工程檔案管理第1篇做了一年多的門(mén)窗工程資料和保溫工程資料編制和報驗工作，一年來(lái)承蒙各位領(lǐng)導的關(guān)心與信任，倍感榮幸！總結一年來(lái)工作中的經(jīng)驗、教訓，有利于在以后的工作中揚長(cháng)避短，更好的做好技術(shù)工作。衡量一下面是小編為大家整理的工程檔案管理1,供大家參考。
做了一年多的門(mén)窗工程資料和保溫工程資料編制和報驗工作，一年來(lái)承蒙各位領(lǐng)導的關(guān)心與信任，倍感榮幸！總結一年來(lái)工作中的經(jīng)驗、教訓，有利于在以后的工作中揚長(cháng)避短，更好的做好技術(shù)工作。衡量一個(gè)工程的好壞，除了通過(guò)工程實(shí)體反映外，資料也是一個(gè)極其重要的環(huán)節。通過(guò)資料能反映出工程所使用材料的優(yōu)劣、工序之間的交接是否符合要求，工程是否按圖施工等等。所以工程資料員在工程施工工作中有著(zhù)不容忽視的作用。作為工程資料員，要嚴格把好這道關(guān)，做好資料的編制、報驗、整理工作。那么，作為一名工程資料員，如何才能做好資料的管理工作了？我認為主要做好以下幾點(diǎn)：
一、重視對資料的編制和管理，做到“資料預控”
這一點(diǎn)至關(guān)重要，也是做好資料編制和管理的必備條件。因為很多人都認為現場(chǎng)決定一切，資料只不過(guò)是現場(chǎng)的附屬物、是可以補，甚至可以寫(xiě)“回憶錄”的，以至于出現工程進(jìn)行了很長(cháng)時(shí)間，資料還是一片空白的怪現象。更有甚者，有的工程資料是竣工后閉門(mén)造車(chē)一次性“造”出來(lái)的。試想，不及時(shí)編制、報驗、不見(jiàn)證取樣、不進(jìn)行任何試驗，編造出來(lái)的資料能真實(shí)反映工程實(shí)際嗎？要知道，工程建設工程資料是對工程項目實(shí)施過(guò)程中逐步形成的，是工程建設過(guò)程真實(shí)、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著(zhù)至關(guān)重要的作用。所以說(shuō)，如果資料不符合要求，工程實(shí)體質(zhì)量根本就無(wú)從談起。
由此，我們一定要從思想上重視對資料的編制和管理工作，要堅持報驗必須資料先行，爭取做到“資料預控”。所謂“資料預控”是指在施工前就對工程的施工過(guò)程應具備的基本資料有個(gè)整體輪廓，需要編制和提供哪些資料做到心中有數。因為每一個(gè)工程從開(kāi)始到結束直至竣工驗收都有其內在的規律和規定，有章可循。通過(guò)資料預控，可以做到對資料提前編制和報驗，做到資料與施工同步。
二、熟練掌握各階段資料報驗的范圍及內容
三、加強資料和現場(chǎng)的聯(lián)系
四、加強與業(yè)主及施工單位的溝通與聯(lián)系，具備一定的協(xié)調能力
五、要加強學(xué)習
除了做好以上五點(diǎn)以外，對工程技術(shù)資料的編制和報驗還必須做到及時(shí)、真實(shí)、準確、完整。具體地說(shuō)：及時(shí)性，是做好資料的前提。工程技術(shù)資料是對建筑實(shí)物質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的進(jìn)度及時(shí)編制和報驗。同時(shí)，及時(shí)反映在施工企業(yè)內部質(zhì)量的管理上?！白詸z、互檢和交接檢”的質(zhì)量管理體制要求工程技術(shù)資料的整理必須及時(shí)，這是施工時(shí)嚴格控制的“質(zhì)量環(huán)”。同時(shí)，質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和投資控制也要求工程技術(shù)資料的整理必須及時(shí)，為控制提供可靠的依據。
本人思想上積極要求進(jìn)步，作為科寶與華風(fēng)公司的資料管理人員，能愛(ài)崗敬業(yè)，有強烈的事業(yè)心和責任感，能潛心鉆研業(yè)務(wù)，不怕苦，不怕累，認真扎實(shí)地完成好本職工作和領(lǐng)導交辦的各項工作任務(wù)。深知資料管理是公司管理向制度化、規范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標志，是不斷提高城市建設管理水平的需要，并在城市建設和房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。資料管理工作的好壞，充分體現了公司的基礎管理水平，與高素質(zhì)企業(yè)管理、文明單位建設、房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。干好這項工作不僅需要細心、耐心，而且還需要掌握資料管理和相關(guān)法律法規的知識。一年來(lái)，本人能始終把學(xué)習和鉆研業(yè)務(wù)知識作為干好工作的抓手，向書(shū)本學(xué)、向領(lǐng)導和同事們虛心請教，較好的掌握現代檔案管理應具有的相關(guān)知識。通過(guò)邊學(xué)習，邊實(shí)踐，通過(guò)扎扎實(shí)實(shí)、默默無(wú)聞的努力工作，在領(lǐng)導和同事們的關(guān)心、支持、幫助下，外墻保溫資料、門(mén)窗資料通過(guò)監理單位、建設單位、質(zhì)量監督站的驗收，驗收合格，符合標準及相關(guān)規范要求。
