近些年來(lái)，國家為適應市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的要求，培養應用型合格人才，對高職院校辦學(xué)加大了投資力度，促進(jìn)了高職院校的發(fā)展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學(xué)設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日下面是小編為大家整理的2023年采購合同管理制度【五篇】（完整）,供大家參考。
采購合同管理制度范文第1篇
關(guān)鍵詞:零星物資采購;合同管理;規范性;內部控制
引言
近些年來(lái)，國家為適應市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的要求，培養應用型合格人才，對高職院校辦學(xué)加大了投資力度，促進(jìn)了高職院校的發(fā)展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學(xué)設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來(lái)執行物資采購，但是在部分零星物資采購的過(guò)程中依舊存在著(zhù)一些問(wèn)題，特別是零星物資采購合同管理的規范性不夠，制約了采購來(lái)的設備物資發(fā)揮其應有的作用，而且也容易產(chǎn)生廉政風(fēng)險［1］。高職院校必須認真研究，采取有效措施來(lái)加強零星物資采購合同管理，提高采購合同管理的規范性。
1高職院校零星物資采購的特點(diǎn)與方式分析
1．1高職院校零星物資采購的概念
高職院校零星物資的采購是指國家創(chuàng )辦的高職院校為滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)、管理等工作需求，依據一定的程序開(kāi)展對教學(xué)、實(shí)驗、實(shí)習和辦公等過(guò)程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務(wù)的購買(mǎi)，其單次采購的總費用一般不高于10萬(wàn)元。這種采購的主體是高職院校，采購的內容是高職院校辦學(xué)或者辦公所需設備物資以及相關(guān)服務(wù)等。除了設備設施的采購外，高職院校中的一些服務(wù)項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢(xún)服務(wù)等)也屬于零星物資采購的范疇［2］。
1．2高職院校零星物資采購的特點(diǎn)
高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇，但是與一般的政府采購相比，有著(zhù)不同的特點(diǎn)。(1)單次采購的物資價(jià)值小。高職院校采購的零星物資大都是價(jià)值不大，單次采購一般在10萬(wàn)元以下，有的采購甚至只有一、兩萬(wàn)元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大，特別是在設備及維修工程上，參加采購的企業(yè)不多，有時(shí)還會(huì )造成公開(kāi)招標的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算，其物質(zhì)采購的資金需要在年度預算中體現，但是由于零星物資采購大都是一些臨時(shí)性和突發(fā)性的物資需求，難以在前一年制定下一年度預算時(shí)加以準確確定［3］，這就容易造成年度預算中很難完全體現出零星的物資需求，也就不好科學(xué)地安排零星物資的采購計劃，使得其采購的計劃性不強。
1．3高職院校零星物資采購的方式
高職院校零星物資采購由于其單次采購的價(jià)值較小，往往達不到《政府采購法》及地方采購規定中公開(kāi)招標的標準;同時(shí)，它又需要利用國家資金，因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢(xún)價(jià)以及單一來(lái)源采購。其中單一來(lái)源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式［4］。
2高職院校零星物資采購合同管理存在的問(wèn)題
2．1高職院校零星物資采購的合同管理
高職院校的零星物資雖然單次采購的價(jià)值不高，但是長(cháng)期累計的數量較多，其最終形成的價(jià)值也是可觀(guān)的。例如，一個(gè)部門(mén)的打印機所使用的打印紙雖然不多，但是全校各個(gè)院系和部門(mén)一年累計使用的打印紙就非常多了，累計價(jià)值也較大。為了對這些零星物資加強管理，需要按照國家的法律法規和高職院校的制度，對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環(huán)節實(shí)施嚴格的管理［5］，以保證采購合同的合法性與規范性，確保合同得到有效執行。
2．2高職院校零星物資采購合同管理規范性欠缺及原因分析
從我國高職院校開(kāi)展零星物資采購的實(shí)踐來(lái)看，采購合同管理在整體上欠缺規范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規范性的原因，有以下幾點(diǎn):(1)重視度不夠，缺少對合同的統一管理。由于零星物資單次采購的價(jià)值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不足，認為能夠買(mǎi)來(lái)使用即可，忽視對其規范性管理。在實(shí)際操作中，缺少合同歸口管理部門(mén)，也未對零星物資采購合同進(jìn)行統一的分類(lèi)和連續編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡(jiǎn)單地遵循一般的《政府采購法》的規定來(lái)開(kāi)展零星物資的采購工作，往往造成不適應現實(shí)情況的難題［6］。如選擇公開(kāi)招標方式進(jìn)行采購，因單次采購的合同價(jià)值太小，供貨商往往不愿意參與公開(kāi)投標。(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證，工作準備不足，對采購的必要性以及相關(guān)采購的內容、物資的技術(shù)規格參數等研究不透徹，合同要求不明確。(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門(mén)與監管部門(mén)對零星物資采購合同的管理沒(méi)有形成完善的管理體系，內部控制機制不規范，管理職責不清，合同風(fēng)險控制不力，對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關(guān)系復雜的合同文本，未經(jīng)組織業(yè)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)、財會(huì )部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審核。
