采購部管理制度
一、總則
為加強公司采購工作的管理，提高采購工作的效率，對采購工作嚴格控制，確保公司采購到高性?xún)r(jià)比的物資，從而降低成本，特制定本制度。采購部所有人員均應以本制度為依據開(kāi)展工作。
二、目的作用 1、作為采購部開(kāi)展工作的規范依據。
2、作為公司領(lǐng)導考核采購部工作業(yè)績(jì)的衡量依據。
3、作為采購部人員工作中相互監督與協(xié)作配合的依據。
4、透明采購，維護企業(yè)利益。
三、權責 采購部負責工程公司、建材公司、汽車(chē)尾氣檢測公司的所有材料、機具、設備等采購。
四、采購部人員職責 負責施工采購合同（材料采購合同、設備采購合同）的洽談，嚴格執行合同評審流程，報總經(jīng)理審批。
五、采購部采購內容及相關(guān)采購辦法 1、工程項目材料、物資、項目設備采購 1.1 經(jīng)營(yíng)管理部在標后預算完成次日，做成材料總計劃，數據準確無(wú)誤后報采購部，項目部根據工程生產(chǎn)需要及總計劃量，以周為周期，于每周日下午 17:00 點(diǎn)前將《材料采購計劃審批表》報至公司采購部。
1.2 采購部根據項目上報的材料計劃在 1 天完成詢(xún)價(jià)，要求每一
種材料有三家以上的供應商報價(jià)（附詢(xún)價(jià)單），大宗材料組織招標（3天內完成），苗木采購時(shí)項目經(jīng)理必須跟進(jìn)。
1.3 詢(xún)價(jià)公示、招標完成后 1 天內，總經(jīng)理審批確定供應商。
1.4 價(jià)格審批后，項目部及采購部在 3 天內完成合同簽訂按合同進(jìn)貨，分公司經(jīng)理必須參與合同的簽訂。
1.5 對于定點(diǎn)商店長(cháng)期賒購的物資和零星材料，采購部要以季度為時(shí)間單位公示采購單價(jià)。
1.6 采購詢(xún)價(jià)公示發(fā)送至相關(guān)部門(mén)后，相關(guān)部門(mén)人員有責任和權利對公示內容進(jìn)行監督，如果對采購詢(xún)價(jià)有異議，可在公示后當日內提出，并以郵箱的形式發(fā)送至公司財務(wù)部郵箱，財務(wù)部將有專(zhuān)人對此進(jìn)行展開(kāi)調查和落實(shí)，3 日內落實(shí)調查結果并上報總經(jīng)理。對于采購員因詢(xún)價(jià)不到位而產(chǎn)生的失誤對采購員進(jìn)行績(jì)效考核扣分處理。對于提出合理建議的員工按月進(jìn)行評比，對于每月提出合理化建議 3 次以上，經(jīng)經(jīng)理辦公會(huì )討論確實(shí)起到節約成本的員工，進(jìn)行 100-500 元的獎勵。
2、建材公司材料、物資采購 2.1 辦公用品及勞保福利用品的采購，由建材公司提出申請，總公司分管領(lǐng)導簽批后，建材公司按總公司行政部所統一詢(xún)價(jià)商家和價(jià)格，自己購進(jìn)。
2.2 建材公司生產(chǎn)性建材及建設所用材料全部報計劃，由總公司采購部統一采購。建材公司進(jìn)行收料計量和質(zhì)量控制，計量和質(zhì)量控制按建材公司相關(guān)制度執行。
2.3 所有設備采購必須先報計劃，分管領(lǐng)導簽批后由總公司采購部組織招標。
2.4 小型機具及設備配件由建材公司自行組織采購，但必須按詢(xún)
價(jià)方式進(jìn)行。
2.5建材公司的所有采購必須接受總公司財務(wù)部組織的二次詢(xún)價(jià)監督管理。
六、采購管理制度 1、采購部負責全公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資的統一采購工作，采購物資包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)主要材料、輔助材料、低值易耗品、勞保用品、設備等。機械的維修、配件、機油等由采購部、機械部共同考察確定。