一、今年的`主要工作：
作為兩公司的資料員，我按照公司及工程部的各項規章制度，按時(shí)按質(zhì)地完成施工處的各項資料管理工作。
由于今年增加了門(mén)窗資料管理工作，工作任務(wù)明顯加大，當然有時(shí)資料報驗不及時(shí)也會(huì )挨領(lǐng)導的批評，為了能夠及時(shí)把資料交至項目部，經(jīng)常晚上加班加點(diǎn)，工程地點(diǎn)也比較分散。例如明光·同濟學(xué)府世家、定遠偉華·幸福城、定遠花園湖工程，今年門(mén)窗工程資料任務(wù)量較多、地點(diǎn)較分散，路程遠。每當把所需要做的工程管理資料、控制資料、驗收資料做好后，首先報驗至各施工單位再至各項目監理部門(mén)。在施工過(guò)程中，多幢新建工程及在建工程又多次按甲方要求對保溫、門(mén)窗工程進(jìn)行了協(xié)商變更，由于設計圖紙不能與結構相符合，避免不了會(huì )發(fā)生甲方臨時(shí)的變更，對于能夠在施工前資料的變更，都做到了及時(shí)準確，對于在建、新建工程均按照工程的形象進(jìn)度，及時(shí)、準確的收集材料合格證、進(jìn)行材料復檢、隱蔽工程驗收、檢驗批質(zhì)量驗收、分部分項工程質(zhì)量驗收，并且及時(shí)找甲方駐土地工程師、監理工程師簽字蓋章，從而做到了施工資料各檢驗批、分項分部、隱蔽驗收、材料試驗的日期能夠與實(shí)際施工日期相吻合，滿(mǎn)足資料編制的要求。工程分散、路程遠、溝通不便。有時(shí)為了把一個(gè)工程的資料作好，要多次溝通才能搞清楚對方工程的相關(guān)情況，使我感覺(jué)擔子很重，但對我來(lái)講這又是一個(gè)挑戰。
二、具體的工作情況：
今年的資料編制主要有以下特點(diǎn)：
1、工作量大：今年做了接近百幢工程的門(mén)窗和保溫資料編制工作，并及時(shí)提供各工程的材料報驗資料。
2、工地位置分散，面廣干線(xiàn)長(cháng)：公司的外保溫工程和門(mén)窗工程分部地點(diǎn)有濱湖、經(jīng)濟開(kāi)發(fā)區、高新區、定遠偉華·幸福城、蚌埠地區等。
3、工程涉及施工單位、建設單位、監理單位、設計單位較多。
4、競爭壓力較大。
在這種情況下，如何做好資料編制工作，保證工程施工質(zhì)量，既讓甲方、監理方滿(mǎn)意，為公司贏(yíng)得榮譽(yù)，同時(shí)又能保證材料數量的提供，這個(gè)問(wèn)題就擺在了我的面前。針對這種情況，合理安排好自己的工作，分清主次、抓住重點(diǎn)、兼顧其他。
首先，編審工程的資料編制工作，同時(shí)大量翻閱規范、工藝規程，每個(gè)工序施工前在技術(shù)交底中將具體的施工要求、注意事項、規范要求進(jìn)行詳細的編制，及時(shí)下發(fā)給現場(chǎng)施工人員，做好質(zhì)量預控工作，最大限度的避免出現質(zhì)量問(wèn)題以及安全事故；
對催要資料的工程，經(jīng)常加班、加點(diǎn)的進(jìn)行編制，從而保證能夠按期上交資料。對監理單位的疑問(wèn)，保證隨叫隨到，不計較路途遠近，天氣涼熱。
三、工作建議
具體有以下幾個(gè)方面：
1、希望廠(chǎng)家及時(shí)提供所有進(jìn)廠(chǎng)材料合格的合格證及檢驗報告；
2、希望監理單位能夠及時(shí)將已經(jīng)施工完畢的工程資料簽字驗收；
3、希望華風(fēng)公司和科寶公司及時(shí)做好工程中所聯(lián)系到的各項試驗、包括門(mén)窗三性或四性試驗、淋水試驗；
4、特別建議提供專(zhuān)用電腦及打印機。
5、希望配備專(zhuān)門(mén)跑現場(chǎng)的資料員。
四、工作中尚存問(wèn)題
從事工程資料編制工作一年多來(lái)，深深感受到工作的繁忙、責任的輕重；
大事、小事壓在身上，往往重視了這頭，卻忽視了那頭，有點(diǎn)頭輕腳重，沒(méi)能全方位地進(jìn)行系統地工作，主要表現在以下幾個(gè)方面：
1、部分工程的監理蓋章滯后，個(gè)別工程進(jìn)場(chǎng)材料未做到及時(shí)向監理方報驗。
