附件 2
河南師范大學(xué)新聯(lián)學(xué)院檔案 實(shí)體分類(lèi)辦法
（修改版）
檔案實(shí)體分類(lèi)辦法
一、編制說(shuō)明 根據國家教育部、檔案局聯(lián)合下發(fā)的 27 號令《高校檔案管理辦法》及原國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》（教辦[1994]429 號）的要求，結合我校實(shí)際情況制訂本辦法。
?。ㄒ唬╊?lèi)目的劃分與標識
1.一級類(lèi)目的設置和標識 根據檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域，結合檔案記述的內容，我校形成檔案主要分為十一大類(lèi)，同時(shí)作為相應檔案的補充，增加了聲像、實(shí)物、電子三個(gè)類(lèi)別，標識采用名稱(chēng)主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母。
Q DQ 黨群
主要包括學(xué)校黨群部門(mén)在工作中形成的文件材料。
Z XZ 行政
主要包括行政職能部門(mén)（教務(wù)、科研、科技開(kāi)發(fā)、基建、外事、財務(wù)等部門(mén)除外）工作中形成的文件材料。
X JX 教學(xué)
主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。
Y KY 科研
主要包括科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
P CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)
主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開(kāi)發(fā)管理及活動(dòng)過(guò)程中形成的文件
材料。
J JJ 基建
主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。
B SB 儀器設備
主要包括在儀器設備工作管理和儀器設備申購、開(kāi)箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等環(huán)節中形成的文件材料。
B CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
S WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的文件材料。
K CK 財會(huì )
主要包括財務(wù)工作管理和會(huì )計核算活動(dòng)中形成的文件材料。
W RW 人物
主要包括在本?；蛟诒拘W(xué)習、工作過(guò)的黨政領(lǐng)導及著(zhù)名專(zhuān)家學(xué)者在從事各種活動(dòng)中直接形成的對國家、學(xué)校和社會(huì )具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。
附加：
X SX 聲像
主要包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，通過(guò)攝錄或掃描形成的具有保存價(jià)值的照片、圖像、錄像帶、錄音帶、唱片、光盤(pán)片、縮微片、幻燈片等。
W SW 實(shí)物
主要包括學(xué)校獲得的校級以上的各級各類(lèi)獎勵實(shí)物（獎狀、獎牌、獎杯、獎狀等），曾經(jīng)使用過(guò)的印章，兄弟單位、國內外友人、校友贈送的珍貴禮品，名人到校的題詞及字畫(huà)。
Z DZ 電子
主要包括學(xué)校在黨政管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各類(lèi)電子檔案（文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數據庫文件）。
2.二級類(lèi)目的設置和標識 二級類(lèi)目是對-級類(lèi)目的細劃，具體設置情況如下 （1）黨群類(lèi)（DQ），下設 9 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（DQ11）、紀檢監察（DQ12）、組織（DQ13）、宣傳教育（DQ14）、統戰（DQ15）、工會(huì )（DQ16）、團委（DQ17）、學(xué)生工作（DQ18）、各院（部、中心）分黨委、黨總支黨務(wù)綜合（DQ19）。
?。?）行政類(lèi)（XZ），下設 7 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（XZ11）、人事（XZ12）、審計（XZ13）、武裝保衛（XZ14）、總務(wù)資產(chǎn)（XZ15）、圖書(shū)檔案（XZ16）、各院（部、中心）行政綜合（XZ17）。
?。?）教學(xué)類(lèi)（JX），下設 8 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（JX11）、學(xué)科與實(shí)驗室建設（JX12）、招生工作（JX13）、學(xué)籍管理（JX14）、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐（JX15）、學(xué)位工作（JX16）、畢業(yè)生工作（JX17）、教材管理（JX18）。
?。?）科研類(lèi)（KY），下設 7 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（KY11）、縱
向科研項目（KY12）、橫向科研項目（KY13）、科研成果及獎勵（KY14）、專(zhuān)利證書(shū)（KY15）、標準（KY16）、論文專(zhuān)著(zhù)（KYl7）。
?。?）基建類(lèi)（JJ），下設 2 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（JI11）、基建項目（JJ12）。
?。?）儀器設備類(lèi)（SB），下設 2 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（SB11）、設備項目（SB12）
?。?）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類(lèi)（CP），下設 2 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（CP11）、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)項目（CP12）。
?。?）出版類(lèi)（CB），下設 3 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（CB11）、報紙（CB12）、刊物（CB13）。
?。?）外事類(lèi)（WS），下設 5 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（WS11）、出國（境）（WS12）、來(lái)校（WS13）、國際合作與會(huì )議（WS14）、外國留學(xué)生工作（WS15）。
?。?0）財會(huì )類(lèi)（CK），下設 5 個(gè)二級類(lèi)目：綜合（CK11）、會(huì )計報表（CK12）、會(huì )計賬簿（CK13）、會(huì )計憑證（CK14）、工資冊（CK15）。
?。?1）人物類(lèi)（RW），下設 1 個(gè)二級類(lèi)目：人物姓名首字母。
3.三級類(lèi)目的設置 根據學(xué)校在教學(xué)和管理的過(guò)程中，實(shí)際產(chǎn)生的檔案情況，對案卷級和文件級的二級類(lèi)目設置了不同的三級類(lèi)目。
案卷級
教學(xué)類(lèi)案卷級檔案三級類(lèi)目的設置，是根據我校辦學(xué)形式多
樣及發(fā)展規模的實(shí)際，按辦學(xué)層次設研究生、全日制本專(zhuān)科生和成人教育 3 個(gè)三級類(lèi)目。
科研類(lèi)案卷級檔案三級類(lèi)目的設置，主要在科研項目上設置了自然科學(xué)研究項目和人文社會(huì )科學(xué)研究項目 2 個(gè)三級類(lèi)目。
基建類(lèi)案卷級檔案三級類(lèi)目的設置，由于單體基建項目案卷多，因此基建項目類(lèi)將按照項目實(shí)體設置三級類(lèi)目。