2、物資實(shí)行小型物資采購申請單，經(jīng)審批后采購部負責物資的采購、調撥，各部門(mén)指定專(zhuān)人配合采購部收發(fā)材料，并做好臺帳。
3、采購部建立供求信息庫，控制最高限價(jià)。同一條件下即同質(zhì)量、同地區的材料須將價(jià)格壓至最低，若發(fā)現有高出市場(chǎng)價(jià)格的采購發(fā)生，高出部分的 50%由采購員承擔。為及時(shí)掌握各種物資市場(chǎng)行情，采購部應通過(guò)多種途徑收集物資、材料信息，建立物資、材料信息臺帳，采購部每月一次（每月 1 日）提供市場(chǎng)最低限價(jià)確認后交總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可采購。采購員可采用尋找源頭的方法掌握成本，第一時(shí)間掌握市場(chǎng)信息，保證享受最低價(jià)，降低成本。由采購員、項目經(jīng)理共同考察市場(chǎng)，確定采購價(jià)格。
4、對生產(chǎn)消耗性主要材料，價(jià)值在 5 萬(wàn)元以上的必須簽訂購銷(xiāo)合同，價(jià)值在 5 萬(wàn)元以下的，執行該材料 5 萬(wàn)元以上的合同價(jià)格，嚴格驗收標準，根據《工地用料計劃》組織購進(jìn)；對于大額、全年需用的材料，采取競價(jià)（招標）方式確定擁有較好信譽(yù)、較高的服務(wù)水平、較強的生產(chǎn)供貨能力的供應商，以保證供貨材料的質(zhì)量、價(jià)格低廉和
及時(shí)性?，F金購買(mǎi)材料附工地收料單。
5、各部門(mén)零星（臨時(shí)性）使用的物資（低值易耗品、輔助性材料、修理配件），由使用部門(mén)提報周物資采購申請單，經(jīng)審批后由采購部購進(jìn)，特殊情況可由使用部門(mén)向總經(jīng)理申請并通知采購部，同意后方可采購，不經(jīng)審批而發(fā)生的自行采購由責任人承擔。
6、工程在開(kāi)工前，由項目部人員分析、制定工程材料分析表，項目經(jīng)理（項目負責人）確認，經(jīng)分公司經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)管理部核算員審核，上報總經(jīng)理批準，材料分析表采購部一份，財務(wù)部一份。材料資金使用月計劃由財務(wù)部報公司總經(jīng)理，以便公司資金的調節使用。項目部根據工地實(shí)際情況，按月報和周報形式上報采購計劃（成品加工型材料須提前一個(gè)月上報），杜絕隨用隨要，如材料不提前上報發(fā)生影響施工，每發(fā)生一次對責任人罰款 100 元，若材料未按計劃時(shí)間進(jìn)料影響施工時(shí)，每拖一天罰采購員 100 元。
7、固定資產(chǎn)的購置，依據公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要安排；臨時(shí)性購置必須由使用部門(mén)提出申請，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，由采購部組織采購。采購價(jià)值 3 萬(wàn)元以上的大型設備和成套設備，進(jìn)行公開(kāi)考察、招標，簽訂合同，以保證設備的價(jià)格、質(zhì)量和售后服務(wù)。
8、對于有行業(yè)標準的或有質(zhì)量樣品的材料物資的采購，在簽訂購貨合同時(shí)必須明確，按采購合同評審程序通過(guò)后簽訂，購貨合同報財務(wù)部一份，經(jīng)營(yíng)管理部一份，項目部一份，采購部自留一份，客戶(hù)一份。并接受使用部門(mén)的監督。簽訂合同必須明確材料物資質(zhì)量標準和驗收方法，取得供方質(zhì)量保證資料，材料到場(chǎng)三日內，采購員將材