2、由于工程多、工作任務(wù)重使得個(gè)別工程資料不能與工程同步。
3、華風(fēng)公司資料，門(mén)窗工程廠(chǎng)家材料合格證及出廠(chǎng)檢驗報告等較繁瑣，使做起資料難度較大。
4、沒(méi)有專(zhuān)用電腦及打印機。
5、報驗資料交通非常不方便。
6、兩公司資料我一個(gè)人做非常繁忙，而且事情較多，經(jīng)常跑現場(chǎng)。
以上問(wèn)題，雖不能影響工程質(zhì)量及工程驗收，以“查找不足趕先進(jìn)，立足根本爭先進(jìn)”作為工作方針的自己，總覺(jué)得沒(méi)有盡到一個(gè)資料員的職責，在今后工作中自己將努力做到更好。
五、今后的工作打算
新的一年里我為自己制定了新的目標，那就是要更加嚴格的要求自己，努力的鉆研業(yè)務(wù)，不斷更新和補充新的專(zhuān)業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，更好的充實(shí)自己，以飽滿(mǎn)的精神狀態(tài)來(lái)迎接新時(shí)期的挑戰。明年會(huì )有更多的機會(huì )和競爭在等著(zhù)我，我心里在暗暗的為自己鼓勁。要在競爭中站穩腳步。踏踏實(shí)實(shí)，目光不能只限于自身周?chē)男∪ψ?，要?zhù)眼于大局，著(zhù)眼于今后的發(fā)展。我也會(huì )向其他同志學(xué)習，取長(cháng)補短，相互交流好的工作和經(jīng)驗，共同進(jìn)步。征取更好的工作成績(jì)。最后，我要感謝單位領(lǐng)導和各位同事在工作和生活中給予我的支持和關(guān)心，這是對我工作最大的肯定和鼓舞，我真誠的表示感謝。
一、工程及檔案概況：
重慶海發(fā)工程建設監理有限公司, 永川區質(zhì)量監督站監督, 重慶市永南建筑工程有限責任公司進(jìn)行施工,朝野?水晶城二期工程。
上海城凱建筑設計有限公司,工程總建筑面積為74926.64平方米, D棟、21層, 建筑總高度 63 米，F、G棟為25層, 建筑高度75米。E棟、28層建筑總高度 84米，獨立商業(yè)門(mén)面、2層、1#車(chē)庫、2#車(chē)庫、4#車(chē)庫。建筑設防烈度為6度, 結構設計基準期為50年。
20__年3月1日, 受朝野?水晶城二期工程的邀請, 由余和俊任重慶市永南建筑工程有限責任公司內業(yè)檔案員,對本工程進(jìn)行檔案管理, 同時(shí), 我公司領(lǐng)導對檔案工作非常重視, 制定了完善的檔案管理制度, 公司領(lǐng)導多次到工地檢查指導檔案工作, 為保證工程檔案的順利完成, 公司特意為項目部配備了必需的辦公用品和電腦一臺、打字機一臺、并從檔案素質(zhì)上加以培養和重視。根據檔案館文件檔案員持證上崗(余和俊檔案員號：城檔崗證字編號091201216131號) 檔案員證書(shū)復印件附后。
根據本工程的特點(diǎn)及施工圖紙, 在征得業(yè)主及質(zhì)檢站等各方面的意見(jiàn)后, 將本工程檔案分為土建工程。
在資料管理工作中, 檔案組編制了資料管理計劃, 制訂了切合實(shí)際的具有可操作性的檔案管理實(shí)施細則, 具體利制訂了工程竣工資料控制要點(diǎn)。
二、資料形成：
按建筑安裝工程竣工技術(shù)文件材料要求, 檔案組負責項目部技術(shù)文件的偏號、登記、發(fā)放、保管, 并負責的收集和積累。
竣工原件資料形成者如下：
1. 工程質(zhì)量評定資料由質(zhì)檢員。
2. 試驗資料由試驗員楊家云提取試件, 監理見(jiàn)證取樣后按關(guān)規定送交永川區檢測所進(jìn)行試驗,試驗室根據試驗結果形成資料, 返回項目原件資料。匯總表及評定表由內業(yè)余和俊形成。
3. 原材料質(zhì)量保證書(shū)在材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)由廠(chǎng)家供, 材料員彭春茂發(fā)收到后及時(shí)交檔案員處存檔, 內業(yè)技術(shù)員進(jìn)行匯總及整理。
4. 施工技術(shù)交底記錄由項目技術(shù)負責人楊洪、及施工員楊文華、周明等形成，交檔案員處存檔。
5. 隱蔽檢查資料、施工記錄、施工日記資料由施工員根據現場(chǎng)實(shí)際情況形成，交監理、質(zhì)檢站、設計院、地質(zhì)等有關(guān)單位簽字后交檔案員處。
6. 竣工圖由施工員提供第一手現場(chǎng)資料，由技術(shù)負責人核實(shí)后交內業(yè)處對竣工圖進(jìn)行更改。