3加強高職院校零星物資采購合同管理規范性的對策研究
高職院校零星物資的采購合同管理不僅關(guān)系到采購物資的有效使用，以及院校的教學(xué)與科研工作，而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容，關(guān)系到校風(fēng)、黨風(fēng)建設，應該從黨風(fēng)廉政建設的高度來(lái)認識高職院校零星物資采購的合同管理，認真研究和采取有效措施來(lái)實(shí)現合同管理的規范性。
3．1高職院校要從全校廉政建設的高度來(lái)認識零星物資采購的合同管理工作
高職院校應加強領(lǐng)導，明確零星物資采購管理的歸口部門(mén)。為了便于實(shí)施統一管理，可由校國有資產(chǎn)管理部門(mén)或者單獨設立的招標采購管理部門(mén)來(lái)統一負責零星物資的采購工作。
3．2建立與完善零星物資采購的合同管理制度
從零星物資采購的立項、技術(shù)論證和采購過(guò)程管理以及合同驗收、物資使用等各個(gè)環(huán)節完善制度建設，聽(tīng)取各院系、部門(mén)、社會(huì )采購管理部門(mén)和供貨商以及招標機構的意見(jiàn)，集思廣益，對不適合高職院校實(shí)際情況的采購與合同管理制度進(jìn)行修改，使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關(guān)制度規定，要求各部門(mén)、院系提前做好各項零星物資的采購計劃，并將其列入年度預算。
3．3采購主管部門(mén)須強化零星物資采購的合同管理工作
由高職院校的零星物資采購主管部門(mén)統一零星物資的采購公告，實(shí)施統一公開(kāi)招標，以避免各院系單獨采購零星物資因合同價(jià)值過(guò)低，供貨商投標意愿不強的弊端。主動(dòng)與供貨商溝通交流，合理選擇采購方式，根據情況規范使用競爭性談判和邀請招標以及詢(xún)價(jià)等方式，盡量避免采用單一來(lái)源的采購方式［7］。
3．4采購監管部門(mén)應加強對零星物資采購的監督檢查力度
高職院校的紀委、監察部門(mén)以及效能建設管理部門(mén)都是零星物資采購合同的監管部門(mén)，應認真履行內部控制職責，加強采購立項、招投標、驗收等環(huán)節的合同監管工作［8］。在重要和價(jià)值較高的零星物資采購中，監察部門(mén)或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門(mén)、國資管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)等，邀請相關(guān)專(zhuān)家共同提前審核招標文件與評分辦法，防止采購中出現違法肢解、規避招標以及評分歧視等行為。同時(shí)，監管部門(mén)要積極參與零星物資招投標和進(jìn)場(chǎng)驗收環(huán)節的監督，發(fā)現采購不符合規范要求或者采購物資不符合合同條款，要立即指出并要求相關(guān)單位及時(shí)予以整改，以確保零星物資采購合同管理的規范性。
3．5合同的歸口管理
各高職院校的專(zhuān)業(yè)與發(fā)展歷史不同，管理機制也不一致，所設立的部門(mén)也不相同，這使得對零星物資采購的合同管理部門(mén)也有差異性。有的學(xué)校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同，有的學(xué)校由校長(cháng)辦公室管理，也有的院校由監察或審計部門(mén)管理。為便于統一歸口管理，可設立校采購管理辦公室來(lái)負責校零星物資采購合同的管理;同時(shí)采購申請部門(mén)要負責合同的執行情況管理，組織對物資進(jìn)校后的檢查和驗收，并邀請校采購管理辦公室、財務(wù)部門(mén)、國有資產(chǎn)管理部門(mén)等共同參與，各部門(mén)均同意驗收合格后方可按照合同規定進(jìn)行付款。
4結語(yǔ)
采購合同管理制度范文第2篇
[關(guān)鍵詞]電力物資采購；
合同管理；
采購合同風(fēng)險；
應對措施
中圖分類(lèi)號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01
1 電力物資采購合同風(fēng)險的分析
電力物資采購合同管理的各個(gè)環(huán)節都存在風(fēng)險，筆者認為可以將其歸納為如下幾個(gè)方面（見(jiàn)表1）。
2 電力物資采購合同風(fēng)險的應對措施
2.1 構建完善的電力物資采購合同管理內控制度
第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門(mén)的設置和相關(guān)人員的職責進(jìn)行界定，在組建內部組織機構時(shí)考慮必要的控制措施，從而使組織設置自開(kāi)始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個(gè)原則：一方面是不相容職務(wù)分離，即授權與執行分離、執行與審核分離、執行與記錄分離等；
另一方面是組織機構相互牽制，即部門(mén)在授權范圍內職權不受外界干預、合同需經(jīng)不同部門(mén)會(huì )簽并保證在有關(guān)部門(mén)進(jìn)行相互檢杳等。
第二，電力物資采購合同管理的授權批準控制。在電力物資采購活動(dòng)發(fā)生前，電力公司要根據相關(guān)標準和規定，對相關(guān)部門(mén)及人員處理業(yè)務(wù)的權限進(jìn)行控制，對采購合同的合法性及合規性進(jìn)行審批，從而確保各項活動(dòng)的發(fā)生都經(jīng)過(guò)正當授權，促使合同管理活動(dòng)的合法及有效。
第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制，貫穿于人員招收、培訓以及使用的過(guò)程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務(wù)相適應（包括主管機構及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門(mén)人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。