料的質(zhì)量證明文件（材料檢測報告、出廠(chǎng)合格證、質(zhì)量保證書(shū)是否在有效期內）送交項目部資料員保管、存檔，做為竣工驗收資料。因購進(jìn)物資質(zhì)量問(wèn)題造成的損失，及時(shí)與供應方聯(lián)系，按合同要求進(jìn)行索賠。
9、需要掛賬的材料、物資，采購員每月上報兩次材料掛賬單，材料截止統計時(shí)間為每月 10 號和 25 號，于每月 15 號、30 號上報財務(wù)，填寫(xiě)不規范、簽字不及時(shí)的單據不予受理。每拖延一天對采購員每份單據處罰 5 元，材料掛賬出現多報，根據具體核查情況，對相關(guān)責任人處罰（該項目部有項目負責人的，如項目負責人審查出問(wèn)題，經(jīng)辦人承擔罰款的 20%；如項目預算員審查出問(wèn)題的，經(jīng)辦人承擔罰款的 20%，項目負責人承擔罰款 20%，如項目經(jīng)理審查出問(wèn)題的，經(jīng)辦人承擔罰款的 20%，項目負責人承擔罰款的 20%，項目預算員承擔罰款的 20%；如分公司經(jīng)理審查出問(wèn)題的，經(jīng)辦人承擔罰款的 20%，項目負責人承擔罰款的 20%，項目預算員承擔罰款的 20%，項目經(jīng)理承擔罰款的 10%；如核算員審查出問(wèn)題的，經(jīng)辦人承擔罰款的 20%，項目負責人承擔罰款的 20%，項目預算員承擔罰款的 20%，項目經(jīng)理承擔罰款的 10%，分公司經(jīng)理承擔罰款的 10%；如副總經(jīng)理審查出問(wèn)題的，分公司承擔罰款的 80%（按以上標準執行），財務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部各承擔罰款的 10%；如總經(jīng)理審查出問(wèn)題的，分公司承擔罰款的 80%，財務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部各承擔罰款的 10%，副總經(jīng)理承擔罰款的 5%。）材料掛賬出現漏報，如超出 2 個(gè)掛賬周期，相關(guān)責任人承擔漏報額的 10%；如超出項目最終核算期，相關(guān)責任人承擔漏報額的 50%。
10、采購員在采購過(guò)程中，要嚴格按照總計劃數量進(jìn)行采購，由項目部提出增加計劃申請，按采購審批流程經(jīng)審批后方可采購，若無(wú)增加計劃超量采購，按超出額的 10%對采購員進(jìn)行處罰；采購員要認真審核材料單價(jià)、單據、規格、型號是否與合同相符，進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、車(chē)牌號是否與實(shí)際情況相符，如審核錯誤，承擔差額的 20%；采購員在掛賬過(guò)程中如有多報現象，全額承擔多報金額，如有漏報現象，承擔漏報額的 10%。
11、以現金或支票方式采購的物料、辦公用品等，憑發(fā)票、銷(xiāo)貨清單、入庫單、采購申請單于業(yè)務(wù)發(fā)生 10 天內到財務(wù)報賬，特殊情況應提前申請延期報賬。每拖延一天處罰 20 元。
12、材料物資在每半年盤(pán)點(diǎn)小型機具、物資，年終進(jìn)行全面清查盤(pán)點(diǎn)。由財務(wù)部組織項目部有關(guān)人員實(shí)施盤(pán)點(diǎn)，對于盤(pán)盈、盤(pán)虧、報廢的材料物資登記造冊，查明原因，報總經(jīng)理批準。每次盤(pán)點(diǎn)需在盤(pán)點(diǎn)完成后 5 日內將盤(pán)查報告交總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準后，分半年和年終兩次，交財務(wù)部按財務(wù)制度進(jìn)行帳務(wù)處理。
