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高校檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考
檔案管理信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等現代化科技手段和管理軟件對檔案信息資源進(jìn)行管理、開(kāi)發(fā)和提供利用，以實(shí)現檔案信息資源的社會(huì )共享，提高檔案利用率。隨著(zhù)計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應用，高校檔案管理信息化的時(shí)機也日趨成熟。
1、高校檔案管理工作信息化的必然性
1.1高校檔案信息化是高校管理現代化的必然要求。
檔案信息化是高校檔案管理工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現代化的必然要求。為了提高工作效率，高校檔案部門(mén)普遍使用計算機管理檔案，這就形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉為數字化信息，通過(guò)數字化技術(shù)對檔案進(jìn)行存儲、組織、管理與應用，大大提高了工作效率，成為高校管理信息化重要的一環(huán)。
1.2高校檔案信息化是提高檔案管理質(zhì)量和水平的需要。
建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò )，可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平。以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為手段，按檔案管理規范的要求編制成計算機管理程序來(lái)實(shí)施管理，無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小。信息化時(shí)代的到來(lái)，使高校檔案管理工作隨之進(jìn)入了信息化建設的行列，走好信息化道路，大力做好綜合開(kāi)發(fā)利用工作，為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，是當前高校檔案管理工作改革進(jìn)程中的一項重要任務(wù)。
2、高校檔案信息化管理的意義和作用
檔案信息化建設不僅是檔案管理工作適應高校體制改革、機構改革等一系列當代高校新情況、新局面的客觀(guān)需要，同時(shí)也是實(shí)現高校檔案管理工作持續、高效發(fā)展的客觀(guān)需要，高校檔案管理信息化建設成為高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，具有多種意義和作用。
2.1檔案管理信息化是提高檔案管理工作效率的需要。
隨著(zhù)信息量的大大增加，傳統的高校檔案工作的操作方式和服務(wù)手段已跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，不能適應檔案管理發(fā)展的需要。檢索效率低、檢索資源缺乏等高校檔案管理信息化建設較為滯后的表現，使得檔案信息不能滿(mǎn)足高校及社會(huì )對快速、精確、有效的信息的需求。通過(guò)檔案信息化，對檔案進(jìn)行收集、儲存、加工，可使檔案信息的處理、報送、傳遞的時(shí)間大大縮短，從而提高了信息管理的效率。因此，高校檔案管理的信息化是提高管理效率所必須的。
2.2檔案信息化是完善高校管理和服務(wù)功能的需要。
在傳統的高校檔案管理模式中，信息需求者檢索信息的方式是極為復雜和繁瑣的，傳統的檔案管理服務(wù)方式已遠遠不能滿(mǎn)足人們的需求。高校檔案信息化會(huì )極大的方便信息檢索者，使其檢索省時(shí)又省力。
2.3檔案管理信息化是高?？焖侔l(fā)展的需要。
隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，高校管理和教學(xué)不斷創(chuàng )新與變革，高校的檔案管理工作已從一定程度上成為高校發(fā)展的制約因素。加快高校檔案工作的信息化進(jìn)程，使高校檔案工作的信息化建設順應潮流，適應時(shí)代發(fā)展的新要求，才能實(shí)現高校檔案事業(yè)持續、高效的發(fā)展。高校檔案信息化建設與檔案工作的關(guān)系是一個(gè)內涵非常豐富的概念，它包括實(shí)現高校教育目標體系信息化，實(shí)現教育決策管理信息化，實(shí)現學(xué)校教育教學(xué)環(huán)境信息化，實(shí)現教育教學(xué)資源信息化，實(shí)現學(xué)習與課程、教學(xué)模式信息化，實(shí)現學(xué)校教育教學(xué)評價(jià)、管理信息化，實(shí)現師資培養、培訓信息化，實(shí)現教研科研信息化。