2.2 發(fā)揮內部審計作用來(lái)促使合同管理內部控制的完善
第一，制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監督辦法，對合同管理工作的合法性、規范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關(guān)的內控制度的建立健全及有效性進(jìn)行審查和評價(jià)。在電力物資采購合同管理的審計監督過(guò)程中，電力公司要高效執行合同管理審計監督辦法，結合電力物資采購合同管理的實(shí)踐活動(dòng)來(lái)及時(shí)發(fā)現合同條款中存在的不嚴密、不規范及其他問(wèn)題，為電力物資采購合同管理有效實(shí)施過(guò)程控制提供依據。
第二，事前、事中和事后審計的緊密結合。內部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點(diǎn)，以事后審計為落腳點(diǎn)，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結等環(huán)節進(jìn)行全過(guò)程的審計監督，從而對采購過(guò)程合同管理狀況提出審計意見(jiàn)。
第三，開(kāi)展專(zhuān)項審計。對重點(diǎn)項目或電力物資采購金額較大的項目，內部審計部門(mén)要組織實(shí)施合同管理方面的專(zhuān)項審計，針對合同管理的授權控制、組織控制、責任控制、目標控制、流程控制以及法紀控制制度進(jìn)行測試和評價(jià)，對不健全或已過(guò)時(shí)的控制制度，提醒相關(guān)管理部門(mén)進(jìn)行及時(shí)制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。
2.3 構建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理
電力物資采購合同管理屬于動(dòng)態(tài)管理，從合同簽訂前的準備工作到履行終結，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據在內部審計及日常工作中發(fā)現的問(wèn)題，根據電力物資采購合同管理及內控管理的相關(guān)對應，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執行、合同變更、合同付款、合同結算、合同履行、合同歸檔分析等納入統一管理，建立嚴謹完善的合同管理業(yè)務(wù)流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門(mén)職責明確，合同管理相關(guān)的各部門(mén)可全程跟蹤合同的會(huì )簽、審核、執行、統計、分析等過(guò)程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實(shí)提高電力物資采購合同管理的規范性和效率。
2.4 其他措施
第一，加強電力物資采購合同履約過(guò)程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理，嚴格按照電力物資采購合同約定的設備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標準等履行合同，同時(shí)在電力物資采購合同履行過(guò)程中，做好相關(guān)資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設備的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量以及付款狀況進(jìn)行認真系統的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準確及時(shí)運用法律解決問(wèn)題提供證據材料。
第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)。一方面，電力物資管理部門(mén)應定期聘請相關(guān)法律人員、財務(wù)人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規、合同知識和財會(huì )、電力物資等方面基本知識的培訓，對電力物資采購合同管理部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導及合同經(jīng)辦人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎（只有促進(jìn)各級管理人員增強風(fēng)險意識，才能有效防范電力物資采購合同風(fēng)險）；
另一方面，電力公司要通過(guò)重點(diǎn)培訓以及培養，造就一支具備相應專(zhuān)業(yè)背景，熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍，并保持其隊伍的相對穩定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進(jìn)行合同管理相關(guān)知識的培訓，促進(jìn)合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍的相對穩定性，防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時(shí)指派的情況發(fā)生。
3 結語(yǔ)
市場(chǎng)經(jīng)濟條件下加強電力物資采購合同的風(fēng)險應對，對于電力公司防范經(jīng)濟風(fēng)險、促進(jìn)自身的法制化、科學(xué)化及規范化具有重要意義。筆者認為，電力公司只要從構建完善的電力物資采購合同管理內控制度、發(fā)揮內部審計作用來(lái)促使合同管理內部控制的完善、構建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過(guò)程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)等方面入手，就可以有效應對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風(fēng)險，切實(shí)提高自身的風(fēng)險控制和管理能力。
參考文獻
[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風(fēng)險管理研究[J].經(jīng)濟視野，2013（24）.
[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.
