商務(wù) 部 部門(mén)職能說(shuō)明書(shū) 樣本 部門(mén)職能說(shuō)明書(shū) 編
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5 所在部門(mén)
商務(wù)部 崗位類(lèi)別
作業(yè)類(lèi) 核
準
審
核
編
制
部門(mén)負責人
職務(wù)名稱(chēng)
商務(wù)部經(jīng)理 直接上級
部門(mén)/ / 領(lǐng)導
副總經(jīng)理 一、部門(mén)設置目的
根據公司發(fā)展戰略及公司年度經(jīng)營(yíng)規劃，對公司營(yíng)運收入和營(yíng)運費用的審核監督、核算管理，并對客戶(hù)信用管理和報表統計分析，確保公司審核監督體系和核算管理體系有效運作，為領(lǐng)導決策提供有效參考依據。
二、部門(mén)組織關(guān)系圖
三、部門(mén)工作關(guān)系
公司內部關(guān)系
部門(mén)
主要聯(lián)系事項
總經(jīng)辦 培訓、企業(yè)文化活動(dòng)、薪酬績(jì)效管理，接受工作事項安排，會(huì )議跟蹤事項 商務(wù)部經(jīng)理 應收主管 審核監督主管 應付主管 總應收專(zhuān)員 口岸應收專(zhuān)員 項目客戶(hù)應收專(zhuān)員 審核專(zhuān)員 總應付專(zhuān)員 口岸應付專(zhuān)員 箱管費用專(zhuān)員 船租費用專(zhuān)員 稽查專(zhuān)員 成本分解專(zhuān)員 統計專(zhuān)員 副總經(jīng)理
市場(chǎng)部 海運價(jià)格表提供，戰略客戶(hù)和月結客戶(hù)簽訂合同共享，市場(chǎng)信息調查和共享 操作部 提供系統出運艙單、拖車(chē)價(jià)格變更表、系統改單信息，拖車(chē)公司簽訂合同共享，供應商系統錄入共享 船務(wù)部 提供船舶動(dòng)態(tài)，船方供應商簽訂合同共享，船舶時(shí)間統計表，與船東對賬爭議點(diǎn)溝通協(xié)助，船租費用和船方承擔費用協(xié)辦 箱管部 提供系統場(chǎng)內外超期箱管費率維護，箱管費用變更信息，修箱理賠信息，客戶(hù)特殊用箱期維護，所有租、購箱合同共享，箱管費用協(xié)辦 客服部 提供保險對賬單，理賠信息，客戶(hù)反饋信息共享 會(huì )計部 對商務(wù)提交費率維護、賬單、艙單、系統變更及各項雜費等審核，收款維護，進(jìn)項發(fā)票收集反饋，銷(xiāo)項發(fā)票開(kāi)據，部分月報信息共享 風(fēng)控法務(wù)部 合同擬定、修訂、審核，提供專(zhuān)業(yè)的法律咨詢(xún) 所有辦事處 信息收集反饋，提供相應報表數據 人力資源部 人員招聘、培訓、晉升、調配、工資統計等 行政管理部 企業(yè)文化活動(dòng)、行政物資購買(mǎi)、日常辦公用品發(fā)放、其他行政事項等 信息部 OA 辦公、軟件操作系統、網(wǎng)絡(luò )故障處理、電腦安裝等 公司外部關(guān)系 單位
主要聯(lián)系事項
全國客戶(hù) 所有業(yè)務(wù)收入的收取、銷(xiāo)項發(fā)票申請、協(xié)調配合業(yè)務(wù)開(kāi)展。
全國供應商 所有業(yè)務(wù)費用支出的核對、進(jìn)項發(fā)票跟蹤、協(xié)調配合業(yè)務(wù)開(kāi)展。
四、 部門(mén)職能描述 序號
一級職能
二級職能
負責程度
全責
主責
協(xié)助
1 制度與流程建設
1.1 根據公司戰略發(fā)展需要，主導部門(mén)管理制度、流程建設；
▲