信息化建設與檔案工作的關(guān)系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類(lèi)知識的結晶，是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認識和把握客觀(guān)規律的重要依據，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設是知識經(jīng)濟時(shí)代主線(xiàn)。信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì )信息消費需求主要來(lái)源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著(zhù)信息化建設，現階段社會(huì )龐大的信息消費需求以及將來(lái)信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費需求，這是檔案工作改革的直接動(dòng)力。信息化建設是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì )的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設的必然要求。
3、檔案信息化建設中存在的問(wèn)題
3.1管理觀(guān)念落后，開(kāi)放意識與創(chuàng )新意識不足。
目前，檔案部門(mén)仍然存在著(zhù)為保管而保管，重保管輕利用的思想，存在著(zhù)等、靠、要，安于現狀、不講求社會(huì )效益和經(jīng)濟效益等舊觀(guān)念，還存在著(zhù)你查我調等做法。對于檔案工作者來(lái)說(shuō)，必須適應時(shí)代的發(fā)展，改變過(guò)去那種重藏輕用的傳統理念，掌握現代化的辦公設備，并能有效地利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，提高檔案利用率。
3.2檔案管理技術(shù)手段落后。
當前，還有相當數量院校的檔案管理仍沿用傳統的檔案管理手段，只是簡(jiǎn)單地將過(guò)去的卷，改為現在的件，并沒(méi)有減輕工作人員的勞動(dòng)強度，相反其他的程序一成不變，檢索復雜，準確率低。有些院校只是簡(jiǎn)單地存儲了一些檢索使用的目錄、學(xué)生的一些名冊和校內的一些發(fā)文。檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化、系統化還沒(méi)有實(shí)現，至于實(shí)現網(wǎng)絡(luò )資源共享還是一個(gè)夢(mèng)想。
3.3檔案管理缺乏計算機專(zhuān)業(yè)人才。
隨著(zhù)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理人員要不斷地吸收新信息，利用新技術(shù)，如身份認定、智能檢索、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，這就需要不斷更新和開(kāi)發(fā)軟件。同時(shí)，還有電腦病毒橫行、黑客的攻擊以及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)不成熟導致的電子檔案被他人竊取、偽造等，這些也無(wú)疑也是檔案管理面臨的新問(wèn)題。一旦軟件出現問(wèn)題，只能求助于開(kāi)發(fā)商，這就在很大程度上嚴重地制約了檔案管理信息化建設的質(zhì)量和速度。
3.4新時(shí)期檔案管理面臨著(zhù)嚴重的經(jīng)費問(wèn)題。
檔案信息走向數字化、網(wǎng)絡(luò )化，管理服務(wù)的現代化，要求不斷更新設備和技術(shù)。如專(zhuān)人專(zhuān)用的計算機、傳真機、掃描儀、復印機及各種存儲設備、干擾器、各類(lèi)應用軟件和殺毒軟件等，隨著(zhù)各類(lèi)產(chǎn)品的升級換代，已有的設備也必須不斷地更新。在政府撥款極其有限的情況下，經(jīng)費問(wèn)題成為制約檔案管理發(fā)展的又一因素。
4、改進(jìn)高校檔案管理信息化的建議
4.1解放思想，更新觀(guān)念，制定切實(shí)可行的管理制度。
廣泛運用計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，使檔案管理向檔案信息管理轉變，從而最大限度地延長(cháng)檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息，滿(mǎn)足社會(huì )各界要求，這給高校檔案工作者提出了更新、更高的要求，高校檔案工作者必須解放思想。高校檔案管理工作必須樹(shù)立為整個(gè)社會(huì )服務(wù)的意識和分工協(xié)作、資源共享的新觀(guān)念，提供和鼓勵檔案系統內外部分的相互信息交流與合作，逐步做到信息資源服務(wù)整體化，才能解決檔案信息資源的分散性和利用者對檔案信息需求的綜合性矛盾以及滿(mǎn)足各個(gè)行業(yè)、各種層次的利用需求。