財會(huì )類(lèi)案卷級檔案三級類(lèi)目的設置，僅會(huì )計憑證-項按其內容不同，設學(xué)校財務(wù)類(lèi)、基建類(lèi) 2 個(gè)三級類(lèi)目。
人物類(lèi)案卷級檔案按其資料的種類(lèi)設置 8 個(gè)三級類(lèi)目。
文件級
文件級檔案三級類(lèi)目的設置為各類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表中的序號。
?。ǘn號的編制及標識
檔號是存取檔案的代號，排架的依據，反映了我校檔案的分類(lèi)體系和物理位置。
根據檔案形成的方式不同，我校檔案采取案卷級和文件級交叉管理方式，除新生錄取名冊（JX1301、JX1302、JX1303）、學(xué)籍管理（JX1401、JX1402、JX1403）、科研項目（KY12、KY13）、基建項目（JJ12）、儀器設備（SB12）、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)項目（CP12）、會(huì )計報表（CK12）、會(huì )計帳本（CK13）、財會(huì )憑證（CK14）、工資冊（CK15）采取案卷級管理外，其余均采取文件級管理。
1.檔號的結構
案卷級
檔號=全宗號+年度+分類(lèi)號+保管期限+案卷號 例 ：
2018 年 科 研 類(lèi) 檔 案 KY1201 的 第 一 卷 的 檔 號 為2018-KY1201-Y-001 卷內文件級檔號=全宗號+年度+分類(lèi)號+保管期限+案卷號+件號 例：2018 年科研類(lèi)檔案 KY1201 的第一卷中的第一件的檔號為 2018-KY1201-Y-001-1 其中，基建項目類(lèi)檔案檔號結構為：
全宗號+分類(lèi)號+保管期限+案卷號 例：圖書(shū)館與行政辦公樓（A-1）基建類(lèi)檔案 JJ12 的第一卷的檔號為 A.1-JJ12-Y-001 卷內文件級檔號=全宗號+分類(lèi)號+保管期限+案卷號+件號 例：圖書(shū)館與行政辦公樓（A-1）基建類(lèi)檔案 JJ12 的第一卷的第一件的檔號為 A.1-JJ12-Y-001-1 備注：全宗號為上級單位根據相關(guān)規則給予本單位唯一的一個(gè)代碼。未向上級單位移交過(guò)檔案的單位沒(méi)有全宗號，因此不填。
文件級 檔號=全宗號+年度+分類(lèi)號+保管期限+件號 例 ：
2018 年 行 政 類(lèi) 檔 案 XZ11.01 第 一 件 的 檔 號 為2018-XZ11.01-Y-0001 備注：全宗號為上級單位根據相關(guān)規則給予本單位唯一的一
個(gè)代碼。未向上級單位移交過(guò)檔案的單位沒(méi)有全宗號，因此不填。
其中，人物檔案檔號結構為：
RW+人物姓名代號+材料類(lèi)別號+保管期限+順序號 2.檔號的標識 檔號的標識采用現代漢語(yǔ)拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類(lèi)號、保管期限號、案卷號、件號之間用符號"-"連接。
全宗號：全宗號為上級單位根據相關(guān)規則給予本單位唯一的一個(gè)代碼。未向上級單位移交過(guò)檔案的單位沒(méi)有全宗號，因此不填。
年度號：由四位阿拉伯數字組成。如：2018。
分類(lèi)號：一級類(lèi)目+二級類(lèi)目+三級類(lèi)目。
案卷號：即案卷順序號，是指同一類(lèi)目下的案卷順序編號，為阿拉伯三位數。如：001、011。
件號：即文件順序號,為阿拉伯四位數。如：0001、0011。
例如：河南師范大學(xué)新聯(lián)學(xué)院 2018 年組織工作檔案 DQ13.01永久第 5 件，可標為：2018-DQ13.01-Y-0005 河南師范大學(xué)新聯(lián)學(xué)院 2018 年本科生學(xué)籍檔案永久第 15卷，可標為：2018-JX1402-Y-015 （三）聲像、實(shí)物、電子檔案
聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案同是高等學(xué)校檔案的重要組成部分，內容不超過(guò)十一大類(lèi)，但由于載體和幅面尺寸（類(lèi)型）
不同，保管要求不同等原因，擬單獨列出，單獨編號排架，作為十一大類(lèi)檔案的補充。
1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、微縮膠片、光盤(pán)片等不同載體的文件材料。
檔號結構為：
全宗號+年度號+聲像檔案分類(lèi)號+保管期限+保管單位順序號。
保管單位采用卷、冊、盒、盤(pán)。
例如：河南師范大學(xué)新聯(lián)學(xué)院 2018 年管理學(xué)院畢業(yè)生集體照，檔號為 2018-SX1102-Y-3 2.實(shí)物檔案包括獎牌、獎狀（證書(shū)）、獎?wù)?、錦旗、獎杯、印章，各類(lèi)禮品和樣品等實(shí)物。
檔號結構為：
全宗號+年度號+實(shí)物檔案分類(lèi)號+保管期限+保管單位順序號。
保管單位采用件。
3.電子檔案實(shí)體為各類(lèi)電子文件的脫機載體，包括只讀光盤(pán)、-次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。
檔號結構為：
全宗號+年度號+電子文件檔案分類(lèi)號+保管期限+保管單位順序號 保管單位采用盤(pán)。
例如：河南師范大學(xué)新聯(lián)學(xué)院 2011 屆畢業(yè)生學(xué)籍檔案掃描電子文件光盤(pán)，檔號為：2011-DZ11I02-Y-1 二、檔案的實(shí)體排架 根據《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規范》的規定，高校檔案排架時(shí)要嚴格按檔號排架，不留空柜，不空號。結合我校實(shí)際，采用分年度，依次按一級類(lèi)目、二級類(lèi)目排架，每類(lèi)中按問(wèn)題編號，每個(gè)問(wèn)題中按保管期限的順序排架。
三、檔案實(shí)體分類(lèi)方法主表 Q DQ 黨群
11.綜合 12.紀檢監察 13.組織 老干部工作入此類(lèi) 14.宣傳教育 15.統戰 民主黨派材料入此類(lèi) 16.工會(huì ) 教代會(huì )、工代會(huì )和婦女材料入此類(lèi) 17.團委 學(xué)生社團、社會(huì )實(shí)踐、科技創(chuàng )新入此類(lèi) 18.學(xué)生工作 學(xué)生表彰、違紀處分材料，學(xué)生思想政治教育、大學(xué)生心理
健康教育、學(xué)生資助管理工作、職業(yè)教育入此類(lèi) 19.院（部、中心）分黨委、黨總支黨務(wù)綜合后勤集團黨務(wù)綜合材料入此類(lèi) Z XZ 行政
11.綜合 12.人事 13.審計 14.武裝保衛 15.總務(wù)資產(chǎn) 計劃生育材料入此類(lèi) 16.檔案圖書(shū) 17.院（部、中心）行政綜合后勤集團行政綜合材料入此類(lèi) X JX 教學(xué)
11.綜合 學(xué)生運動(dòng)會(huì )，教學(xué)評估，優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此類(lèi) 12.學(xué)科與實(shí)驗室建設 專(zhuān)業(yè)設置、精品課程、特色專(zhuān)業(yè)入此類(lèi) 13.招生工作 1301.研究生（碩博）教育 1302.全日制本、專(zhuān)科教育 1303.成人教育 14.學(xué)籍管理
1401.研究生（碩博）教育 1402.全日制本、專(zhuān)科教育 1403.成人教育 15.課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐 16.學(xué)位工作 17.畢業(yè)生工作 畢業(yè)生信息反饋材料入此類(lèi) 18.教材管理 Y KY 科研
11.綜合 學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此類(lèi) 12-[n].縱向科研項目，按科研項目設置類(lèi)目。其中：n=[項目]=1，2，3......）