采購合同管理制度范文第3篇
【關(guān)鍵詞】?jì)炔靠刂?酒店采購
一、HY酒店采購業(yè)務(wù)流程現狀
HY酒店是一家國有四星級酒店，隸屬于XY集團（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“投資集團”）下屬的BX酒店集團（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“酒店集團”）。HY酒店設有餐飲部、客房部、財務(wù)部等八個(gè)部門(mén)。
HY酒店的采購業(yè)務(wù)分別由三個(gè)采購主體進(jìn)行：
一是投資集團內的專(zhuān)業(yè)采購公司W(wǎng)X公司，負責投資集團內所有公司的辦公用品、辦公家具等通用性物資及所有設備的采購;
二是酒店集團采購部，負責酒店生產(chǎn)原材料采購，包括餐飲用的肉類(lèi)、海鮮、蔬菜、水果、等以及客房用的一次性用品、布草等;
三是HY酒店財務(wù)部下設的采購組，負責上述兩項以外的物資采購，如維修用的配件材料等。采購組設置采購主管、驗貨員、倉庫管理員崗位。
HY酒店采購業(yè)務(wù)主要環(huán)節具體如下：
（一）采購計劃
酒店于每年11月制定下一年度通用性物資及所有設備的采購計劃，報酒店董事會(huì )審批。
（二）申請采購
1.生鮮類(lèi)食材由餐飲部的廚師填寫(xiě)紙質(zhì)《每日市場(chǎng)采購單》，在每天晚上8點(diǎn)30分前提交驗貨員，由驗貨員傳真給供應商訂貨。
2.除生鮮類(lèi)食材以外的物品，由使用部門(mén)填寫(xiě)紙質(zhì)《采購申請單》，經(jīng)使用部門(mén)經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理順序審批后交采購主管執行采購。
（三）供貨商選擇、定價(jià)與訂立合同
1.酒店的食材及客房用品由酒店集團統一以招標的方式選定供應商，并與供應商簽訂框架協(xié)議，確定供應價(jià)格，各下屬酒店根據實(shí)際需求向供應商訂貨、結算。
2.酒店通用性物資及所有設備的采購由WX公司直接作為供應商，酒店與WX公司簽訂采購合同。
3.除上述兩項以外的其他物資，如維修用的配件材料，由采購主管在市場(chǎng)上直接采購，未簽訂合同。
（四）驗收
1.酒店每天購進(jìn)的食材由餐飲部廚師與驗貨員共同驗收，驗貨員將驗收后的貨物清單錄入酒店管理信息系統。
2.除食材以外的其他物資、設備，由倉庫管理員驗收，倉庫管理員將驗收后的貨物清單錄入酒店管理信息系統。
（五）付款
采購人員定期與供應商對賬，根據發(fā)票、進(jìn)貨單據填寫(xiě)《支票申請單》，經(jīng)成本會(huì )計、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理順序審批后交出納辦理付款手續。
二、HY酒店采購業(yè)務(wù)流程內部控制存在的問(wèn)題
雖然，HY酒店在采購業(yè)務(wù)流程中建立了一系列內部控制制度，來(lái)規范采購行為，但以《企業(yè)內部控制應用指引第7號――采購業(yè)務(wù)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“《應用指引》”）及相關(guān)規范的要求來(lái)看，還是存在一些問(wèn)題，主要有：
第一，采購計劃不完整。酒店每年的采購計劃僅包括通用性的物資和設備購置，而食材、維修所用的配件材料都沒(méi)有制定采購計劃。根據《應用指引》：“采購計劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費”。采購計劃不完整將導致庫存安排的不合理，進(jìn)而影響酒店的產(chǎn)品與服務(wù)。
第二，采購申請制度不完善。按照《應用指引》：“企業(yè)應當建立采購申請制度，依據購買(mǎi)物資或接受勞務(wù)的類(lèi)型，確定歸口管理部門(mén)，授予相應的請購權，明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責權限及相應的請購和審批程序?！本频晔褂玫娜忸?lèi)、蔬菜等食材具有采購次數頻繁，使用量難以預計的特點(diǎn)，但是HY酒店僅憑餐飲部廚師填寫(xiě)的《每日市場(chǎng)采購單》就進(jìn)行訂貨，沒(méi)有進(jìn)行職責權限劃分，缺乏必要的審批程序，不利于風(fēng)險管控。
第三，酒店維修所用的配件材料采購流程缺失。配件材料采購是HY酒店自行組織采購的主要內容，但該項采購業(yè)務(wù)在計劃、選擇供應商、定價(jià)、訂立合同等各個(gè)環(huán)節均存在缺失，存在一定的管理漏洞。
第四，驗收與倉庫保管職責未分離。在驗收的環(huán)節中，倉庫管理員即負責驗收貨物又負責倉庫保管，驗收與倉庫保管職責未相互獨立。
