2018 年客戶(hù)檔案電子化管理系統改造技術(shù)規范 總則 1.
一般要求 1.1
投標方必須認真閱讀本技術(shù)條款內容，以免造成投標失敗。
1.1.1
本技術(shù)規范書(shū)主要描述客戶(hù)檔案數字化系統與客戶(hù)檔案數字化項目服務(wù)要求有關(guān)事項。
1.1.2
本技術(shù)規范書(shū)提出的是最低限度的技術(shù)要求, 并未對一切技術(shù)細節作出規定，也未充分引述有關(guān)標準和規范的條文。投標方應提供符合本招標技術(shù)文件的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，認真閱讀，逐條準確回答和陳述，必須清楚地說(shuō)明是否滿(mǎn)足本技術(shù)規范書(shū)的每一項具體要求。如果不滿(mǎn)足要求，除在逐條應答時(shí)予以說(shuō)明外，還需以“差異表”的形式另外列出。
1.1.3
投標方應提供滿(mǎn)足本技術(shù)規范書(shū)要求的實(shí)施方案及報價(jià)，實(shí)施方案必須滿(mǎn)足本技術(shù)規范的主要要求，否則將被認作沒(méi)有回答。投標方認為需特殊說(shuō)明的部分，應附詳細的技術(shù)資料，否則因評標理解不同而產(chǎn)生的后果由投標方負責。
1.1.4
如果投標方認為本技術(shù)條款所描述技術(shù)要求等存在不合理性或不明白的，可在響應原要求后陳述相關(guān)建議。
1.1.5
投標方也可提出滿(mǎn)足本技術(shù)規范書(shū)要求，且技術(shù)先進(jìn)、成熟、價(jià)格合理的其他建議，供招標方選擇。
1.1.6
投標方應提供滿(mǎn)足本技術(shù)規范書(shū)要求的完整的服務(wù)、產(chǎn)品，滿(mǎn)足國家及用戶(hù)提出的有關(guān)質(zhì)量標準要求。
1.1.7
投標方應保證為今后招標方開(kāi)發(fā)的或招標方委托第三方開(kāi)發(fā)的其他產(chǎn)品提供可靠的性能和兼容性。
1.1.8
投標方應對本次投標所有文件保密，不得向其他單位公布或泄漏招標項目的有關(guān)信息。
1.1.9
在不超出本技術(shù)規范書(shū)要求的情況下，投標方應對招標方提出的所有細化要求予以滿(mǎn)足。
1.1.10
投標方建議書(shū)的詳細要求見(jiàn)招標書(shū)的商務(wù)部分。投標方必須隨投標文件提供具有全部建議書(shū)的 U 盤(pán)文件壹份。文件格式要求為：文字部分用 Microsoft WORD 2003，表格部分用 Microsoft EXCEL 2003，圖紙部分用 AUTOCAD R14/2000 或 Microsoft Visio 2003。投標內容以印刷的投標文件正本為準。
1.1.11
所有文件、圖紙、通信的均使用中文。所有計算、說(shuō)明、圖紙文件、手冊等使用國際單位制。
1.1.12
投標方職責 1.2
負責本規范書(shū)內所需服務(wù)的方案設計，并根據招標方需求細化。
1.2.1
負責服務(wù)現場(chǎng)驗收。
1.2.2
簽訂合同后為招標方提供項目管理服務(wù)。
1.2.3
負責對招標方運行人員的技術(shù)培訓，并準備好相關(guān)的耗材與設備。
1.2.4
負責提供項目數據成果備份。
1.2.5
列出需招標方提供的場(chǎng)地、傳輸網(wǎng)絡(luò )等支持。
1.2.6
負責提供最終的客戶(hù)檔案數字化成果及客戶(hù)檔案數字化系統。
1.2.7
保證提供的所有服務(wù)、產(chǎn)品的質(zhì)量及技術(shù)指標完全滿(mǎn)足本規范書(shū)要求。
1.2.8
負責配合招標方有關(guān)人員在投標方地點(diǎn)的聯(lián)絡(luò )會(huì )、培訓等事宜，投標方自行承擔項目組人員的往返交通、住宿等費用等。
1.2.9
招標方職責 1.3
負責提供與本項目有關(guān)的紙質(zhì)客戶(hù)檔案資料。
1.3.1
確認投標方提供的客戶(hù)檔案數字化成果。
1.3.2
提供滿(mǎn)足投標方開(kāi)展工作的環(huán)境條件。
1.3.3
參加相關(guān)聯(lián)絡(luò )會(huì )。
1.3.4
負責向投標方解釋技術(shù)規范書(shū)中的要求。
1.3.5
配合投標方完成項目工作，并組織驗收。
1.3.6
應遵循的主要標準 2.