1201-[n].自然科學(xué)類(lèi)研究項目 1202-[n].人文社科類(lèi)研究項目 13-[n].橫向科研項目 14.科研成果及獎勵 15.專(zhuān)利證書(shū) 16.標準 17.論文專(zhuān)著(zhù) CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā) 11.綜合
校辦工廠(chǎng)、國家大學(xué)科技園材料入此類(lèi) 12-[n].產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)項目（n=[項目 J：1、2、 3......，）
J JJ 基建
11.綜合 12.按單項工程設置三級類(lèi)目 ...... B SB 儀器設備
11、綜合 12-[nl.按儀器設備種類(lèi)或型號設置二級類(lèi)目（n=[型號 1=1、2、3......）
B CB 出版
11.綜合 12.報紙 13.刊物 S WS 外事工作
11.綜合 12.出國（境）
13.來(lái)校 14.國際合作與會(huì )議 15.外國留學(xué)生工作 K CK 財會(huì )
11.綜合
12.會(huì )計報表 13.會(huì )計賬簿 14.會(huì )計憑證 1401.學(xué)校財務(wù)類(lèi) 1402.基建類(lèi) 15.工資冊 獎金、獎學(xué)金、助學(xué)金發(fā)放明細入此類(lèi) W RW 人物
人名首字母為二級目錄 三級目錄為：
01 生平、傳記 02 專(zhuān)著(zhù)、譯著(zhù) 03 撰寫(xiě)的論文 04 各種有價(jià)值的學(xué)術(shù)筆記和手稿 05 各時(shí)期的照片、錄音、錄像等材料 06 有價(jià)值的來(lái)往書(shū)信 07 獎狀、證書(shū)、獎品、證章、聘書(shū)、任命書(shū)等 08 國內外對人物的評價(jià)材料 附：
X SX 聲像
11.照片 12.光盤(pán)片 13.錄像帶
14.錄音帶 15.影視膠片 16.縮微膠片 17.幻燈片 三級類(lèi)目：
01 黨政類(lèi) 02 教學(xué)類(lèi) 03 科研類(lèi) 04 外事類(lèi) 05 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類(lèi) 06 基建類(lèi) 07 人物類(lèi) W SW 實(shí)物
11.獎勵牌匾 12.獎狀、證書(shū) 13.獎杯 14.錦旗 15.印章 16.珍貴禮品 17.字畫(huà)（含題詞）
18.有保存價(jià)值的其它物品 Z DZ 電子
11.光盤(pán)
12.磁盤(pán) 13.磁帶 14.數據 三級目錄：
T 文本文件 I 圖像文件 G 圖形文件 V 影像文件 A 聲音文件 O 超媒體鏈接文件 P 程序文件 D 數據文件 四級類(lèi)目：
01 黨政管理類(lèi) 02 教學(xué)類(lèi) 03 科研類(lèi) 04 基本建設類(lèi) 05 儀器設備類(lèi) 06 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類(lèi) 07 出版類(lèi) 08 外事類(lèi) 09 財會(huì )類(lèi)
河南師范大學(xué)新 聯(lián)學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表
黨群類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表 DQ11 綜合 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 一 上級文件
01 上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議印發(fā)本校文件或本校負責人在上級機關(guān)會(huì )議上的發(fā)言 永久 02 上級機關(guān)或負責人針對本校的指示、批復、通報批不、講話(huà) 永久 03 上級機關(guān)對本校干部任免、獎勵、處分的決定、通知 永久 04 上級機關(guān)對本校的調查或檢查工作形成的重要文件 永久 二 本校文件
05 黨委工作規章制度 永久 06 黨代會(huì )文件材料
06.1 召開(kāi)黨代會(huì )的請不和批復、會(huì )議籌備計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導講話(huà)稿、照片、錄音、錄像:大會(huì )主席團、秘書(shū)長(cháng)和代表、列席代表名單:候選人登記表和情況介紹:大會(huì )選舉辦法、選舉結果和上級批復等 永久
06.2 提案及辦理情況:會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議情況、反映記錄、小組會(huì )議記錄、會(huì )議收到的重要賀電、賀信 06.3 參考文件;工作人員名單:工作證、代表證、列席證及選票式樣 07 黨委會(huì )、黨委擴大會(huì )、書(shū)記校長(cháng)碰頭會(huì )、民主生活會(huì )、總支書(shū)記會(huì )、黨委中心組會(huì )議記錄、紀要、決議及會(huì )議討論的文件 永久 08 黨委向上級有關(guān)部門(mén)的請示及批復 永久 09 黨委工作計劃、報告(包括調查報告〉、總結(包括經(jīng)驗總結) 永久 10 黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知 永久 11 以黨委名義召開(kāi)的工作會(huì )議材料 永久 12 上級黨委調研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料 永久 13 黨委負責同志在校內的重要講話(huà)稿和參加上級召開(kāi)會(huì )議的發(fā)言稿 永久 14 黨委工作簡(jiǎn)報、情況反映、工作信息 永久 15 黨委大事記 永久 16 黨和國家領(lǐng)導人、地方黨政領(lǐng)導人以及各級機關(guān)領(lǐng)導人來(lái)校視察、檢查工作時(shí)的題詞、講話(huà)、報告及聲像材料 永久 17 黨群系統啟用印章的文件和印模及舊印章 永久 18 黨群系統重要統計材料 永久 19 黨委各部、各總支報黨委的工作計劃、總結、報告、請示及批復 30 年 20 黨委保密、秘書(shū)工作的有關(guān)材料 30 年 21 黨委與有關(guān)機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件 30 年 22 上級黨組織有關(guān)黨的建設的文件材料
22.1 針對本校的 永久 22.2 需要貫徹執行的 30 年 23 以校黨字、黨辦字文號編制的文件
23.1 重要的 永久 23.2 一般的 30 年 24 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
24.1 重要的 永久 24.2 一般的 30 年
DQ12 紀檢監察 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級關(guān)于紀檢、監察工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 紀委、監察工作規章制度 30 年
03 紀委、監察工作計劃、報告、決定、總結、調查材料及重要統計 永久 04 紀委、監察工作會(huì )議記錄、紀要 永久 05 黨員處分、復查材料 永久 06 群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)及處理意見(jiàn)
06.1 有領(lǐng)導批示或處理結果的 永久 06.2 其他有處理結果的 30 年
07 紀委、監察立案調查、處理的材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年
08 以學(xué)校紀委文號編制的文件
08.1 重要的 永久 08.2 一般的 30 年
09 其他保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
09.1 重要的 永久 09.2 一般的 30 年
DQ13 組織 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 一 組織工作
01 上級關(guān)于組織工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 組織工作規章制度 30 年