本工程在收集整理檔案的過(guò)程中，堅持與工程進(jìn)度同步的原則，施工前完成各項技術(shù)交底記錄，土石方施工記錄、砼澆灌記錄以及材質(zhì)證明資料的收集，整理工作等。在施工過(guò)程中，及時(shí)如實(shí)地填寫(xiě)各項施工記錄，隱蔽驗收記錄和檢查記錄，按照規范要求進(jìn)行了各項測試，并對記錄及時(shí)整理，所有記錄均簽證及時(shí)，數據準確內容真實(shí)。在編制竣工圖時(shí)，做到在每一分部分項工程完成后，及時(shí)依據隱蔽記錄和設計變更文件進(jìn)行編制，做到竣工圖能看得見(jiàn)，摸得著(zhù)，記憶清楚，編制準確，保證了工程竣工圖的內在質(zhì)量準確性、及時(shí)性、系統和真實(shí)有效。杜絕寫(xiě)回憶錄。在進(jìn)行檔案資料收集、整理、匯總、裝訂時(shí)，嚴格按照<<重慶市建設工程檔案專(zhuān)項驗收辦法>>及重慶市城建檔案的有關(guān)要求進(jìn)行，做到檔案資料完整、準確、真實(shí)、齊全。
朝野水晶城二期工程形成檔案xx套，計xx本，其中文字材料x(chóng)x本，竣工圖xx本，照片xx冊，移交甲方x套，共x本，其中文字資料x(chóng)本，
三、本工程檔案特點(diǎn)：
1. 項目檔案組根據實(shí)際情況進(jìn)行二人分別及收集保證資料和文字資料，一人負責全面檢查，基本完成了檔案整理要求的任務(wù)。
2. 圍繞生產(chǎn)以實(shí)事求是的工作作風(fēng)形成資料，不搞’’ 回憶錄” 不搞假資料。
3. 檔案組形成的資料書(shū)寫(xiě)規范、正楷。
4. 檔案形成用藍、黑墨水進(jìn)行書(shū)寫(xiě)。
四、檔案組工作情況：
檔案組的同志重點(diǎn)在團結協(xié)作協(xié)調上做好文章，經(jīng)常在研究檔案整理方面的要求，發(fā)揮各自專(zhuān)長(cháng)，以保證工程竣工及時(shí)、準確進(jìn)行檔案驗收。對不懂有關(guān)問(wèn)題向檔案館同志請教，確實(shí)還不明確的則請之親臨指導工作。強調市檔案工作的重要性，在項目經(jīng)理的支持下，檔案組大膽對工作進(jìn)行管理，對不符合要求(特別是簽字不全) 的文件堅決拒收，堅持按檔案管理要求辦事，認清實(shí)情，使資料形成者對當前資料管理形勢有進(jìn)一步了解。
本工程在施工過(guò)程中，項目部曾多次接受上級管理部門(mén)的檢查，檔案資料得到有關(guān)領(lǐng)導的肯定，我們爭取在以后的工作中再接再勵，使我們的工程檔案工作不斷邁向新的高度。
五、不足之處：
1. 由于工程進(jìn)度快，少部分資料存放在現場(chǎng)施工員手中，收集不是很及時(shí)，致使資料頁(yè)面顯得陣舊、破損。
2. 由于現場(chǎng)形成資料者文化程度有限，少部分資料字跡潦草。
六、自評情況：
20__年xx月xx日，公司技術(shù)部門(mén)對我現場(chǎng)檔案進(jìn)行了檢查，檔案組工作人員在征求了公司有關(guān)人員意見(jiàn)后，對現場(chǎng)檔案進(jìn)行了自評，本工程檔案基本能達到” 優(yōu)良” 等級。
七、經(jīng)驗與總結
1.處理好與施工員、質(zhì)檢員、材料主管、試驗等相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，是檔案工作能夠順利實(shí)施的關(guān)健。檔案管理過(guò)程中必須按”合作、互助” 的原則處理好與施工員、質(zhì)檢員等資料形成者之間關(guān)系。
2.在專(zhuān)業(yè)技術(shù)上要有較高的水平才能使別人信服，才能樹(shù)立起檔案管理的威信。首先要提高自身的`技能，到相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案培訓，做到檔案管理方面事事心中有底。
3.在工程一開(kāi)工時(shí)就應嚴格按市檔案館的要求和優(yōu)質(zhì)結構標準進(jìn)行整理。以減少施工過(guò)程中一些不良因素對檔案工作的影響。
4.充分認識檔案工作對工程項目使用價(jià)值所起的作用，務(wù)必把好檔案管理工作關(guān)。
八、以后工作打算：
1.從現在做起、主要抓檔案管理的優(yōu)化，通過(guò)認真學(xué)，消化檔案整理有關(guān)內容，與業(yè)主、檔案館交換意見(jiàn)達到了提高自身能力的目的。
2.組織有關(guān)資料形成人員進(jìn)行學(xué)習，通過(guò)細致的工作，嚴抓隱工程和工序中間交接驗收工作，抓好材料試驗工作，參與施工方案和施工技術(shù)交底工作，保證資料在下步工程能更上一個(gè)臺階。
九、結柬語(yǔ)：
本工程在收集整理工程檔案的過(guò)程中，得到承建單位和監理單位及上級主管部門(mén)的大力支持，尤其是市城建檔案館的領(lǐng)導和老師們多次親臨現場(chǎng)指導工作，我在此表示由衷的感謝!