項目參考及依據的標準
?。?）《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》（DA/T31-2005）；
?。?）《檔案著(zhù)錄規則》（DA/T18-1999）；
?。?）《檔案裝裱技術(shù)規范》（DA/T25-2000）；
?。?）《中國南方電網(wǎng)有限責任公司信息化工作管理規定》Q(chēng)CSG218024-2014 及其他相關(guān)管理辦法
項目概述 3.
項目名稱(chēng)：2018 年 AA 供電局客戶(hù)檔案電子化管理系統 3.1
項目目標 3.2
擬以外委形式，通過(guò)委托專(zhuān)業(yè)的檔案服務(wù)公司對客戶(hù)檔案進(jìn)行規范化歸集、整理，并對現在分散存放的客戶(hù)檔案及新增客戶(hù)檔案進(jìn)行數字化，通過(guò)掃描、拍照等高科技技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案轉換為數字化影像，建成資料齊全的數字化客戶(hù)檔案數據庫；編寫(xiě)客戶(hù)檔案數字化軟件，通過(guò)與客戶(hù)檔案管理系統軟件聯(lián)接，實(shí)現檔案查閱、檢索的自動(dòng)化，實(shí)現既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率的工作目標。
范圍和內容、總體要求 4.
范圍和內容 4.1
本次采購范圍為對 AA 供電局兩市兩縣局客戶(hù)檔案進(jìn)行數字化、整理、歸檔工作，主要內容包括：客戶(hù)檔案加工、客戶(hù)檔案數字化處理、客戶(hù)檔案信息著(zhù)錄、真空封裝。具體內容如下。
項目 工作量預測 客戶(hù)檔案加工：包括消毒殺菌、分類(lèi)、歸檔、排序整理、上架入庫 158 萬(wàn)件 虛擬工單信息勾選、分類(lèi)、著(zhù)錄 105 萬(wàn)件 客戶(hù)檔案數字化處理：包括校對、修訂、復核、裱糊、去釘、折疊（圖紙）、打印條形碼、貼條形碼、掃描、導入系統 217.408 萬(wàn)頁(yè) 客戶(hù)檔案信息著(zhù)錄：包括總檢、錄入系統（一錄一校）、數據掛接 105.33 萬(wàn)條
真空封裝：包括每 300 頁(yè)成一卷（袋），真空包裝袋 2.72 萬(wàn)盒 中標方自帶檔案數字化的加工設備、耗材檔案消殺設備等； 1)
檔案整理要求，包括但不限于分類(lèi)、排序、剔除重復件、去釘、粘貼過(guò)小紙張、折疊過(guò)大紙張、修復破損檔案、蓋檔號章、打頁(yè)碼、貼碼等等； 2)
檔案數字化處理要求，包括但不限于檔案著(zhù)錄、掃描、數據掛接等； 3)
檔案實(shí)物入庫、上架調庫要求，包括但不限于：案卷出入庫清點(diǎn)交接、登記、上架、日常調卷、清潔及其他庫房管理工作。
4)
工作場(chǎng)地及相關(guān)水電需求由采購人提供。
5)
最終用以結算項目總款項的數量，按照工程結束驗收后的實(shí)際數量來(lái)統計。
6)
總體要求 4.2
投標方必須響應并承諾下列要求：
投標方必須提供完整的技術(shù)方案。
4.2.1
本規范書(shū)指標要求中，凡標有下劃線(xiàn)或加“★”的地方均被視為重要的技術(shù)指標要求或性能要求。投標方要特別加以注意，必須完全滿(mǎn)足這些要求。
4.2.2
客戶(hù)檔案數字化服務(wù)項目要求 5.