03 本校組織工作計劃、總結、決定、報告、調查材料及重要統計 永久 04 組織部召開(kāi)的重要會(huì )議記錄、紀要、決定材料 永久 05 本校組織機構設置、變動(dòng)的報告及決定、批復、通知 永久 06 校黨委對各分黨委、黨總支、各類(lèi)干部任免的材料及支部改選、建立、撤銷(xiāo)等審批材料 永久 07 處、科級干部、后備干部的任職考察材料 30 年
08 處、科級干部名冊 永久 09 評選先進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員、先進(jìn)黨務(wù)工作者的事跡材料及名單
09.1 校級以上 永久 09.2 校內 30 年
10 黨校教學(xué)大綱、工作手冊、教師名單、黨課講稿、分黨校學(xué)員成績(jì)單及黨校開(kāi)展工作的相關(guān)文件材料 30 年
11 全校性的黨內教育活動(dòng)及培訓材料 30 年
12 各分黨委、總支、支部委員名冊 永久 13 黨員目標管理、民主評議黨員材料 30 年
14 學(xué)校各部門(mén)目標管理責任書(shū) 30 年
15 處、科級干部培訓|、掛職、駐村、博士服務(wù)團等工作相關(guān)材料 30 年
16 校領(lǐng)導年度考評材料 永久
17 黨員名冊
永久 18 關(guān)于吸收新黨員、預備黨員轉正或取消資格、黨員退黨的文件材料 30 年
19 發(fā)展新黨員、預備黨員轉正的名冊 永久 20 黨員和黨組織情況統計年報表 永久 21 黨組織關(guān)系轉入介紹信、轉出介紹信存根 永久 22 出席市級以上的黨代會(huì )代表名單、登記表 永久 23 黨費收支、結存情況統計表 30 年
24 處級干部考核材料 30 年
25 以學(xué)校組織部文號編制的文件
25.1 重要的 永久 25.2 一般的 30 年
26 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
26.1 重要的 永久 26.2 一般的 30 年
二 老干部工作
27 上級有關(guān)老干部工作方面的文件材料
27.1 針對本校的 永久 27.2 需要貫徹執行的 30 年
28 離退休工作規章制度 30 年
29 離退休干部情況統計表 30 年
30 學(xué)校老干部工作計劃、總結 30 年
31 學(xué)校"關(guān)心下一代工作"文件材料 10 年
32 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
32.1 重要的 永久 32.2 一般的 30 年
DQ14 宣傳教育
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級關(guān)于宣傳工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 宣傳工作規章制度 30 年 03 本校宣傳工作計劃、決定、報告、通知、總結、重要統計 永久 04 教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調查材料 30 年 05 理論學(xué)習的決定、通知、計劃、總結 30 年 06 反映本校重大活動(dòng)的新聞報道、簡(jiǎn)報、照片、錄音、錄像、圖表、文字 永久 07 宣傳部門(mén)印發(fā)的資料匯編、各類(lèi)宮傳幽冊、宣傳片等 30 年 08 舉辦形勢教育報告會(huì )及其他形勢教育活動(dòng)中形成的材料〈包括照片、聲像等資料) 30 年 09 學(xué)校精神文明建設有關(guān)文件材料 30 年 10 以學(xué)校宣傳部文號編制的文件
10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30 年 11 其他有保價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
DQ15 統戰 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級關(guān)于統戰工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 統戰工作規章制度 30 年
03 本校統戰工作計劃、決定、報告、通知、總結、重要統計 永久 04 統戰工作情況調查、典型材料、統計報表 30 年
05 本校各級人大代表、政協(xié)委員名單及審批材料 永久 06 臺、港、澳和僑務(wù)工作材料 30 年
07 各民主黨派成員和負責人名冊及有關(guān)材料 30 年
08 統戰工作重要會(huì )議記錄 30 年
09 各民主黨派任免(本校教職工)干部的通知 永久 10 以學(xué)校統戰部文號編制的文件
10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30 年
11 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
DQ16 工會(huì ) 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 工會(huì )工作規章制度 30 年
03 工會(huì )工作計劃、報告、決定、重要通知、總結、統計 30 年
04 教代表、工代會(huì )有關(guān)文件
永久
04.1 請不、批復、通知、決議、議程、代表名單、工作報告、領(lǐng)導講話(huà)、大會(huì )發(fā)言、選舉結果報告及上級批復、重要的聲像材料 04.2 重要的賀信、賀電、提案及辦理結果，代表團的劃分及團長(cháng)名單、主席團成員名單、執行主席名單 04.3 會(huì )議參考文件、籌備會(huì )議記錄、計劃、總結和會(huì )議服務(wù)機構材料，證件及選票式樣 05 工會(huì )各類(lèi)表彰材料
05.1 校級以上 永久 05.2 校級 30 年
06 處分會(huì )員的有關(guān)材料 30 年
07 基層工會(huì )干部名冊、會(huì )員名冊 永久 08 工會(huì )委員會(huì )會(huì )議記錄、紀要 永久 09 女工委員會(huì )工作材料 30 年
10 以學(xué)校工會(huì )文號編制的文件
10.1 重要的 永久 10.2 一般的 30 年
11 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
DQ17 團委 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級關(guān)于共青團工作文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 團委工作規章制度 30 年 03 團委工作計劃、報告、決定、總結、重要統計 30 年 04 團代會(huì )、學(xué)代會(huì )文件 永久 04.1 關(guān)于召開(kāi)會(huì )議的請示、批復、通知、代表名單、工作報告、領(lǐng)導選舉結果、領(lǐng)導講話(huà)、大會(huì )發(fā)言、大會(huì )通過(guò)的決議和上級批復、重要的聲像材料 04.2 大會(huì )議程、紀要、簡(jiǎn)報、重要賀信、賀電、提案 04.3 籌備工作計劃、總結、會(huì )議工作組材料 05 團委、分團委、團支部、學(xué)生會(huì )干部任免通知 永久 06 團內統計報表 永久 07 團干部名單、團員名冊 永久 08 表彰和獎勵先進(jìn)團支部、優(yōu)秀團員的材料
08.1 校級以上 永久 08.2 校級 30 年 09 國家、省、市級表彰團支部、社會(huì )實(shí)踐、志愿者先進(jìn)集體、個(gè)人的獎勵材料 永久 10 處分團員的材料及復查材料 30 年 11 團中央、團省委領(lǐng)導到校的講話(huà)、報告記錄、題詞 永久 12 團委會(huì )議記錄 30 年 13 學(xué)生會(huì )、研究生會(huì )有關(guān)文件材料
13.1 重要的 30 年 13.2 一般的 10 年 14 學(xué)生社團的審批表、管理章程及統計材料 30 年 15 團委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有關(guān)材料 30 年
16