4.2強化服務(wù)意識，依法治檔。
高校檔案管理工作是一項保管和提供檔案為社會(huì )服務(wù)的工作，高校要能夠緊緊圍繞著(zhù)為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(cháng)服務(wù)這一主題來(lái)開(kāi)展工作，傳統的檔案法規已不適應信息化下的檔案工作，必須根據工作的需要和電子檔案的特點(diǎn)，制定完善的、符合電子檔案法律法規制度，使檔案信息化建設依靠有關(guān)法律、政策，構筑思想和技術(shù)的防護欄。要確保信息化檔案資料的安全與保密，徹底解決電子文件歸檔管理辦法、電子檔案科學(xué)保管方法、遠程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證作用等突出問(wèn)題，就必須依法治檔。
4.3建立多元的人才培養機制。
檔案管理者必須是具有檔案專(zhuān)業(yè)知識的復合型人才，其素質(zhì)、知識、技能要多元化，既要掌握文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻編纂學(xué)、檔案保護學(xué)、中外檔案史、圖書(shū)館學(xué)、情報學(xué)等檔案專(zhuān)業(yè)知識，還要了解相關(guān)法律和規定，具備一定的外語(yǔ)水平，一定的文字水平和協(xié)調能力。檔案信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。同時(shí)，檔案信息化是促進(jìn)高校各項事業(yè)發(fā)展的重要保證。工作人員在原有的專(zhuān)業(yè)知識上努力學(xué)習科學(xué)知識，利用現有手段管理好檔案信息收集、存儲、檢索、傳遞、分析、顯示等環(huán)節，提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度。因此，檔案部門(mén)必須制定規范，加大人才培養力度，建立多元的人才培養機制，將檔案工作者培養成復合型人才。
結論
作為學(xué)校管理工作中的重要部分，檔案管理是一個(gè)學(xué)校發(fā)展歷史，人文精神、校園文化、科學(xué)素養養成的歷史記載。檔案信息化有效的整合了學(xué)校的歷史資源，使這種資源以科學(xué)、便捷的方式迅速對外傳輸，擴大了學(xué)校的影響力，為提高學(xué)校的知名度起到傳播的作用，因此受到廣泛關(guān)注，檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現代化程度的重要標志。檔案部門(mén)充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使沉睡在檔案架上的檔案生命復蘇，為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)。檔案館要建立起一個(gè)結構合理，信息收集渠道暢通，運轉靈活，管理科學(xué)，服務(wù)高效的檔案管理服務(wù)模式，為學(xué)校的發(fā)展建設做出應有的貢獻。
高校評估檔案有效管理模式
一、高校評估檔案的作用
檔案工作是一項行政管理的基礎工作，更是一項連接過(guò)去、現在和未來(lái)的重要工作。通過(guò)高校評估檔案的有效利用，充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息資源豐富的優(yōu)勢，強化檔案為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的主動(dòng)性，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理完善服務(wù)，使學(xué)校檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺階，為學(xué)校新一輪的評估做好信息資源的儲備。
二、現行高校評估檔案管理存在的問(wèn)題
(一)評估檔案管理缺乏明確思路。
評估檔案管理應對策略滯后，導致高校對評估檔案缺乏明確的管理思路。高校在迎評中容易把精力集中在迎評材料的準備上，在迎評結束后容易把精力放在教學(xué)工作的整改提高上，評估檔案或者被分割分散到不同部門(mén)、或者整體移至檔案部門(mén)靜態(tài)存檔，或者無(wú)人問(wèn)津，造成信息丟失、封閉和管理資金的浪費。即使評估檔案被作為專(zhuān)題檔案保管，也沒(méi)有完全實(shí)現評估檔案的規范化、制度化管理，對評估檔案的管理只是權益之計。
(二)評估檔案前端控制缺乏制度規范。