主要技術(shù)要求 5.1
建立客戶(hù)檔案目錄數據庫，客戶(hù)檔案關(guān)鍵題名數據庫。
5.1.1
數字化客戶(hù)檔案能夠為現場(chǎng)工單大廳受理、呼叫中心、計量檢定、內部審計、內部稽查等業(yè)務(wù)提供信息支持。
5.1.2
數字化客戶(hù)檔案支持營(yíng)銷(xiāo)作業(yè)的報裝、增容、更名、過(guò)戶(hù)、改類(lèi)、用檢等現場(chǎng)移動(dòng)作業(yè)。
5.1.3
實(shí)現系統支持客戶(hù)檔案資料入庫（預處理庫）-分類(lèi)整理-客戶(hù)檔案修補-信息錄入-編制目錄-高速掃描-實(shí)體歸檔的全過(guò)程流程管理。
5.1.4
系統支持條碼打印、數據收集處理模塊、檔案編目模塊、檔案質(zhì)檢管理、檔案移交管理、檔案信息檢索更新模塊、影像檔案歸檔模塊，確?？蛻?hù)檔案數字化流程操作。
5.1.5
系統支持數據維護、用戶(hù)及權限管理、組及權限管理模塊、統計報表管理、日志管理、檔案密級管理、基本信息維護。
5.1.6
系統支持檔案組卷管理、檔案借閱管理、檔案變更管理、檔案流轉管理、實(shí)物檔案歸檔管理，對客戶(hù)檔案存儲調閱情況可以實(shí)施跟蹤管理。
5.1.7
系統支持檔案室查詢(xún)、檔案查詢(xún)功能(可通過(guò)工單號、戶(hù)號、戶(hù)名、地址等信息查詢(xún)對應的檔案)，實(shí)現根據條件查詢(xún)該檔案在檔案室的具體位置及檔案信息，圖片，卷宗，流程等信息。
5.1.8
支持 RFID 技術(shù)對實(shí)體客戶(hù)檔案進(jìn)行有效定位、跟蹤和管理。
5.1.9
目錄數據采用通用數據格式，滿(mǎn)足信息檢索的需要，同時(shí)建立客戶(hù)檔案關(guān)鍵題名數據庫，形成與文件級目錄一一對應，并確保數字化客戶(hù)檔案的真實(shí)、準確。
5.1.10
檔案管理系統支持圖片、PDF、ZIP 等格式的文件導入功能。
5.1.11
數字化項目服務(wù)內容 5.2
檔案數字化工作主要包括以下內容：檔案交接、拆卷、掃描、影像處理、索引、校對、著(zhù)錄、封裝等；加工過(guò)程中必須確保檔案載體的安全完整及檔案信息內容安全。各工作環(huán)節具體要求如下：
檔案接收 5.2.1
對檔案的完整性、真實(shí)性進(jìn)行檢查。
1)
對缺頁(yè)、漏頁(yè)、編號錯誤等問(wèn)題進(jìn)行逐一登記。
2)
編制移交清單，雙方簽字確認。
3)
拆卷/件 5.2.2
是指將檔案拆線(xiàn)，形成適合掃描的散頁(yè)的過(guò)程。技術(shù)要求如下：
應注意保護檔案實(shí)體不受損害。
1)
將案卷/件內紙張逐一分開(kāi)，對特殊頁(yè)（如雙面有頁(yè)碼，需做合頁(yè)）做出標識，提醒掃描人員注意。
2)
注明每卷/件檔案的頁(yè)數及其它特殊情況。
3)
拆除裝訂物。
4)
掃描 5.2.3
是指對檔案進(jìn)行快速掃描，形成影像文件的過(guò)程。技術(shù)要求如下：
根據數據交換規則設置掃描影像的輸出存放位置。
1)
核對掃描頁(yè)數與拆卷人注明的頁(yè)數是否相符，確保無(wú)重掃、漏掃、多掃，同時(shí)要確保圖像清晰、完整。
2)
區分案卷中的掃描件和非掃描件，無(wú)關(guān)的、重份的文件要剔除。
3)
在保證影像質(zhì)量的前提下，以盡量減少存儲容量為準則。
4)