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從20xx年x月x日起執行。
為了切實(shí)抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。
一、工程檔案工作要與工程建設同步。
二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實(shí)，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時(shí)性、連貫性。
三、工程項目建設過(guò)程中，建設、監理、施工單位應在各自職責范圍內做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。
四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。
五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語(yǔ)言或模棱兩可的語(yǔ)句進(jìn)行定性評定。
六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專(zhuān)人負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
七、建設單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理情況，對于各階段、各類(lèi)檔案達不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，建設單位不返回工程質(zhì)量保證金。
八、按照工程檔案管理規定及相關(guān)規范、規定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設主要過(guò)程和現狀,具有保存價(jià)值的各種載體的"文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實(shí)、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。
4、工程文件尺寸統一采用A4規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門(mén)工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過(guò)程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,
頁(yè)號從"1"開(kāi)始,案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號編寫(xiě)在單頁(yè)右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,
有多個(gè)責任者的,選擇兩個(gè)主要責任者,其余用"等"代替。"文件編號"填寫(xiě)工程文件原有的文號或圖號;"文件題名"填寫(xiě)文件標題的名稱(chēng)。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。
未按要求編目的,每項扣罰部門(mén)資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線(xiàn)繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗收完成后30日內,部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內,部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門(mén)資料員5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)
工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫(xiě)。
案卷號如:第1卷1.1.1-1
專(zhuān)業(yè)號如:基建類(lèi)1為1.1.1
工程代號如XX花園首期為1.1
樓盤(pán)代號如XX花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統計,及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(cháng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長(cháng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長(cháng)。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,
監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀
按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門(mén)經(jīng)理負責考核部門(mén)資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類(lèi)造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
一、牢固樹(shù)立保密觀(guān)念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內容，不準用電話(huà)、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導及檔案館長(cháng)批準，未經(jīng)批準不得借出、復制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷(xiāo)毀檔案、絕密檔案要單獨保管。
五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時(shí)要及時(shí)上報局主管領(lǐng)導，并對責任者進(jìn)行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫房。
七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進(jìn)入公共場(chǎng)所。
八、檔案管理人員應熟知本局各類(lèi)檔案的密級劃分，調密級檔案時(shí)，不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時(shí)應以機密件通過(guò)機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專(zhuān)呈遞送。
1．總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個(gè)建設項目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動(dòng)結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
2工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過(guò)程的一部分，應納入建設全過(guò)程管理并與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2工程建設中，各種技術(shù)資料交由行政部統一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續。
2.1.3設備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由技術(shù)部對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對竣工資料簽收合格后支付。
2.1.4購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準由行政部門(mén)統一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準的報銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷(xiāo)手續。
2．2歸檔文件的質(zhì)量規定
2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。
2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也不能作為原件；
驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。
2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。
2.2.5書(shū)寫(xiě)規定
A）書(shū)寫(xiě)字跡工整，圖樣清晰。
B）書(shū)寫(xiě)墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。
C）文件書(shū)寫(xiě)格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關(guān)文件編寫(xiě)要求；
漢字簡(jiǎn)化應符合國家頒發(fā)的有關(guān)規定。
3工程文件收發(fā)及管理規定
為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統一接收；
上級黨政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統一接收。
3.1.2技術(shù)部其它部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。
3.1.3設備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)對設備開(kāi)箱驗收后，及時(shí)將設備資料立卷歸檔；
設備文件資料由行政部統一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。
3.1.4技術(shù)部對接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數量和外觀(guān)質(zhì)量檢查，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5登記完畢的工程文件，應及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數后，應按技術(shù)部領(lǐng)導審定的工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門(mén)。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由行政部統一辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導確定發(fā)放單位和數量。
3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現的錯發(fā)現象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應指定領(lǐng)取人名單，并書(shū)面通知行政部；
行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門(mén)檔案管理職責
參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實(shí)行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進(jìn)行收集、積累、整理。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進(jìn)行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設單位提交有關(guān)專(zhuān)項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍
負責提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書(shū)。負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍。
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過(guò)程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過(guò)程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍
負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。
負責按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實(shí)執行竣工圖編制的有關(guān)規定。負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監督部門(mén)（質(zhì)量監督中心站與質(zhì)量監督站）監理部門(mén)歸檔范圍
負責提交監理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專(zhuān)業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質(zhì)量監督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關(guān)規定進(jìn)行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。
本公司全部文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著(zhù)既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：
6檔案、資料借閱制度
5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫(xiě)借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對其檢查之后方可歸檔。
5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意即可。
5.3絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。
5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。
5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見(jiàn)檔案內容公開(kāi)出去。如遇丟失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。
5.6借閱時(shí)間在兩周以?xún)?，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長(cháng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對后重新借出。對長(cháng)期借閱檔案不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門(mén)負責人負責催還，否則對其整個(gè)部門(mén)暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執行。
5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動(dòng)、單位撤銷(xiāo)、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時(shí)行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。
一、目的
為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規定所指工程項目檔案是指過(guò)去和現在，公司在工程項目的設計、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專(zhuān)業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書(shū)，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì )議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、項目結束后與綜合部相關(guān)負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開(kāi)始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。
4、在檔案的首頁(yè)設卷內文件目錄，并填寫(xiě)文件序號、編制單位、名稱(chēng)、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。
5、在檔案的次頁(yè)設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價(jià)金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專(zhuān)柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告項目經(jīng)理及時(shí)處理。
九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒(méi)有及時(shí)上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。
附件一
工程技術(shù)資料參考目錄
1、開(kāi)工報告、施工現場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄
2、圖紙會(huì )審紀要、設計變更、洽商記錄
3、施工組織設計(施工措施)
4、技術(shù)交底、技術(shù)復核
5、工程定位測量、放線(xiàn)記錄、復核記錄
6、原材料出廠(chǎng)合格證及進(jìn)場(chǎng)檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見(jiàn)證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預制構件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
14、施工日志、地質(zhì)勘察報告
15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
（同條件養護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠(chǎng)合格證、復試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿(mǎn)水試驗記錄
23、建筑物沉降觀(guān)測記錄
24、結構吊裝記錄
25、現場(chǎng)施工預應力記錄
26、工程質(zhì)量事故處理記錄
27、管道、配件出廠(chǎng)合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗報告
28、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進(jìn)場(chǎng)電器材料、設備出廠(chǎng)合格證及試驗報告）
31、設備調試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀(guān)感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書(shū)
第一章總則
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開(kāi)展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著(zhù)重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過(guò)程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統一管理者，負責組織相關(guān)部門(mén)和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統一整理造冊。
2.2現場(chǎng)工作組是項目部的下屬部門(mén)，受項目部的直接領(lǐng)導，在項目部的領(lǐng)導下負責收集現場(chǎng)施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環(huán)節的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類(lèi)、整理、管理，并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn)、建設活動(dòng)的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點(diǎn)，明確項目從立項到最終驗收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責。
3.2從項目開(kāi)始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場(chǎng)工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類(lèi)整理，對缺少的資料應及時(shí)收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場(chǎng)工作人員在適當時(shí)候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類(lèi)保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢(xún)。
3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時(shí)歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類(lèi)存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說(shuō)明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時(shí)通知借閱人，按期歸還。
第四章項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過(guò)程中，施工、監理等相關(guān)方應主動(dòng)將相關(guān)資料移交現場(chǎng)工作人員;同時(shí)檔案收集人應及時(shí)收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類(lèi)，再移交項目部，由項目部統一整理、分類(lèi)，在項目工程每環(huán)節完成后，根據項目特點(diǎn)，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核，未經(jīng)相關(guān)機構審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關(guān)設計基礎資料和設計文件(見(jiàn))。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場(chǎng)工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場(chǎng)工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場(chǎng)工作組;現場(chǎng)工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類(lèi)文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時(shí)收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門(mén)或單位主動(dòng)移交相結合，在資料收集整理過(guò)程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類(lèi)要求
