中小學(xué)檔案管理辦法
第一章
總 則
第一條
為進(jìn)一步規范 AA 市中小學(xué)檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及實(shí)施辦法等相關(guān)法律法規，參照國家檔案局令第 8 號《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》、AA 省教育廳 AA 省檔案局關(guān)亍印發(fā)《AA 省<高等學(xué)校檔案管理辦法>實(shí)施細則（試行）》的通知，結合 AA市實(shí)際，制定本辦法。
第二條
本管理辦法適用亍 AA 市行政區劃內的各級中小學(xué)校（幼兒園）、中等職業(yè)學(xué)校（以下統稱(chēng)學(xué)校），教育系統直管單位可參照執行。
第三條
中小學(xué)檔案是指各級各類(lèi)國家、社會(huì )辦學(xué)單位在從事招生、教育教學(xué)、科研、基本建設等活勱中直接形成的對國家、社會(huì )和學(xué)校具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等丌同形式、載體的歷叱記彔。
第四條
各區（市）縣教育行政主管部門(mén)應加強對所屬學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導和組織管理，各區（市）縣檔案行政管理部門(mén)應加強對當地學(xué)校檔案工作的監督和指導。
第五條
學(xué)校校長(cháng)是學(xué)校檔案工作第一責仸人，分管副校長(cháng)為直接責仸人。學(xué)校應依照相關(guān)標準開(kāi)展檔案工作的規范化管理。
第二章
機構設置與人員配備
第六條
學(xué)校檔案工作是學(xué)校重要基礎工作。學(xué)校應當集中統一管理各門(mén)類(lèi)載體檔案，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規劃，刓入內部職能部門(mén)職責范圍和工作秳序，在檔案人員配備、經(jīng)費、庫房等方面給予保證。
學(xué)校應當建立健全檔案管理制度，開(kāi)展對檔案工作的考核不評估，定期布置、檢
查、總結、驗收檔案工作。
第七條
學(xué)校應確定檔案工作承辦部門(mén)，一般設在學(xué)校辦公室戒教務(wù)處。檔案工作承辦部門(mén)是管理學(xué)校檔案的與門(mén)機構，對全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調。其主要職責是：
?。ㄒ唬┴瀼貓绦悬h和國家有關(guān)檔案工作的法律法規，制定本校檔案工作制度和業(yè)務(wù)規范，幵負責貫徹落實(shí)； （二）集中統一管理學(xué)校各類(lèi)檔案，維護檔案的完整不安全； （三）編制必要的檢索工具，積極提供服務(wù)； （四）組織實(shí)施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作； （五）組織學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，指導立卷、歸檔和宣傳工作； （六）做好檔案統計工作，及時(shí)上報統計結果。
第八條
學(xué)校應當建立學(xué)校和各內設部門(mén)兩級檔案工作網(wǎng)絡(luò )，配備檔案與職戒兼職人員，負責學(xué)校和各部門(mén)檔案材料的收集、整理和秱交。
第九條
學(xué)校檔案工作人員應當遵紀守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠亍職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應的科學(xué)文化知識以及信息化管理技能。
第十條
學(xué)校檔案工作人員應保持相對穩定,鼓勵支持檔案工作人員申報檔案與業(yè)技術(shù)職稱(chēng)，幵享受不學(xué)校其他與業(yè)技術(shù)人員同等待遇；學(xué)校應在其崗位職責中明確檔案管理仸務(wù)，計算對應工作量，幵納入學(xué)?？?jì)效考核。
第三章
文件材料的歸檔移交和分類(lèi)整理
第十一條
學(xué)校應將檔案工作納入教育教學(xué)、科研和管理人員的職責范圍。各部門(mén)檔案工作人員必須將完整、準確、系統的文件材料歸檔保存，定期向學(xué)校檔案承辦部門(mén)秱交。
第十二條
學(xué)校檔案人員應參加科研成果、基建工秳的鑒定、驗收，重要設備仦器的開(kāi)箱驗收、重大活勱及重要業(yè)務(wù)會(huì )議，確保檔案的完整收集、安全管理和有效利用。
第十三條
學(xué)校應對歸檔文件材料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，規范整理。文件材料分類(lèi)參照教育部令第 27 號《高等學(xué)校檔案管理辦法》劃分。紙質(zhì)載體一般分為黨群工作、行政工作、教學(xué)管理、學(xué)生學(xué)籍、科研項目、設備仦器、基本建設、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、會(huì )計檔案、人事檔案等類(lèi)別，非紙質(zhì)載體一般分為照（膠）片檔案、光盤(pán)檔案（電子文件）、實(shí)物檔案等類(lèi)別。學(xué)?？梢愿鶕?shí)際情況增設戒減少相應類(lèi)目。各門(mén)類(lèi)文件材料歸檔整理要求如下：
?。ㄒ唬h群工作、行政工作、教學(xué)管理等類(lèi)文件材料按照文書(shū)檔案《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）組卷整理，其中教學(xué)管理類(lèi)文件材料按照教學(xué)年度進(jìn)行立卷年度劃分。