圖像頁(yè)面設置為黑白兩色，且字跡清晰；不帶插圖的檔案，通常采用黑白二值模式掃描；頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，采用灰度模式掃描；頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白、彩色插圖的檔案，支持彩色模式進(jìn)行掃描。
5)
檔案采用黑白 300DPI 的分辨率進(jìn)行掃描，掃描文件以單頁(yè) TIFF 或 JPG 格式存儲（影像保持原有溫建格式，不做任何格式處理）；系統支持彩色采用 300DPI 的分辨率進(jìn)行掃描，掃描文件以單頁(yè) TIFF 或 JPG 格式存儲。
6)
用每份工單號對應命名其掃描形成的影像文件。多頁(yè)的文件可采用該檔號建立相應的文件夾，按頁(yè)碼順序對影像文件命名。
7)
檔案原件模糊不清的文件應在掃描流程單上注明“原件不清”自相，待做相應的處理。
8)
貼條碼，打印粘貼每份工單號的條形碼，保證條形碼粘貼無(wú)誤。
9)
寫(xiě)入射頻碼，封裝前對每袋/卷檔案寫(xiě)入射頻碼，確保無(wú)誤。
10)
影像處理 5.2.4
是指對掃描的影像文件進(jìn)行修整，提高掃描文件的質(zhì)量的過(guò)程。技術(shù)要求如下：
處理過(guò)程中應遵循在不影響可讀的前提下展現檔案原貌的原則。
1)
對影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應進(jìn)行去污處理。
2)
掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應及時(shí)進(jìn)行調整； 3)
對偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，要求偏斜度小于 1 度（以標題所在水平線(xiàn)為準）；對方向不正確的圖像應進(jìn)行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
4)
掃描頁(yè)面內容居中顯示，不可出現明顯偏左或偏右的現象，正文內容、頁(yè)眉、頁(yè)腳反面印章、附件、手寫(xiě)注釋等信息完整；圖像內容與原件完全對應，不得出現內容殘缺。
5)
如采用彩色模式掃描的圖像應進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以減小圖像文件的容量。
6)
掃描圖像字跡清晰、顏色恰當，不宜過(guò)淺和過(guò)深；不得出現字跡筆畫(huà)殘缺或字跡筆畫(huà)疊合而影響閱讀的情況，及時(shí)檔案原件存在銹斑、顏色深淺不一致，也應保證掃描圖像可讀。
7)
編目索引 5.2.5
對所掃描的影像文件建立索引的過(guò)程，該流程相關(guān)要求如下：
著(zhù)錄對應的“工單信息”、“袋/卷內目錄”、“備考表”等相關(guān)信息，建立檔案目錄數據庫。
1)
檢查有否缺頁(yè)、少頁(yè)、無(wú)法看清楚的影像，如有必須通知掃描人員重新掃描，確保頁(yè)數和目錄信息完全一致。
2)
如發(fā)現原目錄有少編、錯編現象，就按實(shí)際頁(yè)碼編寫(xiě)目錄，以目錄的頁(yè)碼內容和電子影像頁(yè)碼內容一致為標準，并登記在冊備查。
3)
提供的數據掛接規范（XML 格式），形成批量掛接文件，供掛接到 AA 供電局客戶(hù)檔案管理系統中，掛接準確率要求 100%。
4)
質(zhì)檢要求 5.2.6
是指對建立索引的影像文件進(jìn)行全面統一檢查，確保質(zhì)量的過(guò)程。該過(guò)程相關(guān)要求如下：
檢查電子影像的頁(yè)數與原始案卷是否一致。
1)
檢查索引人員錄入的“工單信息”、“袋/卷內目錄”、“備考表”是否正確。
