下面是小編為大家整理的郵件正文格式范本,供大家參考。
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中文郵件回復范文
隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,越來(lái)越多的公司開(kāi)始依靠電子郵件來(lái)進(jìn)行國際商務(wù)溝通和客戶(hù)服務(wù)。下面是橙子為你整理的中文郵件回復范文，希望對你有用!
中文郵件回復范文1
關(guān)于主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1. 一定不要空白標題，這是最失禮的。
2. 標題要簡(jiǎn)短，不宜過(guò)長(cháng)，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標題。
3. 最好寫(xiě)上來(lái)自***公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因為一般的郵箱會(huì )自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。
4. 標題要能真實(shí)反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著(zhù)!”。
5. 一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理。
6. 可適當用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*、!”等)來(lái)突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。
7. 回復對方郵件時(shí)，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。
8. 最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1. 恰當地稱(chēng)呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應按職務(wù)尊稱(chēng)對方，如“X經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應按通常的“X先生”、“小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對級別高于自已的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear XXX”，顯得很熟絡(luò )。
關(guān)于格式，稱(chēng)呼是第一行項格寫(xiě)。
2. Email開(kāi)頭結尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱(chēng)呼換行空兩格寫(xiě)。
結尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了，若是尊長(cháng)應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫(xiě)。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
正文
1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
若對方不認識你，第一件應當說(shuō)明的就是自已的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應當簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類(lèi)與正文無(wú)關(guān)的信息應在簽名檔中表明。
Email正文應簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內容確實(shí)很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐憎。
2. 注意Email的論述語(yǔ)氣
根據收件人與自已的熟絡(luò )程度、等級關(guān)系;郵件是對內還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當的語(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見(jiàn)的評論比須謹慎而客觀(guān)?！班]件門(mén)”就是深刻的教訓。
3. Email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不過(guò)長(cháng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細看你沒(méi)分段的長(cháng)篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì )讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯誤和錯別字，注意使用拼寫(xiě)檢查
這是對別人的尊重，也是自已態(tài)度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自已仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動(dòng)不動(dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì )讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。
7. 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì )表?yè)P你的體貼。
8. 不要動(dòng)不動(dòng)使用：)之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，Business Email不是你的情書(shū)，所以：)之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強調出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。
附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應對附件內容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4. 附件數目不宜超過(guò)4個(gè)，數目較多時(shí)應打包壓縮成一個(gè)文件
5. 如果附件是特殊格式文件，應在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用
6. 如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送
語(yǔ)言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書(shū)。
2. 尊重對方的習慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。
4. 選擇便于閱讀的字號和字體
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。
這是經(jīng)研究證明最適合在線(xiàn)閱讀的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
不要為突出內容而將字號設置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過(guò)小，費神又傷眼睛。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會(huì )與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個(gè)簽名檔
對內，對私，對熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應該進(jìn)行簡(jiǎn)化。對于正式的簽名檔會(huì )讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個(gè)簽名檔，靈活調用。
3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
中文郵件回復范文2
尊敬的先生或女士：
我對北京奧組委最近啟動(dòng)的“奧運會(huì )志愿者招募”活動(dòng)十分感興趣，我認為我是一個(gè)合格的人選并且在此向您推薦我自己。
作為一個(gè)英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生，我的漢語(yǔ)和英語(yǔ)都十分流利，而且還會(huì )基本法語(yǔ)，因此我非常符合各種志愿者職位的語(yǔ)言要求。更重要的是，我一直以來(lái)積極熱情地參與各種國際交流項目—這些經(jīng)歷都詳細地反映在附件我的簡(jiǎn)歷中—因此，我相信我的交流能力使我能夠勝任這個(gè)職位。
如果您給我一個(gè)面試的機會(huì )，我將感激不盡。
您真誠的，
李明
中文郵件格式
郵件主題
主題要明確、精練。表達出對方需要了解的信息, 主題要明確、精練。表達出對方需要了解的信息, 而且可以區分對同一事物的不同信息。
而且可以區分對同一事物的不同信息。做到收件人 見(jiàn)到它便對整個(gè)電子郵件一目了然。
見(jiàn)到它便對整個(gè)電子郵件一目了然。
信件內容
正文一般包括三個(gè)部分。
第一部分是開(kāi)頭,需要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地說(shuō)明寫(xiě)信的原因和目的。如果是寫(xiě)給不認識的人,還要加上原因和目的。如果是寫(xiě)給不認識的人, 個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是回信, 個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是回信,還要說(shuō)明何時(shí) 收到對方關(guān)于什么內容的信。
收到對方關(guān)于什么內容的信。
第二部分是信的核心和主要內容,把開(kāi)頭提出的問(wèn)題進(jìn)行充分的說(shuō)明和解釋.