第五，供應過(guò)程管理及采購業(yè)務(wù)后評估制度的缺失。根據《應用指引》“企業(yè)應當加強物資采購供應過(guò)程的管理，依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應出具書(shū)面報告并及時(shí)提出解決方案”，同時(shí)《應用指引》強調企業(yè)應當建立采購業(yè)務(wù)后評估制度。但是這兩個(gè)環(huán)節在HY酒店的采購業(yè)務(wù)流程中都沒(méi)有建立。
三、HY酒店采購業(yè)務(wù)流程內部控制改進(jìn)措施
（一）編制完整的采購計劃
酒店應把食材、維修配件材料等納入每年采購計劃，這樣才能使采購部門(mén)完整掌握需求信息，統籌安排，避免與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不協(xié)調。由于酒店業(yè)務(wù)具有不可預知性，有多少客人入店、客人喜好什么類(lèi)型的餐食，設施設備發(fā)生故障的時(shí)間、頻率，都是不可預計的，因此，食材、維修配件材料的采購計劃還要從年度計劃分解為季度計劃和月度計劃，根據實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況、庫存量，進(jìn)行動(dòng)態(tài)調整，制定與實(shí)際情況相符的采購計劃。
（二）完善請購制度
食材的申請采購環(huán)節要進(jìn)行職責權限的劃分，建立相應的申請審批程序，食材的歸口管理部門(mén)是餐飲部，餐飲部負責人應承擔起確認采購需求的責任，因此，應由餐飲部廚師填寫(xiě)采購申請單據，經(jīng)餐飲部負責人審批后再提交給驗貨員進(jìn)行訂貨。
（三）建立配件材料采購完整的業(yè)務(wù)流程
1.建立供應商選擇機制。酒店首先應建立科學(xué)的供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，按照生產(chǎn)廠(chǎng)家商經(jīng)銷(xiāo)商批發(fā)商專(zhuān)業(yè)供應商的篩選順序，確定合格的供應商清單;其次，建立供應商管理信息系統和淘汰制度，對所供應的物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評價(jià)，根據考核結果對供應商進(jìn)行合理調整。
2.合理確定采購價(jià)格。酒店應將常年所需的、品種相對確定、數量消耗有規律的配件材料信息進(jìn)行匯總，采取每年一次性集中招標采購的方式，確定品種、價(jià)格，實(shí)際需要時(shí)，按實(shí)際數量采購。
3.訂立采購合同。按照規定權限簽署配件材料的采購合同，明確雙方權利、義務(wù)和違約責任，保證產(chǎn)品的質(zhì)量。
（四）驗收和保管職責分離
驗貨員及倉庫管理員的工作職責應重新界定，驗貨員不僅要負責食材的驗收，而且要負責酒店其他物資的驗收，但不接觸入賬記錄;另一方面，倉庫管理員應僅僅負責倉庫保管的職責，錄入貨物入庫信息。通過(guò)重新界定驗貨員、倉庫管理員的崗位職責，對驗收、保管職責進(jìn)行分離。
（五）建立供應過(guò)程管理及采購業(yè)務(wù)后評估制度
采購主管應根據采購合同建立合同臺賬，跟蹤采購合同中主要條款的履行情況，對異常情況采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應。建立采購業(yè)務(wù)的后評估制度，定期對采購計劃、采購渠道、采購價(jià)格、采購質(zhì)量、等采購供應活動(dòng)進(jìn)行專(zhuān)項評估和綜合分析，以便及時(shí)發(fā)現采購業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節，不斷優(yōu)化采購流程。
參考文獻
[1]中華人民共和國財政部等制定.企業(yè)內部控制規范.北京.中國財政經(jīng)濟出版社，2010年.
采購合同管理制度范文第4篇
關(guān)鍵詞:物資采購；
管理；
控制
內部控制是現代企業(yè)管理的一項重點(diǎn)工作任務(wù)，是企業(yè)為了提高經(jīng)營(yíng)管理效率、保證信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護資產(chǎn)安全完整、促進(jìn)法律法規有效遵循、規避生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，由企業(yè)管理層及其員工共同實(shí)施的一個(gè)管理過(guò)程。而物資采購環(huán)節又是企業(yè)實(shí)施內部控制管理工作的重點(diǎn)，因為采購直接關(guān)系到生產(chǎn)的質(zhì)量，關(guān)系到企業(yè)的成本和利潤，是企業(yè)實(shí)現低成本，高效益的重要環(huán)節。那么，如何才能通過(guò)加強內部控制管理工作的有效實(shí)施，來(lái)提高采購工作的管理水平呢?