各部門(mén) 1.2 建立、優(yōu)化部門(mén)管理相關(guān)制度、流程并組織實(shí)施。
▲
各部門(mén) 2 合同管理
2.1 根據公司戰略發(fā)展需要，主導碼頭、堆場(chǎng)合同簽訂工作；
▲ 市場(chǎng)部 辦事處 2.2 根據《合同管理規定》，對合同內容和細節進(jìn)行審核、修訂、洽談、確定；
▲ 風(fēng)控法務(wù)部 辦事處
2.3 根據雙方已確定合同，辦理合同流程審批、蓋章、
▲ 各部門(mén)
郵寄、歸檔、共享工作。
3 費率維護管理
3.1 根據雙方簽訂合同，對碼頭費率系統維護工作；
▲ 會(huì )計部
3.2 根據公司制度、合同、費率標準，進(jìn)行系統成本應付分解； ▲
3.3 根據市場(chǎng)部與客戶(hù)簽訂合同，對包干客戶(hù)合同系統設置維護；
▲ 會(huì )計部
3.4 根據公司規定，對新增費率和公司所有雜費收取標準的更新與發(fā)布； ▲
3.5 共享全國碼頭費率表給市場(chǎng)部、箱管部使用。
▲ 市場(chǎng)部 箱管部
4 商務(wù)審核與監督
4.1 根據公司制度、合同、費率標準，對系統艙單（營(yíng)運收入和費用）合理性、準確性進(jìn)行審核，避免造成公司損失、確保公司效益； ▲
4.2 根據客戶(hù)對外、公司對內變更要求，對操作人員提交系統改單信息合理性、準確性進(jìn)行審核，控制公司變更風(fēng)險，確保公司效益；
▲ 操作部 4.3 根據市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息，對系統拖車(chē)價(jià)格錄入、價(jià)格變動(dòng)進(jìn)行審核，確保公司對外定價(jià)合理性和保證客戶(hù)詢(xún)價(jià)、接艙工作有序開(kāi)展；
▲ 操作部 辦事處 4.4 對市場(chǎng)部每周維護的系統海運價(jià)格進(jìn)行簽閱審核；
▲ 4.5 根據簽訂合同、對船務(wù)部系統維護船租進(jìn)行審核；
▲ 船務(wù)部 4.6 根據簽訂合同、對辦事處和船務(wù)部系統錄入船舶小結進(jìn)行審核；
▲ 船務(wù)部 辦事處 4.7 根據簽訂合同、對箱管部系統維護箱租金、修箱費率、箱管雜費收取系統計費和費用變更審核；
▲ 箱管部 4.8 根據公司制度、合同、費率標準,對業(yè)務(wù)部門(mén)和部門(mén)內部執行情況、是否違規操作進(jìn)行監督；
▲ 各部門(mén) 4.9 根據公司制度、合同、費率標準，對業(yè)務(wù)部門(mén)和部門(mén)內部執行各項收入、費用核對準確性、合理性進(jìn)行監督；
▲ 各部門(mén) 4.10 根據對外部市場(chǎng)價(jià)格的了解、以對內部執行價(jià)格合理性的監督。
▲ 外部關(guān)系方 5 營(yíng)運收入管理
5.1 根據系統已審艙單和所有應收款項，進(jìn)行客戶(hù)對賬工作，包括賬單編制、傳遞、對賬確認工作，確保公司收入準確性； ▲
5.2 根據開(kāi)票管理規定，對客戶(hù)發(fā)票申請和資料進(jìn)行系統提交和跟蹤發(fā)票開(kāi)具；
▲ 會(huì )計部
5.3 根據系統應收賬款，對客戶(hù)應付款項進(jìn)行催收工作，確保公司款項及時(shí)收回、促進(jìn)公司資金流運作；
▲ 辦事處 5.4 根據客戶(hù)付款信息，與總部財務(wù)確認到賬，對系統應收賬款核銷(xiāo)工作，確保核算工作準確、有序開(kāi)展；
▲ 會(huì )計部 5.5 根據客戶(hù)付款方式和扣、放貨規定，進(jìn)行系統扣、放貨工作，控制公司收款風(fēng)險；