大學(xué)生科技創(chuàng )新活動(dòng)材料(學(xué)生科協(xié)、學(xué)生會(huì )課外科技活動(dòng)的重要材料:學(xué)生參與校外的各類(lèi)科研項目、比賽、活動(dòng)的匯總表、照片及獲獎文件、證書(shū)、獎杯、獎牌等〉 30 年
17 學(xué)生社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的計劃、總結以及典型調查報告 30 年 18 大學(xué)生創(chuàng )業(yè)活動(dòng)綜合材料(國家級、省級大學(xué)生創(chuàng )業(yè)基地名單、協(xié)議:創(chuàng )業(yè)教育相關(guān)資料:各類(lèi)創(chuàng )業(yè)基金項目材料) 30 年
19 以團委文號編制的文件
19.1 重要的 永久 19.2 一般的 30 年 20 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
20.1 重要的 永久 20.2 一般的 30 年 DQ18 學(xué)生工作 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級關(guān)于學(xué)生工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校學(xué)生工作計劃、總結 30 年
03 輔導員隊伍建設的材料 30 年
04 學(xué)生思想政治工作典型調查材料和統計 永久
05 學(xué)校獎貸學(xué)金條例及償還貸款辦法 30 年
06 學(xué)生勤工儉學(xué)名單、統計等有關(guān)材料 10 年
07 學(xué)生獎勵材料(優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、先進(jìn)班級)
07.1 校級以上 永久 07.2 校級 30 年
08 學(xué)生違紀處分材料，本人申訴及復查結論材料 永久 09 上級有關(guān)大學(xué)生心理健康教育的文件
09.1 需要貫徹執行的 30 年
09.2 一般的 10 年
10 心理健康教育工作計劃與總結 30 年
11 以學(xué)生工作部文號下發(fā)的文件
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年
12 其他有保存價(jià)值的文件、實(shí)物或聲像材料
12.1 重要的 永久 12.2 一般的 30 年
DQ19 各院（部、中心）分黨委、黨總支黨務(wù)綜合 序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 分黨委、黨總支、直屬支部工作規章制度 30 年
02
分黨委、總支、直屬支部工作計劃、報告、決定、總結、請示及批復、重要通知、經(jīng)驗介紹、調查材料、會(huì )議記錄、重要統計 30 年
03
分黨委、總支、直屬支部黨建工作及有關(guān)材料 30 年
04
分黨委、總支、直屬支部人員獎勵及有關(guān)材料 30 年
05
以分黨委文號編制的文件
05.1
重要的 永久 05.2
一般的 30 年
行政類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表
1 XZ11 綜合
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 一 上級文件(上級有關(guān)高校行政管理的文件)
01 上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議印發(fā)本校的文件或本校負責人在上級機關(guān)會(huì )議上的發(fā)言 永久 02 上級機關(guān)或負責人針對本校的指示、批復、通報、批示、講話(huà) 永久 03 上級機關(guān)對本校的調查或檢查工作形成的重要文件 永久 04 上級機關(guān)下發(fā)的需要貫徹執行的文件 30 年
二 本校文件
05 全校性的規章制度 永久 06 學(xué)校年度、學(xué)期工作計劃、報告、總結 永久 07 校長(cháng)辦公會(huì )、校長(cháng)書(shū)記碰頭會(huì )、黨政聯(lián)席會(huì )議記錄、紀要 永久 08 以學(xué)校名義發(fā)布的決定、辦法、指爾、批轉、通報、通知 永久 09 全校性的工作會(huì )議、座談會(huì )文件 永久 10 校領(lǐng)導在會(huì )議上的重要講話(huà)和參加校外會(huì )議發(fā)言稿及聲像材料 永久 11 本校教育事業(yè)發(fā)展規劃、計劃及上級批復 永久 12 本校向上級的請不及批復 永久 13 學(xué)校評估材料 永久 14 有關(guān)全校性工作的調查材料和經(jīng)驗總結 永久 15 學(xué)年報表、綜合統計及統計資料匯編 永久 16 啟用印章的文件及印模 永久 17 本校歷史沿革、情況介紹 永久 18 本校校史、大事記、年鑒、簡(jiǎn)報、信息、Z9J 態(tài)等 永久 19 黨和國家領(lǐng)導人、地方黨政領(lǐng)導人、上級機關(guān)領(lǐng)導來(lái)校視察檢查 工作時(shí)的題詞、講話(huà)、聲像材料等 永久
20 學(xué)校領(lǐng)導同上級領(lǐng)導有關(guān)學(xué)校工作的重要來(lái)往信件 30 年
21 校慶工作材料
21.1 校慶工作的重要計劃、領(lǐng)導講話(huà)、來(lái)賓名單、請柬、校友簽名冊、重要的賀電、賀信、紀念品、聲像材料等 永久 21.2 校慶活動(dòng)一般材料 30 年
22 學(xué)校主辦的祝賀著(zhù)名老教授、知名人士壽辰等活動(dòng)的材料（包括聲像材料）
30 年 23 學(xué)校組織的知名人士治喪活動(dòng)材料(包括聲像材料) 30 年
24 本校著(zhù)名專(zhuān)家在校外重要會(huì )議上的講話(huà)稿及聲像材料 30 年
25 校友工作材料
25.1 重要的 永久 25.2 一般的 30 年
26 普選工作材料 10 年
27 學(xué)校法律咨詢(xún)工作資料 30 年
27.1 有關(guān)合同、協(xié)議、判決書(shū)原件 永久 27.2 有關(guān)合同、協(xié)議文件的審查意見(jiàn)材料 30 年
28 以校字和校辦字文號編制發(fā)布的文件
28.1 重要的 永久 28.2 一般的 30 年
29 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
29.1 重要的 永久 29.2 一般的 30 年
2 XZ12 人事
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)人事工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校人事工作規章制度 30 年
03 人事工作計劃、報告、總結、調查材料、會(huì )議記錄 永久 04 關(guān)于機構、編制規劃、計劃、報告及上級批復 永久 05 表彰和獎勵先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料 永久 06 處分教職工的材料和復查、撤銷(xiāo)處分的材料 永久 07 師資培養、管理工作計劃、規定、總結 永久 08 教師進(jìn)修計劃、安排、總結 30 年
09 教師工作量的規定及執行情況 30 年
10 教師業(yè)務(wù)考核材料 30 年
11 教職工年度考核材料 30 年
12 人事工作各類(lèi)統計表、報表 永久 13 教職工名冊 永久 14 教職工評定、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料及上級批復(文件、職稱(chēng)評定審批表、聘任花名冊等) 永久 15 教職工工資調整材料、名冊 永久 16 教職工轉正定級表 永久 17
職工錄用、調入、調出的有關(guān)材料:(包括轉移行政、工資關(guān)系介紹信存根、調入人員批件、報到介紹信、工資轉移介紹信、畢業(yè)生分配報到證、復轉業(yè)軍人安置介紹信等〉 永久 18 教職工校內調動(dòng)材料 30 年
19 合同制職工的合同、解除合同報告、決定、通知等有關(guān)材料 永久 20