筆者認為，要通過(guò)加強內部控制管理工作的有效實(shí)施，來(lái)提高采購工作的管理水平要遵循四個(gè)方面的具體要求，即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點(diǎn)、執行有效是關(guān)鍵。只有做到這些，并結合各自企業(yè)實(shí)際，予以適當的完善和補充，才能真正達到通過(guò)加強內部控制管理來(lái)提高企業(yè)采購管理水平的目的。
一、正確認識，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的前提
從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務(wù)部門(mén)每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個(gè)正確的認識，是保證內部控制管理工作順利開(kāi)展和取得成效的前提。管理層要著(zhù)眼于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，善于從宏觀(guān)層面審視采購內部控制管理工作，并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員要以高度的責任感，認真履行崗位職責，服從服務(wù)于采購工作的內部控制管理要求。也就是說(shuō)，企業(yè)的一切管理工作，應遵循內部控制管理要求；
企業(yè)的一切決策，應統馭在完善的內部控制體系之下；
企業(yè)的一切活動(dòng)，都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現代企業(yè)管理的要求，更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要。
二、制度保障，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的基礎
建立完善的物資采購內部控制管理制度，既是滿(mǎn)足提高采購管理水平的需要，也是完善現代企業(yè)制度的需要，同時(shí)更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要；
建立完善的內部控制制度體系，通過(guò)內部控制管理制度來(lái)規范和管理采購程序和標準，并開(kāi)展定期的評價(jià)和維護，必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險、實(shí)現經(jīng)營(yíng)管理目標等幾個(gè)方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進(jìn)一步強化公司內部經(jīng)營(yíng)管理、全面提升管理水平的客觀(guān)要求；
建立完善的內部控制制度，能夠使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程均處于受控狀態(tài)，確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循，有法可依，促進(jìn)采購工作的規范運轉。
三、程序合理，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的重點(diǎn)
內部控制管理工作其實(shí)質(zhì)是強化企業(yè)的過(guò)程管理和流程管理，因此制定嚴密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購管理水平的重點(diǎn)。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價(jià)格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來(lái)核對、采購業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節點(diǎn)。
(一)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節。
這一環(huán)節可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算，其一般管理控制程序為采購部門(mén)根據企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關(guān)部門(mén)平衡庫存后由物資管理部門(mén)編制采購計劃，經(jīng)財務(wù)管理部門(mén)審核后報采購主管領(lǐng)導審定。采購部門(mén)根據采購計劃編制采購方案，采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環(huán)節的管理控制重點(diǎn)是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門(mén)負責人審核，是否明確采購物資的具體數量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等，相關(guān)審定是否符合權限。
(二)供應商的選擇與價(jià)格確定環(huán)節。
是采購管理控制工作的重點(diǎn)，可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本降低，并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。其一般管理控制程序為采購部門(mén)應根據審定的采購方案，通過(guò)招標、競爭性談判采購或詢(xún)價(jià)采購等方式確定供應商與采購價(jià)格。這一環(huán)節的管理控制重點(diǎn)為采購是否經(jīng)過(guò)詢(xún)比價(jià)、有無(wú)詢(xún)比價(jià)記錄，通過(guò)招標方式采購的是否符合招標管理規定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式，應集中采購的是否有違規自行采購的現象，相關(guān)審定是否符合權限。
