員工在不同歷史階段的思想、工作績(jì)效和成就的發(fā)展軌跡。更為重要的是，干部人事檔案作為重要人力資源信息具有重要的價(jià)值，按照“凡提必查”原則，是組織在人才選拔過(guò)程中的必要參考。因此，推進(jìn)高校人事檔案信息化建設、提高人力資源建設效率是高校人事檔案管理的必然趨勢。隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，高校已在教學(xué)、辦公、學(xué)生繳費等許多領(lǐng)域逐步實(shí)現了信息化，但是干部人事檔案的信息化管理相對緩慢，應引起更多的重視。
1 當前我國高校人事檔案信息化管理過(guò)程中的問(wèn)題現象
1.1 缺乏對于人事管理工作的不重視，缺乏人事管理制度
高校人事檔案管理系統不僅具有信息咨詢(xún)功能，而且其實(shí)際效用
更多地體現在服務(wù)的效率和準確性上。然而，當前我國高校并不十分重視這項工作，將其定位為輔助工作。由于缺乏足夠的重視，文件信息建設工作進(jìn)展緩慢，相應的資金投入很小，嚴重制約了信息建設的正常發(fā)展。人事檔案不是一項性能出色的工作，工作人員可能會(huì )在一段時(shí)間內看不到具體結果，這就是為什么會(huì )進(jìn)一步忽視的原因。實(shí)際上，人事檔案具有極高的機密性，其適用范圍受到限制并且不經(jīng)常使用。這些原因并未引起人們對這項工作的重視，指定的法規沒(méi)有詳細的規則，只有一般說(shuō)明和框架，難以起著(zhù)指導作用[1]。因此，每個(gè)單位只能在本規定的指導下結合自身的實(shí)際情況，規定自己的管理規范，沒(méi)有統一的模型。因為沒(méi)有標準化的指南，所以很難形成普遍性。
1.2 人事管理人員工作素養亟待提高，工作效率較低
因為人事管理工作始終是未知的，大多數有能力的人才正在尋求更大的開(kāi)發(fā)平臺的方法，導致了行業(yè)人才流失，最終導致了管理人員整體素質(zhì)并未提高。目前，人事管理行業(yè)的檔案管理人員具有良好的敬業(yè)精神和審慎細致的工作，但是他們對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供的管理方法的變化并不高度認可。隨著(zhù)當前我國高?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)建設的不斷推進(jìn)，大量新鮮血液進(jìn)入了檔案管理業(yè)務(wù)，新的工作人員通常在互聯(lián)網(wǎng)操作和網(wǎng)絡(luò )信息管理方面具有很高的專(zhuān)業(yè)素養，但工作人員缺乏文件管理方面的實(shí)踐經(jīng)驗，需要工作人員不斷探索、練習并積累經(jīng)驗。綜上所述，單一的人才結構已經(jīng)很難滿(mǎn)足未來(lái)人事檔案信息建設的需要，現在需要能力全面的人才。
2 我國高校人事檔案信息化管理過(guò)程中的應用措施
2.1 加大高校人事檔案信息化管理工作，進(jìn)行規范化管理
高校應將建立人事檔案作為整體發(fā)展戰略的一部分，并制定適當的監控措施。人事信息的構建是一個(gè)長(cháng)期的過(guò)程，工作人員很難在短時(shí)間內獲得結果。同時(shí)信息內容也會(huì )實(shí)時(shí)更新，無(wú)論是技術(shù)更新還是軟件開(kāi)發(fā)，都需要大量資金。高校不僅應在概念上給予足夠的重視，而且還應分配一部分用于建設硬件和軟件的專(zhuān)項資金。有關(guān)部門(mén)應提高管理價(jià)值，以加深整個(gè)學(xué)校對師生的理解，并在今后的學(xué)習和工作中合理使用，同時(shí)提供充分的理解和支持，并進(jìn)行合作。積極配合相關(guān)工作，盡可能改善信息。系統效率其中，建立健全的管理體系是保證人事檔案信息安全的主要依據。為確保明確職責，應將職責分配給特殊人員，并應根據相關(guān)標準對電子數據和數字信息進(jìn)行分類(lèi)和歸檔，必須嚴格執行管理規則，同時(shí)還可以通過(guò)優(yōu)化和整合現有資源，實(shí)現資源交換，形成兩部門(mén)之間的共同建設，促進(jìn)兩門(mén)共同發(fā)展，從而使其具有更實(shí)用的功能，例如年齡結構、師資結構、數據分析，并獲得互補優(yōu)勢[2]。
2.2 不斷提高高校人事檔案管理人員工作素養，提高工作效率
為了進(jìn)一步提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養，管理人員應當定期對工作人員進(jìn)行培訓。解決管理人員工作疑問(wèn)并提高解決技術(shù)問(wèn)題的能力。高校還可以組織進(jìn)行人事檔案信息建設方面取得出色成績(jì)的大學(xué)之間的工作交流，了解其他學(xué)校的管理創(chuàng )新，學(xué)習他們的建設經(jīng)驗，并努力提高業(yè)務(wù)水平總結和不斷學(xué)習。同時(shí)，高校有必要進(jìn)一步優(yōu)化人才結構。人事檔案的管理要求高度機密，因此相關(guān)人員必須
具有較高的整體素質(zhì)，不僅要具有一定的專(zhuān)業(yè)能力，而且還要具有一定的工作素養，隨著(zhù)當前我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設的不斷推進(jìn)，對管理人員的要求也越來(lái)越嚴格，現在需要的是復合型人才。高校不僅必須具有一定的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識和經(jīng)驗，而且還必須了解計算機技術(shù)，維護網(wǎng)絡(luò )信息的安全性，并且只有在建筑環(huán)境中，高校才能勝任此項工作并確保有序發(fā)展。
3 結束語(yǔ)
綜上所述，高校積極開(kāi)展人事管理信息化工作不但可以顯著(zhù)提高績(jì)效考核的有效性和公正性，還可以使高校人事管理工作更加兼容，輔助工作人員實(shí)現人事信息的精確定位。此外，全新的高校信息化管理工作也有利于人事管理部門(mén)設計實(shí)用，針對性的培訓方案，激發(fā)高校人事管理人才的潛力。高校要積極引入合理的激勵政策，并完善高校人力資源規劃。因此，建立高效優(yōu)質(zhì)的行政管理體制，充分發(fā)揮其職能和作用。
參考文獻
[1]錢(qián)艷艷.人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設[J].管理觀(guān)察，2019（01）：108-109.
[2]龍安梅，黃建強.淺析基于人力資源管理的高校人事檔案信息化建設[J].檔案時(shí)空，2016（8）：11-13.
作者:張慧玉 單位:沈陽(yáng)理工大學(xué)