第三部分是信的結尾,通常以禮貌的祝?；蛘咴竿麃?lái)結束。示例:內容格式 稱(chēng)呼,正文,結束,落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。
稱(chēng)呼,正文,結束,落款 簽名四點(diǎn)要盡量完整。段落的第一行都頂格寫(xiě),單邊行距。
段落的第一行都頂格寫(xiě),單邊行距。段與段之間空 一行。另外稱(chēng)呼、落款等也都頂格寫(xiě)。
字體:宋體 大小:10 一行最大文字數:不超過(guò)30文字寫(xiě)作中文商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是,用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言,準確的表達自己的意思,讓對方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn),總結了幾方面的內容,希望對您寫(xiě)中文商務(wù)信函有借鑒作用。中文商業(yè)商務(wù)信函的寫(xiě)作格式 如同一般信函,商業(yè)信文一般由開(kāi)頭、正文、結尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。
(1)開(kāi)頭 開(kāi)頭寫(xiě)收信人或收信單位的稱(chēng)呼。稱(chēng)呼單獨占行、頂格書(shū)寫(xiě),稱(chēng)呼后用冒號。
(2)正文 信文的正文是書(shū)信的主要部分,敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題,通常包括: ①向收信人問(wèn)候; ②寫(xiě)信的事由,例如何時(shí)收到對方的來(lái)信,表示謝意,對于來(lái)信中提到的問(wèn)題答復等等; ③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系,如詢(xún)問(wèn)有關(guān)事宜,回答對方提出的問(wèn)題,闡明自己的想法或看法,向對方提出要求等。如果既要向對方詢(xún)問(wèn),又要回答對方的詢(xún)問(wèn),則先答后問(wèn),以示尊重; ④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。
(3)結尾 結尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話(huà),寫(xiě)明希望對方答復的要求。如“特此函達,即希函復?！蓖瑫r(shí)寫(xiě)表示祝愿或致敬的話(huà),如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書(shū)寫(xiě),“此致”、“敬?！笨删o隨正文,也可和正文空開(kāi)?！熬炊Y”、“健康”則轉行頂格書(shū)寫(xiě)。
(4)署名 署名即寫(xiě)信人簽名,通常寫(xiě)在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時(shí)可寫(xiě)單位名稱(chēng)或單位內具體部門(mén)名稱(chēng),也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名。重要的商業(yè)信函,為鄭重起見(jiàn),也可加蓋公章。
(5)日期 寫(xiě)信日期—般寫(xiě)在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要,不要遺漏。
寫(xiě)作注意事項:
1. 郵件的內容應簡(jiǎn)明扼要。指在不影響完整性和禮 郵件的內容應簡(jiǎn)明扼要。
貌性的前提下,盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。
貌性的前提下,盡量使用簡(jiǎn)單句子和簡(jiǎn)短詞語(yǔ)。
2. 寫(xiě)作要層次清楚,用詞準確。
寫(xiě)作要層次清楚,用詞準確。
3. 語(yǔ)氣專(zhuān)業(yè),措詞婉轉、禮貌?？梢酝ㄟ^(guò)使用虛擬 語(yǔ)氣專(zhuān)業(yè),措詞婉轉、禮貌。
語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達觀(guān)點(diǎn),提出要求。
語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達觀(guān)點(diǎn),提出要求。
4.如果有附件,應該在正文處說(shuō)明附件的內容和用途。
如果有附件,應該在正文處說(shuō)明附件的內容和用途。
5.電子郵件發(fā)送前應仔細檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發(fā)送前應仔細檢查收件人,抄送人,主題, 電子郵件發(fā)送前應仔細檢查收件人 所添加的附件等是否正確無(wú)誤, 所添加的附件等是否正確無(wú)誤,正文內容是否清晰 合理,標點(diǎn)符號是否遺漏等。
合理,標點(diǎn)符號是否遺漏等。