(三)合同簽訂與管理環(huán)節。
這一環(huán)節可以規避采購風(fēng)險，保證企業(yè)的合法利益。主要通過(guò)合同范本管理，提高合同管理工作的規范化，降低合同簽訂風(fēng)險；
通過(guò)資質(zhì)信用管理，建立供應商誠信檔案體系，降低了履約風(fēng)險；
通過(guò)合同風(fēng)險點(diǎn)管理，強化合同履行的風(fēng)險意識，減少合同履行風(fēng)險；
通過(guò)合同會(huì )簽管理，提高合同審批效率，規范業(yè)務(wù)流程；
通過(guò)合同履行管理，加強經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制能力，提升公司精細管理水平；
通過(guò)合同統計分析管理，提高公司經(jīng)營(yíng)決策自我分析能力。這一環(huán)節內部控制管理的重點(diǎn)是檢查相關(guān)部門(mén)是否對合同進(jìn)行審核，簽訂的合同是否送交財會(huì )、法律等相關(guān)監管部門(mén)。
(四)物資驗收入庫環(huán)節。
采購物資到貨后，物資管理部門(mén)應組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門(mén)對到貨物資進(jìn)行檢驗清點(diǎn)，質(zhì)檢部門(mén)出具檢驗報告，倉儲部門(mén)依據檢驗合格的報告辦理入庫手續，編制入庫單，登記庫存明細帳。這一環(huán)節的管理控制重點(diǎn)是檢查物資入庫驗收資料是否齊全，驗收入庫是否符合不相容要求，庫存明細賬登記是否及時(shí)。
(五)采購付款與往來(lái)核對環(huán)節。
財會(huì )部門(mén)應依據采購合同、入庫單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購款的支付應由采購部門(mén)根據采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關(guān)單據，經(jīng)采購等部門(mén)負責人審核簽字后送財會(huì )部門(mén)審核，財會(huì )部門(mén)根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續，采購款支付應經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后辦理。這一環(huán)節的內部控制管理重點(diǎn)是檢查財務(wù)入賬手續是否齊全，暫估入賬是否及時(shí)合理；
檢查采購款支付的依據是否齊全，與合同約定是否相符，相關(guān)審批是否符合權限。
(六)分析與考核環(huán)節。
在“分析”環(huán)節上，企業(yè)采購部門(mén)應會(huì )同有關(guān)部門(mén)定期對計劃準確率、保證供應率、質(zhì)量合格率、廠(chǎng)家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析，并向企業(yè)有關(guān)會(huì )議報告；
在“考核”環(huán)節上，企業(yè)應建立與采購相關(guān)的考核辦法，定期對采購管理情況進(jìn)行考核。
四、執行有效，是加強內部控制管理，提高采購管理水平的關(guān)鍵
在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執行就是關(guān)鍵。一是可以通過(guò)拓寬監督管理渠道，來(lái)保證內部控制管理工作的實(shí)施，企業(yè)紀檢監察、審計等監督管理部門(mén)要切實(shí)發(fā)揮監督的職能作用，對采購業(yè)務(wù)要由事后監督向事前、事中的監督進(jìn)行轉變，并要充分發(fā)揮職工群眾監督的作用，督促和約束采購部門(mén)的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)內部控制管理的有效運行。另外，還可以通過(guò)制定內部控制管理考核及其責任追究制度來(lái)強化執行力，明確相關(guān)部門(mén)及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任，加大員工內部控制管理制度執行情況的考核力度，對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人員進(jìn)行責任追究，并視情節輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來(lái)增強了各級管理人員的內部控制管理意識，以此來(lái)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和對內部控制管理制度的履行意識。
綜上所述，通過(guò)加強內部控制管理，來(lái)提高采購管理水平，是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，是企業(yè)提升綜合市場(chǎng)競爭能力的要求，需要我們在工作實(shí)踐中科學(xué)運用，不斷完善和提升。
參考資料
采購合同管理制度范文第5篇
關(guān)鍵詞：工程項目；
采購過(guò)程；
管理方法
1機電設備采購控制管理的重要性
工程項目中的機電設備采購控制管理是工程管理的發(fā)展和延續，是工程項目管理的有機組成部分。采購控制的管理工作性質(zhì)決定了其主要是負責對工程項目過(guò)程中質(zhì)量、進(jìn)度和費用三者之間的控制和管理，以尋求最合理的方式，實(shí)現三者和諧統一，從而使資源配置達到期望目標，這是工程管理中的重中之重。通過(guò)對采購的每個(gè)環(huán)節進(jìn)行過(guò)程管理，可以使采購工作更細致化，有利于控制整體采購質(zhì)量。機電采購過(guò)程的范圍是比較廣泛的，涉及合同、質(zhì)量、費用、速度、物流以及索賠管理等，因此控制管理要做好必須滲透到采購過(guò)程的每個(gè)細節。
2控制管理每個(gè)采購環(huán)節
2.1設備選擇環(huán)節