2)
檢查電子影像是否清晰。
3)
檢查目錄與對應影像的掛接是否正確。
4)
對于質(zhì)量達不到要求的文件，做下記錄并及時(shí)重新掃描。
5)
客戶(hù)檔案著(zhù)錄 5.2.7
中標公司負責將著(zhù)錄信息批量導入客戶(hù)檔案管理系統（導入格式由招標人提供）。
檔案封裝 5.2.8
檔案數字化完成后，需要對檔案進(jìn)行真空封裝。具體裝訂要求如下：
以每袋 300 頁(yè)（特殊情況除外）為基準進(jìn)行封裝。
1)
封裝前對檔案進(jìn)行消毒殺菌。
2)
驗收提交 5.2.9
是指對項目所有成果的核實(shí)、驗收。具體要求如下：
驗收包括對數字化檔案圖像（圖像質(zhì)量、著(zhù)錄質(zhì)量）及檔案原件的驗收。
1)
必須制定嚴格的質(zhì)量控制方案，對加工的數據進(jìn)行自檢，自檢達標的數據才能提交采購方驗收。
2)
提供已進(jìn)行數字化掃描加工檔案的明細清單一份（電子版本）。
3)
將數據導入客戶(hù)檔案管理系統。
4)
完成所有數字化掃描加工任務(wù)，由雙方共同進(jìn)行驗收，驗收通過(guò)以雙方簽署項目驗收單為準。
5)
清點(diǎn)封裝后的檔案數量。
6)
檔案入庫上架 5.2.10
是指對封裝檔案的排架上庫。具體要求如下：
按客戶(hù)檔案類(lèi)別進(jìn)行分區域排架。
1)
按工單號時(shí)間先后順序進(jìn)行排架。
2)
對所有排架的客戶(hù)檔案進(jìn)行庫位信息采集。
3)
其他服務(wù)要求 6.
項目進(jìn)度 6.1
本技術(shù)規范書(shū)范圍和內容要求 2019 年 12 月 25 日前完成。
6.1.1
投標方必須響應并承諾下列要求：投標方應在建議書(shū)中根據招標方要求的服務(wù)內容、交付日期，提出詳細的項目進(jìn)度表及工作組織安排。
6.1.2
安全要求 6.2
中標人應嚴格遵守國家相關(guān)的保密法律規定，遵守《保密協(xié)議》和 AA 供電局有關(guān)規定（另行簽訂）。檔案掃描工作必須在寶安人民法院指定的場(chǎng)所內進(jìn)行，確保場(chǎng)所正
常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法行為或違反相關(guān)規定，將依法或依據約定追究相應的責任。施工單位應做到：
與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。
1)
建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。
2)
不同的工序之間應采取相應的管理措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。
3)
掃描加工場(chǎng)地的安全及保密措施。加工場(chǎng)地應具備保密設施，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監管系統，實(shí)時(shí)監控工作人員的操作過(guò)程，統一記錄保存。
4)
工作人員不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作現場(chǎng)，不得以任何形式進(jìn)行泄漏、傳播；不得無(wú)故查看及討論檔案內容。同時(shí)，還應保持工作環(huán)境整潔、衛生；應著(zhù)工作室專(zhuān)用鞋，必須自備無(wú)袋工作服工作，不得攜帶掛包、錢(qián)包、磁盤(pán)、紙張、手機等任何物品進(jìn)入工作間，更不得將工作間的任何物品帶出工作間外； 5)