(1)檔案的分類(lèi)，要符合形成檔案的專(zhuān)業(yè)和形成單位的項目活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn);
(2)在公司各類(lèi)工程項目中，同一類(lèi)工程檔案的分類(lèi)標準應該一致;
(3)分類(lèi)層次，類(lèi)目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁;
(4)分類(lèi)應力求按照專(zhuān)業(yè)系統實(shí)現標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質(zhì)，內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應按項目工程的專(zhuān)業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點(diǎn)，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類(lèi)科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類(lèi)案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術(shù)設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類(lèi)案卷按設備依據性材料，外購設備開(kāi)箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀(guān)秩序，同項目檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類(lèi)號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時(shí)，文件更改人或更改部門(mén)通知收集管理人，并說(shuō)明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應及時(shí)交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門(mén)或檔案室，并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時(shí)借閱文件的人員應填寫(xiě)《工程項目檔案借閱申請表》(見(jiàn)附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時(shí)歸還，《工程借閱記錄》(見(jiàn)附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說(shuō)明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關(guān)規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出，由檔案室人員在保管期滿(mǎn)后，提出銷(xiāo)毀申請，項目部決定其銷(xiāo)毀與否。
4.13工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實(shí)施及工程價(jià)款支付的依據，現場(chǎng)工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點(diǎn)。
工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章附則
5.1本制度由項目部負責解釋。
5.2本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實(shí)施。
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；
員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。
檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；
對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；
發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；
檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案?？偨?jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設主要過(guò)程和現狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實(shí)、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。
4、工程文件尺寸統一采用A4規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門(mén)工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過(guò)程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,
頁(yè)號從"1"開(kāi)始,案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號編寫(xiě)在單頁(yè)右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,有多個(gè)責任者的,選擇兩個(gè)主要責任者,其余用"等"代替。"文件編號"填寫(xiě)工程文件原有的文號或圖號;"文件題名"填寫(xiě)文件標題的名稱(chēng)。"日期"填寫(xiě)文件形成的日期。
未按要求編目的",每項扣罰部門(mén)資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線(xiàn)繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗收完成后30日內,部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內,部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門(mén)資料員5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)
工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫(xiě)。
案卷號如:第1卷1.1.1-1
專(zhuān)業(yè)號如:基建類(lèi)1為1.1.1
工程代號如XX花園首期為1.1
樓盤(pán)代號如XX花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統計,及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(cháng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長(cháng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長(cháng)。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,
監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀
按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門(mén)經(jīng)理負責考核部門(mén)資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統一管理，任何個(gè)人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷(xiāo)毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門(mén)有關(guān)規定辦理，嚴禁擅自銷(xiāo)毀或出售檔案。
三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開(kāi)、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無(wú)損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。
八、檔案管理人員因工作調動(dòng)，須按規定辦理交接手續。
第一章總則
第一條為加強平江縣非國有企業(yè)檔案的科學(xué)管理，有效地保護和開(kāi)發(fā)利用，更好地為非國有企業(yè)服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）、《檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法律、法規，結合平江縣非國有企業(yè)實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條本辦法主要適用于本縣行政區域內一切個(gè)人所有和經(jīng)營(yíng)的各類(lèi)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)性企業(yè)、私營(yíng)有限責任公司（如汽車(chē)、建筑、裝修、商貿等行業(yè)）以及非國家控股的股分制（合作制）企業(yè)。
第三條本辦法所稱(chēng)的非國有企業(yè)檔案是指非國有企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基本建設以及各項管理等活動(dòng)中形成的，對本企業(yè)具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄；
是維護非國有企業(yè)歷史真實(shí)面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產(chǎn)品質(zhì)量、增長(cháng)經(jīng)濟效益的重要條件。
第四條非國有企業(yè)對本企業(yè)檔案依法享有所有、使用和依據國家法規進(jìn)行處置的權利，并有保護檔案的義務(wù)。
第五條非國有企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，在企業(yè)內實(shí)行集中統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便于企業(yè)各方面利用的原則。
第六條縣以上地方人民政府檔案行政管理部門(mén)負責對本區域非國有企業(yè)檔案工作的監督和指導，制定相關(guān)業(yè)務(wù)規范和技術(shù)標準。
第二章檔案機構與人員
第七條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度；
（二）統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監督、指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第八條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，應具備檔案專(zhuān)業(yè)知識，并經(jīng)過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓，熟悉企業(yè)職能任務(wù)，并保持相對穩定。
第九條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十條非國有企業(yè)紙質(zhì)文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：
（一）黨群類(lèi)：包括黨務(wù)、工會(huì )、青年團、婦女、紀檢、商會(huì )、協(xié)會(huì )、群眾團體等方面形成的文件材料；