因為機電設備技術(shù)含量高，所以相關(guān)采購人員一定要具備較強的專(zhuān)業(yè)知識，學(xué)會(huì )從多渠道獲得要采購設備生產(chǎn)商的信息，比如行業(yè)雜志、電腦網(wǎng)絡(luò )、各種行業(yè)廣告等。采購人員要了解哪些生產(chǎn)企業(yè)的設備處于行業(yè)領(lǐng)先，哪些企業(yè)生產(chǎn)的設備口碑較好，哪些企業(yè)的設備性?xún)r(jià)比最高，在心中有了一定選擇范圍后，就應該實(shí)地去廠(chǎng)家了解設備情況，對企業(yè)設備性能進(jìn)行實(shí)地考察，從而為工程選擇最適宜的設備。如果設備價(jià)格特別昂貴，可以采用招標的方式。通過(guò)認真完成上述工作，我們就可以對買(mǎi)到不良產(chǎn)品的風(fēng)險進(jìn)行控制。
2.2合同制定環(huán)節
合同是工程項目合同體系的重要組成部分，直接影響采購的進(jìn)度和質(zhì)量，地位十分重要。工程合同分為兩類(lèi)：一類(lèi)是工程師制定的商務(wù)合同；
一類(lèi)是設計工程師編制的技術(shù)合同，采購人員要實(shí)現兩種合同的很好銜接。工程的采購合同應當首先參照技術(shù)合同，在采購合同中一定要標明機電設備的技術(shù)指標和質(zhì)量要求以及制造標準，以確保貨物能夠達到采購方的應用要求。采購人員不僅要有相應的設備知識也要對合同制定流程熟練掌握，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。只有很好地制定了合同才能對整個(gè)采購過(guò)程進(jìn)行有效控制。
2.3采購進(jìn)程
機電設備的采購過(guò)程管理是指保證供貨商能夠按時(shí)發(fā)貨，不影響工程進(jìn)度的管理工作。這個(gè)工程要做好，不僅對供貨方的設備生產(chǎn)速度提出要求，還要求采購方對設備加工進(jìn)程和運輸過(guò)程進(jìn)行跟蹤監督。如果發(fā)現有延遲交貨的跡象，就要進(jìn)行督促，保證設備能夠在合理時(shí)間內送達，不至于影響工程進(jìn)度。在這個(gè)過(guò)程中采購人員主要負責與供貨商的溝通與監督工作，協(xié)調工程方與供貨商之間的關(guān)系，實(shí)現各方的平衡，保障在合同期限之內到貨，從而實(shí)現對交貨日期的有效控制。
2.4采購設備的質(zhì)量
質(zhì)量管理就是對供貨商所提供的機電設備質(zhì)量進(jìn)行管理，使其達到合同要求。由于機電設備專(zhuān)業(yè)性比較強，所以應該配有相關(guān)技術(shù)人員和有長(cháng)期操作此類(lèi)設備的老工人。貨物到后一定要嚴格檢測，以采購訂立的合同為檢測標準，核對設備的尺寸、型號是否和合同一致，如果有條件應該進(jìn)行通電實(shí)際應用測試，實(shí)際檢查一下其運行指標能否達到合同標準，還要檢查設備是否有正規的質(zhì)量合格證，各種證書(shū)是否齊全。只有通過(guò)供貨商和工程管理方的共同努力，才能保證設備在出廠(chǎng)時(shí)符合合同質(zhì)量要求，從而達到對設備質(zhì)量控制的目的。
2.5付款環(huán)節
在采購過(guò)程中，費用管理通常采用事前預付款、貨到付余款以及留存保證金三層分劃的方式。這對保證采購雙方的利益都是十分有利的，既保證供貨商的利益，又保護了工程管理方的利益。因為對貨物質(zhì)量的檢測不可能面面俱到，有些產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題必須經(jīng)過(guò)一定時(shí)間的使用才能顯露出來(lái)，而且機電設備屬于故障率比較高的一類(lèi)設備，在三包期內出現故障的概率很大，這時(shí)候產(chǎn)品保障金在產(chǎn)品使用過(guò)程中產(chǎn)生故障時(shí)就可以很好保障工程管理方的利益。給予供貨商一定的壓力，這是保障合同有效實(shí)施最行之有效的手段，也同時(shí)控制了出現資金風(fēng)險的概率。
2.6控制增補采購的次數
雖然造成工程實(shí)際進(jìn)度和預定進(jìn)度偏差的因素很多，但是根據作者多年的工作經(jīng)驗來(lái)看，增補采購是造成工程進(jìn)度延誤的主要因素之一。增補采購通常是由于工程設計在施工中改變或者施工不合理導致設備損壞造成的。因此必須避免設計變更，施工前應該認真多次論證施工方案是否合理。還要提高操作設備人員的責任心和技能，增加對設備的維護，避免超負荷運行機電設備，從而達到對增補采購次數進(jìn)行控制
2.7運輸環(huán)節
還要做好物流管理，國內一般實(shí)行供貨商進(jìn)行交貨，這時(shí)采購管理人員做好監督、督促工作即可。但是涉及到進(jìn)口設備的話(huà)，供貨商一般只負責把貨物送到港口，其他運輸工作交給采購方來(lái)做。這時(shí)采購方一定要做好運輸方案，主要包括以下工作：根據運輸要求預定合適的運輸車(chē)輛；
確保貨物運輸包裝合理；
辦理各種運輸手續；
規劃合理的運輸路程，避免在運輸中出現不能通行的情況；
控制物流費用；
控制運輸流程，以免耽誤工期。在制定好初步方案后，還要對方案進(jìn)行優(yōu)化，確保運輸工作又快又好，從而對達到對采購運輸環(huán)節的有效控制。
3結束語(yǔ)
機電設備采購是工程管理中的重點(diǎn)，是一項復雜而又細致的工作，需要廣大采購人員提高責任心，用心去做。采購控制管理是工程項目管理在采購職能上的延伸，因此可以采用科學(xué)控制管理原理，使整個(gè)采購過(guò)程更加科學(xué)、合理。在管理過(guò)程中，應該對采購過(guò)程不斷評估和改善，認真做好采購過(guò)程中的每個(gè)細節，控制整個(gè)采購過(guò)程平穩進(jìn)行。由于機電設備有價(jià)格高、故障率高、制造周期長(cháng)的特點(diǎn)，所以在采購控制管理的每個(gè)環(huán)節中都應該有針對性的進(jìn)行調整，以滿(mǎn)足機電設備采購的特點(diǎn)。做好機電設備采購工作意義重大，廣大采購過(guò)程管理人員應該認真負責，同時(shí)應該不斷開(kāi)動(dòng)自己的腦筋，設計出質(zhì)量更高的采購控制方案。
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