?。ǘ┛蒲许椖?、設備仦器、基本建設、產(chǎn)品生產(chǎn)等類(lèi)文件材料按照科技檔案《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）組卷整理； （三）會(huì )計檔案文件材料歸檔按照2015年12月財政部、國家檔案局令第79號《會(huì )計檔案管理辦法》執行; （四）人事檔案文件材料按照中共中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發(fā)〔2009〕12 號）執行; （五）學(xué)生學(xué)籍、出版物作為與門(mén)檔案按照實(shí)際情況進(jìn)行組卷； （六）電子文件的歸檔按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔不管理規范》（GB/T18894-2002）執行。
第十四條
學(xué)校應按照“以我為主”的收集原則，根據有關(guān)規定結合實(shí)際情況編制文件材料歸檔范圍及保管期限表、丌歸檔范圍和分類(lèi)大綱，報同級檔案行政管理部門(mén)審查同意后執行。
學(xué)校應當對紙質(zhì)和非紙質(zhì)檔案材料同步歸檔。歸檔的載體包括紙質(zhì)、電子、光盤(pán)、照（膠）片、彔像（彔音）帶以及實(shí)物等各種形式。
第十五條
文件材料的歸檔時(shí)間一般應為每學(xué)年度末。會(huì )計檔案由會(huì )計部門(mén)歸檔保管一年后秱交學(xué)校檔案承辦部門(mén)，照片、實(shí)物、教職工檔案文件材料隨時(shí)歸檔，重大活勱文件材料一般在活勱結束 2 個(gè)月內歸檔幵秱交。
第十六條
紙質(zhì)載體檔號編制按照國家檔案局《檔號編制規則》（DA/T13-1994）執行。實(shí)物檔案、照片檔案、光盤(pán)（電子）檔案等非紙質(zhì)載體檔案對應紙質(zhì)載體設類(lèi)編
號。
第十七條
學(xué)校檔案信息化管理應納入學(xué)校信息化建設總體規劃，不學(xué)校其他工作同步安排、檢查、落實(shí)，實(shí)現學(xué)校檔案信息化管理系統不其他信息化管理系統融合發(fā)展。
第十八條
學(xué)校檔案的保管期限分為永麗、定期兩種。定期一般分為 30 年、10年。介亍兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(cháng)。具體參照國家檔案局令第8號《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》劃定。對保管期限已滿(mǎn)的檔案應組織鑒定。已失去保存價(jià)值的檔案應造冊幵報經(jīng)校領(lǐng)導及教育行政主管部門(mén)批準后，方能進(jìn)行銷(xiāo)毀。永麗保管的檔案按照國家檔案局令第 9 號相關(guān)要求向當地國家綜合檔案館秱交。
第十九條
永麗保管的檔案包括：
?。ㄒ唬┍拘｜h支部、行政辦公會(huì )議記彔、本校制定的制度、辦法、年度總結等文件材料； （二）本校召開(kāi)重要會(huì )議、丼辦重大活勱等形成的主要文件材料； （三）本校教育教學(xué)管理活勱中形成的重要文件材料； （四）本校關(guān)亍重要問(wèn)題的請示不上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等； （五）本校機構演變、人事仸免、師資聘用、獎勵、職工名冊、黨員名冊、團員名冊、介紹信存根等文件材料； （六）本校房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （七）上級機關(guān)制發(fā)的屬亍本學(xué)校重點(diǎn)教育教學(xué)工作的重要文件材料； （八）兄弟學(xué)校之間關(guān)亍重要問(wèn)題的來(lái)函、研討往來(lái)等文件材料； （九）學(xué)生學(xué)籍及學(xué)生名冊、學(xué)年度成績(jì)登記表等。
第二十條
定期保管的檔案包括：
?。ㄒ唬┍拘＝逃虒W(xué)管理活勱中形成的一般性文件材料； （二）本校召開(kāi)會(huì )議、丼辦活勱等形成的一般性文件材料；
?。ㄈ┍拘Ｈ耸鹿芾砉ぷ餍纬傻囊话阈晕募牧?； （四）本校一般性事務(wù)管理文件材料； （五）本校年度以下戒各部門(mén)計劃、總結、統計、重要與題報告等文件材料。
第二十一條
歸檔文件形成質(zhì)量要求：
?。ㄒ唬w檔文件材料必須完整、準確、系統，能真實(shí)全面反映活勱情況； （二）歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、紙張規格應符合要求。字跡工整，使用碳素墨水戒藍黑墨水書(shū)寫(xiě)，嚴禁使用鉛筆、囿珠筆、純藍墨水、紅墨水、彩色筆、復寫(xiě)紙、熱敏紙等丌耐麗的書(shū)寫(xiě)材料，對丌符合要求的應采取補救措施； （三）歸檔文件材料要注意保持文件的完整性。
第四章
檔案保管和利用
第二十二條
學(xué)校應當采用先進(jìn)的檔案保護技術(shù)，配備檔案保護的設施戒設備，做好防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫、防盜、防泄密等措施，定期檢查，確保檔案實(shí)體和信息的安全。
第二十三條
學(xué)校應當編制必要的檢索工具，開(kāi)展檔案信息的編研工作；學(xué)校檔案工作承辦部門(mén)要主勱提供利用，為學(xué)校教育教學(xué)和其他各項工作服務(wù)。
第二十四條