檔案管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)，導致評估檔案形成缺乏前端控制。高校在整理迎評材料的過(guò)程中，一部分材料可以利用原有學(xué)校檔案，但仍有一部分材料應該在學(xué)校日常管理中形成卻沒(méi)有形成，甚至沒(méi)有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是學(xué)校日常工作本身不到位，另一方面是工作人員檔案形成和管理意識薄弱，而產(chǎn)生這兩種現象的原因之一是，學(xué)校沒(méi)有根據評估的深入開(kāi)展對檔案管理制度進(jìn)行修訂、完善，使評估檔案的形成過(guò)程缺乏制度的規范和制約。
(三)評估檔案形成過(guò)程缺乏科學(xué)管理。
檔案管理過(guò)程出現空白點(diǎn)，導致評估檔案形成不規范。評估過(guò)程檔案產(chǎn)生于學(xué)校接受評估的全過(guò)程，在此期間學(xué)校往往把更大的精力投入到迎評檔案的準備上，而忽視了對評估過(guò)程檔案的產(chǎn)生和管理過(guò)程的控制。
三、高校評估檔案有效管理模式
(一)校院結合評估檔案管理體系的完善。
絕大多數評估檔案來(lái)自各職能部門(mén)和教學(xué)單位、教輔機構等基層部門(mén)，目前部分高校雖然已建立起校院兩級管理體系，但在落實(shí)上往往出現上緊下松、前緊后松的狀況，因此應該完善二級檔案管理體系。
首先，健全校院二級檔案工作網(wǎng)絡(luò )體系，學(xué)校一級的檔案館或檔案室由校長(cháng)或校長(cháng)辦公室直接領(lǐng)導，各部門(mén)均建立檔案室，設立兼職檔案員，由學(xué)校統一領(lǐng)導。同時(shí)，必須打破現有的單向流動(dòng)體系，不僅各部門(mén)的檔案室要指向學(xué)校檔案部門(mén)，而且學(xué)校檔案部門(mén)要及時(shí)通過(guò)考核、自評等方式及時(shí)了解部門(mén)歸檔情況和達標程度。對于評估非常重要的檔案，應建立評估指標檔案任務(wù)下達機制和完成責任制。應賦予學(xué)校檔案部門(mén)在臨時(shí)迎評機構成立前的檔案任務(wù)分配和指導職權，這樣有利于評估檔案在形成過(guò)程中就能全面地反映本科教學(xué)工作實(shí)踐，成為良好的評估檔案信息源。
其次，在二級檔案部門(mén)內部，實(shí)行三級檔案層級管理體制，與學(xué)校一級檔案部門(mén)的指導相結合。授予二級檔案部門(mén)對教研室、實(shí)驗室等三級檔案部門(mén)的監督指導職能，同時(shí)學(xué)校檔案部門(mén)對三級檔案部門(mén)進(jìn)行直接業(yè)務(wù)指導。這種做法，在一定程度上會(huì )造成時(shí)間、精力上的消耗，但這種直接的業(yè)務(wù)指導對于促進(jìn)評估檔案管理的規范性、及時(shí)性具有重要意義。
再次，在現有基礎上規范二級檔案的管理。強化校院二級網(wǎng)絡(luò )體系的職能和作用，使評檔案在基層業(yè)務(wù)單位的產(chǎn)生和運動(dòng)過(guò)程形成穩定的流向。除按規定定期向學(xué)校檔案部門(mén)移交檔案材料之外，院級檔案部門(mén)也負有保存部分檔案材料的職責，學(xué)校必須明確其歸檔內容、范圍和要求。
1、以教學(xué)質(zhì)量考評為契機，不斷完善評估檔案管理。
在教學(xué)質(zhì)量考評動(dòng)力作用下，絕大多數高校在接受評估前都加大了檔案建設力度，顯示出集中人力、物力和時(shí)間全面推進(jìn)檔案建設的熱情和解決檔案工作問(wèn)題的決心。高校檔案部門(mén)要以此為契機，加快解決現存問(wèn)題，完善檔案管理機制，提高管理效能。
2、完善制度，加強管理。
對評估檔案的管理采取相對獨立管理的方式，符合評估的內在需求。在評估過(guò)程中。評估主體和客體工作的核心就是評估指標體系，這一體系雖然隨著(zhù)評估的發(fā)展不斷被修正、改進(jìn)。但總體而言，評估指標體系已經(jīng)形成了一套相對穩定的測評標準體系。堅持實(shí)行三納入、四同步，即把檔案工作納入學(xué)校整體規劃，列入領(lǐng)導議事日程;納入教學(xué)、科研工作計劃和規章制度;把文件材料的形成積累、整理、歸檔納入各項工作程序，列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責范圍;要求布置、檢查、總結、驗收各項工作與布置、檢查、總結、驗收檔案工作同步。
根據《中華人民共和國檔案法》和《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的規章制度，全面規范了檔案工作管理體制、檔案工作業(yè)務(wù)建設、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等各個(gè)方面。
四、結論
評估檔案正在逐漸成為高校檔案的重要組成部分，實(shí)現評估檔案的科學(xué)管理，有利于學(xué)校提高管理水平，增強綜合實(shí)力，從而推進(jìn)高等教育的發(fā)展，使廣大師生從中受益，因而對其管理模式的探索意義重大。只有對評估檔案的形成進(jìn)行制度化、規范化管理，納入日常工作流程，才能真正實(shí)現評估檔案的科學(xué)管理。