有突出貢獻的中青年專(zhuān)家、政府特殊津貼專(zhuān)家、省優(yōu)秀中青年骨干教師、省創(chuàng )新人才等各層次"人才工程"的選拔、推薦及上級批復等材料 永久 21 教職工退職、離職的有關(guān)材料 永久 22 教職工離休、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書(shū)授予工作的文件材料 永久 23 教職工退休后重新工作的審批材料 永久 24 教職工福利、困難補助(包括遺屬補助)等管理工作材料 30 年
25 教職工醫療、養老、失業(yè)等社會(huì )保險材料 永久 26 使用臨時(shí)工有關(guān)材料 30 年
27 教育事業(yè)單位因公致殘審批材料(I)批準工傷名單(2)工傷審批材料(如單位報告、醫院診斷、證明材料、學(xué)校審批意見(jiàn)等〕 永久 28 以校人字文件編制發(fā)布的文件
28.1 重要的 永久 28.2 一般的 30 年
29 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物或聲像材料
29.1 重要的 永久 29.2 一般的 30 年
3 XZ13 審計
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)審計工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校審計工作規章制度 30 年
03 審計工作計劃、報告、決定、總結 30 年
04 審計工作統計年報及重要報表 永久 05 審計通知書(shū)、決定及部門(mén)、單位領(lǐng)導的審批意見(jiàn)和部門(mén)、單位下達的行文以及審計意見(jiàn)書(shū)和移交處理書(shū)等審計公文 30 年 06 審計報告、審計報告征求意見(jiàn)書(shū)、被審計單位的書(shū)面意見(jiàn)和審計組的書(shū)面說(shuō)明，審定審計報告的記錄、證據、審計工作底稿 30 年 07 審計工作方案，檢查審計意見(jiàn)書(shū)的落實(shí)情況和審計決定執行情況的報告和記錄 30 年 08 有關(guān)審計項目的請示報告、批示和會(huì )議記錄 30 年
09 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物或聲像材料
09.1 重要的 永久 09.2 一般的 30 年
4 XZ14 武裝保衛
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)安全保衛工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校安全保衛工作規章制度 30 年
03 本校安全保衛工作計劃、總結、報告、調查材料、重要統計 30 年
04 本校師生員工案件的偵察、調查、處分結論材料及上級的批復、判決書(shū) 30 年 05 本校師生員工案件的平反、復查處理結論材料及上級的批復 30 年
06 要害部門(mén)的安全保衛、消防工作 30 年
07 保衛工作簡(jiǎn)報 30 年
08 上級有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓工作的文件
08.1 重要的 30 年
08.2 一般的 10 年
09 本校武裝部職責范圍內的規章制度 30 年
10 武裝部工作計劃、總結、調查報告 30 年
11 武裝部工作統計年報及重要報表 30 年
12 復員、轉業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表 30 年
13 本校關(guān)于學(xué)生軍事訓練的文件材料 30 年
14 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
14.1 重要的 永久 14.2 一般的 30 年
5 XZ15 總務(wù)資產(chǎn)
序號 類(lèi)自名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)后勤、資產(chǎn)工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 本校后勤處、資產(chǎn)與產(chǎn)業(yè)管理處、校醫院規章制度 30 年
03 本校后勤、校產(chǎn)、校醫院工作計劃、報告、調查材料 30 年
04 學(xué)校房屋管理、調配、使用、轉移等的規定、總結 30 年
05 學(xué)校固定資產(chǎn)統計 永久 06 愛(ài)國衛生、公費醫療、保健工作計劃、總結、規定、通知等 30 年
07 師生員工健康狀況調查材料及統計表 30 年
08 本校計劃生育工作文件及領(lǐng)取獨生子女證名冊 30 年
09 車(chē)輛、伙食、校園綠化的有關(guān)材料 10 年
10 學(xué)校有關(guān)節水節電等節能減排方面的文件材料 30 年
11 后勤管理工作中與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議合同 30 年
12 經(jīng)營(yíng)性房產(chǎn)的租賃合同 30 年
13 學(xué)校固定資產(chǎn)(除實(shí)驗設備外)、辦公家具的采購與招投標文件 30 年
14 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
14.1 重要的 永久 14.2 一般的 30 年
6 XZ16 檔案圖書(shū)
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)檔案、圖書(shū)工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年
02 檔案、圖書(shū)規章制度 30 年
03 檔案、圖書(shū)工作計劃、報告、總結 30 年
04 檔案、圖書(shū)概況、發(fā)展規劃、統計年報 永久 05 檔案全宗介紹 永久 06 檔案移交及檔案鑒定銷(xiāo)毀審批材料清冊 永久 07 圖書(shū)購置的招投標文件材料 30 年
08 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
08.1 重要的 永久 08.2 一般的 30 年
7 XZ17 各院（部、中心）行政綜合
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 院、所、中心工作規章制度 30 年
02 院、所、中心會(huì )議記錄、紀要、簡(jiǎn)報 30 年
03 院、所、中心工作計劃、總結、報告、決定、重要統計 30 年
04 院、所、中心開(kāi)展各種學(xué)術(shù)活動(dòng)的文件 30 年
05 院、所、中心與國內單位協(xié)作的材料 30 年
06 以院、所、中心文號編制發(fā)布的文件
06.1 重要的 30 年
06.2 一般的 10 年
07 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年
教學(xué)類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表
1 JX11 綜合
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限
研究生教育
01 上級關(guān)于研究生工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 本校研究生工作的計劃、決定、報告、總結 永久 03 本校研究生工作的統計材料 永久 04 研究生教學(xué)規劃、實(shí)施計劃、會(huì )議記錄、調研報告、簡(jiǎn)報 永久 05 研究生教學(xué)改革、培養目標、培養規格、學(xué)制等方面的指爾、規定、辦法 永久
06 研究生教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料 30 年 07 非學(xué)歷教育的培訓班、進(jìn)修班材料 30 年 08 各學(xué)科碩士生導師名冊 30 年 09 研究生聯(lián)合辦學(xué)材料 30 年
本、專(zhuān)科教育
10 上級針對本校的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料 永久 11 教學(xué)改革、培養目標、培養規格、學(xué)制等方面的指示、規定、辦法 永久
12 學(xué)校教學(xué)規劃、實(shí)施計劃、有關(guān)教學(xué)的規章制度、會(huì )議記錄、調研報告、簡(jiǎn)報、總結 永久