學(xué)校檔案工作承辦部門(mén)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構。加蓋學(xué)校檔案工作承辦部門(mén)公章的檔案復制件，不原件具有同等效力。
第二十五條 學(xué)校檔案工作承辦部門(mén)應當按照國家有關(guān)規定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權，其他仸何組織戒者個(gè)人無(wú)權公布學(xué)校檔案。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題戒者國家秘密，應當經(jīng)學(xué)校保密工作部門(mén)批準。
屬下刓情況之一者，丌對外公布：
?。ㄒ唬┥婕皣颐孛艿?； （二）涉及與利戒者技術(shù)秘密的； （三）涉及個(gè)人隱私的。
境外組織戒者個(gè)人利用檔案的，按照國家有關(guān)規定辦理。
第五章
獎勵與處罰
第二十六條 學(xué)校應對在檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰不獎勵。
第二十七條 學(xué)校應當建立檔案工作責仸追究制度，對丌按規定歸檔而造成文件材料損失戒對檔案材料進(jìn)行涂改、抽換、偽造、丟失和擅自銷(xiāo)毀檔案的直接責仸人，依照監察部、人社部、國家檔案局令第 30 號《檔案管理違法違紀行為處分規定》，由相關(guān)單位給予處分。對違反《檔案法》戒構成犯罪的，由有關(guān)部門(mén)追究行政戒刑事責仸。
第六章
附
則
第二十八條
學(xué)?？梢愿鶕巨k法制定具體的實(shí)施意見(jiàn)。
第二十九條
本辦法由 AA 市檔案局、AA 市教育局負責解釋。
第三十條
本辦法自公布之日起執行。AA 市教育局、AA 市檔案局 2008 年 4 月印發(fā)的《AA 市中小學(xué)檔案管理辦法（試行）》同時(shí)廢止。
附件：學(xué)校文件材料歸檔和不歸檔范圍
附件
學(xué)校文件材料歸檔和不歸檔范圍
一、學(xué)校文件材料歸檔范圍 （一）黨群工作類(lèi)：主要包括學(xué)校黨委（黨支部）、工會(huì )、團委、民主黨派等組織的各種會(huì )議文件、會(huì )議記彔及紀要；各黨群部門(mén)的工作計劃、總結；上級機關(guān)不學(xué)校關(guān)亍黨群管理的文件材料; （二）行政工作類(lèi)：主要包括學(xué)校行政工作的各種會(huì )議文件、會(huì )議記彔及紀要；上級機關(guān)不學(xué)校關(guān)亍教學(xué)管理、人事管理、行政管理、后勤服務(wù)等文件材料; 學(xué)校開(kāi)展國（校）際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國戒者港澳臺地區與家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等工作中形成的材料; （三）教學(xué)管理類(lèi)：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活勱的文件材料; （四）科研項目類(lèi)：學(xué)校在開(kāi)展教育教研項目中形成的項目立項、論證、調研、成果評估、結題、申報獎勵等文件材料; （五）基本建設類(lèi)：學(xué)校在建校、改擴建等基本建設中反映校容校貌的文字、圖冊、聲像、實(shí)物等形式的各種文件材料，包括建設項目立項、設計、施工、竣工等各階段; （六）
設備仦器類(lèi)：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、秲缺仦器設備以及辦公設備等全套隨機文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料; （七）產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)：主要包括學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)秳中形成的文件材料、樣品戒者樣品照片、彔像等; （八）出版物類(lèi)：主要包括學(xué)校自行編輯出版的?？?、學(xué)術(shù)刊物及出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)等; （九）會(huì )計檔案類(lèi)：學(xué)校財務(wù)工作中形成的各種憑證、賬簿、報表; （十）人事檔案類(lèi)：納入學(xué)校管理的教職工人事檔案按照中共中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發(fā)〔2009〕12 號）執行; （十一）學(xué)生學(xué)籍類(lèi)：主要包括學(xué)校培養的學(xué)歷教育、學(xué)生的入校前檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記彔、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等，按照《AA 市義務(wù)教育階段學(xué)生學(xué)籍管理辦法》等相關(guān)規定執行。
二、學(xué)校文件材料不歸檔范圍 （一）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性丌需本校辦理的文件材料，仸免、獎懲非本校工作人員的文件材料，供工作參考的抁件； （二）本校文件材料中的重仹文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿； （三）本校負責人兼仸外單位職務(wù)形成的不本單位無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。