對于廢紙的處理，數字化處理過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內，每星期集中清理一次。清理時(shí)要安排專(zhuān)人對紙張進(jìn)行仔細檢查，確保其中沒(méi)有夾帶任何檔案文件后，交由檔案局工作人員統一處理。
6)
不得在工作場(chǎng)所使用與工作無(wú)關(guān)的任何電器設備，不得私自攜帶照相工具進(jìn)入作業(yè)場(chǎng)所，通訊工具應在進(jìn)入作業(yè)場(chǎng)所前交由專(zhuān)人統一保管。
7)
分批驗收進(jìn)行數據移交時(shí)，加工中心的數據必須在 AA 供電局工作人員的現場(chǎng)監督下銷(xiāo)毀，同時(shí)移交該批次數字化過(guò)程的監管系統監控記錄。
8)
提供組成掃描加工服務(wù)中心的組織機構表（包括多少管理人員及多少操作人員等）。
9)
所有進(jìn)入加工場(chǎng)地的工作人員實(shí)行掛牌制度。
10)
本項目數字化產(chǎn)品成果的所有權歸 AA 供電局所有，在未經(jīng)其同意、授權的情況下，不得擅自將產(chǎn)品轉讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔一切經(jīng)濟和法律責任。
11)
項目聯(lián)絡(luò ) 6.3
為審查和確認本項目的工作方案，便于合同按期執行，在系統建設過(guò)程中需召開(kāi)多次聯(lián)絡(luò )會(huì )。計劃將在投標方所在地 1 次，在招標方所在地根據需要可進(jìn)行多次。
6.3.1
聯(lián)絡(luò )會(huì )的內容如下：
6.3.2
確認服務(wù)、產(chǎn)品是否滿(mǎn)足規范書(shū)要求。
討論、確定培訓計劃。
其他有關(guān)事項。
質(zhì)量監督和驗收要求 6.4
采購人對掃描質(zhì)量進(jìn)行[平時(shí)考核和各期款項支付前抽查（按總量 3%數量進(jìn)行檢查），若有漏掃、錯掃、掃描質(zhì)量明顯粗糙模糊與原圖差別很大且非掃描儀鼓掌等客觀(guān)
原因造成的，按照每頁(yè)所對應服務(wù)費的 5 倍金額予以扣發(fā)并由投標人改正；若有著(zhù)錄錯誤的，每錯一處扣 10 元，投標人須予以改正；如最后工程進(jìn)度無(wú)法在預定期內完成，則每拖延一個(gè)工作日，扣發(fā)服務(wù)費 3000 元，連同最后一期服務(wù)費結算。
6.4.1
投標人從事本項目的工作人員須具備高中及以上學(xué)歷，身體健康，有體檢證明。
6.4.2
投標人違反規定，所提供的維護服務(wù)未達到招標文件要求，采購人書(shū)面提出整改通知，投標人 24 小時(shí)內必須完成整改。
6.4.3
售后服務(wù)要求 6.5
提供每天 24 小時(shí)的不間斷技術(shù)支持服務(wù)，為提供電話(huà)、傳真、現場(chǎng)多種方式技術(shù)支持服務(wù)，全方位響應需求。
6.5.1
所有服務(wù)及軟件系統由投標方提供 12 個(gè)月的免費維護、保修服務(wù)，自項目驗收簽字之日起計算。
6.5.2
投標方售后服務(wù)響應時(shí)間：1 小時(shí)內進(jìn)行響應，第 2 工作日上門(mén)。
6.5.3
三年內，如因系統升級而需要進(jìn)行檔案掃描數據的升遷，需要配合提供免費數據升遷服務(wù)。
6.5.4
附件 7.
7.1 差異表 序號 招標文件
投標文件 條目 簡(jiǎn)要內容 條目 簡(jiǎn)要內容