13 學(xué)校教學(xué)工作會(huì )議文件 永久 14 教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料 30 年 15 非學(xué)歷教育的培訓班、進(jìn)修班材料 30 年 16 各類(lèi)教學(xué)工作統計報表 永久 17 學(xué)生運動(dòng)會(huì )材料 30 年 18 各類(lèi)教學(xué)成果獲獎項目相關(guān)文件材料 永久 19 本專(zhuān)科聯(lián)合辦學(xué)材料 永久
繼續教育
20 上級針對本校的關(guān)于成教工作的文件 永久 21 成教工作的計劃、總結 永久 22 成教工作的統計材料 永久 23 成教教學(xué)規劃、實(shí)施計劃、會(huì )議記錄、調研報告 永久 24 與外單位簽訂的重要協(xié)議書(shū)、合同書(shū) 30 年 25 成教教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料 30 年 26 成教聯(lián)合辦學(xué)、非學(xué)歷教育的培訓班、進(jìn)修班材料 30 年 27 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
27.1 重要的 永久 27.2 一般的 30 年 2 JX12 學(xué)科與實(shí)驗室建設
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)設置及實(shí)驗室建設的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、實(shí)驗室論證、評估、申報、審批材料 永久 03 重點(diǎn)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、實(shí)驗室建設材料 永久
04 各級本、專(zhuān)科質(zhì)量工程項目(優(yōu)秀教學(xué)團隊、特色專(zhuān)業(yè)、精品課程等)的申報、建設、審批材料 永久
05 學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、實(shí)驗室建設計劃、簡(jiǎn)報、總結材料 30 年 06 學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、實(shí)驗室建設統計報表 永久 07 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年 3 JX13 招生工作
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限
研究生教育
01 上級關(guān)于研究生招生工作的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 研究生招生計劃、總結 30 年 03 研究生新生錄取花名冊及新生名單 永久 04 研究生入學(xué)試題及標準答案 10 年 05 委培、代培研究生的協(xié)議書(shū)、合同書(shū) 30 年 06 研究生招生宣傳材料 10 年
本、專(zhuān)科教育
07 上級有關(guān)本、專(zhuān)科招生工作的文件材料
07.1 針對本校的 永久 07.2 需要貫徹執行的 30 年 08 學(xué)校本、專(zhuān)科招生計劃、總結 30 年 09 本、專(zhuān)科新生錄取名冊及新生名單 永久 10 學(xué)校年度招生簡(jiǎn)章、招生手冊 永久 11 轉學(xué)審批材料 永久
繼續教育
12 上級有關(guān)成教招生工作的文件
12.1 針對本校的 永久 12.2 需要貫徹執行 30 年 13 本校成教招生計劃、總結 30 年 14 本校成教新生錄取名冊及新生名單 永久 15 成教招生宣傳材料 10 年 16 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
16.1 重要的 永久 16.2 一般的 30 年 （其中新生錄取名冊及新生名單按研究生、本專(zhuān)科、成教三類(lèi)劃分三級目錄，分別為: JX1301 、 JX1302、JX1303）
4 JX14 學(xué)籍管理
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限
研究生教育
01 本校有關(guān)研究生學(xué)籍管理的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 研究生錄取登記表 永久 03 研究生學(xué)籍卡、成績(jì)單 永久
04 研究生在校名冊 永久 05 研究生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復學(xué)、轉學(xué)、退學(xué)）本、專(zhuān)科教育 30 年
06 上級有關(guān)本、專(zhuān)科學(xué)籍管理的文件
06.1 針對本校的 永久 06.2 需要貫徹執行的 30 年 07 學(xué)生學(xué)籍登記卡 永久 08 學(xué)生歷年成績(jì)單 永久 09 本、專(zhuān)科在校學(xué)生名冊 永久 10 本、專(zhuān)科學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復學(xué)、轉學(xué)、退學(xué)）
30 年
11 學(xué)生校內轉專(zhuān)業(yè)審批材料 30 年 12 新生電子注冊信息審核表 30 年 13 學(xué)生四六級英語(yǔ)成績(jì)冊 30 年 14 大學(xué)生計算機等級考試成績(jì)冊 30 年 15 學(xué)生個(gè)人信息更改資料 30 年
繼續教育
16 上級有關(guān)成教學(xué)籍管理的文件
16.1 針對本校的 永久 16.2 需要貫徹執行的 30 年 17 成教學(xué)生學(xué)籍卡及成績(jì)單 永久 18 成教學(xué)生學(xué)籍變更材料(升級、留級、休學(xué)、復學(xué)、轉學(xué)、退學(xué)) 30 年 19 成教學(xué)生在校名冊 永久 20 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
20.1 重要的 永久 20.2 一般的 30 年 （其中學(xué)籍卡、成績(jì)單按研究生、本專(zhuān)科、成教三類(lèi)劃分三級目錄，分別為:JX1401、JX1402、JX1403）
5 JX15 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計劃、培養方案、教學(xué)大綱 永久 02 課程建設要求及安排，校歷表，課表 30 年 03 學(xué)校實(shí)習基地建設相關(guān)資料 30 年 04 教學(xué)督導組名單、建立學(xué)校教學(xué)質(zhì)量監控體系的相關(guān)文件資料 30 年 05 典型教案、重要備課記錄 30 年 06 教學(xué)實(shí)習、生產(chǎn)實(shí)習計劃、總結及有關(guān)材料 10 年 07 社會(huì )調查、社會(huì )實(shí)踐計劃、總結及有關(guān)材料 10 年 08 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
08.1 重要的 永久 08.2 一般的 30 年 6 JX16 學(xué)位工作
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)學(xué)位工作的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 本校學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結 30 年 03 學(xué)校學(xué)位委員會(huì )會(huì )議記錄、決定 永久 04 學(xué)位委員會(huì )授予各層次學(xué)位清冊 永久
05 本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文 30 年 06 博士、碩士研究生學(xué)位論文及評審材料 永久 07 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