▲ 各部門(mén) 辦事處 5.6 根據公司規定，每月底對應收賬款、預收賬款，進(jìn)行財務(wù)、商務(wù)對賬確認工作，確保核算工作準確和公司收益；
▲ 會(huì )計部 5.7 根據公司管理規定，每月底對應收賬款賬齡、未收原因進(jìn)行統計分析。
▲
6 營(yíng)運費用管理
6.1 根據公司制度、合同、費率標準，進(jìn)行所有供應商對賬工作，確保公司費用準確性； ▲
6.2 根據公司制度、合同、費率標準，進(jìn)行客戶(hù)傭金（含訂艙返還傭金）對賬工作，確保公司費用準確性； ▲
6.3 根據與供應商雙方確認費用，進(jìn)行應付賬款費用申請；
▲ 各部門(mén) 6.4 根據與供應商雙方確認費用，進(jìn)行供應商發(fā)票開(kāi)具跟蹤管理；
▲ 會(huì )計部 6.5 根據供應商應付賬款和合同約定賬期，提交供應商付款計劃讓財務(wù)安排資金。
▲ 會(huì )計部 7 客戶(hù)信用管理
7.1 根據客戶(hù)維護管理制度，草擬提交客戶(hù)信用評價(jià)管理體系建議方案，上級批復通過(guò)后制定執行；
▲ 上級 7.2 根據客戶(hù)付款記錄，綜合評估客戶(hù)的信用，作為是否成本公司月結客戶(hù)或 VIP 客戶(hù)、戰略客戶(hù)的重要參考依據；
▲ 各部門(mén) 7.3 根據客戶(hù)信用評價(jià)管理體系，每月統計客戶(hù)付款信用評估表，評估客戶(hù)付款信用，草擬建議處理方案；
▲ 上級 7.4 根據上級批復客戶(hù)信用評估表處理方案、發(fā)函通知客戶(hù)并執行； ▲
7.5 根據客戶(hù)信用評價(jià)管理體系，每月定期發(fā)函客戶(hù)告知信用情況及溫馨提醒客戶(hù)可能存在信用風(fēng)險。
▲
8 報表統計分析
8.1 根據船舶營(yíng)運情況，制作航線(xiàn)盈虧報表； ▲
8.2 根據每月運營(yíng)情況，統計口岸箱量、回款率績(jì)效考核； ▲
8.3 根據每月運營(yíng)情況，統計碼頭、政府優(yōu)惠返還； ▲
8.4 根據每月運營(yíng)情況，統計總經(jīng)辦及部門(mén)領(lǐng)導要求報表； ▲
8.5 根據每月統計報表、分析報表并提出相應成本控制建議和處理方案；
▲ 各部門(mén) 8.6 根據每月運營(yíng)情況，制作商務(wù)部 PPT 月報。
▲
9 日常管理工作
9.1 配合公司人力資源中心進(jìn)行部門(mén)人員招聘和提交人員需求；
▲ 人資 9.2 部門(mén)人員集體活動(dòng)組織、會(huì )議召開(kāi)、培訓、辦公室用品申請、調動(dòng)管理； ▲
9.3 周計劃、月計劃、月度工作總結、半年工作總結、年度工作總結、每月月度報表的制作編寫(xiě)； ▲
9.4 領(lǐng)導交代的其他工作。
▲
五、 部門(mén)運作相關(guān) 制度與流程 制度名稱(chēng)
《辦事處印章管理辦法》、《關(guān)于辦事處放貨操作規范》、《關(guān)于月結客戶(hù)付款時(shí)效規定》、《關(guān)于辦事處放貨權限方案通知》、《扣貨(箱)管理制度》、《關(guān)于加強公司承兌票收取規范通知》、《客戶(hù)管理制度--客戶(hù)信用管理》、《開(kāi)票管理規定》、《海運費統一報價(jià)管理制度》、《關(guān)于對外拖車(chē)報價(jià)事宜通知》、《關(guān)于與供應商對賬的相關(guān)管理規定》、《供應商發(fā)票管理規定》 主要流程
《未收款商務(wù)放貨申請流程》、《停止放貨申請流程》、《商務(wù)部用款申請、抵扣用款流程》、《公司退款流程》、《航租費用申請流程》、《公司船務(wù)部抵扣申請流程》