（二）行政管理類(lèi)：包括行政管理、勞動(dòng)人事、后勤福利、外事工作、員工聘用、解聘、工資管理、安全保衛、社會(huì )保障、勞動(dòng)者維權以及法律、法規、規章制度、章程等方面的文件材料；
（三）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括非國有經(jīng)濟實(shí)體設立、變更、破產(chǎn)、出資證明、驗資證明、股權證明、經(jīng)營(yíng)決策、企業(yè)改革、計劃、統計、資產(chǎn)管理、商務(wù)合同、產(chǎn)品銷(xiāo)售、經(jīng)營(yíng)信譽(yù)、清產(chǎn)核資、財務(wù)管理等方面的文件材料；
（四）生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)：包括生產(chǎn)管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)革新、能源管理、計量、環(huán)保、企業(yè)信息化建設、標準化、質(zhì)量管理等方面的文件材料；
（五）產(chǎn)品類(lèi)：包括產(chǎn)品設計、制造、工藝、工裝、檢測、鑒定、評優(yōu)、質(zhì)量管理、認證等方面的文件材料；
（六）科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)：包括新開(kāi)發(fā)的項目建議書(shū)、可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結、鑒定、推廣應用、專(zhuān)利技術(shù)轉讓、技術(shù)革新文件、圖紙、科研項目的報獎、推廣應用等方面的文件材料；
（七）基本建設類(lèi)：包括土地、房屋證明、基建項目設計、施工、監理、竣工驗收、投入使用、維修、改擴建等方面的文件材料；
（八）設備儀器類(lèi)：包括購進(jìn)設備儀器的全套隨機文件、安裝調試、檢查維修、設備臺帳等方面的文件材料；
（九）會(huì )計檔案類(lèi)：包括財務(wù)報表、帳簿、憑證、財務(wù)報告、審計等方面的文件材料；
（十）職工檔案類(lèi)：包括干部職工、離退休人員、死亡人員、職工鑒定、考核、獎勵與處分、技能評定、工資、保險、福利等方面的文件材料。
其他載體歸檔范圍：
（一）電子文件；
（二）錄音帶、錄像帶；
（三）獎杯、獎狀、錦旗、證書(shū)；
（四）照片。
第十一條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整，圖像清晰，簽字等手續完備，便于長(cháng)期保存。
第十二條歸檔時(shí)間
（一）各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管《平江縣非國有企業(yè)檔案管理暫行辦法》出自：
單位，由產(chǎn)生文件的職能部門(mén)負責人審定簽字后歸檔；
（二）產(chǎn)品、設備、基建、科研等方面的文件材料，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)組成保管單位，由項目負責人簽字后歸檔；
（三）產(chǎn)權方面的文件材料，在工作進(jìn)行完畢或文件正式生效后歸檔；
（四）會(huì )計核算方面的文件材料，由財會(huì )部門(mén)整理立卷，保管一年后向檔案部門(mén)移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十三條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入企業(yè)有關(guān)部門(mén)的職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制。
第十四條檔案人員應參加產(chǎn)品試制定型、創(chuàng )優(yōu)、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進(jìn)技術(shù)資料驗收、設備開(kāi)箱驗收等活動(dòng)，指導、監督文件材料歸檔工作。
第十五條企業(yè)工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加會(huì )議獲得的文件材料，按照歸檔范圍的規定，及時(shí)交檔案部門(mén)歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十六條建立健全各類(lèi)檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑒定、銷(xiāo)毀及圖紙更改補充等管理制度。
第十七條編制檔案及其有關(guān)圖書(shū)、資料、信息等總目錄、分類(lèi)目錄和底圖目錄等檢索工具，完善信息查詢(xún)體系。
第十八條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十九條開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)行檔案、有關(guān)圖書(shū)資料和信息一體利用，為改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗、提高經(jīng)濟效益等各項活動(dòng)提供檔案信息服務(wù)；
積極配合技術(shù)部門(mén)參與信息市場(chǎng)和技術(shù)市場(chǎng)交流。
第二十條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第二十一條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得侵犯國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第五章非國有企業(yè)檔案的歸屬與流向
第二十二條非國有企業(yè)檔案由本單位妥善保管，原則上不向國家檔案館移交。
非國有企業(yè)可委托當地國家綜合檔案館代管其檔案，接受委托的國家綜合檔案館可按約定收取整理、鑒定、保管等所需的費用。
第二十三條非國有企業(yè)解散、破產(chǎn)時(shí)，其檔案可以向國家綜合檔案館寄存、捐贈或轉讓。
第二十四條外商投資企業(yè)終止、解散后，中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥善保存，或向當地國家綜合檔案館移交。除法律法規另有規定外，外商獨資企業(yè)的檔案應留在中國境內，向當地國家綜合檔案館移交。
第六章獎勵與懲罰
第二十五條企業(yè)對管理、保護和開(kāi)發(fā)利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應當予以表?yè)P和獎勵；
企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱慝和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依據《檔案法》進(jìn)行處理。
第二十六條違反本辦法，有下列行為之一的，由縣級人民政府檔案行政管理部門(mén)給予警告，并對該非國有企業(yè)及相關(guān)責任人員依法給予行政處分或罰款；
構成犯罪的，依法追究刑事責任；
（一）擅自提供、抄錄、公布屬于保密范圍的檔案的；
（二）明知本單位保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）向外國人和外國組織出賣(mài)或者贈送涉及國家利益、人民生命財產(chǎn)安全，對國家和社會(huì )具有現實(shí)和長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案；
（五）擅自非法攜帶檔案及其復制件出境的。
第二十七條當事人對行政處罰不服的，可依法申請行政復議或提起行政訴訟。
第七章附則
第二十八條各非國有企業(yè)行政管理部門(mén)可根據本辦法，結合本企業(yè)實(shí)際情況，制定實(shí)施細則。
第二十九條本辦法由平江縣檔案局負責解釋。
第三十條本辦法自20xx年7月1日起執行。
隨著(zhù)建設工程的發(fā)展，工程檔案管理工作在整個(gè)建設工程中發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用，在一定程度上成了影響工程管理效率的重要因素。通過(guò)一年多的檔案管理工作實(shí)踐，我認識到工程檔案管理的重要性，對進(jìn)一步做好檔案管理工作也有了更清晰的思路。在____年即將結束之際，對自己的工作進(jìn)行總結和反思，以促進(jìn)今后的工作。
一、為確?？⒐べY料的順利編制和工程的順利實(shí)施，工程內業(yè)資料應實(shí)行規范化管理，檔案管理要有明確的存檔原則：
1.所有資料、檔案之原件必須存放在項目經(jīng)理部，工區有條件時(shí)可保留一份原件，否則至少保留一份原件的拷貝件;
2.資料存檔實(shí)行專(zhuān)人、專(zhuān)室、專(zhuān)柜管理;
3.各科室和工區要嚴格遵守工作程序，及時(shí)做好信息的收集和資料的整理工作;
4.借閱資料必須實(shí)行登記管理制度，嚴禁將資料亂堆亂放，隨意存取;
5.除主管領(lǐng)導特許外，任何資料、文檔不得外借或攜帶出本合同段。
二、平時(shí)要作好工程文件資料的立卷工作，對于歸檔的文件要認真核查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。
因為項目建設中涉及檔案資料填寫(xiě)、簽證的人員較多，有時(shí)難免會(huì )出現差錯。對每次歸檔的資料要進(jìn)行核查，若發(fā)現資料有亂涂亂畫(huà)、漏簽等現象，需將資料及時(shí)返還工區進(jìn)行更正，以確保資料完整性。對于交來(lái)的資料要及時(shí)歸檔，避免資料大量積壓造成資料歸類(lèi)錯誤或流失。
三、分類(lèi)存檔的方法：
1.質(zhì)檢資料的歸檔按單位工程進(jìn)行分類(lèi)存放。按照《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》規定，將合同段工程化分為若干個(gè)單位工程，每個(gè)單位工程分為若干個(gè)分部工程，每個(gè)分部工程分為若干個(gè)分項工程，每個(gè)分項工程包含各有關(guān)方面的資料。LoCAlhoST實(shí)行分類(lèi)、分區、分柜存放。要保證每個(gè)檔案盒內都有分項工程資料的目錄，每個(gè)檔案柜上要有分部或單位工程的文件包清單目錄，以便隨時(shí)查閱和使用。同時(shí)按照資料的存放順序要建立與之相對應的電子資料目錄。按單位、分部、分項工程或文件類(lèi)別建立相應的文件夾，對于要查找的文件，通過(guò)樹(shù)型電子目錄查詢(xún)就可以及時(shí)、準確的查找到資料所處的具體位置。
2.施工詳圖按施工設計圖的圖號順序進(jìn)行存檔。
3.各單位往來(lái)文件按來(lái)文、發(fā)文單進(jìn)行分類(lèi)后，再按文件性質(zhì)分類(lèi)存檔。發(fā)文由辦公室負責報送，送件人應把文件內容、報送日期、部門(mén)、收件人等事項登記清楚，并由收件人簽名，發(fā)出文件的原稿，送資料室存檔。來(lái)文簽收由行政辦專(zhuān)人負責，對所收之文件，簽收人及時(shí)登記，并根據來(lái)文的內容及其來(lái)文所涉及事件的緊急狀況，及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導簽閱，及時(shí)處理。簽閱后需要轉發(fā)的文件，由各科室負責人簽收，并及時(shí)進(jìn)行登記，并按領(lǐng)導批示及時(shí)處理。
由于檔案管理工作的特殊性，檔案管理仍面臨著(zhù)諸多困難和挑戰。檔案管理的核心就是為了快速查詢(xún)、應用，但實(shí)際工作中并不是所有單位工程都按分項工程的順序逐步推進(jìn)，很多是交叉的、跳躍的，在歸檔的過(guò)程中要經(jīng)常調換歸檔順序，這樣會(huì )增加很大的工作量。按照檔案分類(lèi)大綱要求，工程的分類(lèi)較多，但實(shí)施時(shí)有的資料相對統一的工程名稱(chēng)、主題詞表都很難提出，不便于查找。隨著(zhù)建設工程的要求越來(lái)越高，所需的資料也越來(lái)越多，越來(lái)越細。如何利用現代信息技術(shù)手段與檔案管理相結合，充分發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢，全面推行規范化、標準化管理，都是需要進(jìn)一步完善、解決的問(wèn)題。