07.1 重要的 永久 07.2 一般的 30 年 （其中碩士研究生學(xué)位論文及評審材料按 JX1601 進(jìn)行整理歸檔）
7 JX17 畢業(yè)生工作
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)畢業(yè)生就業(yè)的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 畢業(yè)生工作計劃、簡(jiǎn)報、總結 30 年 03 學(xué)生就業(yè)創(chuàng )業(yè)工作中形成的管理材料 30 年 04 每年畢業(yè)生就業(yè)招聘會(huì )相關(guān)資料 30 年 05 優(yōu)秀畢業(yè)生名冊 永久 06 畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調查和信息反饋材料 30 年 07 畢業(yè)證、學(xué)位證領(lǐng)取簽收名冊 永久 08 畢業(yè)生(結業(yè)生)名冊 永久 09 補辦學(xué)歷證明材料 永久 10 應屆畢業(yè)生畢業(yè)證、學(xué)位證樣本 永久 11 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
11.1 重要的 永久 11.2 一般的 30 年 8 JX18 教材管理
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 自編、主編教材 30 年 02 本校選用的教材目錄 30 年 03 自編、主編教學(xué)指導書(shū)、頭"習指導書(shū)和習題集 30 年 04 其他有保存價(jià)值的自編參考資料 10 年 附錄: : 各院系自存教學(xué)類(lèi)檔案
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 本科生畢業(yè)論文及評審意見(jiàn) 30 年 02 課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表 10 年 03 教師任課安排、教案 30 年 04 優(yōu)秀實(shí)習報告 10 年 05 本系教學(xué)檢查、調查材料及總結 10 年 06 教師工作量核算、登記材料 10 年 07 各系、科、專(zhuān)業(yè)課程試題庫 30 年
科研類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表
1 KY11 綜合
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級有關(guān)科研工作的文件材料
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 上級下達的各類(lèi)科研課題項目立項審批文件 永久 03 學(xué)?？蒲泄ぷ饔媱?、總結 30 年 04 全?？蒲泄ぷ鲿?huì )議紀要、會(huì )議文件及聲像等成套材料 30 年 05 科研經(jīng)費的申請、批復 永久 06 科研項目經(jīng)費使用情況報告 10 年 07 校級科研機構的建立審批文件及管理材料 永久 08 報上級的科研年鑒、學(xué)?？蒲泄ぷ鹘y計年報 永久 09 科技合同糾紛的處理材料 30 年 10 學(xué)校與各省、市、重點(diǎn)企業(yè)簽訂的科技合作協(xié)議書(shū) 30 年 11 本校舉辦的全國性學(xué)術(shù)會(huì )議報告、批復、紀要、論文等有關(guān)文件 30 年 12 申報科學(xué)基金及有關(guān)批復 30 年 13 學(xué)會(huì )工作(學(xué)術(shù)活動(dòng))材料 10 年 14 科研方面的獎勵文件材料 永久 15 其他有保存價(jià)值的文件材料、實(shí)物和聲像材料
15.1 重要的 永久 15.2 一般的 10 年 2 KY12 縱向科研項目
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 開(kāi)題報告、課題調研論證材料 永久 02 任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、合同、協(xié)議書(shū)，課題研究計劃 永久 03 實(shí)驗、測試、調查等原始記錄(含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析) 永久
04 數據處理材料包括機算機處理(程序設計說(shuō)明、框圖計算結果) 永久 05 設計的文字說(shuō)明和圖紙(底圖、藍圖機械設計圖、電子線(xiàn)路圖等) 永久 06 研究實(shí)驗階段工作總結、實(shí)驗報告，有關(guān)的照片、錄像帶聲像材料 永久
07 課題最終研究報告、總結等 永久 08 鑒定證書(shū) 永久 09 鑒定會(huì )主要材料(鑒定代表名單、會(huì )議記錄、專(zhuān)家評審意見(jiàn)、鑒定申請書(shū)、查新報告，技術(shù)鑒定材料等) 永久
10 科研成果登記表、登記證書(shū)、報告表 永久 11 科研成果獎勵申報與審批材料 永久 12 成果轉讓合同及經(jīng)濟效益證明等推廣應用材料 永久 13 取得負結果或因故中斷的重要課題的科研文件材料 永久 (說(shuō)明: KYI2 分自然科學(xué)科研課題、人文社科科研課題，分兩個(gè)三級類(lèi)目:KYI201、KY1202)
3 KY13 橫向科研項目
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 橫向科研項目審查表、橫向科研項目合同書(shū) 30 年 02 科研成果推廣應用及技術(shù)轉讓的合同、協(xié)議等有關(guān)材料 30 年 03 橫向科研經(jīng)費單〈復印件) 30 年
4 KY14 科研成果及獎勵
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 科研成果證書(shū) 永久 02 獲獎證件(如獎狀、獎?wù)?、證書(shū)等原件) 永久
5 KY15 專(zhuān)利證書(shū)
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 發(fā)明專(zhuān)利證書(shū)原件 30 年 02 實(shí)用新型專(zhuān)利證書(shū) 30 年 03 外觀(guān)設計專(zhuān)利 30 年
6 KY16 標準
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 國際標準 永久 02 國家標準 永久 03 行業(yè)標準 永久 04 地方標準 永久 05 企業(yè)標準 永久 7 KY17 論文專(zhuān)著(zhù)
序號 類(lèi)自名稱(chēng) 保 管期限 01 本校各院、系、所獲獎的論文和專(zhuān)著(zhù) 30 年 02 正式出版的專(zhuān)著(zhù) 30 年 03 核心期刊上發(fā)表的論文 30 年 04 國家級報紙理論版發(fā)表的文章 30 年 05 每年發(fā)表的論文目錄 30 年
產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類(lèi)檔案歸檔范圍及保管期限表
1 CP11 綜合
序號 類(lèi)目名稱(chēng) 保管期限 01 上級關(guān)于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)管理的文件
01.1 針對本校的 永久 01.2 需要貫徹執行的 30 年 02 本單位為產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)制定的各種規定、條例、辦法、制度及手冊、圖表 30 年 03 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)的請不、報告、批復、批示 30 年 04 校辦產(chǎn)業(yè)的設立、變更、撤并、改制重組、職務(wù)聘免、更換法人等方面的文件材料 永久
05 關(guān)于校辦產(chǎn)業(yè)的重要會(huì )議記錄 30 年 06 產(chǎn)品生產(chǎn)...
